Lo que una empresa aprendió al obligar a los empleados a usar su tiempo de vacaciones

¿Alguna vez se ha sentido agotado en el trabajo después¿unas vacaciones? No me refiero a estar agotado por pelear con su familia en Walt Disney World durante toda la semana. Me refiero a cómo usted sabía, todo el tiempo paseando por Epcot, que un mundo de trabajo lo esperaba a su regreso.

Nuestros sistemas de vacaciones están completamente estropeados. No funcionan.

El sistema clásico de vacaciones corporativas es más o menos así: tiene un número fijo de días de vacaciones al año (normalmente solo de dos a tres semanas), rellena un formulario de la era de 1996 para solicitar tiempo libre, obtiene la firma de su jefe y, a continuación, se lo presenta a un asistente de equipo o lo registra en una base de datos terrible. Es un quebradero de cabeza administrativo. Entonces, la mayoría de la gente tiene que hacer frenéticamente trabajo extra en la (s) semana (s) antes de irse de vacaciones para poder salir de la oficina. Para cuando por fin enviemos nuestros mensajes fuera de la oficina, estamos más que estresados y sabemos que tendremos un montón de trabajo aún mayor esperándonos cuando regresemos. Qué pesadilla.

Para la mayoría de nosotros, es difícil aprovechar las vacaciones para recargar energías. Así que no es de extrañar que el absentismo siga siendo un problema enorme para la mayoría de las empresas, con nóminas salpicadas de licencias por enfermedad, incapacidad y licencias por estrés. En el Reino Unido, el Departamento de Trabajo y Pensiones afirma que el absentismo cuesta a la economía del país más de 100 000 millones de libras al año. UN libro blanco publicado por el Workforce Institute y producida por Circadian, una empresa de soluciones para la fuerza laboral, califica el absentismo como un asesino final que cuesta a los empleadores 3.600 dólares por empleado por hora y 2.650 dólares por empleado asalariado al año. No ayuda que, según el Centro de Investigación Económica y Política, los Estados Unidos estén el_único país_ de 21 países ricos eso no exige que los empleadores ofrezcan vacaciones pagadas. (Eche un vistazo a esto mapa del mundo en Wikipedia para ver en qué posición se encuentra su país.)

¿Ayudaría que tuviéramos más vacaciones pagadas? No necesariamente. Según un estudiar de la Asociación de Viajes de los Estados Unidos y GfK, una firma de estudios de mercado, poco más del 40% de los estadounidenses piensan no utilizar todo su tiempo libre remunerado de todos modos.

Entonces, ¿cuál es el enfoque progresista? ¿Es el Adobe, Netflix, o Twitter políticas que dicen tómese todas las vacaciones que quiera, cuando quiera? Vacaciones indefinidas e ilimitadas suenan muy bien sobre el papel, ¿no? Muy progresista, ¿verdad? No, ese enfoque también está roto.

¿Qué pasa en la práctica con el tiempo de vacaciones ilimitado? Mentalidad guerrera. Presión de grupo. Señales sociales que dicen que es un holgazán si no está en la oficina. Mathias Meyer, el CEO de la empresa tecnológica alemana Travis CI, escribió un entrada de blog sobre el abandono de su empresa de su política de vacaciones ilimitadas: «Cuando la gente no esté segura del número de días que puede despegar, verá que suceden cosas curiosas. La gente dudará en tomarse unas vacaciones porque no quiere parecer la persona que se toma más días de vacaciones. Es una carrera hacia el fondo en lugar de una carrera hacia un equipo feliz y descansado».

El punto es que en los sistemas de vacaciones ilimitadas, es probable que no tarde unas semanas en viajar por Sudamérica después de la boda, porque hay demasiada presión social en contra de que se vaya tanto tiempo. Los objetivos, metas y plazos de trabajo son exigentes. Mire a sus compañeros y compruebe que nadie va a ir de mochilero por China este verano, así que usted tampoco va. No querrá decepcionar a su equipo, así que su sueño de visitar Machu Picchu quedará en la estantería para siempre.

¿Cuál es la solución?

Periódico, programado obligatorio vacaciones.

Sí, así es, un enfoque completamente nuevo para gestionar las vacaciones. Y uno que investigación preliminar muestra que funciona de manera mucho más eficaz.

El diseñador Stefan Sagmeister dijo en su Charla TED, «El poder del tiempo libre», que cada siete años se toma un año libre. «Ese año», dijo, «no estamos disponibles para ninguno de nuestros clientes. Estamos totalmente cerrados. Y como puede imaginar, es una época encantadora y con mucha energía».Él sí advierte que los años sabáticos requieren mucha planificación y que es el que más se beneficia de ellos después de haber trabajado durante un tiempo significativo.

¿Por qué hace esto? Él dice: «Ahora mismo pasamos unos 25 primeros años de nuestra vida aprendiendo, y luego hay otros 40 años que realmente están reservados para trabajar. Y luego, al final, se suman unos 15 años para la jubilación. Y pensé que sería útil básicamente cortar cinco de esos años de jubilación e intercalarlos entre esos años de trabajo». Como él dice, ese año es la fuente de su creatividad, inspiración e ideas para los próximos siete años.

Colaboré hace poco con Shashank Nigam, el CEO de Simplificar el vuelo, una firma global de estrategia de aviación compuesta por unas 10 personas, para hacer una pregunta sencilla: «¿Y si forzar ¿la gente se toma una semana libre programada cada siete semanas?»

La idea era que esto fuera un microcosmos del principio de Sagmeister de una semana de descanso cada siete semanas. Y era totalmente obligatorio. De hecho, lo diseñamos para que si contactaba con la oficina mientras estaba de vacaciones, ya fuera por correo electrónico, WhatsApp, Slack o cualquier otra cosa, no le pagaron para esa semana de vacaciones. Intentamos introducir una sanción económica por trabajar cuando no tiene que estar trabajando, con el fin de establecer una norma sobre la desconexión de la oficina.

El sistema está diseñado para que no pueda opinar cuando vaya. Algunos dirán que es una desventaja, pero para este experimento, creímos que poner una estructura en marcha sería una ventaja importante. El equipo y los clientes sabrán de antemano cuándo alguien se va a tomar una semana libre. Y el punto es usted realmente va. Y todo el mundo va. Así que no hay preguntas, papeleo ni culpabilidad por no estar en la oficina.

Tras llevar a cabo este experimento durante 12 semanas, hicimos que los gerentes calificaran los niveles de productividad, creatividad y felicidad de los empleados antes y después del tiempo libre obligatorio. (Utilizamos una escala Likert de cinco puntos, con afirmaciones sencillas como «Ravi demuestra creatividad en su trabajo», con opciones que van desde uno, totalmente en desacuerdo, hasta cinco, totalmente de acuerdo.) ¿Y qué descubrimos?

La creatividad aumentó un 33%, los niveles de felicidad aumentaron un 25% y la productividad aumentó un 13%. Es una muestra pequeña, claro, pero aquí hay una historia significativa. Cuando profundizamos en la creatividad, la puntuación media de los empleados era de 3,0 antes del tiempo libre y de 4,0 después del tiempo libre. En cuanto a la felicidad, la puntuación media de los empleados fue de 3,2 antes del tiempo libre y de 4,0 después. Y en cuanto a la productividad, la puntuación media de los empleados era de 3,2 antes y subió a 3,6.

Esto complementa los comentarios que recibimos de los empleados que, a su regreso, escribieron entradas en el blog sobre sus experiencias con el proceso y lo que hicieron con su tiempo. Muchos hablaron de cómo la gente por fin encontró tiempo para tachar cosas de sus listas de deseos: por fin organizar una exposición de arte, aprender un nuevo idioma o viajar a un lugar en el que nunca había estado antes.

Bien, se trata de una empresa pequeña y no hemos probado los resultados en una organización grande. Pero la pregunta es: ¿podría funcionar algo tan simple en su lugar de trabajo?

La prueba arrojó dos puntos de comentarios constructivos:

• La frecuencia era demasiado alta**.** Los empleados descubrieron que una vez cada siete semanas (aunque era hermoso en el papel) era demasiado frecuente para una empresa pequeña como SimpliFlying. Su ventaja competitiva es la agilidad, y que el personal se tome tiempo libre con demasiada frecuencia altera el ritmo de trabajo. Nigam propuso ajustarlo para que fuera cada 12 semanas. Pero con las opiniones de los empleados, lo rediseñamos para que fuera una vez cada ocho semanas.
• Asombrosar era importante. Digamos que dos o tres personas trabajan juntas en un equipo de proyecto. Descubrimos que no tenía sentido que estas personas se tomaran un descanso consecutivo. Se dejan caer las porras si hay ausencias consecutivas. Hemos revisado el acuerdo para que nadie pueda tomarse una semana libre justo después de que alguien acabe de regresar de una. El diseño de alto nivel es importante y tiene que funcionar para la empresa.

Esta es una investigación preliminar, pero confirma algo que dijimos al principio: los sistemas de vacaciones no funcionan y, en realidad, no hacen lo que se anuncia. Si se presenta agotado después de sus vacaciones, significa que no tuvo la ventaja de crear espacio.

¿Por qué es tan importante crear espacio?

Considere esta cita de Tim Kreider, quien escribió «La trampa de los «ocupados»» para  el New York Times:

La ociosidad no es solo unas vacaciones, un capricho o un vicio; es tan indispensable para el cerebro como la vitamina D lo es para el cuerpo, y sin ella sufrimos una enfermedad mental tan desfigurante como el raquitismo. El espacio y la tranquilidad que proporciona la ociosidad son una condición necesaria para alejarse de la vida y verla entera, para establecer conexiones inesperadas y esperar a que caigan los relámpagos de inspiración del verano; paradójicamente, es necesario para terminar cualquier trabajo.

Arregle su sistema de vacaciones. Hará un trabajo mejor y más importante.