Lo que hace que algunas personas sean más productivas que otras
por Robert C. Pozen, Kevin Downey

¿Te calificarías como altamente productivo?
Hemos aprendido mucho sobre la productividad personal y lo que hace que algunas personas sean más productivas que otras. El año pasado publicamos un encuesta para ayudar a los profesionales a evaluar su propia productividad personal, definida como los hábitos estrechamente asociados con lograr más cada día. La encuesta se centró en siete hábitos: desarrollar rutinas diarias, planificar su horario, hacer frente a los mensajes, hacer mucho, celebración de reuniones efectivas, perfeccionar habilidades de comunicación y delegar tareas a otros.
Después de limpiar los datos, obtuvimos un conjunto completo de respuestas de 19.957 encuestados en seis continentes. Aproximadamente la mitad eran residentes de América del Norte; otro 21% eran residentes de Europa y 19% eran residentes de Asia. El 10% restante estaba compuesto por residentes (en orden descendente) de Australia, Sudamérica y África.
Nuestra encuesta tenía sus límites — por ejemplo, los encuestados eran una muestra autoseleccionada de lectores de HBR.org, y las calificaciones eran autoevaluaciones de hábitos en lugar de medidas objetivas de la productividad de las personas. Sin embargo, creemos que los resultados de la encuesta proporcionan información útil sobre hábitos de productividad importantes y desafíos a los que se enfrentan los profesionales.
Se destacaron tres patrones generales: en primer lugar, trabajar más horas no significa necesariamente una mayor productividad personal. Trabajar de manera más inteligente es la clave para alcanzar más de sus prioridades cada día. En segundo lugar, la edad y la antigüedad estaban muy correlacionadas con la productividad personal: los profesionales mayores y más altos registraron puntuaciones más altas que los colegas más jóvenes y más jóvenes. En tercer lugar, las puntuaciones generales de productividad de los profesionales masculinos y femeninos eran casi iguales, pero hubo diferencias de género en los hábitos particulares que promueven la productividad personal.
Más específicamente, encontramos que los profesionales con los puntajes más altos de productividad tienden a tener buenos resultados en los mismos grupos de hábitos. Planificaron su trabajo basándose en sus prioridades máximas, y luego actuaron con un objetivo definido. Desarrollaron técnicas eficaces para gestionar un gran volumen de información y tareas. Y comprendieron las necesidades de sus colegas: reuniones breves, comunicaciones sensibles y direcciones claras.
Vamos a profundizar en los resultados de la encuesta. En la geografía, el puntaje promedio de productividad para los encuestados de América del Norte estaba en medio de la manada, a pesar de que los estadounidenses tienden a trabajar más horas. La puntuación de América del Norte fue significativamente menor que la media de los encuestados de Europa, Asia y Australia. Por otro lado, el puntaje norteamericano fue significativamente más alto que los puntajes de productividad promedio para residentes de Sudamérica y África (aunque recordamos que estas fueron las áreas donde tuvimos menos datos).
Al analizar los datos, descubrimos que las puntuaciones más altas de productividad para Europa, Asia y Australia fueron impulsadas por fuertes hábitos en áreas como los horarios diarios, no revisar mensajes constantemente, centrarse en el producto final y pensar cuidadosamente antes de leer o escribir.
Si bien nuestra encuesta reveló diferencias significativas en las puntuaciones de productividad por continente, mostró diferencias mínimas entre las puntuaciones medias de hombres y mujeres encuestados. En general, los encuestados fueron 55% hombres y 45% mujeres.
Sin embargo, hay algunas diferencias notables en la forma en que las mujeres y los hombres lograron ser tan productivos. Las mujeres tienden a tener una puntuación particularmente alta cuando se trata de organizar reuniones efectivas: las mujeres tienen más probabilidades que los hombres de enviar un programa por adelantado, mantener las reuniones a menos de 90 minutos y terminar las reuniones con un acuerdo sobre los próximos pasos. Las mujeres también tenían más probabilidades de decir que prepararon sus calendarios la noche anterior y respondieron rápidamente a correos electrónicos importantes.
Por el contrario, los hombres lo hicieron particularmente bien cuando se trataba de hacer frente a un alto volumen de mensajes — no mirar sus correos electrónicos con demasiada frecuencia y saltar los mensajes de bajo valor. Los hombres también tenían más probabilidades que las mujeres de informar de mantener espacios libres en sus horarios diarios, llegar rápidamente al producto final y componer esquemas antes de escribir notas.
Además de geografía y género, analizamos las respuestas a nuestro cuestionario por edad y antigüedad. Había cinco paréntesis de edad, con la mayoría de los encuestados en el grupo de menores de 30 años y el menor en el de más de 60 años. Encontramos que las puntuaciones de productividad de los encuestados aumentaron sistemáticamente cuanto más envejecieron. Esta tendencia parece reflejar los beneficios de aprender de años de experiencia a trabajar de manera más inteligente. Los impulsores de estas puntuaciones más altas de productividad para los encuestados en grupos de mayor edad fueron sus hábitos más fuertes en cuatro áreas: desarrollar rutinas para actividades de bajo valor, administrar el flujo de mensajes, organizar reuniones efectivas y delegar tareas a otros.
La historia era algo similar cuando se trataba de la antigüedad. Hubo cinco niveles de antigüedad capturados en los datos, cinco de los cuales eran los más jóvenes y 1 el más alto. El número de encuestados fue más alto en el nivel más subalterno y el más bajo en el nivel más alto. Al igual que con la edad, las puntuaciones de productividad aumentaron sistemáticamente con niveles de antigüedad sucesivamente más altos. Esto puede sugerir que los profesionales de negocios alcancen mayores niveles de antigüedad en parte mediante el cultivo de buenos hábitos de productividad (o viceversa, las personas se vuelven más sénior y luego tienen que ser más productivas). Sin embargo, los impulsores de las puntuaciones más altas para los encuestados de nivel superior fueron diferentes a los de los encuestados de mayor edad. Los encuestados mayores lograron una alta productividad gracias a una mejor planificación de sus horarios, haciendo mucho y fortaleciendo las habilidades de comunicación.
Finalmente, nos centramos en las colas en cada una de las cuatro categorías demográficas. Definimos colas para incluir a todos los encuestados cuyo puntaje total cayó fuera de dos desviaciones estándar de la media. La cola izquierda comprendía aquellos con las puntuaciones más bajas; la cola derecha tenía las puntuaciones más altas. No encontramos ningún patrón geográfico o de género en ninguna de las dos colas, aunque vimos a algunos de los profesionales más jóvenes y más jóvenes en la cola derecha con las puntuaciones más altas.
Los profesionales de la cola derecha con los puntajes más altos de productividad fueron particularmente expertos en superar la dilación, llegar al producto final y centrarse en los logros diarios. Las bajas calificaciones en estos tres hábitos fueron reportadas por profesionales con las puntuaciones más bajas de productividad. Además, los profesionales de la cola derecha fueron mucho mejores en la planificación anticipada, revisando los horarios de la noche anterior, enviando agendas de reuniones y estableciendo métricas de éxito para sus equipos. Los profesionales de la cola izquierda tuvieron puntuaciones bajas en estos aspectos de la planificación anticipada. Tampoco dejaron espacios abiertos en sus horarios y no utilizaron contornos antes de escribir notas.
Entonces, ¿qué deberían quitar los profesionales de los resultados de nuestra encuesta? Si desea ser más productivo, debe desarrollar una serie de hábitos específicos.
Primero, planifique su trabajo en función de sus prioridades principales y luego actúe con un objetivo definido.
- Revise su horario diario la noche anterior para enfatizar sus prioridades. Junto a cada cita en su calendario, anote sus objetivos para ello.
- Envíe una agenda detallada a todos los participantes antes de cualquier reunión.
- Al embarcarse en grandes proyectos, esboce las conclusiones preliminares lo antes posible.
- Antes de leer cualquier material de longitud, identifique su propósito específico para ello.
- Antes de escribir algo de longitud, componga un contorno con un orden lógico para ayudarle a mantenerse en el camino.
En segundo lugar, desarrollar técnicas eficaces para gestionar la sobrecarga de información y tareas.
- Haz que los procesos diarios, como vestirse o desayunar, se conviertan en rutinas para que no pases tiempo pensando en ellos.
- Deje tiempo en su horario diario para hacer frente a emergencias y eventos no planificados.
- Compruebe las pantallas de sus dispositivos una vez por hora, en lugar de cada pocos minutos.
- Omita la mayoría de los mensajes observando el asunto y el remitente.
- Rompe proyectos grandes en pedazos y recompense por completar cada pieza.
- Delegar a otros, si es factible, tareas que no superen sus prioridades principales.
En tercer lugar, comprenda las necesidades de sus colegas de reuniones breves, comunicaciones sensibles y direcciones claras.
- Limite el tiempo para cualquier reunión a 90 minutos como máximo, pero preferiblemente menos. Termine cada reunión delineando los pasos siguientes y la responsabilidad de esos pasos.
- Responda de inmediato a los mensajes de personas que son importantes para usted.
- Para captar la atención de un público, hable con algunas notas, en lugar de leer un texto preparado.
- Establezca objetivos claros y métricas de éxito para cualquier esfuerzo de equipo.
- Para mejorar el rendimiento de tu equipo, instituya procedimientos para evitar errores futuros, en lugar de jugar el juego de culpas.
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