Cuando presente sus datos, vaya al grano rápidamente

Proyectar sus datos en las diapositivas lo pone en una desventaja inmediata: cuando hace una presentación, la gente no puede meter los números para analizarlos más de cerca ni dedicar tanto tiempo a examinarlos como lo hacen con un informe o un libro blanco. Por eso tiene que dirigir su atención. ¿Qué quiere que la gente obtenga de sus datos? ¿Cuál es el mensaje que quiere que se lleven?

Las diapositivas de datos no tienen que ver realmente con los datos. Se trata de es decir de los datos. Y depende de usted dejar claro ese significado antes de hacer clic. De lo contrario, el público no procesará —y mucho menos comprará— su argumento.

Tome esta mesa, por ejemplo:

Es confuso, especialmente si lo proyecta durante cinco segundos y luego sigue adelante. E incluso si lo deja así durante cinco minutos mientras habla, cualquiera que se esfuerce por encontrarle un significado no prestará mucha atención a lo que tiene que decir. Estarán demasiado ocupados entrecerrando los ojos desde sus asientos, intentando sortear todas esas gruesas líneas de rejilla que dan a cada celda el mismo peso. No está del todo claro hacia dónde debe ir el ojo. Su público no sabrá en qué dirección leer, horizontal o verticalmente, ni qué conclusiones sacar. Aunque se hace hincapié en la línea Grand Total, ¿es realmente ese el punto principal que quiere transmitir?

Ahora veamos los datos presentados de forma más sencilla. Supongamos que ha identificado tres unidades de negocio con potencial de crecimiento sostenido en Europa. Al eliminar la matriz densa y conectar solo los números clave a un pastel con líneas guía, elimina el desorden que distrae la atención de su mensaje. Y observe la clara jerarquía de la información: puede resaltar las partes importantes del pastel representándolas en color y sus correspondientes anotaciones en letra grande y azul. Otras secciones pasan a un segundo plano, donde pertenecen, con sus tonos neutros y pequeñas etiquetas grises.

Pero los gráficos circulares pueden resultar difíciles de procesar para el público cuando los segmentos tienen un tamaño similar; es difícil distinguirlos de un vistazo. Si tiene ese problema, considere la posibilidad de mostrar los mismos datos de forma lineal. En este gráfico de barras, por ejemplo, llama la atención sobre la unidad con peor rendimiento, un punto que se pierde en el círculo:

Estos pocos trucos ayudarán al público a ver lo que usted quiere ellos para que los vean en sus datos. Al centrar su atención en el mensaje detrás de los números, no en los números en sí mismos, puede crear presentaciones que resuenen con ellos y los obliguen a actuar.

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