Lo que todo el mundo necesita saber para ser más productivo

Foto de Andrew Nguyen

¿Parece que no tiene suficientes horas en el día para hacer todo lo que tiene que hacer? Con tantas exigencias contrapuestas en nuestro tiempo, todos podemos beneficiarnos de aprender a aumentar nuestra propia productividad personal. HBR publicó recientemente una serie llamada Hacer más trabajo. A continuación se presenta un resumen de los consejos y las mejores prácticas que nuestros expertos han contribuido a la serie:

En primer lugar, no existe un enfoque de talle único, así que empiece por determinar su propio estilo de productividad personal. Pruebe esta evaluación para averiguar cómo alinee sus estrategias de trabajo con su estilo cognitivo. Puede que ya lo esté haciendo o no de forma subconsciente, pero es útil pensarlo detenidamente: ¿Es planificador? ¿Arreglista? ¿Un visualizador?

Luego, organícese. No puede hacer su trabajo si su vida es un caos. Empiece por su entorno inmediato: su escritorio. Las investigaciones muestran que un espacio de trabajo desordenado puede socavar su persistencia, lo que lo hace menos eficiente, más frustrado y más cansado. A continuación, organice su agenda y su calendario. Todos tenemos un montón de asuntos de negocios, hogar, familia y personales que piden nuestra atención a gritos, pero no todos son igual de importantes. Considere la posibilidad de exponer todas sus prioridades contrapuestas mediante un tablero kanban para ayudarlo a decidir en qué centrarse y cuándo. Tener un recordatorio visual constante de sus prioridades y tareas le ayudará a mantener las cosas en la dirección correcta y, quizás lo que es más importante, le ayudará a ver literalmente cuando algo se queda atascado.

Si trabaja de forma independiente o en un entorno remoto o virtual, es aún más importante centrarse en la tarea. Esta es una lista de cosas que comprar, descargar o hacer para asegurarse de que cuenta con la infraestructura adecuada para ser más productivo. Y si es un gerente que se ha mostrado reacio a dejar que la gente trabaje desde casa porque teme que eso reduzca su productividad, considere que las investigaciones muestran que las personas con alto rendimiento pueden ser aún más productivas en casa que en la oficina.

Una vez que tenga su entorno y sus prioridades en orden, empiece a pensar en cómo gestiona su tiempo. En primer lugar, hacerse cargo de su tiempo. Establezca reglas y límites claros para no acabar aceptando demasiado de los demás. Por ejemplo, tenga a mano su lista de proyectos cuando vaya a las reuniones para que, si le proponen un nuevo proyecto, pueda evaluar su importancia en relación con sus demás compromisos y proponer un debate sobre las prioridades si no parece que hay tiempo suficiente para abordarlo todo. O si dirige a los miembros del personal que tienden a entregar el trabajo en el último momento con demasiados errores, insista en adelantar los plazos. Eso le permitirá devolverles el trabajo para que hagan las correcciones en lugar de hacerlo usted mismo solo porque tiene un plazo ajustado.

Usted y su equipo

• Hacer más trabajo

  Cómo aumentar su productividad.

Luego, practique decir esta palabra tan importante: «No». Hay muchas maneras de hacer retroceder sin alejar a la gente. Sea selectivo en cuanto a las reuniones y eventos a los que asiste, los proyectos y tareas que asume e incluso los clientes con los que trabaja. (Si bien es reacio a rechazar los negocios, reconozca que hay veces en las que tiene sentido despedir a un cliente problemático.)

Aproveche al máximo su precioso tiempo. Considere que incluso algunos de los más prestigiosos los eventos de networking pueden ser una completa pérdida de tiempo. Y hay muchas cosas que puede lograr en los intervalos de 30 minutos entre reuniones (termine ese informe de gastos o resuma su próxima presentación, por ejemplo), y durante su viaje al trabajo (haga llamadas con manos libres o escuche audiolibros o podcasts relacionados con su trabajo).

Por último, dese cuenta de que no va a dar lo mejor de sí mismo cada hora del día, así que trate de programe su trabajo más importante para adaptarlo a los períodos de máxima energía. Las investigaciones muestran que las personas están más alertas aproximadamente una hora antes del mediodía y las 6 de la tarde. Programe sus tareas menos importantes para cuando esté menos alerta: muy temprano por la mañana, alrededor de las 3 p. m. y a altas horas de la noche. Y asegúrese de dormir lo suficiente (y de tomar siestas cuando las necesite) para mantener sus niveles de energía altos.

Algunos expertos recomiendan centrarse en una cosa a la vez en lugar de hacer múltiples tareas, lo que puede dejar demasiadas cosas incompletas, lo que le da a usted y a los demás la sensación de que no están progresando en absoluto. Solo piense en lo bien que se siente tachar algo de su lista de tareas pendientes y seguir adelante. Para mantener la concentración, también tiene que aprender a regular sus emociones. Las investigaciones muestran que meditar solo unos minutos al día, pasar solo una hora a la semana en la naturaleza o tomar algunas notas de reflexión por la noche puede tener un impacto notable en su bienestar y su atención. Por el contrario, no subestime el impacto de las «fugas de atención» en su capacidad de concentración: todos los dispositivos que emiten pitidos, parpadean o le ponen números rojos en la cara están diseñados para captar su atención y crear una sensación de urgencia. Pero, ¿con qué frecuencia se produce alguna de estas interrupciones? de verdad¿urgente? Casi nunca. Cuando intente hacer las cosas, apáguelas. Y para aumentar realmente las probabilidades de lograr sus objetivos, póngalos con su cónyuge o pareja. Las investigaciones muestran que es más fácil cruzar la línea de meta cuando no estamos intentando ir solos.

Incluso con los planes mejor trazados, habrá muchas veces en las que simplemente le falte la motivación o la energía para hacer su trabajo. Para momentos como este, puede intentar engañarse a sí mismo para que haga las tareas que teme. Establezca un sistema de recompensas atractivo. Por ejemplo, programe una cita para comer con un amigo para motivarse a terminar el informe antes del mediodía. Guarde tareas absurdas para completarlas mientras ve su programa de televisión favorito en casa. Regálese entradas para un concierto o un masaje después de alcanzar un hito importante. No importa lo que elija, sabrá que las recompensas funcionan cuando su lista de tareas pendientes deje de incluir las tareas que ha estado evitando durante semanas.

No se regañe si tiene problemas para motivarse o mantenerse. Las investigaciones muestran que la forma en que se habla a sí mismo importa — y si lo hace en segunda o tercera persona, puede ayudar aún más. Decir algo tan simple como «Usted puede hacerlo» o «Usted tiene esto» puede ayudarlo a adoptar mentalmente una perspectiva de mosca en la pared ante sus problemas, lo que lo prepara para obtener resultados sorprendentemente buenos.

Como gerente, no basta con centrarse en la tarea. También tiene que mantener la productividad de su equipo. Recuerde que su los empleados se distraen tan fácilmente como usted — pero usted es marcando la pauta y proporcionando las señales que, colectivamente, dan forma a las opiniones de las personas sobre lo que es importante. Depende de usted crear un clima en el que todos puedan dar lo mejor de sí mismos.

Y si bien puede parecer contradictorio, tenga en cuenta que ser más productivo en el trabajo a veces significa dar un paso lejos de la oficina. Puede a menudo hacer más cosas centrándose menos en el trabajo, y comprometerse con menos. Así que, por supuesto, tómese un descanso, reagrúpese y regrese con energía y concentración renovadas. Creará un círculo virtuoso en el que será más productivo en el trabajo y también podrá dedicar más tiempo a lo que realmente importa: su vida.