Trabajar sin problemas con un jefe virtual

La realidad de hacer negocios hoy en día a menudo exige que los empleados y sus gerentes trabajen desde diferentes lugares. Cuando no está ubicado junto a su jefe (a menudo separados por grandes distancias y zonas horarias), entran en juego una serie de consideraciones diferentes, ya que nunca se encontrarán por casualidad en el pasillo de la oficina o junto al enfriador de agua. Tiene que cambiar su enfoque para trabajar con un jefe virtual y adaptarse a ella.

La buena noticia: mientras usted y su jefe virtual puedan generar confianza, mantener abiertos los canales de comunicación y establecer líneas de responsabilidad claras, es muy probable que puedan trabajar juntos sin problemas. Según una investigación de nuestro Instituto de Investigación Greenlight, las siguientes prácticas recomendadas le ayudarán a gestionar correctamente la relación con su jefe virtual:

1. Cree un contrato virtual. En primer lugar, reconozca que hacer que sus interacciones entre sí sean lo más productivas y eficientes posible va a requerir un enfoque proactivo. Tiene que establecer las reglas básicas. ¿Cómo? Comience con un correo electrónico para su jefe. Intente algo como esto: «He adjuntado un artículo que describe cómo los equipos virtuales pueden funcionar mejor juntos. ¿Podemos hablar de ello en nuestra próxima convocatoria para ver si así es como queremos trabajar juntos?» Lo que está haciendo es configurar un contrato virtual en el que ambos estén de acuerdo.

2. Establecer reglas para la comunicación. Los miembros de los equipos virtuales asumen erróneamente que conectarse más a menudo (mediante más teleconferencias, reuniones de WebEx, correos electrónicos y similares) es la respuesta a los problemas de la distancia. Pero el resultado suele ser un caso grave de sobrecarga de información. La verdadera clave para gestionar la relación con su jefe es establecer una cadencia de comunicación adecuada para alinearse con los resultados. ¿Es una llamada diaria o semanal? Establezca la frecuencia que mejor se adapte a usted y a su jefe y pídale a su jefe que confirme esa cadencia teniendo en cuenta estas dos reglas:

• Especifique la rapidez con la que ambos deben responder a los correos electrónicos y las llamadas
• Determine qué medidas de seguimiento deben tomarse para no dejar que temas importantes pasen desapercibidos

También hay otras normas a tener en cuenta. Michael Watkins, profesor, autor y cofundador de Genesis Advisers, dirigió investigación que descubrió que tener reuniones periódicas ayudaba a marcar un ritmo en el trabajo en equipo virtual. Esto es lo que también funcionó:

• Compartir las agendas de las reuniones con antelación
• Inicio y finalización de las reuniones según lo previsto
• Rotar los horarios de las reuniones para que las personas de diferentes zonas horarias puedan compartir la carga de manera justa

Usted y su equipo

• Administrar

  mejores prácticas para interactuar con su jefe.

3. Establezca metas y expectativas claras. Piense en sus objetivos personales para su trabajo: ¿Qué significaría «salir del parque» en un mes, seis meses o un año? Dedique algo de tiempo a reflexionar y anotar sus metas y objetivos de rendimiento. Entonces, envíelos a su jefe y pídale que los firme.

Luego, siguiendo el ritmo de las reuniones que estableció en el paso 2, asegúrese de mantener conversaciones frecuentes con su jefe para asegurarse de que ambos comprueban su progreso con regularidad. Es importante establecer líneas de responsabilidad claras desde el principio. Esto significa hacerse responsable de lo que dijo que iba a hacer para cuando y obtener la confirmación de su jefe desde el principio. Hágale saber a su jefe que cree que los comentarios a lo largo del camino son un regalo.

4. Sea personal. Luego, genere confianza interpersonal. Lo que une a los equipos virtuales de cualquier tamaño son los datos personales (las similitudes que nos llevan a confiar en las personas que nos rodean) incluso cuando están lejos. Puede hacer dos cosas para ser personal:

• Envíe un correo electrónico a su jefe con más información sobre quién es usted. Los seres humanos son sociales por naturaleza, algo que no se puede ignorar en su relación virtual. Utilice el correo electrónico para hablarle sobre lo que le da energía dentro y fuera del lugar de trabajo, sus aficiones, etc. Pídale a su jefe que le dé lo mismo. Tal vez encuentre algún interés en el que puedan participar juntos, por ejemplo, una organización sin fines de lucro en la que pueda ser voluntario o incluso una sesión de juego de «World of Warcraft» para desarrollar habilidades de trabajo en equipo y estrategia fuera del horario laboral.
• Realice controles periódicos, personales y profesionales al principio de las reuniones. No dedique más de 30 segundos a compartir lo que sucede personal y profesionalmente en su vida, incluidos los momentos felices (por ejemplo, los hitos familiares y profesionales) y los desafíos a los que se enfrenta. No desaproveche ninguna oportunidad de hacer el registro; hágalo importante y no dude en mostrar alguna vulnerabilidad: «Ey, hagamos un registro rápido. ¿Qué pasa?» Esta sencilla narración y vínculo social genera empatía, confianza y camaradería.

Investigación realizada por la Universidad Northeastern los profesores descubrieron que muchos empleados que trabajaban desde casa se sentían aislados o desconectados, lo que les dificultaba desarrollar relaciones personales y de confianza. El estudio recomendaba interacciones sociales informales como las descritas anteriormente para aumentar la confianza y crear conexiones más sólidas.

5. Sea generoso. Exagere para estar al servicio de su jefe. La generosidad acelera los vínculos emocionales porque le permite centrarse desinteresadamente en el éxito de su jefe, lo que fortalece la relación.

Comience con actos de generosidad que tengan que ver con hacer su trabajo extraordinariamente bien y, luego, céntrese en los que van más allá de su trabajo. Concéntrese en las metas personales y profesionales de su jefe para cumplir con su legado. Por último, «sea personal» y haga pequeñas cosas que le importen a su jefe. Cada acto se basa en el anterior. Por ejemplo:

• Superar una fecha límite. (Haciendo su trabajo extraordinariamente bien)
• Pregunte por los proyectos de Skunkworks en los que podría obtener créditos adicionales por trabajar. (Ir más allá de su trabajo)
• Pregúntele qué legado quiere dejar su jefe y busque la manera de ayudarlo a lograrlo de alguna manera. (Cumplir con el legado)
• Sugiera un restaurante estupendo y escondido cerca de Notre Dame que sea perfecto para el viaje de su jefe a París. (Hacer las pequeñas cosas que le importan a su jefe)

6. Estoy de acuerdo con ser sincero. No evite los conflictos, es uno de los atributos más destructivos de muchas culturas empresariales. Y esto es especialmente cierto para los trabajadores virtuales, ya que se pierden las interacciones habituales cara a cara que facilitan el desarrollo de relaciones sólidas. La transparencia y la franqueza generan confianza y deben negociarse con antelación, como dijimos en el paso 3, cuando le dijo a su jefe que los comentarios son un regalo. Atace siempre los conflictos de frente. Pida comentarios sinceros a su jefe y dele su opinión cuando proceda. Corte cualquier problema de raíz.

7. Aproveche la tecnología. A veces se etiqueta a la tecnología como una «distracción» que nos impide realmente conectando. Pero cuando trabaja de forma virtual, la tecnología lo acerca a su jefe.

Cuando se conecte de manera generosa, haga un registro personal-profesional o reciba comentarios, le ayudará usar Skype, WebEx o algún otro tipo de vídeo para que pueda ver las emociones y las expresiones faciales de la persona. Esta conexión refuerza la relación. Otras tecnologías que se puede considerar su uso incluyen:

• Plataformas de comunicación (como Yammer, Slack, Hipchat, Google Talk)
• Herramientas de programación en línea (como Doodle o Calendly)
• Herramientas de almacenamiento de documentos y uso compartido de archivos en la nube (como Dropbox, Box o Google Drive)
• Herramientas de gestión de proyectos (como Basecamp, Trello o JIRA)
• Herramientas de creación conjunta de documentos (como Google Docs)
• Agujeros de gusano virtuales: Conexiones de vídeo bidireccionales las 24 horas del día, los 7 días de la semana, entre dos ubicaciones donde los «compañeros de oficina virtuales» pueden verse literalmente de forma continua

La distancia física no es la sentencia de muerte para colaborar eficazmente y formar relaciones sólidas. De hecho, la distancia física puede ser totalmente irrelevante, ya que en muchas organizaciones en las que los trabajadores están ubicados en el mismo lugar, las relaciones suelen ser tensas. ¿Por qué? Lo que falta no es cercanía física, sino cercanía emocional, claridad y alineación. Por eso quienes trabajan de forma virtual deben adoptar un enfoque proactivo para cerrar y superar la distancia estratégica y emocional. Si realmente se toma en serio estos consejos y pone un proceso y un rigor claros en torno a ellos, puede tener una relación mejor y más sólida con su jefe que una relación cara a cara normal, independientemente de lo lejos que esté trabajando.