Deje claras las prioridades con verde, amarillo y rojo

Los consejos de administración, la dirección y los empleados pierden demasiado tiempo debido a la falta de claridad a la hora de transmitir y compartir lo que están intentando lograr. La tarea básica de definir los objetivos y mantener el marcador es muy importante, pero no se logra con la suficiente frecuencia o consistencia. Incluso cuando pensamos que nos estamos comunicando bien, nuestra percepción de la claridad y el impacto de nuestro mensaje a menudo supera a la realidad. ¿Su gente asiente con comprensión o asiente con la mirada de un perro delante del televisor?

Pruebe este ejercicio: pregunte a dos o tres miembros del consejo de administración o empleados cuáles son las tres principales prioridades de la empresa. Luego pregúnteles cuáles son las actividades o métricas subyacentes que mejor se utilizan para medir esas prioridades. Compruebe qué tan consistentes son las respuestas, o no lo son.

¿Cómo hacerlo mejor? Primero tiene que comprometerse a establecer sus principales prioridades, tareas y métricas [el contenido]. Una vez hecho esto, tiene que comprometerse a utilizar los medios más impactantes posibles (normalmente con un elemento visual fuerte) para comunicar esos elementos [el formulario]. Es simple: priorice y, a continuación, visualice.

1. Priorizar. Sea muy claro en sus tres o cinco mejores goles. Es probable que menos de tres signifique que no conduce lo suficientemente fuerte. Más de cinco significa que se está diluyendo a sí mismo y a los demás. Después de eso, establezca las tareas fundamentales necesarias para alcanzar esos objetivos E identifique las métricas y los puntos de referencia correctos para saber si los está logrando. Fijar prioridades no basta si carece de criterios de medición comunes y concretos, porque las personas acaban teniendo visiones divergentes del éxito.

2. Visualice. El resultado de un proceso de establecimiento de prioridades, gestión de tareas y evaluación comparativa a menudo se vuelve tan complejo que dificulta la eficacia. Irónicamente, la proliferación de nuevas herramientas de gestión y medición puede empeorar las cosas. Por lo general, estas herramientas se basan en el supuesto de que todos los usuarios son igualmente competentes y diligentes a la hora de introducir, compartir y revisar los datos. ¿Con qué frecuencia lee y resume los «informes numéricos» y las «actualizaciones de tareas» que recibe? Por eso me baso más en un sistema muy básico: verde, amarillo, rojo o GYR.

No es broma, he pintado mi mundo empresarial de verde, amarillo y rojo. Desde sencillas listas de tareas y actualizaciones de las actividades de los proyectos hasta tarjetas de puntuación del rendimiento financiero, todo está codificado en verde, amarillo y rojo. La mayoría de las veces, están en Excel. Por la facilidad con la que se pueden crear y entender, las utilizo como mi herramienta de comunicación de gestión más frecuente. Cuanto más fácil sea visualizar y digerir algo, más probabilidades hay de que lo entiendan y usen, y pocas cosas pueden ser más fáciles que el verde, el amarillo y el rojo.

Las hojas de tareas de GYR ordenan la información más importante con un estado de GYR simple: verde significa bueno, amarillo, alerta y alerta roja. Probablemente ya lo sabía, por supuesto. Nuestras mentes están bien entrenadas para entender lo que significan esos colores.

He aquí un ejemplo de hoja de tareas o plan de proyecto típico sin GYR:

Aquí está lo mismo en el formulario GYR:

Eso aclara un poco las prioridades, ¿no? O mire la libreta de calificaciones flash que utilizamos para medir el progreso de una empresa minorista en la que invertimos (las cifras han cambiado):

Este es un cuadro de mando general que la CEO utiliza para medir el progreso en comparación con su prioridad número uno. La organización lo tiene claro, primero con la métrica (ingresos por pie cuadrado, crecimiento interanual, etc.), seguida del índice de referencia (investigado en todo el sector) y, por último, con el rendimiento de las tiendas.

Quizás el mayor valor de la gestión de GYR sea que le permite realizar realmente una gestión basada en excepciones. Como humanos, nos gusta centrarnos al menos tanto en lo que va bien como en lo que va mal, lo que se refleja en actualizaciones demasiado exhaustivas para nuestros equipos y directores. GYR lo obliga a centrarse al instante en las cosas que no van por buen camino. Es un sistema y un proceso para reconocer lo bueno, pero dedica la mayor parte del tiempo de la organización a las cosas que requieren trabajo. También fomenta las interacciones más frecuentes y la transparencia en toda la organización.

Estamos en una era en la que nos abruma la información y nos decepciona la perspicacia. GYR fomenta una disciplina de comunicación de alta calidad que se define por la sencillez, la relevancia, la frecuencia y la transparencia: el camino hacia la perspicacia.