Utilice el análisis automático del correo electrónico para controlar su bandeja de entrada

¿Qué porcentaje de su jornada de trabajo dedica al correo electrónico?

Si ha adivinado el 10% o el 20%, lo siento: los estudios sobre trabajadores de oficina fijan la media en28%.

Tal vez eso sea normal, pero no soy yo, ¿dice? No hace falta que adivine. Hoy en día hay varias herramientas de análisis automático que no solo le ayudan a cuantificar el tiempo que dedica al correo electrónico, sino también a analizar otros comportamientos del correo electrónico para ayudarlo a trabajar de forma más productiva. ¿Cuáles de esas herramientas ofrecen más potencial? Para averiguarlo, acudimos a un científico, fundador y CEO de WolframAlpha, Stephen Wolfram. Ha emprendido un un «análisis personal» exhaustivo de sus rutinas de trabajo. Nos habló de cuatro técnicas de análisis que son relativamente fáciles de usar, pero que proporcionan nuevas visiones de sus hábitos de correo que pueden ayudarlo a controlar la bandeja de entrada.

1. Análisis del flujo temporal del proyecto. En este escenario, Wolfram aísla los correos electrónicos relacionados con un solo proyecto buscando el nombre del proyecto y, a continuación, visualiza el volumen del correo a lo largo del tiempo mediante las marcas de tiempo del correo electrónico. La imagen le ayuda a determinar hace cuánto comenzó un proyecto y si avanza sin problemas o si, en cambio, es «un poco lento y luego tiene un montón de actividad». Por ejemplo, el día que hablamos, Wolfram señaló que acababa de contribuir a un proyecto que llevaba tres años en marcha, «aunque no era muy obvio que llevara tanto tiempo funcionando», hasta que analizó sus archivos de correo electrónico.

Probablemente tenga una buena idea de los distintos grupos y proyectos que gestiona y sigue. Pero, ¿tiene una idea clara de cómo avanzan todos estos proyectos con el tiempo? ¿Ha prestado suficiente atención a las correctas? ¿Se le ha pasado algo del radar? Esta técnica podría ayudarlo. ¿No sabe cómo visualizar este tipo de datos? Pruebe este truco: simplemente busque correos electrónicos que mencionen alguna palabra clave y póngalos todos en una carpeta. A continuación, utilice las marcas temporales para ver cuánto tiempo ha estado en juego esa palabra clave y si el volumen es fluido o tiende a llegar en ráfagas. Puede que se dé cuenta de que algún proyecto aparece siempre al final del mes, por ejemplo, y se ajusta en consecuencia.

2. Análisis de atrasos. Periódicamente, Wolfram evalúa el volumen total de sus correos electrónicos no leídos y los que necesitan una respuesta. Wolfram señala que esto es «algo bastante útil», ya que le da una idea de la evolución de las últimas semanas en términos de su actividad y responsabilidades laborales.  «En este momento, por ejemplo, tengo un montón de proyectos que están llegando a un punto crítico y puedo ver en mi correo electrónico que estoy muy atrasado y me he quedado atrás», afirma. Con datos reales, puede gestionar su atención de forma proactiva y dirigir los que le ayudan a planificar su día. Por ejemplo, hace que sus atrasos sean visibles para los asistentes que le ayudan a programar sus llamadas y reuniones. Esto permite a su personal ser más analítico a la hora de pronosticar los efectos de las decisiones de programación en su productividad. «Si programan reuniones consecutivas a lo largo de un período de tiempo, entonces [ellos] pueden predecir inmediatamente cuánto mayor será la acumulación de correos electrónicos atrasados que tendré al final».

Puede que no tenga asistentes, pero vale la pena analizar su cartera como la investigación académica muestra que es un indicador importante del estrés en el lugar de trabajo. Considere cuantificar su volumen total o semanal de correos electrónicos no leídos o que «aún necesitan respuesta» y fijar un límite máximo objetivo de este tipo de mensajes.

3. Análisis de acciones. Wolfram pasó de la intuición a la analítica para entender lo que realmente hacía con el correo entrante. Trazó cómo respondía a remitentes específicos y descubrió una correlación: si casi no hay ningún intervalo de tiempo entre abrir un correo electrónico y reenviarlo o eliminarlo, sabe que los correos electrónicos del remitente son menos importantes. «Tras uno de estos análisis, el principal resultado fue eliminarme de un montón de listas de correo internas», afirma. El ahorro al no tener que confirmar, leer o eliminar estos mensajes masivos redujo significativamente la carga de correo electrónico de Wolfram y, como analizó los datos, sabía que se estaba deshaciendo de los que era menos probable que se perdiera.

El análisis de acciones para usted comienza con un acuse de recibo de que solo hay unas seis cosas que puede hacer con un correo electrónico: abrir, eliminar, archivar, reenviar, responder o ignorar. Investigación en Carnegie-Mellon y en otros lugares demuestra que la importancia percibida de un mensaje (y del mensajero) desempeña un papel importante a la hora de determinar cuál de las seis tácticas se sigue. Así que, priorice los remitentes y los asuntos y elimínese de las listas de las que no necesita formar parte. Si no se atreve a rechazar el correo entrante, piense en archivar automáticamente para no tener que reconocer ciertos correos electrónicos del flujo diario y poder reservar tiempo después para revisarlos.

4. Análisis del tiempo de respuesta.  Wolfram solía responder a los correos electrónicos de forma continua a lo largo del día, pero supuso que el enfoque era «un poco absurdo, porque el correo electrónico necesita respuestas en escalas temporales muy diferentes; muy poco necesita una respuesta en 5 minutos». Como experimento, comenzó con un enfoque muy diferente: esperar hasta una hora específica al final del día antes de leer y responder a los mensajes no urgentes.

Paradójicamente, descubrió que esto Bartleby-como el enfoque de espera superó a la participación activa en la mayoría de las conversaciones por correo electrónico. Su análisis mostró que «es mucho más eficaz dejar que ciertos tipos de [problemas y preguntas] maduren… y se resuelvan solos», afirma. Así que, al no responder de inmediato, a menudo creaba una situación en la que no tenía que responder en absoluto. Este es un consejo clásico de gestión del correo electrónico, pero los análisis de Wolfram han demostrado lo inteligente que es dejar el flujo constante de correspondencia y, en cambio, convertir el correo electrónico en una tarea diaria, a una hora determinada.

El potencial futuro del análisis automático del correo electrónico en cuanto a la productividad es enorme. ¿Se encuentra escribiendo párrafos cuando bastarían unas cuantas frases? Rastrear el recuento de palabras. ¿Sus compañeros de trabajo se quejan de que es demasiado detallado y con mucha jerga? Rastrear el nivel de lectura. ¿Procrastinar o vacilar demasiado en las respuestas a personas importantes? Haga un seguimiento de su tiempo de respuesta a personas específicas. ¿Demasiadas idas y venidas por correo electrónico cuando una llamada telefónica sería más rápida? Longitud de la rosca de la pista. Las posibilidades son infinitas.

Para la mayoría de nosotros, nuestros archivos de correo electrónico representan el mayor depósito de datos personales que tenemos sobre cómo gestionamos a los demás y hacemos nuestro trabajo. Google gana miles de millones analizando el comportamiento del correo electrónico y la bandeja de entrada de sus usuarios de Gmail y utilizando esa información para vender más publicidad mejor segmentada. ¿Por qué no adoptar un enfoque similar para mejorar nuestra productividad y eficacia de liderazgo?

Tal vez el verdadero potencial futuro del «Big Data» no esté solo entre los clientes y los distribuidores, sino también en nuestros propios ordenadores portátiles.