Work the System
Descubre cómo trabajar los sistemas de tu vida en tu beneficio.
Están a tu alrededor. ¿Los ves? ¿Puedes sentirlos?
Bien, relájate, no estamos hablando de extraterrestres invisibles. Hablamos de sistemas.
A diferencia de los alienígenas invisibles, estos sistemas influyen realmente en gran parte de lo que hacemos cada día. Tanto si vas en coche al trabajo como si haces recados con la familia, piensa en todos los sistemas que te afectan. El tráfico en la autopista, los aparcamientos, los precios de los combustibles fósiles, los procesos administrativos de tu empresa, incluso los sistemas sociales de comunicación y lenguaje. Los sistemas están por todas partes.
Una vez que empiezas a ver sistemas por todas partes, puedes empezar a pensar en cómo puedes darle la vuelta al guión: En lugar de que sólo te afecten a ti, ¿cómo puedes tu trabajar con ellos? Este resumen te mostrará cómo.
En estos resúmenes, aprenderás
- cómo ser un mejor gerente de sistemas;
- cómo ser un mejor gerente de sistemas
- por qué los sistemas cien por cien perfectos no son el objetivo;
- y
- cómo los sistemas son tan importantes en casa como en el trabajo
- .
- ¿Te has sentido alguna vez como si fueras un grano de arena indefenso en una tormenta de polvo y caos que escapa a tu control? Bueno, no es el caos lo que gobierna el mundo, sino un orden inherente subyacente, aunque no siempre podamos verlo.
- Piénsalo: Nadie se encarga de dirigir el mundo y, sin embargo, todo funciona bien el 99,9% de las veces. ¿Cómo puede ser?
- Esto se debe a que los sistemas, es decir, multitudes de partes diversas que trabajan juntas para lograr un único objetivo, tienden intrínsecamente a la estabilidad y a la eficacia.
- Hay todo tipo de sistemas y sistemas.
- Hay todo tipo de sistemas que funcionan perfectamente todos los días sin que te des cuenta. En algún lugar lejano, por ejemplo, el petróleo se extrae de la tierra utilizando métodos y maquinaria cuidadosamente diseñados. Luego, ese petróleo se transporta a las refinerías por mar, carretera, ferrocarril u oleoducto, y finalmente se entrega a una miríada de gasolineras para tu comodidad.
- Los sistemas funcionan a la perfección cada día sin que te des cuenta.
- Cuando hay caos o disfunción dentro de un sistema, es en gran parte el resultado de fallos humanos.
- Los sistemas tienden a funcionar de forma incorrecta.
- Mientras que los sistemas tienden a funcionar sin problemas, los seres humanos tienden a cometer errores. Los resultados insatisfactorios no son consecuencia del destino o de la mala suerte, sino una prueba de nuestra capacidad para ejercer nuestra influencia en los procesos.
- La crisis financiera mundial, por ejemplo, no fue mala suerte ciega. Fue el resultado de una serie de malas decisiones tomadas por personas.
- Además, nuestra valoración sobre si los sistemas funcionan como deberían es en gran medida subjetiva, ya que lo que se considera un "resultado positivo" depende en gran medida de nuestra perspectiva.
- Por ejemplo, puedes estar seguro de que los sistemas funcionan como deberían.
- Por ejemplo, a ti personalmente te puede parecer escandaloso que los precios de la gasolina sean tan altos. Sin embargo, un país exportador de petróleo verá la situación de otra manera.
- La situación, sin embargo, no es inmutable. Por ejemplo, los gobiernos podrían negociar un mejor sistema de reparto de recursos que beneficie a todos.
- Ya ves, no eres sólo un grano de arena; tienes influencia y puedes hacer que el sistema funcione a tu favor.
- Casi todo el mundo se ha hundido en algún momento hasta el punto de sentir que nunca alcanzaría sus sueños porque el juego está simplemente amañado en su contra. Esta mentalidad garantiza que nunca conseguirás el cambio que deseas.
- Es cierto: ninguna persona tiene un control total sobre todos los sistemas que afectan a su vida. No hay nada que puedas hacer al respecto, así que acéptalo y sigue adelante.
- Aunque puedas ejercer tu derecho al voto en una democracia, por ejemplo, el resultado global estará fuera de tu alcance. Tu voto es sólo uno entre muchos, y quejarse de ello no cambia nada este hecho.
- Pero eso no significa que no puedas votar.
- Pero eso no significa que debas despreciar la democracia. Al fin y al cabo, puedes participar, y aunque tu voto no sea el único que influya en las elecciones, eso no significa que no tengas influencia.
- Sin embargo, hay muchas formas de influir en la democracia.
- Sin embargo, hay muchos sistemas que están bajo tu mando directo. Sólo tienes que encargarte de gestionarlos para que las cosas funcionen a tu favor.
- La mayoría de las cosas no salen como queremos porque ni siquiera intentamos cambiar sus resultados. Considera de nuevo la democracia: Si crees que eres realmente impotente, entonces podrías dejar de votar. Eso definitivamente no hará avanzar tu causa.
- O, por poner un ejemplo más cotidiano, si quieres adelgazar, no perderás ningún kilo sólo con la intención. Tampoco lo conseguirás dejándolo al azar. Más bien, tendrás que desarrollar un plan -una dieta, un régimen de ejercicio o algo similar- y ponerlo en marcha.
- Así pues, deja de lado las circunstancias que están fuera de tu alcance y céntrate en los sistemas en los que puedes influir. Esta es la mano que te ha tocado. Empieza a jugarla.
- ¿Qué fácil es no ver el bosque por los árboles? De hecho, es demasiado fácil. Y, sin embargo, olvidamos tan a menudo la solución obvia: la distancia.
- En efecto, sólo puedes esperar comprender los sistemas que dirigen tu vida y tu posición en la sociedad dando un paso atrás y adquiriendo la perspectiva de alguien que mira desde fuera.
- Una rueda dentada de una máquina sólo conoce las demás ruedas dentadas que toca. Sólo viendo las ruedas dentadas en relación con el resto de la maquinaria se puede esperar entender cómo funciona realmente el mecanismo.
- Sólo viendo las ruedas dentadas en relación con el resto de la maquinaria se puede esperar entender cómo funciona realmente el mecanismo.
- Del mismo modo, a menudo nos dejamos llevar por nuestras rutinas diarias sin ser conscientes de los distintos sistemas por los que pasamos y en los que participamos cada día, lo que puede dificultar que veamos nuestro propio papel en estos sistemas.
- Pero una vez que observas los engranajes de la maquinaria, te das cuenta de que la maquinaria no funciona.
- Pero una vez que los observas desde el punto de vista adecuado, estás en mejores condiciones de diseccionar estos sistemas y ver sus partes interrelacionadas.
- Pero una vez que los observas desde el punto de vista adecuado, estás en mejores condiciones de diseccionar estos sistemas y ver sus partes interrelacionadas.
- Todo sistema puede descomponerse en subsistemas, y cada subsistema en procesos de varios pasos. Al descomponer los sistemas de esta forma, podemos ocuparnos de piezas manejables y descubrir los mecanismos que causan problemas.
- Piénsalo de este modo: tu mecánico sería un inútil si no supiera que un coche está formado por sistemas eléctricos, mecánicos e hidráulicos, y comprendiera que estos sistemas trabajan juntos para poner el coche en movimiento.
- Cada sistema es tan bueno como sus componentes, así que si puedes dar un paso atrás y ver las piezas individuales, tendrás una mejor idea de los problemas que hay que arreglar.
- Ahora que entiendes mejor qué son los sistemas, es hora de ver cómo puedes aplicar estos conocimientos para mejorar tu vida profesional y personal. Pero primero tenemos que establecer algunas reglas básicas.
- Empieza por definir detalladamente tus objetivos y las estrategias correspondientes. Si no sabes cuáles son tus objetivos, te resultará imposible tomar decisiones, ya que tus elecciones no tendrán un propósito claramente motivado.
- Como un barco sin brújula, no podrás saber si te estás alejando o acercando a tu objetivo si no tienes una idea clara de cuál se supone que es ese objetivo.
- En segundo lugar, date cuenta de que si no sabes cuáles son tus objetivos, te resultará imposible tomar decisiones, ya que tus elecciones no tendrán un propósito claramente motivado.
- En segundo lugar, date cuenta de que los problemas de hoy son las oportunidades de mañana.
- No te conviene adquirir el hábito de abordar los problemas a medida que surgen. Quieres arrancar los problemas de raíz, adelantándote así a futuras dificultades. Eso significa identificar qué problemas son sintomáticos de fallos en tu sistema. Tu objetivo como gerente de sistemas es hacer que los sistemas funcionen mejor.
- De este modo, los problemas que descubras son en realidad oportunidades para mejorar la funcionalidad de tus sistemas.
- Por ejemplo, romper con tu pareja puede parecer la solución obvia para tu relación disfuncional. Hasta que un año después te encuentras exactamente en la misma situación con otra persona.
- En lugar de eso, podrías haber considerado tu relación como un sistema e identificar la causa del problema dentro de ese sistema. Tal vez entonces podrías haber averiguado qué había en ti o en tu estilo de relación que hizo que tu relación fuera disfuncional desde el principio.
- Puedes influir en todos los factores que influyen en tu relación.
- Puedes influir en todos los sistemas a los que perteneces, ya sean profesionales, personales, financieros, sociales o biológicos. En el siguiente resumen, aprenderás más sobre cómo aplicar esto a tu empresa.
- Una empresa no es un monolito. Más bien, es una organización compleja compuesta por varios sistemas interoperativos. Entonces, ¿cómo puedes pretender gestionar tal complejidad?
- La empresa no es un monolito, sino una organización compleja compuesta por varios sistemas interoperativos.
- Como todo sistema, tu empresa puede dividirse en subsistemas. Al delegar la supervisión de los departamentos, es decir, de los subsistemas, te ahorras un tiempo valioso que puedes invertir en cambio en liderazgo.
- El jefe de recursos humanos es el responsable de los recursos humanos.
- El jefe de recursos humanos debe ocuparse de los RRHH, el gerente de logística de la logística, etc., siguiendo tus instrucciones pero sin que tengas que intervenir en cada una de las decisiones.
- ¿Cómo podrías delegar la supervisión de un departamento en otro?
- ¿Cómo podrías asistir a todas las reuniones de RR.HH., logística o ventas mientras también trazas el rumbo estratégico que debe seguir cada sistema?
- Cuando traces este rumbo estratégico, tendrás que ser específico a la hora de definir objetivos y directrices.
- ¿Recuerdas el velero sin brújula? No querrás encontrarte nunca en esa situación. Si no trazas un rumbo, tu empresa no tendrá esperanzas de producir los resultados que deseas.
- Esta es tu responsabilidad.
- Ésta es tu responsabilidad, es decir, la responsabilidad de un líder: fijar el rumbo estratégico que guíe estos sistemas interoperativos.
- Al principio de su carrera, el autor sólo se había fijado objetivos vagos para su empresa -como obtener más beneficios- antes de descubrir por fin la mecánica empresarial. Tras interiorizar la mentalidad sistémica y apreciar los distintos sistemas que le rodeaban, fue capaz de crear objetivos y estrategias más específicos que le resultaron realmente útiles para evaluar sus progresos.
- Por ejemplo, fijó unos objetivos para su empresa que se basaban en los principios de la mecánica sistémica.
- Por ejemplo, fijó el objetivo específico de la empresa de convertirse en uno de los cinco principales actores del mercado estadounidense aumentando la calidad y reduciendo la cantidad. Su nuevo enfoque dio sus frutos casi al instante.
- La mayoría de la gente quiere que su empresa funcione como una máquina bien engrasada. Pero incluso una máquina vieja y oxidada es un buen punto de partida.
- Reparando los subsistemas de tu empresa, tienes la oportunidad de encontrar un gran valor.
- La mayoría de la gente quiere que su empresa funcione como una máquina bien engrasada.
- Las partes disfuncionales de tu negocio representan esencialmente beneficios ocultos a la espera de ser desbloqueados. Entonces, ¿cómo debes abordar su reparación?
- Empieza por abordar primero los problemas más graves, o las partes disfuncionales, y desciende hasta los detalles más insignificantes.
- A medida que tu resolución de problemas sea más específica, necesitarás cada vez menos tiempo para ocuparte de las piezas disfuncionales, garantizando así que optimizas tus procesos y aumentas los beneficios lo antes posible.
- Pero para que las piezas disfuncionales no se conviertan en un problema, es necesario que las piezas defectuosas no se conviertan en un problema.
- Pero para que tu máquina funcione sin problemas, tus trabajadores tendrán que saber cómo gestionar esa máquina.
- Pero para que tu máquina funcione sin problemas, tus trabajadores tendrán que saber cómo gestionar esa máquina.
- Un resultado consistente no es producto del azar, sino de instrucciones detalladas. Involucra a tus empleados en la redacción de guías paso a paso para cada proceso, de modo que las tareas se lleven a cabo siempre de la forma más eficiente posible.
- La mejor forma de conseguirlo es que tus empleados sepan cómo manejar la máquina.
- Una de las razones por las que los programas informáticos son tan eficientes es porque realizan un proceso de la misma manera cada vez, siguiendo un protocolo paso a paso. Utiliza esto como guía para hacer que tus sistemas sean lo más coherentes y predecibles posible.
- Una vez que hayas puesto en marcha tus sistemas, no puedes olvidarte de mantenerlos. Toda máquina necesita ser engrasada, revisada y puesta a punto. No cometas el error de dormirte en los laureles. Incluso la mejor relación con un cliente se agriará, por ejemplo, si descuidas prestarle la atención necesaria.
- Si gestionas los sistemas de forma que se eviten los problemas y se mantenga una calidad constante de los resultados, no sólo ganarás más dinero, sino que lo harás de forma más eficiente.
- ¿Cuál es el objetivo correcto? ¿Es conseguir todo bien? ¿Todo al 100%? Cuando se trata de negocios, tendremos que utilizar una lógica diferente.
- Aquí, el 98% es suficiente. No malgastes tiempo y dinero en intentar hacer las cosas bien al 100 por cien.
- De hecho, el 98 por ciento podría considerarse perfecto, ya que conseguir ese último dos por ciento requiere tanto esfuerzo adicional que convertiría el proceso en ineficiente
- Por ejemplo: ¿Cuánto tiempo y energía te llevaría pintar la valla? ¿Y cuánto tiempo y energía adicionales necesitarías para pintarla perfectamente, sin rayas ni imperfecciones? ¿Y merecería la pena?
- Ten esto en cuenta cuando determines cómo vas a maximizar la eficacia de tus sistemas. No tienen por qué ser perfectos; sólo tienen que ser excelentes.
- En el proceso de conseguir tu sistema casi perfecto, asegúrate de no dejar nunca de comunicarte.
- En efecto, la comunicación es la clave de tu éxito.
- De hecho, el sistema de comunicación es omnipresente tanto en los negocios como en tu vida personal. Los malentendidos y los conflictos surgen del silencio. Si hay un problema, atiéndelo inmediatamente.
- Puedes tomar medidas para institucionalizar la comunicación y el diálogo en tu empresa ofreciendo diversas oportunidades de comunicación individual y en grupo, como las reuniones.
- Puedes tomar medidas para institucionalizar la comunicación y el diálogo en tu empresa ofreciendo diversas oportunidades de comunicación individual y en grupo, como las reuniones.
- Más allá de los negocios, muchos problemas surgen de la simple falta de comunicación. Incluso conflictos tan enormes como la Guerra Fría se debieron en gran medida a una comunicación deficiente. Y casi condujo a la guerra atómica.
- Por el contrario, los estados que interactúan regularmente mediante la confianza compartida mejoran su cooperación, como es el caso de la Unión Europea. Intenta parecerte más a ellos, ya sea en casa con tu cónyuge o en la oficina con tus compañeros.
- El mensaje clave de este libro:
- El trabajo duro no conduce automáticamente al éxito, sobre todo si malgastas tus esfuerzos trabajando en las cosas equivocadas. Para sacar el máximo partido a tu trabajo, tienes que identificar los sistemas en los que operas y, a continuación, discernir, analizar y mejorar las partes disfuncionales de los mismos.
- El trabajo duro no conduce automáticamente al éxito.
- Sugerido más lectura: El E-Mito Revisitado de Michael E. Gerber
- En una versión revisada y actualizada de su famoso libro El Mito E, el autor Michael Gerber desmonta varios mitos sobre lo que implica poner en marcha una pequeña empresa y cómo hacer que un negocio tenga éxito. Guiándote a través de todas las etapas de la creación de una empresa, El Mito E Revisitado destaca la importante diferencia entre trabajar en tu empresa y trabajar en ella.
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Conclusiones
Maximiza la eficiencia de tus procesos con objetivos realistas y una buena comunicación.
Dirige tu empresa como una máquina.
Céntrate en tu papel como líder.
"Primero trabajas tus sistemas, luego tus sistemas hacen el trabajo"
Ponte al volante: conviértete en gerente de sistemas.
"Debes situarte fuera de ellos si quieres ver cómo formas parte de ellos"
Da un paso atrás para analizar los sistemas desde una perspectiva externa.
"La mayoría de la gente no fracasa por cometer errores manifiestos. Fracasan porque no actúan"