Cuándo programar su trabajo más importante

Si trabaja en equipo, lo más probable es que su bandeja de entrada esté a menudo inundada de invitaciones. Reuniones internas, conferencias telefónicas con clientes, la ocasional petición de un almuerzo. Suponiendo que tenga cierto control sobre su calendario, la forma de responder a estas ofertas depende generalmente de dos factores: el valor de asistir a la reunión y su disponibilidad.

Rara vez, sin embargo, la mayoría tenemos en cuenta un tercer factor en nuestros criterios de decisión: la hora del día en la que usted es más productivo.

A estas alturas, probablemente ya se habrá dado cuenta de que la persona que es a media tarde no es la misma que a primera hora de la mañana. Las investigaciones demuestran que nuestro funcionamiento cognitivo fluctúa a lo largo del día. Si es como la mayoría de la gente, descubrirá que puede hacer muchas cosas entre las 9:00 y las 11:00 de la mañana. No así a las 14:30. A última hora del día, a menudo parece que nos movemos a una fracción de nuestro ritmo matutino.

No es una ilusión. Estudios recientes han descubierto que, por término medio, las personas son considerablemente peores a la hora de absorber nueva información, planificar con antelación y resistir las distracciones a medida que avanza el día.

La razón de que esto ocurra no es meramente motivacional. Es biológico. Nuestros cuerpos funcionan con un ritmo circadiano que afecta a nuestra producción hormonal, las actividades de las ondas cerebrales y la temperatura corporal. Cada una de estas variaciones juega con nuestro nivel de energía, repercutiendo en nuestro estado de alerta y productividad.

Es importante destacar que no todos seguimos patrones idénticos. Mientras que la mayoría de la gente trabaja mejor por la mañana (y nuestra preferencia por las mañanas tiende a aumentar con la edad), otros son búhos nocturnos que son más productivos a última hora del día. Las investigaciones sugieren que nuestra afición por la mañana o por la noche no es simplemente una preferencia personal, sino que está directamente relacionada con el momento del día en el que nuestras capacidades físicas y cognitivas alcanzan su punto máximo. Y un nuevo estudio ha descubierto incluso que las personas madrugadoras son más éticas por la mañana - y los noctámbulos, más éticos al final del día.

Para sacar el máximo partido a cada día, debe cuidar las horas en las que es más productivo. Piense en el día de ayer y en el de anteayer. ¿En qué momentos del día se sintió con más energía? (Si no está seguro, herramientas como RescueTime pueden ayudarle.) Lo más probable es que sean los momentos con mayor potencial de productividad.

Una vez que haya identificado las horas de alto potencial, considere la posibilidad de tratarlas de forma diferente, por ejemplo, bloqueándolas en su calendario. Esto disuade a los colegas con acceso a sus disponibilidades de sugerir estas horas para reuniones. Una ventaja adicional de tener bloqueadas las horas de alto potencial es que le incita a pensárselo dos veces antes de sugerir sus propias reuniones no esenciales en ese momento.

Reservar de forma proactiva sus mejores horas para realizar el trabajo le evita tener que esforzarse más tarde para compensarlo. Utilice estas horas para trabajar en proyectos de alta prioridad, tomar decisiones que ha estado evitando o iniciar una conversación difícil.

Y, si es usted el dueño de una aburrida reunión de personal a las 10 de la mañana, hágale un favor a su equipo y prográmela para después de comer. Por la tarde es cuando los niveles de energía de la mayoría de la gente descienden de forma natural. Unos niveles de energía más bajos pueden ser desastrosos para el trabajo que requiere una concentración profunda, pero es considerablemente menos perjudicial en el contexto de otras personas. Tener a otras personas alrededor también aumenta de forma natural nuestros niveles de alerta, ayudando a contrarrestar el bajón de energía.

Cabe señalar que la fatiga no es del todo mala. De hecho, las conclusiones de un estudio de 2011 sugieren que cuando nuestras mentes están cansadas, somos más distraíbles y menos hábiles para filtrar ideas aparentemente irrelevantes. La libre asociación que se produce hace de las horas “valle” un momento ideal para encontrar soluciones novedosas.

En última instancia, la mejor forma de programar es tener en cuenta nuestras fluctuaciones naturales de energía. Puede maximizar su productividad calibrando las actividades al momento adecuado del día. Si una tarea requiere fuerza de voluntad y un pensamiento complejo, planifique hacerla cuando esté más alerta. Por el contrario, si lo que busca es una perspectiva fresca, utilice el cansancio en su beneficio buscando soluciones cuando su energía decaiga.

En cualquier caso, proteja sus mejores horas. Si no lo hace usted, ¿quién lo hará?