«¿Qué quiere decir con que no le gusta mi estilo?»

En las grandes empresas de todo el país, la gente juega a pádel, con borradores de letras en lugar de pelotas. Volea tras volea va y viene entre los que firman las cartas y los que realmente las escriben. Es un juego que a nadie le gusta, pero continúa y lo pagamos. La jornada laboral no tiene tiempo extra para esa improductividad. ¿Qué provoca este turno rotativo de revisiones?

¿Errores tipográficos? ¿Declaraciones erróneas fácticas? ¿Formato deficiente? No. Estilo sí. Pregúntese con qué frecuencia escucha declaraciones como estas:

• «Los nuevos asistentes tardan alrededor de un año en aprender mi estilo. Hasta que lo hagan, no tengo más remedio que devolver las cartas para revisarlas. No firmaré una carta si no suena como yo».

• «Me resulta difícil, casi imposible, escribir cartas con la firma de mi jefe. El estilo del jefe es diferente al mío».

En las empresas en las que los directivos escriben principalmente sus propias cartas, también reina la confusión sobre el estilo. Alguien envía una carta y se entera más tarde de que la reacción no ha sido en absoluto la deseada. Se dice que al lector no le gusta el «tono» del escritor. Un colega revisa una copia de la carta y dice: «No es de extrañar que al lector no le guste esta carta. No debería haber dicho las cosas como las dijo. Ha utilizado el estilo incorrecto para una carta como esta». «¿Estilo?» dice el escritor. «¿Qué le pasa a mi estilo?» «No lo sé» es la respuesta. «Simplemente no me gusta la forma en que dijo las cosas».

Todo el mundo habla de estilo, pero casi nadie entiende el significado de la palabra en el entorno empresarial. Y esta falta de comprensión perjudica tanto a los que escriben cartas para la firma de otra persona como a los que escriben para sí mismos. Ninguno de los dos sabe a dónde acudir en busca de ayuda. El maravilloso libro de Strunk and White Los elementos del estilo dedica solo unas páginas a un debate sobre el estilo, y eso se refiere únicamente al estilo literario.1 Libros como Chicago _Manual de estilo_2 parecen definir el estilo como todos los puntos técnicos que cubren, desde abreviaturas y mayúsculas hasta notas a pie de página y bibliografías. Y las definiciones de los diccionarios suelen ser demasiado vagas para ser útiles.

Incluso una definición tan general como esta ofrece poca ayuda, aunque quizás se acerque más a la forma en que los empresarios utilizan la palabra:

El estilo es «la forma en que se dice o hace algo, a diferencia de su sustancia».3

Los gerentes que firman borradores escritos por sus subordinados, y los propios subordinados, ya saben que tienen problemas para ponerse de acuerdo sobre «la forma en que deben decirse las cosas». ¿Qué quiere decir, por ejemplo, con «camino»? Al tratar de encontrar ese camino, tanto los directivos como los subordinados persiguen una voluntad. No hay una manera mágica, ni una forma perfecta y universal de escribir cosas que defienda las críticas de estilo. Ahí es no hay un estilo de escritura en los negocios que sea apropiado en todas las situaciones y para todos los lectores, a pesar de que los gerentes y los subordinados suelen hablar y comportarse como si lo hubiera.

Pero, ¿por qué tanta confusión? ¿No es realmente el estilo la forma en que decimos las cosas? Sin duda lo es. Entonces, el estilo de escritura debe estar compuesto por las palabras particulares que seleccionamos para expresar nuestras ideas y los tipos de oraciones y párrafos que juntamos para transmitir esas ideas. ¿Qué más podría ser? La escritura no tiene tono de voz ni gestos corporales que impartan significados adicionales. En la comunicación escrita, el tono proviene de lo que el lector lee en las palabras y frases utilizadas.

Las palabras expresan más que denotaciones, las definiciones que se encuentran en los diccionarios. También llevan connotaciones. En los sentimientos e imágenes asociados a cada palabra reside la capacidad que tiene un estilo de escritura de producir una reacción emocional en el lector. Y en esa calidad reside el tono de un escrito. El estilo es en gran medida cuestión de tono. El escritor utiliza un estilo; el lector deduce el tono de una comunicación. El tono proviene de lo que el lector lee en las palabras y frases que utiliza un escritor.

En el entorno empresarial, el tono es especialmente importante. La escritura de negocios no es escritura literaria. Los artistas literarios utilizan estilos únicos para «expresarse» ante el público en general. Los empresarios escriben a determinadas personas en situaciones determinadas, no tanto para expresarse como para lograr fines específicos, «para hacer un trabajo». Si al lector no le gusta el tono de un novelista, no le puede pasar mucho al escritor salvo que no venda algunos libros. Sin embargo, en la situación empresarial, un estilo ofensivo no solo puede impedir una venta, sino que también puede rechazar a un cliente, ir en contra de un ascenso o incluso costarle un puesto de trabajo.

Si bien el estilo se puede distinguir de la sustancia, no se puede separar de la sustancia. En la redacción empresarial, el estilo no puede separarse de las circunstancias en las que se escribe algo ni de los gustos, disgustos, posición y poder del lector.

Una definición de estilo viable en la redacción de negocios sería algo como esto:

El estilo es la elección de palabras, frases y formato de párrafo que, al ser apropiado a la situación y a las posiciones de poder del escritor y del lector, produce la reacción y el resultado deseados.

¿Qué estilo es el suyo?

Tomemos un caso y veamos qué podemos aprender de él. Supongamos que es ejecutivo de una empresa de procesamiento de información muy grande. Recibirá la siguiente carta:

Sr. (Sra.) Leslie J. Cash

Corporación XYZ

Calle principal

Anytown, EE. UU.

Querida Leslie:

Como usted sabe, respeto mucho su opinión profesional. Los consejos que su gente nos ha dado en ABC Corporation al pasar a un sistema de información integral en los últimos tres años han sido de gran ayuda. Sin embargo, le escribo ahora en mi calidad de presidente del comité ejecutivo del consejo de administración de nuestro hospital. En el Community General Hospital hemos decidido crear un equipo voluntario cualificado de evaluación del procesamiento de datos para evaluar las propuestas y automatizar el flujo de información de nuestro hospital.

He sugerido su nombre a mi comité. Sé que podría sentirse muy satisfecho al ayudar a su comunidad como miembro de este equipo de evaluación. Por favor, diga que sí. Espero poder contar con su consejo. Escucharé de usted pronto.

Frank J. Bisturí

Presidente

Comité Ejecutivo

Hospital General Comunitario

Anytown, EE. UU.

Si aceptara el nombramiento mencionado en esta carta, tendría un conflicto de intereses. Es ejecutivo de XYZ, Inc. Sabe que XYZ presentará una propuesta para instalar un sistema de información integral para el hospital. El Sr. Scalpel es el vicepresidente de finanzas de ABC Corp., un muy buen cliente suyo. Lo conoce bien desde que trabajó con él en programas comunitarios y en el mundo empresarial.

Se me ocurren cuatro respuestas típicas a la carta de Scalpel. Cada uno dice básicamente lo mismo, pero cada uno está escrito con un estilo empresarial diferente:

¿Qué opina de estas cartas?

Respuesta 1

Sr. Frank J. Bisturí

Presidente del Comité Ejecutivo

Hospital General Comunitario

Anytown, EE. UU.

Querido Frank:

Como se dará cuenta, esta era litigiosa a menudo hace que las grandes empresas tomen medidas estrictas no solo para evitar conflictos de intereses por parte de sus empleados, sino también para evitar incluso la mera sugerencia de conflicto. Y, dado que mi empresa tiene la intención de presentar una propuesta relacionada con la automatización del flujo de información del hospital, no me parece correcto formar parte de un equipo de evaluación que evalúa las propuestas de la competencia. Incluso si tuviera que disculparme por no considerar la propuesta XYZ, seguiría siendo vulnerable a los cargos por haber prestado poca atención a las ofertas de la competencia.

Si hay alguna otra manera de servir en la comisión que no plantee este espectro del conflicto de intereses, ya sabe que me gustaría estar al servicio, como siempre.

Sinceramente,

Respuesta 2

Querido Frank:

Agradezco mucho sus comentarios relacionados con su respeto por mi opinión profesional. Además, su invitación para formar parte del equipo de evaluación del procesamiento de datos del hospital se recibe con gratitud, aunque con cierta preocupación.

El equipo de evaluación debe estar compuesto por personas que no tengan ninguna alianza con ninguno de los vendedores que presenten propuestas. Por esa razón, creo que mis servicios en el equipo podrían interpretarse como un conflicto de intereses.

Quizás se pueda brindar ayuda de alguna otra manera. De nuevo, tenga la seguridad de que apreciamos su invitación.

Sinceramente,

Respuesta 3

Querido Frank:

Gracias por sugerir mi nombre como posible miembro de su equipo de evaluación del procesamiento de datos. Ojalá pudiera servir, pero no puedo.

XYZ tiene la intención, naturalmente, de presentar una propuesta para automatizar el flujo de información del hospital. Puede ver la posición conflictiva en la que me encontraría si estuviera en el equipo de evaluación.

Hágame saber de cualquier otra forma en la que pueda serle de ayuda. Sabe que estaría más que dispuesto. Gracias de nuevo por la invitación.

Cordialmente,

Respuesta 4

Querido Frank:

Gracias por las amables palabras y la invitación. Claro que me gustaría poder decir que sí. Pero no puedo.

XYZ tiene la intención de presentar una propuesta infalible sobre la automatización de la información del hospital. ¡No debería ser juez y abogado al mismo tiempo!

Puedo ayudar de cualquier otra forma, Frank, solo pregunte. Gracias de nuevo.

Cordialmente,

Comparemos las reacciones

Ahora que ha dado sus reacciones, comparelas con algunas de las mías.

Respuesta 1 parece frío, impersonal, complejo. Creo que la mayoría de los empresarios reaccionarían de manera un tanto negativa ante este estilo, ya que parece alejar al lector del escritor. Su elección de palabras tiene una cualidad cerebral que, si bien halaga la inteligencia del lector, también desfila la del escritor.

Respuesta 2 es bastante guay, bastante impersonal y un tanto complejo. Es probable que las reacciones de los lectores no sean ni muy positivas ni muy negativas. Este estilo de escritura es «bla» porque es muy pasivo. En lugar de decir «Agradezco sus comentarios», dice «Sus comentarios son muy apreciados»; en lugar de «Creo que mis servicios podrían interpretarse como un conflicto de intereses», dice «Creo que mis servicios podrían interpretarse». El uso de la voz pasiva subordina modestamente a los escritores al final de las frases o hace que desaparezcan.

Este es el estilo de escritura impersonal y pasivo con el que muchas personas con formación en ingeniería, matemáticas o ciencias se sienten más cómodas con. Es inofensivo, pero desde luego no es colorido, ni contundente ni interesante.

Respuesta 3 ilustra el estilo de escritura que utilizan la mayoría de los ejecutivos de alto nivel. Es simple; es personal; es cálido sin ser almibarado; es contundente, como un firme apretón de manos. A casi todo el mundo en los negocios le gusta este estilo, aunque los directivos de nivel inferior a menudo tienen miedo de escribir con tanta franqueza (y, como resultado, suelen caer en los estilos de las respuestas 1 y 2: el estilo del 1 para hacerse parecer «inteligentes» ante los superiores y el estilo del 2 para parecer descarado y bastante impersonal). Las personas que encuentren agradable la respuesta 2 pueden tener dudas sobre la idoneidad de la respuesta 3. (Aunque no tengo forma de probar esta opinión, me imagino que a más lectores en altos cargos —quizás más propietarios y gerentes— les gustaría la respuesta 3 que a los lectores que aún ocupan puestos más bajos).

Respuesta 4 va más allá de ser contundente; es irritantemente seguro de sí mismo y desenfadado. Es colorido y conversacional hasta el extremo, y es tan intensamente personal y cálido que muchos empresarios se ofenderían, aunque conocieran muy de cerca a Frank Scalpel. «Parece una charla de un publicista», dirían algunos.

La estrategia forma parte del estilo

Al comparar sus respuestas con las mías, ¿dijo: «Qué diferencia hay en qué estilo? I tipo o el que más se parece mi ¿estilo habitual? Lo que importa es qué estilo le queda mejor al Sr. Bisturí en esta situación». Si lo hizo, vamos a alguna parte.

Anteriormente, cuando definíamos el estilo de escritura empresarial, es posible que algunos hubieran querido añadir: «Y ese estilo debería sonar como yo». Esto lo omitieron por una buena razón. Las circunstancias no solo alteran los casos, sino que alteran el «usted» que es prudente que proyecte su estilo. A veces es prudente ser contundente; otras veces es suicida. A veces ser enérgico y colorido es apropiado; otras veces es absurdo. Hay veces para ser personal y otras para ser impersonal.

No entender esta cuestión de estilo y tono es la razón por la que el gran juego corporativo de pádel entre directivos y subordinados continúa y sigue. El subordinado trata de imitar el estilo del jefe, pero en realidad —a menos que el jefe sea extremadamente insensible— no tiene un estilo único para todas las circunstancias y para todos los lectores. Lo que suele ocurrir es que, después de varios intentos, el subordinado escribe una carta que el jefe firma. «¡Ajá!» el subordinado dice. «¡Así que eso es lo que quiere el jefe!» Y luego el subordinado trata de usar ese estilo para todas las situaciones y lectores. Más tarde, el superior comienza a rechazar los borradores escritos en el mismo estilo que antes decía que le gustaban. Ambas partes levantan la mano.

Esta volea es una tontería y un despilfarro. Tanto el superior como el subordinado tienen que reconocer que en la escritura de negocios, el estilo no puede considerarse aparte de la situación dada o de la persona a la que va dirigido el escrito. Los escritores expertos seleccionan el estilo que se adapta a un lector en particular y el tipo de situación de escritura a la que se enfrentan. En los negocios, las personas suelen enfrentarse a las siguientes situaciones de escritura:

Situaciones positivas.

Decir que sí o dar una buena noticia.

Situaciones en las que se pide al lector que tome alguna medida.

Dar órdenes o persuadir a alguien de que haga lo que se le pide.

Situaciones de transmisión de información.

Dando el precio de diez widgets, por ejemplo.

Situaciones negativas.

Decir que no o dar malas noticias.

En cada una de estas situaciones, la elección del estilo es de importancia estratégica.

En situaciones positivas, un escritor puede relajarse en todos los frentes. Los lectores suelen estar tan contentos de escuchar las buenas noticias que prestan poca atención a cualquier otra cosa. Sin embargo, es posible que alguien dé una buena noticia de una manera tan fría, impersonal, indirecta y casi a regañadientes que el lector se enfada.

Las situaciones de solicitud de acción implican una forma de negociación. En una situación en la que el escritor tiene todo el poder, puede utilizar un estilo de mando contundente. Sin embargo, cuando el escritor no tiene poder sobre el lector, hay que pedir acciones y persuadir al lector, no ordenarlo. En esos casos, un estilo contundente no será adecuado en absoluto.

En situaciones de transmisión de información, lo mejor es transmitir el mensaje de manera contundente y directa. Estas situaciones no suelen tener una carga emocional.

En situaciones negativas, la diplomacia se vuelve muy importante. El estilo correcto depende de las posiciones relativas de la persona que dice no y de la persona a la que se le dice que no.

Por ejemplo, si usted fuera Leslie Cash, la persona del ejemplo del principio del artículo a la que Frank Scalpel invitaba a formar parte del equipo de evaluación de un hospital, se encontraría en una situación en la que tendría que decir no a un cliente muy importante de su empresa. También se encontraría en una situación doblemente delicada, ya que es poco probable que el Sr. Scalpel no se dé cuenta de que le pide que entre en una situación de conflicto de intereses. Probablemente se lo esté preguntando de todos modos. Por lo tanto, no solo tendrá que decirle que no, sino que tendrá que evitar decirle que le ha pedido que haga algo muy poco ético. En este caso, se enfrentaría a comunicar dos mensajes negativos a la vez o no le daría a Scalpel ningún motivo sensato para negarse a servir.

Adapte su estilo a la situación

Ahora que hemos pensado en las implicaciones estratégicas del estilo, volvamos a analizar cada una de las respuestas a la petición de Scalpel y preguntémonos cuál es la mejor.

¿Lo hacemos? quiere ¿ser personal y cálido? Por lo general, sí. ¿Pero en esta situación? ¿Queremos comunicarnos de forma clara, directa y contundente? Por lo general, sí. ¿Pero aquí? ¿Queremos que parezca que estamos haciendo caso omiso del conflicto, como lo hace la tercera respuesta? ¿O queremos abordar el tema de manera prolongada, como en la primera respuesta, o de forma pasiva, como en la segunda? ¿Cuál es el estilo estratégicamente apropiado?

En resumen, no tenemos forma de saber cuál de estas respuestas le irá mejor al Sr. Scalpel. La elección es cuestión de juicio en una situación concreta. Juzgar la situación con precisión es lo que separa a los comunicadores ejecutivos que tienen éxito de los que no tienen éxito.

Al analizar la situación con una estrategia en mente, observamos que en la primera respuesta, el escritor deja de estar cerca, ya que sabe que es necesario rechazar no solo una sino dos de las solicitudes del lector. Al utilizar una fraseología legalista y un vocabulario latino, el escritor reduce la naturaleza personal de la comunicación y la transforma en una declaración formal. Da una respuesta abstracta, similar a la de un libro de texto, que elimina el tono de rechazo personal.

El solo hecho de que la respuesta 1 sea difícil de leer y de que su impacto sea aburrido puede ser una ventaja estratégica en este tipo de situaciones negativas. Pero si en esta situación un subordinado le presentara la respuesta 1 para que la firmara, ¿sería apropiado que la rechazara porque no está escrita en el estilo usted resulta que como lo mejor en resumen, digamos, ¿el estilo de Response 3?

Ahora veamos la respuesta 2. De nuevo, vemos que la falta de calidez personal puede ser muy apropiada para la situación en cuestión. Casi de inmediato, la carta vuelve a caer en la impersonalidad. Y al usar la pasiva constantemente, el escritor evita la necesidad de decir «Debo decir que no». Además, el término interpretado refuerza la pasiva del segundo párrafo. Este término es una forma muy débil, pero posiblemente una forma estratégicamente acertada de dar a entender que algunos personas ( otro la gente, no el escritor) podrían interpretar la petición de Scalpel como una invitación a participar en una acción indebida. Ahora podemos ver que, en lugar de parecer aburrida y carente de calidez personal como lo hacía en resumen, la respuesta 2 puede ser el tipo de carta que haríamos bien en enviar, es decir, cuando hayamos tenido en cuenta toda la situación y no solo nuestros gustos y disgustos personales.

La tercera respuesta y, en mayor medida, la cuarta, tienen estilos que son estratégicamente inapropiados para esta situación. De hecho, Scalpel bien podría considerar que el colorido estilo de la cuarta respuesta es muy ofensivo. Ambas respuestas señalan directa y contundentemente el conflicto obvio, pero al ser tan directas cada una de ellas corre el riesgo de ofenderlo sutilmente. (La tercera respuesta es «puede ver la posición conflictiva en la que estaría si estuviera en el equipo de evaluación» y la cuarta es «¡No debería ser juez y abogado al mismo tiempo!») Podríamos argumentar con bastante fuerza que el estilo directo, contundente y sincero de la tercera respuesta y el estilo «publicitario» desenfadado, cálido, colorido e intensamente personal de la cuarta respuesta pueden resultar ineficaces en una situación delicada y negativa como esta.

¿Qué efecto quiere?

En este momento, los lectores pueden decir: «Está bien. Estoy convencido. Necesito ajustar mi estilo a lo que sea apropiado en cada situación. Y también necesito dar instrucciones a los demás para que sepan cómo ajustar sus estilos. ¡Pero no tengo ni la más remota idea de cómo hacerlo!» A continuación, se muestran algunas sugerencias para variar su estilo de escritura. No estoy insinuando que una comunicación deba escribirse en un solo estilo. Una carta para leer en voz alta en la fiesta de jubilación de un colega, por ejemplo, puede requerir no solo un estilo cálido y personal, sino también un toque de colorido. Un informe analítico extenso puede requerir un estilo pasivo e impersonal, pero la carta de presentación persuasiva puede requerir que las recomendaciones se presenten con un estilo muy contundente.

Para un estilo contundente

Este estilo solo suele ser apropiado en situaciones en las que el escritor tiene el poder, como en las solicitudes de acción en forma de órdenes o cuando le dice no con firmeza pero educadamente a un subordinado.

• Utilice la voz activa. Haga que sus frases hagan algo con las personas y los objetos, no que se queden ahí tiradas que les hagan cosas, sino que den órdenes: «Corrija este error de inmediato» (entenderá que es el tema) en lugar de «Se debe hacer una corrección» (lo que deja al lector preguntándose quién la hizo).

• Da un paso adelante y sé contado: «He decidido no recomendarlo para el ascenso» en lugar de «Lamentablemente, no hay una recomendación positiva para su promoción».

• No se ande por las ramas ni actúe como un político. Si hay que decir algo, dígalo directamente.

• Escriba la mayoría de sus oraciones en orden sujeto-verbo-objeto. No las debilite poniendo frases tontas antes del asunto:

«He decidido financiar su proyecto» en lugar de «Tras mucha deliberación y sopesar los pros y los contras, he decidido financiar su proyecto».

• No debilite las frases relegando el punto o la acción a una cláusula subordinada:

Si lo que quiere decir es que su empresa ha ganado un contrato, diga «Acme ganó el contrato, aunque la licitación fue intensa y altamente competitiva», no «Aunque Acme ganó el contrato, la licitación fue intensa y altamente competitiva».

• Adopte un tono de confianza y seguridad en lo que dice evitando palabras comadrejas como:

«Posiblemente», «quizás», «quizás».

«Se podría concluir que».

«Algunos podrían concluir eso».

Para un estilo pasivo

Este estilo suele ser apropiado en situaciones negativas y en situaciones en las que el escritor está en una posición más baja que el lector.

• Evite el imperativo: nunca dé una orden:

Diga: «Debería idearse una presentación de ideas más eficaz y que ahorre tiempo antes de nuestra próxima reunión» en lugar de «Haga un mejor trabajo al presentar sus ideas en nuestra próxima reunión». Respete mi hora y vaya directo al grano».

• Utilice con fuerza la voz pasiva porque subordina al sujeto al final de la oración o lo entierra por completo. La pasiva es especialmente útil cuando se encuentra en una posición de bajo poder y necesita transmitir información negativa a un lector que ocupa una posición superior (un cliente importante, por ejemplo):

Diga «Su empresa desperdicia recursos valiosos» en lugar de «Su empresa desperdicia recursos valiosos» o, lo que es peor, «Está desperdiciando recursos valiosos».

• Evite asumir la responsabilidad por las declaraciones negativas atribuyéndolas a «otras personas» impersonales y sin rostro:

Diga: «Es más que posible que algunos observadores planteen varias objeciones a los planes que ha propuesto» o «Las personas hostiles a sus planes podrían plantear varias objeciones» en lugar de «Tengo varias objeciones a sus planes».

• Utilice palabras comadrejas, especialmente si el lector está en una posición de alto poder y no le gustará lo que dice.

• Utilice frases largas y párrafos pesados para ralentizar la comprensión del lector de la información confidencial o negativa.

Para un estilo personal

Este estilo suele ser apropiado en situaciones de buenas noticias y solicitudes de acción persuasivas.

• Utilice la voz activa, que lo coloca, como escritor, al principio de las frases: «Muchas gracias por sus comentarios» o «Agradezco sus comentarios» en lugar de «Sus comentarios los aprecio mucho» o la aún más impersonal: «Sus comentarios fueron muy apreciados».

• Utilice los nombres de las personas (nombres, cuando proceda) en lugar de hacer referencia a ellas por su título:

«Bill James asistió a la reunión» en lugar de «El director de Acme asistió a la reunión».

• Utilice pronombres personales, especialmente «usted» y «yo», cuando diga cosas positivas:

«Agradezco mucho el trabajo que ha realizado» en lugar de «El trabajo que ha realizado es apreciado».

• Utilice frases cortas que capturen el ritmo de una conversación normal:

«He discutido su propuesta con Frank. ¡Está de acuerdo!» en lugar de «Es para informarle de que su propuesta se examinó en la reunión del viernes y que se consideró con favor».

• Utilice las contracciones («no puedo», «no quiero», «no debería») para que suene informal y conversacional.

• Preguntas directas al lector: «Pregúntese cómo le gustaría ahorrar a su empresa$10,000?”

• Introduzca ideas y referencias personales positivas que hagan que el lector sepa que esta carta es realmente para él o ella y no algún tipo de carta modelo enviada a cualquiera.

Para un estilo impersonal

Este estilo suele ser apropiado en situaciones negativas y de transmisión de información. Siempre es apropiado en la redacción técnica y científica y, normalmente, cuando escribe para lectores técnicos.

• Evite usar los nombres de las personas, especialmente los nombres de pila. Consulte a las personas, si las hay, por título o descripción del puesto:

«Me gustaría saber qué opina de este plan» en lugar de «¿Qué opina de esto, Herb?»

«Nuestra vicepresidenta de finanzas» o «el departamento de finanzas», no «Sra. Jones».

• Evite usar pronombres personales, especialmente «usted» y «yo» (puede que «nosotros» esté bien porque la empresa, nosotros, no tiene rostro y es impersonal):

«La logística es difícil y puede que la idea no funcione» en lugar de «Creo que ha planificado las cosas para que la logística sea difícil y que su idea no funcione». «Nos preguntamos si la idea funcionará» en lugar de «No creo que la idea funcione».

• Utilice la voz pasiva para desaparecer cómodamente cuando lo desee:

«Se ha cometido un error en los cálculos» en lugar de «Creo que sus cálculos son incorrectos».

• Haga que algunas de sus oraciones sean complejas y que otras tengan párrafos; evite el estilo de conversación rápido, directo y de oraciones simples.

Para un estilo colorido

A veces, un estilo animado es apropiado en situaciones de buenas noticias. Se encuentra más comúnmente en la redacción altamente persuasiva de anuncios y cartas de venta.

• Inserte algunos adjetivos y adverbios:

En lugar de «Esta propuesta ahorrará recursos corporativos», escriba «Esta propuesta (contundente) (aumento de la productividad) (ahorro de dinero) salvará (fácilmente) (seguramente) (rápidamente) (inmediatamente) nuestros recursos corporativos (ganados con tanto esfuerzo) (cada vez más escasos) (cuidadosamente guardados)».

• Si procede, utilice una metáfora (A es B) o un símil (A es como B) para hacer una observación: «Realmente, este programa es un milagro de diseño lógico». «Nuestra solución ataca el mismísimo raíz de los problemas de Acme». «Este programa es como magia en su capacidad de…»

Para un estilo menos colorido

Al evitar los adjetivos, los adverbios, las metáforas y las figuras retóricas, puede hacer que su estilo sea menos colorido. Este estilo es apropiado para la escritura comercial normal y también se debe a:

• Combinar el estilo impersonal con el estilo pasivo.

• Emplear palabras que eliminen cualquier apariencia de ingenio, vivacidad y vigor de la escritura.

Tenga en cuenta que estos seis estilos no se excluyen mutuamente. Hay cierto solapamiento. Un estilo pasivo suele ser mucho más impersonal que personal y tampoco es muy colorido. Es probable que un estilo contundente sea más personal que impersonal, y un estilo colorido es probable que sea bastante contundente. Sin embargo, estos estilos son lo suficientemente distintos como para justificar que se hable de ellos. Si no hacemos esas distinciones, el estilo pasa a ser un término general que no significa nada específico. Aunque no sean precisas, estas distinciones nos permiten hablar del estilo y sus elementos y aprender a escribir de manera adecuada para cada situación.

Discuta primero las necesidades

¿Qué conclusiones podemos sacar de este debate? Simplemente eso, ya sea que escriba sus propias cartas o tenga que gestionar la escritura de los subordinados, para ser un comunicador eficaz, debe darse cuenta de que:

1. Cada estilo tiene un impacto en el lector.

2. El estilo comunica a los lectores casi tanto como el contenido de un mensaje.

3. El estilo no puede aislarse de una situación.

4. Generalizar sobre qué estilo es el mejor en todas las situaciones es imposible.

5. El estilo debe modificarse para adaptarlo a las circunstancias.

6. El estilo debe discutirse con sensatez en la situación laboral.

Cosas en las que se fabrica el estilo

Para Frank A. Nichols, secretario del Club de Libre Comercio de Concord Hartford, marzo de 1885 Estimado señor: Recibo su favor del 24º inst., transmitiéndole la gratificante

…

Estas conclusiones serán de evidente ayuda para los directivos que escriben sus propias cartas. Pero, ¿de qué servirán estas conclusiones para los directivos que dirigen a los asistentes en la redacción de cartas? En muchos casos, las tareas de escritura van directamente a los subordinados para su manipulación. A menudo, el gerente y el asistente no tienen la oportunidad de hablar juntos de estrategia de estilo. En esos casos, en lugar de limitarse a enviar una respuesta para su firma, el subordinado haría bien en añadir una nota: «Creo que se trata de una situación muy delicada. Por lo tanto, volví deliberadamente a un estilo en gran medida impersonal y pasivo». Al menos, el jefe no llegará a la conclusión precipitada de que el asistente ha escrito una carta de bajo impacto por accidente.

Cuando envían las tareas de escritura a los asistentes, los superiores podrían ahorrar mucho tiempo valioso y evitar la angustia mutua si les dijeran a los subordinados qué estilo les parece estratégicamente prudente en cada situación. Jugar juegos de adivinanzas también es una pérdida de dinero.

Y si, como suele ocurrir, ni el superior ni el subordinado tienen una idea clara del estilo que es mejor, los dos pueden ponerse de acuerdo en redactar primero una respuesta con un estilo y, si no suena bien, en ajustar el estilo en consecuencia.

Los que escriben sus propias cartas pueden intentar redactar varias respuestas a situaciones difíciles pero importantes, cada una con un estilo diferente. Es aconsejable dormir sobre ellas y luego decidir qué suena mejor.

Ya sea que escriba para sí mismo o para otra persona, es muy poco probable que, en situaciones difíciles, usted o cualquier otra persona firme el primer borrador. Solo el aficionado espera escribir a la perfección en el primer intento. Si aprende a controlar su estilo y a diseñar el tono de sus comunicaciones, puede hacer que su escritura sea eficaz.

1. William Strunk, Jr. y E.B. White, Los elementos del estilo (Nueva York: Macmillan, 1979).

2. Un manual de estilo (Chicago: Prensa de la Universidad de Chicago, 1969).

3. Diccionario del idioma inglés de la herencia estadounidense (Boston: American Heritage y Houghton Mifflin, 1969).