Su deseo de hacer las cosas puede socavar su eficacia

Tengo dos tipos de problemas: los urgentes y los importantes. Lo urgente no es importante y lo importante nunca es urgente.—Dwight D. Eisenhower

El presidente Eisenhower no estaba solo: en su vida laboral, las personas se sienten arrastradas de forma rutinaria entre las tareas que exigen atención inmediata y las tareas que son importantes, las que las acercan a la consecución de sus objetivos a largo plazo. Por desgracia, nuestras investigaciones y las de otros muestran que las personas tienen una tendencia natural a centrarse demasiado en lo primero (como responder a correos electrónicos mundanos) a expensas de lo segundo.

Una de las principales razones por las que esto ocurre es que el cerebro humano está diseñado para buscar la finalización y el placer que ello conlleva, una tendencia que denominamos «sesgo de finalización». Completar tareas sencillas, como responder correos electrónicos o publicar actualizaciones en su cuenta de Twitter, lleva poco tiempo y le permite marcar las cosas de su lista de tareas pendientes. Nuestra investigación en curso (aún no publicada) ha descubierto que marcar artículos es gratificante desde el punto de vista psicológico: después de completar una tarea, poder marcar literalmente una casilla hace que sea más feliz que cuando no se le da una casilla que marcar.

Complicar las cosas, terminar tareas inmediatas y mundanas en realidad mejora su capacidad para abordar cosas más difíciles e importantes. Su cerebro libera dopamina cuando alcanza sus objetivos. Y dado que la dopamina mejora la atención, la memoria y la motivación, incluso lograr un objetivo pequeño puede resultar en un ciclo de retroalimentación positiva que hace que se sienta más motivado para esforzarse más en el futuro.

En nuestra investigación, pedimos a un grupo de más de 500 empleados de una amplia gama de sectores que dedicaran los primeros minutos de su jornada laboral a anotar las tareas que querían realizar a lo largo del día y que las completaran en el orden en que las anotaron. También se les pidió a dos tercios de los empleados que marcaran sus tareas a medida que las completaban, y a la mitad de ese grupo se les indicó que escribieran un par de tareas rápidas y mundanas al principio de sus listas (por ejemplo, responder a un correo electrónico urgente). Todos los empleados hicieron un seguimiento de su trabajo durante dos semanas.

¿Los resultados? Los que primero completaron un par de tareas cortas y luego marcaron otras a medida que las completaban fueron los más satisfechos con su trabajo, sintieron el mayor nivel de motivación y, según su historial, fueron los que más lograron a lo largo de la semana. Completar las primeras tareas rápidamente, al parecer, les dio el impulso que necesitaban para realizar el resto de su trabajo.

Además, completar tareas pequeñas libera los recursos cognitivos que las personas necesitan para dedicarse a otras actividades. De hecho, las investigaciones han demostrado no completar tareas ocupa su mente: Parece que es incapaz de olvidar las tareas que ha empezado pero que no ha completado, por lo que le cuesta dedicar toda su atención a otras actividades.

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En un estudio de laboratorio que el psicólogo Bluma Zeigarnik dirigió en 1927, los participantes adultos realizaron varias tareas sencillas, como ensartar cuentas y resolver acertijos. A veces se interrumpía a los participantes y no podían terminar la tarea; otras veces se les permitía completarla. Después, Zeigarnik preguntó a los participantes qué actividades recordaban. Los participantes tenían el doble de probabilidades de recordar las tareas que no habían completado.

En 2011, los psicólogos E. J. Masicampo y Roy F. Baumeister encontrado que las personas obtuvieron peores resultados en una tarea de lluvia de ideas cuando no podían terminar una actividad de calentamiento que consistía en trabajo físico y mental. Como no habían tachado la tarea de calentamiento de su lista de tareas mentales, interfirió con el trabajo posterior.

El peligro, por supuesto, es dedicar demasiado tiempo a lo mundano y muy poco a los proyectos importantes.

En una investigación inédita con Diwas KC de la Universidad de Emory y Maryam Kouchaki de la Universidad Northwestern, examinamos el sesgo de finalización de los médicos del servicio de urgencias (DE) de un hospital muy concurrido, al que los pacientes llegan sin horario. Utilizando datos de unos 43 000 encuentros distintos con pacientes, descubrimos que los médicos muestran un sesgo por completar las tareas fáciles cuando se enfrentan a un aumento de la carga de trabajo debido al aumento del número de pacientes que llegan.

Las tareas fáciles en el servicio de urgencias se corresponden con el tratamiento de los pacientes con «baja agudeza», es decir, los que están menos enfermos. Al principio, esta estrategia parece beneficiosa: al centrarse en ellos, el médico mejora su productividad, ya que estos pacientes tienen estancias más cortas. Sin embargo, hay al menos dos problemas con el enfoque. En primer lugar, los pacientes con problemas más graves esperan más tiempo, lo que obviamente no es bueno. En segundo lugar, con cada paciente más fácil que trata un médico, se ralentiza, por lo que existe el riesgo de que el médico se canse y pierda eficacia en el trabajo antes de tratar a pacientes con enfermedades más graves.

¿Cómo puede asegurarse de no sucumbir al sesgo de finalización y lograr un equilibrio entre los esfuerzos más fáciles a corto plazo y los objetivos más estrictos a largo plazo? Una forma es auditar la forma en que estructura su jornada laboral y, si es necesario, cambiar la forma en que planifica sus tareas diarias.

Es importante conocer sus prioridades. Puede parecer obvio, pero es increíble cómo muchas personas no identifican sus tres o cinco prioridades principales o no cambian la forma en que estructuran sus jornadas de trabajo cuando las prioridades cambian. Hacer que las prioridades sean explícitas le ayudará a dedicarles suficiente tiempo. Aquí está un ejemplo de cómo lo hizo un equipo directivo de GE.

Como sugiere el estudio realizado con el grupo de más de 500 empleados, otra táctica es aprovechar el sesgo de finalización abordando un par de tareas mundanas al principio de la jornada laboral para que pueda prepararse para abordar las actividades más importantes inmediatamente después.

Si tiene más en cuenta su rutina de trabajo, puede asegurarse de que el sesgo de finalización lo lleva a ser más, en lugar de menos, productivo y eficaz.