Ventajas de la contabilidad de fondos en organizaciones sin fines de lucro

Las preocupaciones financieras de la ciudad de Nueva York a principios de la década de 1970 comenzaron a registrarse en el mercado de bonos en octubre de 1974, cuando la ciudad tuvo dificultades para vender sus valores por primera vez. Estos problemas alcanzaron una fase de crisis en 1976, y no fue hasta entonces cuando los servicios de calificación de bonos redujeron la calificación de los bonos de la ciudad. En este y otros casos, la calificación de los bonos no anticipó la crisis, sino que se sometió a un ajuste solo después de que la realidad se hubiera hecho evidente.

Muchos contadores y observadores de los mercados de capitales municipales afirman que las causas de tal malentendido de la verdadera situación financiera en un gobierno u otra organización sin fines de lucro son el uso de la contabilidad de fondos y la falta de buenos sistemas de control interno y de presentación de informes. En el caso de la ciudad de Nueva York, la Oficina General de Contabilidad encontró que la ciudad tenía una estructura de control de fondos deficiente, transfería dinero ilegalmente entre los fondos y operaba un sistema de presupuestación de programas descontrolado.

Otros ejemplos de organizaciones privadas sin fines de lucro en problemas incluyen hospitales que no pagaron préstamos y las 39 universidades de cuatro años, 32 universidades de dos años y otras 37 instituciones educativas que cerraron durante la década de 1970. De hecho, algunos miembros del consejo de administración de empresas sin fines de lucro han sido demandados por mala práctica y gestión de inversiones defectuosa.¹

Al mismo tiempo, las organizaciones sin fines de lucro privadas, que dependen cada vez más de los mercados financieros para obtener fondos de capital, deben obtener y mantener calificaciones crediticias y de bonos satisfactorias para obtener estos fondos. Pero eso no es fácil; los mercados de capitales consideran que los hospitales privados, por ejemplo, son tan riesgosos que un bono hospitalario exento de impuestos, calificado por Moody's o Standard & Poor's como igual en riesgo que un bono fiscal municipal exento de impuestos, suele conllevar un costo de interés adicional de 40 a 160 puntos básicos.

Es evidente que estas organizaciones sin fines de lucro, incluidos hospitales, instituciones educativas, grupos religiosos, grupos artísticos, agencias sociales y museos, así como municipios, están bajo presión para que se comprenda mejor su situación financiera. Sus gerentes, sus miembros de la junta o fideicomisarios y los contribuyentes deben entender y tratar los informes que presentan su situación financiera. Así armados, pueden presionar para que se gestione mejor estas instituciones.

Una respuesta a los problemas que hemos citado ha sido la recomendación de que se adopten procedimientos de contabilidad empresarial y de presentación de informes financieros para hacer que las declaraciones de las organizaciones sin fines de lucro sean menos complejas, más comprensibles y, por lo tanto, más fáciles de analizar. Tomamos la posición opuesta y sostenemos que:

1. Las empresas sin ánimo de lucro tienen estructuras financieras diferentes a las de las empresas.

2. Los objetivos de las organizaciones sin fines de lucro difieren de los de las organizaciones con fines de lucro en tal grado que formatos similares podrían inducir a error y confundirían a quienes evalúan la gestión financiera de las organizaciones sin fines de lucro.

3. Las deficiencias en los controles contables, más que en los principios contables de las organizaciones sin fines de lucro, han contribuido a las dificultades que han afectado a estas instituciones sin fines de lucro.

4. Quienes administran y tratan con instituciones sin fines de lucro deben estar más familiarizados con los requisitos únicos de las estructuras financieras y las prácticas contables de las organizaciones sin fines de lucro. No deben basarse en la familiaridad con la contabilidad y la administración financieras de las empresas.

Las recomendaciones para reformar la contabilidad sin fines de lucro son abundantes. La mayoría de ellos coinciden en que la estructura contable de las instituciones sin fines de lucro es innecesariamente compleja, que la complejidad inhibe el análisis y la gestión financieros inteligentes y que se necesita una simplificación drástica de los estados financieros. Las recomendaciones se concentran en dos objetivos de simplificación.

En primer lugar, todas las organizaciones sin fines de lucro presentan los estados financieros de cada grupo de fondos, que son entidades contables independientes y autoequilibradas dentro de la estructura. Por lo general, una organización sin fines de lucro tiene cuatro (o más) grupos de fondos y presenta 3 estados financieros por grupo, o 12 en total. Supuestamente esto crea una sobrecarga de información y, por lo tanto, la agregación de los fondos en un conjunto consolidado de estados de cuenta resolvería el problema.

En segundo lugar, muchas organizaciones sin fines de lucro, en particular las del gobierno, combinan su contabilidad financiera con sus sistemas presupuestarios. Reportan los ingresos y gastos reales y los comparan con los presupuestados. Los gastos anticipados se basan en pedidos de compra, cuyo total se reconoce como compromiso u obligación con cargo al presupuesto. Algunos contables afirman que esta contabilidad de gravámenes confunde al lector del declaración. La guía de auditoría de la AICPA sobre colegios y universidades les obliga a reconocer los gravámenes,² y esta práctica se ha instado también a las organizaciones gubernamentales.

Estas recomendaciones han sido expresadas por diversos y respetados segmentos de la comunidad contable, desde representantes de las «ocho grandes» firmas de contabilidad hasta las facultades de contabilidad de varias universidades.³ Los grupos profesionales, como la Asociación Americana de Contabilidad, han recomendado la inclusión de estados consolidados como información complementaria en los informes financieros municipales.⁴ El Tesoro de los Estados Unidos ha emitido un conjunto prototípico de estados financieros consolidados para el gobierno federal en su conjunto.⁵ El Consejo de Normas de Contabilidad Financiera (FASB), reconociendo la importancia de este asunto, encargó un proyecto de investigación a Robert N. Anthony de Harvard para delimitar los temas relevantes de la contabilidad de las organizaciones sin fines de lucro.⁶

La única voz en defensa de las prácticas actuales ha venido de las propias organizaciones sin fines de lucro.⁷ Pero sus argumentos han sido poco convincentes y la marea parece ir en contra de ellos.

En este artículo, explicamos la contabilidad de las empresas sin fines de lucro, examinamos su relevancia y comentamos los cambios propuestos. En nuestra opinión, la contabilidad de fondos y la contabilidad presupuestaria no deben abandonarse. Por el contrario, consideramos que son métodos tan informativos que instamos a la adopción de algunos aspectos de la contabilidad sin fines de lucro en las empresas. Antes de presentar estos argumentos, es necesario explicar la naturaleza de la contabilidad en las organizaciones sin fines de lucro.

¿Qué es la contabilidad de fondos?

Los fondos de una empresa sin fines de lucro son como una colección de tarros de galletas en los que se almacenan recursos para diversos fines. Consisten en fondos corrientes, que tienen en cuenta los recursos que se han de gastar para fines operativos corrientes (similar al capital de trabajo de explotación); fondos vegetales, que representan los activos fijos de la organización; fondos de dotación, que representan recursos generadores de ingresos cuyo principal no se puede consumir pero cuyos ingresos pueden utilizarse para diversos fines; y fondos para fines especiales, que tienen en cuenta los recursos utilizados para objetivos específicos, como un fondo de evaluación especial en un municipio, un fondo para préstamos estudiantiles en un colegio o universidad y un fondo de deuda para contabilizar otras obligaciones a largo plazo de la organización.

Los balances de estos fondos tienen en cuenta las formas de inversión del capital, o de los activos, de los fondos. También representan las fuentes de ese capital. Estas fuentes son de dos tipos: pasivos, adeudados a personas ajenas y saldos de fondos, que representan el capital generado internamente. (El saldo actual del fondo es económicamente análogo a las ganancias retenidas en una empresa. Sin embargo, en lugar de ser propiedad de los accionistas de la organización, los fondos están en manos de los fideicomisarios).

Los fondos para las operaciones actuales suelen subdividirse en dos grupos: aquellos, como los fondos de subvenciones, que los donantes o los otorgantes limitan a determinados usos y los que no tienen restricciones. Por lo general, cada declaración de fondos indica en la parte superior a qué grupo pertenecen sus fondos.

Los estados de fondos restantes indican las restricciones de manera más sutil. El fondo de dotación generalmente tiene una subdivisión de su saldo que indica qué parte de los activos del fondo de dotación son dotación «verdadera», restringida por los donantes, y cuánto son «cuasidotaciones» o «fondos que funcionan como dotación», que la junta ha colocado en el fondo de dotación. Al no estar restringidos, los fondos cuasi-dotados se pueden utilizar de cualquier manera y retirar a discreción de la junta.

Del mismo modo, los saldos de los fondos del fondo de planta indican (1) qué parte de los activos del fondo de planta están obligados legalmente a permanecer allí por epígrafes tales como «fondos para renovación y reemplazo» y «fondos para la jubilación del endeudamiento»; (2) qué parte de los activos son fondos invertidos en la planta existente; y (3) cuánto son recursos no gastados colocados allí a discreción de la junta o recibidos como obsequios o subvenciones con este fin.

Por lo tanto, los estados contables del fondo proporcionan tres datos esenciales sobre los recursos: su finalidad, los límites legales de su uso fijados por los donantes y las decisiones revocables tomadas por la junta sobre su uso. Aunque el formato de los fondos difiere de una parte del sector sin fines de lucro a otra, esta información se transmite en los estados de fondos de todas las organizaciones sin fines de lucro. En los hospitales, por ejemplo, los fondos se agrupan primero por su naturaleza restringida o sin restricciones y luego por su finalidad; pero los tres hechos aparecen en las declaraciones.

El reconocimiento de las transferencias y préstamos entre fondos requiere un conjunto de cuentas exclusivo de las organizaciones sin fines de lucro. Dichas transferencias y préstamos difieren de los gastos porque representan movimientos de capital, no consumo de capital. Pueden ser legalmente necesarios; por ejemplo, un contrato de bonos a menudo requiere que el fondo actual transfiera efectivo a la deuda o al fondo de planta para fines del servicio de la deuda.

También se pueden hacer transferencias discrecionales para llevar a cabo la estrategia de la junta. Para financiar la renovación de un edificio, los directores pueden transferir una parte de los saldos de fondos sin restricciones y la cantidad equivalente de activos líquidos sin restricciones al fondo de planta. Por lo tanto, las transferencias entre fondos indican demandas externas sobre la disposición de capital (transferencias obligatorias) o la estrategia de la junta (transferencias no obligatorias).

Las transferencias se contabilizan en el declaración de cambios en los saldos de fondos, un declaración exclusivo de las organizaciones sin fines de lucro. Registra los ingresos, gastos y transferencias que han provocado que el saldo del fondo cambie a lo largo del período del informe. La dirección de las transferencias entre las agrupaciones de fondos suele ser un excelente indicador de la estrategia financiera a largo plazo de la organización. Por ejemplo:

• Las transferencias sustanciales de la planta y los fondos de dotación a los fondos actuales pueden indicar estrés fiscal. Con fines operativos, la organización canibaliza fondos que se reservaron para mantener o ampliar su base de capital.
• La existencia de préstamos entre fondos sustanciales, en particular aquellos de larga duración y en los que el fondo «deudor» parece carecer de los recursos para reembolsar dicho préstamo, también indica estrés fiscal. El reembolso de los préstamos entre fondos suele ser una obligación legal.

Además, el declaración de cambios en los saldos de los fondos documenta la combinación de fondos recibidos, un factor crítico en la movilidad financiera a largo plazo de la entidad. Si, por ejemplo, la institución atrae donaciones restringidas en su mayoría, con escasas dotaciones o donaciones sin restricciones, sus fondos operativos pueden sufrir eventualmente. Del mismo modo, si recibe pocas donaciones de dotación, es posible que su capital de dotación no crezca lo suficiente como para generar los mayores ingresos necesarios en los próximos años para seguir el ritmo de los costos.

Justificación de la contabilidad de fondos

Los sistemas de contabilidad de fondos se diseñaron para ayudar a los fideicomisarios a cumplir con su obligación legal de utilizar cada uno de los diversos fondos de la institución de acuerdo con sus directrices. Aunque las empresas, por supuesto, obtienen la mayor parte de sus ingresos operativos de la venta de sus bienes o servicios, las organizaciones sin fines de lucro deben depender de fuentes no relacionadas con los ingresos, tales como donaciones, ingresos por donaciones y servicios y bienes donados. Además, como hemos indicado, las fuentes de ingresos suelen tener limitaciones. Por ejemplo, una parte de los ingresos de un hospital por servicios prestados a menudo debe utilizarse para financiar una reserva de reemplazo de plantas.

La responsabilidad legal de los fideicomisarios de asegurar los fondos y mantenerlos disponibles para fines específicos no siempre caducan una vez que se ha gastado el dinero. Si, por ejemplo, hace mucho tiempo habían recibido un regalo para la construcción de un laboratorio, es posible que el producto de la venta final de esa estructura no esté disponible para fines generales. Es posible que una parte de las ganancias deba devolverse al donante o reutilizarse para el propósito original de alguna manera.

En las empresas, los gastos de capital a menudo se financian únicamente con ganancias retenidas o deuda, pero en el sector de las organizaciones sin fines de lucro también se suscriben mediante asignaciones o campañas de fondos de capital. El administrador de la organización administra el presupuesto de capital como una responsabilidad de planificación financiera separada y lo mantiene como un fondo especial.

Si la institución decide depender de los fondos operativos y el superávit (exceso de los ingresos sobre los gastos operativos) en lugar de recurrir a un préstamo, una campaña de recaudación de fondos u otros medios externos para pagar o reemplazar los activos de capital, transferirá la cantidad disponible en el saldo actual del fondo operativo al fondo de planta.

Las fuentes de ingresos «no recíprocas», como las donaciones, podrían contabilizarse con los principios de contabilidad empresarial si no se les impusieran condiciones. Sin embargo, cada cobro o grupo de cobros requiere la creación de una entidad administrada por separado. Por ejemplo, un regalo de$ 10,000 recaudados mediante la solicitud de contribuciones de miembros de una clase de graduados universitarios para establecer una beca se reflejan en un balance de fondos restringidos de la siguiente manera:

Efectivo:$ Saldo del fondo de becas 10.000:$10,000.

Cuando un$ Se otorgan 3.000 becas a un estudiante, el monto se incluye en los ingresos por matrícula y se registra como transferencia a un fondo corriente sin restricciones.

El balance del fondo restringido aparece de la siguiente manera:

Efectivo:$ Saldo del fondo de becas 7.000:$7,000.

El fondo de becas ha emitido efectivamente un cheque para$ 3.000 para el estudiante, que a su vez lo ha pagado a la universidad. Por lo general, la universidad no tendría una cuenta de efectivo para cada fondo; mantendría todo el efectivo mancomunado en un número limitado de cuentas bancarias y todas las inversiones de fondos de dotación agrupadas en una cartera. La cuenta de fondos proporciona control sobre el importe total disponible y los activos que se utilizarán para el propósito particular.

Presupuestos y compromisos

Muchas organizaciones sin fines de lucro, en particular las gubernamentales, incluyen sus presupuestos en sus estados financieros. Sus informes de fin de período comparan los eventos presupuestados con los eventos reales. Sus balances provisionales indican un activo llamado «ingresos estimados» que da cuenta de los ingresos presupuestados y un pasivo llamado «asignaciones» que da cuenta de los gastos anticipados. A medida que se materializan los ingresos y los gastos, estas cuentas disminuyen en magnitud para reflejar la transferencia de transacciones presupuestadas a transacciones reales. Sirven como medida del progreso para lograr los resultados financieros deseados.

Las organizaciones gubernamentales incorporan los presupuestos en sus estados financieros porque su propósito es ejecutar el presupuesto creado por el poder legislativo. De hecho, la contabilidad de fondos se originó en el siglo XIII como resultado de la Carta Magna, que afirmaba los derechos de los señores ingleses (o legislatura) sobre la monarquía (o el poder ejecutivo). El propósito de la contabilidad de fondos y la contabilidad presupuestaria —ayudar a la legislatura a mantener el control del poder ejecutivo— no ha cambiado en los 700 años transcurridos.

Al crear cuentas de gravámenes u obligaciones cuando se emite una orden de compra u otro tipo de obligación similar, muchas instituciones sin fines de lucro reconocen los compromisos u obligaciones para gastos futuros en un momento mucho antes que las empresas. Estos últimos reconocen tal responsabilidad futura solo cuando se entregan los bienes o servicios y hay pruebas objetivas de su valor o cuando es bastante seguro que se realizará un desembolso, como en el caso de las contingencias.

El reconocimiento de cargas mide el consumo futuro de recursos. La asunción de una obligación, anotada durante el período fiscal en el que se reconoce el gravamen, no es más que el primer paso del proceso que, en algún momento posterior, dará lugar a un gasto real. Sin embargo, el reconocimiento de los gravámenes proporciona información muy útil sobre los recursos disponibles. Cuando se combina con el reconocimiento de las entradas de recursos presupuestados, la contabilidad de compromisos permite medir continuamente los recursos no comprometidos que se pueden utilizar libremente para alcanzar los objetivos del fondo.

El reconocimiento de gravámenes es particularmente útil para las agencias gubernamentales porque su misión principal es controlar el flujo de recursos. (Los funcionarios del gobierno de los Estados Unidos están obligados legalmente a devolver el dinero si comprometen en exceso los fondos asignados). El reconocimiento de gravámenes también lo utilizan las organizaciones que tienen grandes proyectos a largo plazo, como los contratistas de defensa.

Caso de Pepys College

Como lo ilustra una mirada a Pepys College, un declaración financiero convencional con fines de lucro (Anexo I) proporciona una imagen sencilla pero engañosa de la situación financiera de la universidad. Un analista que examine el balance corporativo podría concluir ingenuamente que el saldo del fondo presenta un panorama financiero muy sólido, porque en el papel el patrimonio neto es$ 9.850.000, la relación actual es de casi 3 a 1, y la pequeña cantidad de deuda podría retirarse fácilmente liquidando algunos valores negociables.

Anexo I Balance del Pepys College al 31 de diciembre de 1979, Contabilidad del Sector Privado (en miles de $)

El declaración contable del fondo proporciona una imagen mucho más precisa. Un examen del balance de Pepys (Gráfico II) sugiere lo siguiente:

Anexo II Balance del Pepys College al 31 de diciembre de 1979, Declaración del fondo (en miles de $)

• El fondo actual está corto de efectivo. El$ Se necesitaban 500.000 hipotecas no para financiar terrenos y edificios, sino para cubrir una escasez en el fondo operativo. La existencia de un préstamo del fondo de planta al fondo de explotación lleva a esta conclusión. (Tenga en cuenta que cuando los fondos se agregan en el Anexo I, el préstamo se amortiza; por lo tanto, este balance no da ninguna indicación de una obligación importante entre fondos).
• El saldo actual sin restricciones del fondo tiene un$ Déficit de 700.000. Esto es comparable a un déficit de ganancias retenidas que, si continúa creciendo, podría obligar a la organización a la quiebra.
• El fondo actual sin restricciones ha tomado prestados los activos del fondo restringido actual. Si el$ 500.000 en donaciones restringidas no se utilizan para los fines designados, la cantidad se puede devolver a los donantes. La devolución de estos fondos provocaría una grave escasez de efectivo. Uno se pregunta si este «préstamo» se puede reembolsar, como debe ser en última instancia.

• El efectivo del fondo de dotación—$ 50.000: forma parte de la inversión en dotación. Probablemente se invertirá o guardará en una cuenta de ingresos, en cuyo caso no se podrá utilizar para fines de capital de trabajo.
• La inversión del fondo de dotación no se puede liquidar excepto por el$ 110.000 de cuasidotación. Esto representa fondos gastables que la junta directiva de Pepys ha añadido a la dotación para establecer una fuente de ingresos anuales disponibles para fines restringidos.
• Si bien una parte de la planta podría venderse para generar capital de trabajo, es posible que los ingresos no se puedan utilizar como recursos sin restricciones.
• La gerencia ha recibido un$ Donación de 100.000 limitada a adiciones de capital o ha reservado$ 100.000 de los fondos operativos actuales para la adición o reemplazo de la planta que se necesitarán en el marco de su plan de presupuesto de capital.

Estas observaciones indican que la entidad es mucho menos solvente de lo que muestra el balance de una empresa. Según los principios de contabilidad empresarial, las restricciones a los activos y saldos de los fondos sin duda se explicarían en notas al pie de página elaboradas, que por lo general no se leen con la misma atención que el resto del informe. Pero la contabilidad de fondos los incorpora en el cuerpo del declaración.

Para completar nuestra revisión de la contabilidad de los fondos, veamos brevemente el declaración de cambios más complejo en los saldos de los fondos (Gráfico III). Este declaración incorpora elementos de un estado de resultados de la empresa, el declaración de cambios en el patrimonio de los accionistas y el estado de cambios en la situación financiera. Sin embargo, no es estrictamente comparable a ninguno de ellos porque refleja no solo los movimientos de los ingresos y gastos de explotación, sino también las fuentes no operativas y los usos del capital; rastrea estos movimientos entre los fondos; y distingue entre recursos restringidos y no restringidos.

Anexo III Pepys College: estado de cambios en el saldo de fondos para el año terminado el 31 de diciembre de 1979 (en miles de $)

Por lo tanto, para cada grupo de fondos con fines similares y de tamaño material, el declaración refleja los ingresos que fluyen, los gastos y las transferencias de capital entre los fondos. La declaración permite a la administración y a los fideicomisarios hacer un seguimiento de los recursos.

Para cada fondo enumerado en el Anexo III, examinaremos la información que se puede obtener de la declaración y sugeriremos preguntas que debería plantear para cualquier fideicomisario de alerta que lo revise.

Fondos corrientes, sin restricciones

Estos fondos generaron ingresos de$ 560.000 de fuentes típicas y tenía gastos (excluyendo la asignación por depreciación) de$ 220.000, produciendo así un excedente de$ 340.000 antes de las transferencias. Las transferencias a la dotación de$ 100.000 y para la renovación de la planta de$ 40.000 reflejan el juicio de los fideicomisarios sobre la necesidad de construir dotaciones y mantener la planta a un cierto nivel. (La guía de auditoría de la AICPA para colegios y universidades deja optativo el reconocimiento de la depreciación en el fondo de la planta. La guía de auditoría no permite la depreciación del fondo actual para actividades de instrucción e investigación.)

Algunos argumentarían que el declaración debería informar sobre el cambio neto en el saldo de los fondos corrientes sin restricciones, no como$ 200.000 pero como$ 340.000 y debe omitir la mención de transferencias posteriores entre fondos. Sin embargo, una descripción detallada de estas transferencias proporciona información sobre la capacidad de financiación de la institución y el interés de los fideicomisarios en desarrollar políticas para mantener la dotación y la planta.

Las preguntas planteadas sobre los fondos actuales sin restricciones de la lectura de este informe pueden incluir:

• ¿Los ingresos de explotación cubren los gastos operativos y las transferencias obligatorias?
• ¿Están justificadas las transferencias no obligatorias?
• ¿Los ingresos «blandos» e impredecibles, como las donaciones, se combinan con gastos variables «blandos»?
• ¿Las transferencias para reponer activos fijos están cubiertas por los ingresos de explotación?

Fondos corrientes, restringidos

Sus únicos ingresos fueron$ 40.000 de ingresos de dotación. Sólo$ Se gastaron 10.000 en becas y$ Se requieren 10.000 dólares para ser reinvertidos en el fondo de dotación. El hecho de que la institución no haya recibido donaciones adicionales restringidas y haya utilizado solo una pequeña parte del saldo del fondo suscita dudas sobre este fondo:

• ¿Las políticas de desarrollo de la universidad desalientan las donaciones restringidas?
• ¿Continuarían los gastos cubiertos ahora por donaciones restringidas si estos fondos no estuvieran disponibles?
• ¿En qué medida los fondos restringidos financian las operaciones corrientes?
• ¿Podrían haberse utilizado otros fondos restringidos para financiar los gastos actuales sin restricciones?
• ¿Qué políticas institucionales determinan el uso de fondos corrientes restringidos?

Fondos de plantas

Estos fondos se dividen en dos componentes: los gastados e invertidos en activos fijos y los que aún no se han gastado. Estos fondos se incrementaron por el$ 50.000 que se utilizan y se declaran por debajo de los gastos de los fondos de la planta, sin gastar. Dos cuestiones planteadas al leer la declaración son (1) si el$ 40.000 transferidos de fondos actuales sin restricciones es una adición adecuada a los fondos de planta no utilizados y (2) si el total no gastado de$ 100.000 son suficientes para las necesidades actuales. Estas preguntas deben responderse a la luz de lo que los fideicomisarios interpretan como la capacidad futura de la institución para generar donaciones para adiciones importantes.

Una cuestión relacionada importante es si los precios cobrados por los servicios prestados por el fondo actual cubren el desgaste de los activos de la planta. Si la universidad no puede financiar estas reposiciones a través de una campaña de fondos de capital, la transferencia de fondos actual puede ser, en efecto, una provisión para la depreciación o el reemplazo de la planta.

Fondos de dotación

Estos fondos recibieron donaciones de$ 20.000, apreciado por$ 40.000, y recibidos$ 100.000 transferidos de la cuenta corriente del fondo. Las preguntas que pueden surgir incluyen:

• ¿Está creciendo el capital lo suficientemente rápido como para garantizar que los ingresos por dotación se mantengan al mismo ritmo que la inflación?
• ¿La recaudación de fondos para las necesidades actuales está en equilibrio con la de las necesidades futuras (dotación), o se hace hincapié en una a expensas de la otra?
• ¿En qué medida se designan internamente los aumentos de dotación?
• ¿Cuál es la naturaleza de las restricciones a los ingresos generados por los nuevos fondos de dotación? Si, por ejemplo, el $ El aumento de 170.000 dólares en la dotación fue un regalo para un nuevo programa que de otro modo no se iniciaría, los beneficios financieros serían muy diferentes a los de este caso.

Total, todos los fondos

Si bien esta columna refleja el flujo total de fondos y transacciones financieras, el aumento neto de$ 530.000 no equivale al aumento neto del capital de una corporación. Se necesita información sobre las fuentes de los fondos para evaluar la gestión financiera de Pepys.

Los diferentes tipos de organizaciones sin fines de lucro utilizan estados de cuenta adicionales o ligeramente modificados. Por ejemplo, el balance de un municipio difiere del Anexo II en la existencia de la cuenta de «reserva para gravámenes» discutida anteriormente. Es una reducción directa del saldo del fondo que limita la parte del dinero legislado disponible para compromisos futuros.

El declaración de ingresos, gastos y gravámenes de un municipio (Anexo IV) informa sobre los gravámenes operativos. Permite a la administración realizar un seguimiento de los recursos, del mismo modo que un gestor de proyectos interno de una corporación realiza un seguimiento de los costos presupuestados de un programa con respecto a los costes reales. En el Anexo IV, los fondos son comparables a los proyectos individuales de un sistema de seguimiento de proyectos.

Anexo IV Declaración de ingresos, gastos y gravámenes del Fondo General Municipal correspondiente al año terminado el 31 de diciembre de 1979 (en miles de $)

Respondiendo a los críticos

Debido a la complejidad de los estados contables, muchos profesionales contables han defendido la agregación de los diversos fondos en dos, restringida y sin restricciones, y el cese de la contabilidad presupuestaria y de compromisos. Algunos críticos de la contabilidad de fondos irían aún más lejos y se sumarían a uno fondo, si no fuera por los requisitos legales que justifican la diferenciación entre estas dos categorías básicas. (La ley exige que los fondos restringidos se separen de los fondos sin restricciones en los libros de cuenta).

Independientemente de los méritos de la simplificación, es evidente que debe lograrse a costa de una información más completa. Al reducir el número de transferencias entre fondos notificadas, la agregación limitaría la divulgación de políticas que revelan la filosofía de gestión financiera. Además, la combinación de las actividades del fondo corriente restringido y del fondo de dotación ocultaría la diferencia entre el capital de explotación y el capital permanente.

Otra recomendación, ya aceptada para la contabilidad de fondos hospitalarios, exige la fusión del fondo de plantas con los fondos sin restricciones, excepto para ciertas reservas de reemplazo que son legalmente requeridas por los convenios de bonos. Sin embargo, no está claro que los fondos de las plantas no tengan restricciones. (Los hospitales han adoptado este informe principalmente porque los reembolsos de seguros de terceros se basan en los costos operativos de sus fondos sin restricciones).

Los argumentos a favor de la agregación se apoyan en la idea de que todos los detalles de los estados financieros confunden a los usuarios y la agregación haría que los datos fueran más accesibles para ellos.⁸ La pregunta obvia es: ¿quiénes son los usuarios? Un contador ha propuesto la «prueba de la abuela», para ver si el declaración financiero de la organización sin fines de lucro en particular es entendido por una abuela de inteligencia promedio.⁹ Pero ninguno de los cientos de investigadores que estudian el problema ha demostrado que un porcentaje significativo de usuarios son abuelas o, para el caso, encajan en cualquier otra generalización. Si bien se pueden enumerar muchos grupos de usuarios potenciales, nadie ha documentado la importancia relativa de cada uso al que se destinan los estados financieros.¹⁰

Si bien uno puede aplaudir el sentimiento de que la información debe ser accesible para todos, los partidarios de la prueba de la abuela u otros esquemas sencillos de contabilidad de fondos no reconocen que toda comunicación se basa en la suposición de que los destinatarios entienden el idioma. Los filósofos asumen que sus lectores siguen la lógica. Los contadores deben asumir que sus lectores pueden dar cuenta, es decir, que están educados en esta disciplina. Esa condición necesaria no la cumplen muchos ejecutivos corporativos, y mucho menos las abuelas del mundo.¹¹ Si bien este hecho es lamentable, no se modificará por una simplificación excesiva de los informes de los contables.

Quienes defienden la agregación también asumen que a los usuarios les resultará más fácil entender dos fondos que cuatro fondos; es decir, la mente humana puede procesar la información en dos columnas de números, pero se cortocircuitará cuando se enfrenta a cuatro columnas. Una importante cantidad de literatura, que va desde la obra de Alvin Toffler Shock futuro a artículos de teóricos de la contabilidad, apoya el argumento de que cuando la ingestión de información llega a cierto punto, una «sobrecarga» bloquea el procesamiento posterior de los datos.¹²

Sin embargo, nadie ha localizado el punto de manera concluyente, y las investigaciones exhaustivas hasta el momento han revelado pruebas contradictorias.¹³ Una prueba del efecto de la agregación de los estados financieros municipales arrojó resultados no concluyentes.¹⁴ De hecho, las encuestas de muchos usuarios de los estados financieros de organizaciones sin fines de lucro indican que quieren más información no menos.¹⁵ Si bien las encuestas son predictores poco fiables del comportamiento en situaciones reales, estos resultados refuerzan la justificación de una mayor desagregación en lugar de agregación.

En defensa de la contabilidad presupuestaria

El argumento para la supresión de la contabilidad presupuestaria se basa en parte en una hipótesis similar: que la presentación de un presupuesto y el reconocimiento de los compromisos y otras partidas futuras son demasiado complicadas de descifrar para el usuario mítico. Pero las encuestas de usuarios de estados financieros indican que quieren más información sobre eventos presupuestados.¹⁶ Los analistas de seguridad han estado buscando más datos prospectivos en los informes anuales corporativos, incluidos datos sobre gastos de capital, planes de construcción y financiamiento futuro.

Las empresas sin ánimo de lucro tienen una necesidad más básica de este tipo de información presupuestaria. El beneficio es una medida inapropiada para estas organizaciones. Existentes para beneficiar a la sociedad en su conjunto o a grupos particulares en ella (estudiantes, enfermos, necesitados), son por definición no con fines de lucro. La medida adecuada de su desempeño es el nivel de beneficios alcanzados, no los ingresos. Sin embargo, la capacidad de medir ese nivel es, obviamente, bastante limitada. Aunque nuestra sociedad se beneficia claramente de la educación de nuestros hijos, es imposible ponerle un valor objetivo a esa educación. Por lo tanto, tales beneficios no están incluidos en los estados contables de las organizaciones sin fines de lucro.

Los ingresos y gastos que figuran en los estados financieros son mediciones incompletas del rendimiento. Por ejemplo, el gran saldo negativo del fondo en el balance consolidado del gobierno estadounidense representa, en parte, una inversión en beneficios sociales futuros. Las inversiones realizadas para lograr estos beneficios deben contarse como activos y gastarse a medida que los beneficios se manifiesten. Pero debido a nuestra incapacidad para medir los beneficios, el gobierno gesta las inversiones y no coloca ningún activo correspondiente en el balance.

Los estados financieros resultantes deben interpretarse de forma diferente a los estados corporativos. Un déficit en una empresa sin fines de lucro puede significar que ha invertido en actividades que benefician a las generaciones futuras. La organización sin fines de lucro intenta hacer una coincidencia; la generación que recibe los beneficios también los paga a través de pagos de impuestos futuros. El déficit no es necesariamente una señal de fracaso ni un motivo de preocupación, como ocurre en un negocio.

Por lo tanto, para las organizaciones sin fines de lucro, los informes corporativos tradicionales carecen de sentido. Entonces, ¿cómo se debe medir su rendimiento? Comparando el rendimiento real con el previsto o presupuestado. En el caso de las organizaciones sin fines de lucro privadas, el formato de presentación de informes está estructurado para proporcionar información de medición del desempeño que muestra el grado en que la administración cumplió con los deseos de la junta; en el caso de las organizaciones gubernamentales, el formato mide el desempeño en la ejecución del mandato presupuestario de la funcionarios designados y elegidos que representan al público. Los fondos representan restricciones externas al uso de los recursos, mientras que el presupuesto representa restricciones obligatorias legislativas a la distribución del dinero.

¿Ampliar a la contabilidad empresarial?

Hay buenas razones para creer que el lector de un declaración financiero corporativo podría beneficiarse de tener acceso al mismo tipo de información. De hecho, algunos aspectos de la contabilidad de fondos ya aparecen en la contabilidad empresarial; el Declaración 14 del FASB, sobre la presentación de informes para segmentos de una empresa comercial, es un ejemplo. Al igual que los segmentos de fondos restringidos y sin restricciones deben notificarse para permitir la evaluación de la gestión de estos fondos, es necesario identificar los segmentos de una empresa con respecto al rendimiento y los activos.

Además, la distinción entre recursos corrientes y fijos ya se hace en la mayoría de los balances.¹⁷ Sin embargo, las distinciones se hacen en un solo declaración financiero. Si se realizara una adaptación a gran escala de la contabilidad de los fondos, la información sobre la línea de negocio se utilizaría para todos estados financieros, no sólo para la estado de resultados y los activos del balance, y la distinción entre capital corriente y capital fijo se mantendría tanto en el estado de operaciones como en el balance. Además, la información sobre transferencias entre fondos y préstamos de capital revelaría mucho sobre la estrategia de la dirección, en particular en el caso de las empresas de gran densidad de capital con activos fijos obsoletos, donde el conocimiento sobre la sustitución de capital y los planes de financiación es esencial.

La contabilidad de cargas, en la que se controlan periódicamente todos los compromisos corrientes y los pasivos, podría ser un modo útil de informar a las empresas en situaciones difíciles, como en una reorganización concursal. La contabilidad de cargas desplaza la divulgación de las notas al pie de página al cuerpo de los estados de cuenta. La mayor exposición puede resultar en presión para obtener informes más precisos y una mejor gestión de estos compromisos.

En 1979, por ejemplo, Chrysler Corporation anunció que necesitaba miles de millones de dólares para la ampliación y sustitución de la planta y afirmó que no podía financiar las inversiones sin la ayuda del gobierno. Sin embargo, el informe anual de Chrysler de 1978 no indicaba los compromisos (gravámenes) para la expansión de la planta, las adiciones de activos fijos presupuestadas para completar el reequipamiento o la cantidad de fondos generados internamente que podrían estar disponibles para suscribir estas adiciones. Esta información habría ayudado a los accionistas y analistas a comprender la magnitud de la necesidad de financiación externa de Chrysler y a estimar el impacto financiero de la disminución de sus ganancias en el flujo de caja, los dividendos y el costo y la viabilidad de los fondos prestados.

La contabilidad presupuestaria es potencialmente útil para cualquier empresa porque proporciona una clara articulación de los planes de la dirección, así como un informe de su desempeño en la ejecución de los planes. La norma de «puerto seguro» adoptada recientemente por la SEC, que alienta a las empresas a publicar previsiones de ganancias, demuestra la aceptación del valor de dichos datos. Estas previsiones no podrían hacerse sin sistemas presupuestarios.

Mejora de los procedimientos

Al instar a la adopción universal de ciertas prácticas contables sin fines de lucro, no queremos elogiar el estado del arte en su conjunto; tanto en la teoría como en la práctica deja mucho que desear. Poca teoría subyace detrás de la contabilidad de las organizaciones sin fines de lucro, particularmente La nomenclatura es peculiar e inconsistente, y algunas cuestiones fundamentales, como el reconocimiento de la depreciación, la valoración de las donaciones en especie (como arte y libros) y la estandarización de los informes por parte de los municipios, siguen sin resolverse.

El práctica de la contabilidad en empresas no comerciales es aún menos admirable. Por ejemplo, una encuesta reciente reveló que, de un grupo de 100 ciudades estudiadas, 70% tenía opiniones con reservas sobre al menos algunos fondos debido al incumplimiento de los principios contables generalmente aceptados o a una divulgación inadecuada, o ambas cosas.¹⁸ Estos resultados son mucho mejores que los obtenidos en una encuesta de 1975; se encontró que 93,8% de los municipios ni siquiera fueron auditados.¹⁹

Todavía hay un margen de mejora considerable. Muchos hospitales, organizaciones voluntarias e instituciones educativas necesitan mejores sistemas de información para generar datos contables de forma que les permita mejorar el control de las cuentas por cobrar y los costos de los programas y coordinar estos datos con datos no contables.

Además, sus estados financieros deberían ser más accesibles para los usuarios y usuarios potenciales para promover el tipo de responsabilidad que las corporaciones tienen ante sus accionistas. Dado que las organizaciones sin fines de lucro gozan de la exención de impuestos, cualquier contribuyente debe tener el derecho de examinar sus estados financieros y comparar su desempeño financiero con sus objetivos y logros.

Complejidad con propósito

La contabilidad de fondos se desarrolló para presentar equitativamente las transacciones financieras exclusivas de las organizaciones sin fines de lucro. El problema de la complejidad de sus estados contables no debe resolverse mediante la simplificación, sino mediante una mejor educación de los usuarios sobre el significado y la finalidad de los componentes de los declaración contables de un fondo y mediante una mayor accesibilidad a estos estados.

Las debilidades de la contabilidad de las organizaciones sin fines de lucro se abordarían de manera más fructífera resolviendo problemas de nomenclatura y calidad de la información contable que convirtiendo la contabilidad de fondos a normas con fines de lucro más simples (pero cada vez más complejas).

Hacia la responsabilidad gubernamental

En la próxima década se verá una mejora sustancial en la contabilidad gubernamental y en la contabilidad sin fines de lucro en general. A medida que estos sectores se convierten en partes cada vez más importantes de nuestra sociedad, es esencial que tengamos alguna base para establecer una responsabilidad razonable y una valoración económica de lo que están haciendo. En la actualidad, la información financiera histórica es, en primer lugar, enteramente custodia y, en segundo lugar, principalmente orientada al efectivo. No creo que este enfoque pueda dar a los inversores ni a los ciudadanos una imagen razonable de lo que está sucediendo. Tiene que haber un enfoque de contabilidad de causación que aborde los problemas de la equidad generacional, es decir, si las actividades de un municipio en un momento determinado se basan o no en el pasado o en el futuro o contribuyen al pasado o al futuro. Una buena contabilidad de causación medirá los costos con precisión y comparará esos costos con los niveles actuales de impuestos; indicará a la gente si están tomando préstamos del futuro o si operan de forma sostenible en la actualidad...

Ahora, no estoy argumentando a favor de imponer el modelo de contabilidad comercial al gobierno. Existe una distinción fundamental entre contabilidad pública y contabilidad comercial. En la contabilidad gubernamental, los beneficios no fluyen necesariamente como ingresos, por lo que no existe una conexión inherente entre los ingresos y los gastos como ocurre en el modelo comercial. Al mismo tiempo, el gobierno necesita una buena medición de los costos y necesita integrar esas medidas de costos con los niveles de impuestos para que él y sus ciudadanos entiendan lo que está sucediendo realmente en cualquier momento.

Espero que el análisis de costo-beneficio se desarrolle hasta el punto de que un lector de estados financieros del gobierno pueda obtener información sobre los beneficios de los servicios gubernamentales, pero no creo que tengamos un ingreso neto de una cifra para el gobierno que nos diga qué tan bien prestó los servicios del gobierno durante la período... En última instancia, necesitamos rendición de cuentas. Necesitamos entender qué está sucediendo y si los costos se acumulan razonablemente o no, en comparación con otras entidades que incurren en costos. Y, como se ha señalado, tenemos que examinar si la base imponible actual está pagando o no el pasado, pagando el futuro o contribuyendo al pasado o al futuro.

Por último, la contabilidad para organizaciones sin fines de lucro ofrece numerosos conocimientos sobre gestión y planificación financiera que no están fácilmente disponibles en la contabilidad empresarial:

• La contabilidad de las acumulaciones y los compromisos resulta útil para realizar un seguimiento de la disponibilidad de recursos para fines específicos.

• La contabilidad de los eventos presupuestados frente a los reales ofrece una medida útil de qué tan bien la administración ha llevado a cabo sus planes.
• La segregación de los saldos de los fondos en componentes obligatorios y discrecionales indica el énfasis puesto en varios objetivos organizativos y en la movilidad financiera futura frente a la actual.
• La separación de las operaciones de capital y de explotación, junto con la divulgación de los fondos disponibles o necesarios para la adición o sustitución de la planta y la cantidad de activos líquidos disponibles para este fin, permite comparar los recursos disponibles designados para adiciones de capital con la demanda prevista de tales recursos.

La necesidad de este tipo de información se ha examinado sin cesar en la contabilidad empresarial. La contabilidad de fondos es un buen ejemplo de cómo se puede satisfacer esta necesidad.

Referencias

1. Véase John C. Perham, «Juntas de organizaciones sin fines de lucro bajo fuego», Revisión de Dun, Octubre de 1979, pág. 108.

2. Instituto Americano de Contadores Públicos Certificados (AICPA), Comité de Contabilidad y Auditoría de Colegios y Universidades, Auditorías de colegios y universidades (Nueva York: AICPA, 1973), pág. 7. Además de esta guía de auditoría, la AICPA ha publicado publicaciones similares para otras empresas sin fines de lucro. Son Principios contables y prácticas de informes para otras organizaciones sin fines de lucro (publicado en 1978); Guía de auditoría de la industria de la AICPA sobre auditorías de las unidades de gobierno estatal y local (1975); Guía de auditoría hospitalaria (1972); y Auditorías de organizaciones voluntarias de salud y bienestar (1974).

3. Véanse, por ejemplo, Sidney Davidson, David O. Green, Walter Hellerstein, Albert Mandansky y Roman L. Weil, Información financiera por unidades de gobierno estatal y local (Chicago: Center for Management of Public and Nonprofit Enterprises of the Graduate School of Business, University of Chicago, 1977), pág. 2; Coopers & Lybrand y la Universidad de Michigan, Prácticas de divulgación financiera de las ciudades estadounidenses (Nueva York: Coopers y Lybrand, 1976); Price Waterhouse & Co. , Documento de posición sobre informes universitarios y universitarios (Nueva York: Price Waterhouse & Co., 1975).

4. American Accounting Association, «Informe del Comité de Organizaciones sin Fines de Lucro de la AAA de 1966-1970», suplemento a Revisión contable (1971), pág. 81.

5. Tesoro. los Estados Unidos, Estados financieros consolidados (Washington, D.C.: Imprenta del Gobierno, 1976, 1977).

6. Robert N. Anthony, Contabilidad financiera en organizaciones no empresariales: un estudio exploratorio de cuestiones conceptuales (Stamford, Conn.: Consejo de Normas de Contabilidad Financiera, 1978).

7. Véase, por ejemplo, Asociación Nacional de Funcionarios de Empresas Universitarias y Universitarias (NACUBO), Respuesta a Price Waterhouse & Co. Documento de posición sobre informes universitarios y universitarios (Washington, D.C.: NACUBO, Special Reports 76-1, marzo de 1976).

8. Véase, por ejemplo, el documento de posición de Price Waterhouse & Co., 1975.

9. Malvern J. Gross, «Cómo hacer que sus informes financieros sean fáciles de entender», Gestión de asociaciones, Septiembre de 1973, p. 65.

10. Véase Arie Y. Lewin y James H. Scheiner, Requerir informes de desempeño municipales: un análisis basado en las necesidades de los usuarios (Durham, N.C.: Escuela de Posgrado en Administración de Empresas, Universidad de Duke, mayo de 1977); y K. Fred Skoaven, Jay M. Smith y Leon W. Woodfield, Necesidades de los usuarios: un estudio empírico de informes financieros universitarios y universitarios (Washington, D.C.: NACUBO, 1975).

11. Véase Vincent C. Brenner, «¿Se leen los informes anuales?» Contador Público Nacional, Noviembre de 1971, p. 16.

12. Véase, por ejemplo, Lawrence Revsine, «Expansión de datos y estructura conceptual», Revisión contable, octubre de 1970, pág. 704; y Henry Miller, «Environmental Complexity and Financial Reports», Revisión contable, Enero de 1972, p. 31.

13. Véanse Harold M. Schroeder, Michael J. Driver y Siegfried Streufert, Procesos de información humana (Nueva York: Holt, Rinehart y Winston, 1967).

14. James M. Patton, «Una investigación experimental de algunos efectos de la consolidación de los informes financieros municipales», Revisión contable, Abril de 1978, p. 402.

15. El Consejo de Gobiernos Estatales, «Encuesta de usuarios de gobiernos estatales y locales» (Lexington, Ky.: estudio inédito, 1970); Touche Ross & Co. y el Primer Banco Nacional de Boston, Estrés fiscal urbano: un análisis comparativo de 66 ciudades de EE. UU. (Nueva York: Touche Ross & Co., 1979).

16. John H. Engstrom, «Opiniones de los usuarios sobre la información presupuestaria» (Athens, Georgia; Escuela de Contabilidad de la Universidad de Georgia, encuesta inédita, 1977).

17. Este punto también lo hizo William J. Vatter, La teoría de la contabilidad del fondo y sus implicaciones para los informes financieros (Chicago: Prensa de la Universidad de Chicago, 1947), pág. 60.

18. Ernst & Whinney, Cómo las ciudades pueden mejorar sus informes financieros (Cleveland: Ernst & Whinney, 1979).

19. John E. Peterson, Robert W. Doty, Ronald W. Forbes y Donald D. Bourque, «Búsqueda de normas: divulgación en el mercado municipal de valores», Revista Duke Law, vol. 6, 1976, pág. 1188.

— Escrito por Regina E. Herzlinger Regina E. Herzlinger H. David Sherman