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¿Escribir un correo electrónico incorrecto va a arruinar su carrera? No. Pero aprender las reglas tácitas para escribir correos electrónicos profesionales puede mejorar su aptitud ante los ojos de sus colegas. En esta colaboración de HBR con el creador de YouTube [Jeff Su](https://www.youtube.com/c/JeffSu), aprenderá a organizar mejor sus comunicaciones por correo electrónico y a evitar los típicos errores de los novatos. **0:00** — ¿Por qué preocuparse por la etiqueta del correo electrónico? **1:19** — Incluir una llamada a la acción en el asunto **2:13** — Una cadena de correo electrónico por tema **2:48 —** Gestionar los destinatarios **3:27 —** Empiece por el punto principal **4:30 —** Resuma en su respuesta **5:10** — Hiperenlace siempre que sea posible **5:38 —** Cambiar la configuración predeterminada a «Responder» (no a «Responder a todos») **6:06** — Cambiar las opciones de deshacer envío * * * _ **Transcripción** _ **JEFF SU:** Vale, charla de verdad. Cometer errores de etiqueta del correo electrónico en el lugar de trabajo no va a arruinar su carrera. Pero aprender las reglas tácitas de la redacción de correos electrónicos profesionales afectará a la competencia que se le percibe a los ojos de sus colegas. Y como no hay cursos de formación estandarizados para ello, en este vídeo voy a compartir primero las ventajas reales de ser bueno enviando correos electrónicos en el lugar de trabajo y, a continuación, analizaré mis ocho consejos principales sobre la etiqueta profesional del correo electrónico, muchos de los cuales aprendí por las malas durante mi primer trabajo a tiempo completo como consultor de gestión. Pues empecemos. Hola a todos. Me llamo Jeff y es un verdadero honor poder colaborar con Harvard Business Review para este vídeo sobre una de mis pasiones nerds: la etiqueta del correo electrónico en el lugar de trabajo. Piense en la última vez que recibió un correo electrónico mal escrito. Puede que haya tenido que volver a leerlo un par de veces para entender el punto principal y puede que los objetos de acción estén dispersos por todos lados. En el peor de los casos, se generó una cadena de correo electrónico de ida y vuelta innecesariamente larga que podría haberse evitado si el correo electrónico inicial se hubiera planificado correctamente. Ahí reside la belleza de los correos electrónicos bien redactados. No solo le ayuda a usted, el remitente, a parecer más capaz al demostrar sus sólidas habilidades de comunicación, sino que también le ahorra al lector gran parte de su tiempo al mostrar únicamente la información que le interesa. Sin más preámbulos, mi primer paso es incluir una llamada a la acción, cuando proceda, en el asunto del correo electrónico. La mayoría de nosotros estamos familiarizados con el término genérico «es necesario tomar medidas» en las líneas de asunto, ¿verdad? Mi recomendación es que vaya un paso más allá e incluya exactamente lo que necesita que haga el destinatario y el tiempo estimado que tardará en hacerlo. Por ejemplo, en lugar de escribir «Acción requerida, comentarios para el proyecto X», escriba «Cinco minutos: comentarios de la encuesta para el proyecto X». Este truco tan pequeño le da mucho más contexto. Es una encuesta para el Proyecto X. Puedo hacerlo muy rápido entre las dos reuniones que tengo. O si no es apropiado incluir el tiempo estimado, especifique la llamada a la acción. Por ejemplo, en lugar de «estimaciones de gastos para el cuarto trimestre», escriba «Elon aprobará las estimaciones de gastos para el cuarto trimestre». Así que Elon sabe lo que se espera de él incluso antes de abrir el correo electrónico. Paso número dos: seguir con una cadena de correo electrónico sobre el mismo tema. Voy a ser honesto, una colega mía me llamó por esto, pero me alegro de que me lo haya dicho. Básicamente, enviaba correos electrónicos distintos para el mismo proyecto cada vez que tenía una idea nueva o una pregunta de seguimiento. Pero si lo piensa desde el punto de vista del destinatario, le falta el contexto de la cadena de correo electrónico original y varios correos electrónicos nuevos sobre el mismo tema simplemente obstruyen sus bandejas de entrada innecesariamente. Así que la regla general en este caso es seguir la cadena de correo electrónico original para un tema determinado, de modo que todos puedan consultar la misma información. Consejo número tres sobre etiqueta de correo electrónico: Explique por qué ha añadido o eliminado destinatarios en las cadenas de correo electrónico. Hay muchas situaciones en las que hay que añadir a alguien a la cadena de correo electrónico para obtener su opinión, o sacar a alguien para proteger su bandeja de entrada. Una forma fácil y profesional de hacerlo es añadir una frase en la parte superior del correo electrónico que muestre claramente a quién añadió o retiró. Me gusta añadir paréntesis y poner en cursiva la fuente para separarla del cuerpo real del correo electrónico. De esta forma, los lectores sabrán inmediatamente quiénes son los nuevos destinatarios. De hecho, el consejo número cuatro aborda una cosa que me molesta mucho, que es cuando los remitentes incluyen mucha información por adelantado, pero lo que realmente intentan llegar o pedir está al final del correo electrónico. Para evitarlo, incluya siempre primero su punto principal, seguido del contexto. Basta con comparar estos dos correos electrónicos: _«Hola Jane, me llamo Jeff y formo parte del equipo de marketing de productos. Estamos preparando una lista de previsiones para el gran jefe y está buscando las cifras de proyección de ingresos del coche eléctrico secreto que se lanzará pronto. ¿Puedo molestarlo para que me saque esos datos?»_ _«Hola Jane, ¿podría molestarla con las cifras de las proyecciones de ingresos de los coches eléctricos? Contexto: el equipo de marketing de productos está preparando actualmente una baraja de previsiones para el gran jefe y esperamos utilizar las proyecciones para conseguir más presupuesto. Sería increíble tener las cifras de 2025 a 2030 en formato de Google Sheets»._ Al retrasar el contexto, le damos a la otra persona la opción de leer la parte no tan importante del correo electrónico. A menudo, cuando enviamos correos electrónicos a alguien de más edad que nosotros, nos vemos obligados a explicarle por qué enviamos correos electrónicos desde el principio para que no parezca que lo estamos molestando. De hecho, esto es contraproducente, porque si la persona es muy sénior, probablemente solo quiera saber sobre qué le envía correos electrónicos para poder arreglárselas y seguir adelante con sus propios horarios. Consejo número cinco: Si recibe un correo electrónico con mucho contenido desorganizado, resuma los puntos principales del remitente en su respuesta. Así que si recibe un correo electrónico de alguien que claramente no ha visto este vídeo y le envía un mensaje largo, prolijo e intrincado que tiene que volver a leer un par de veces, querrá hacer dos cosas. Número uno, envíeles este vídeo. Segundo, dedique unos minutos a identificar y separar los temas comunes de su correo electrónico y resuma su mensaje en unas cuantas frases antes de responder a lo que sea que le envíen un correo electrónico. Esto no solo le ayuda a confirmar que su interpretación es correcta, sino que la otra parte apreciará el esfuerzo adicional que ha hecho para ayudarla a organizar sus ideas. Consejo número seis sobre etiqueta de correo electrónico: hiperenlace todo lo que sea posible. Esta es otra de las cosas que más me molestan. Si comparte un enlace con alguien por correo electrónico, debería dedicar unos segundos más a pulsar Comando K en Mac o Control K en Windows e hipervincular el sitio web o vídeo externo. Esto no solo le parece mucho más limpio al destinatario que pegar un enlace grande y torpe, sino que también reduce las probabilidades de que cometa un error al añadir una letra extra o eliminar una de la URL original. Consejo número siete: cambie la configuración predeterminada a «responder» en lugar de «responder a todos». Sinceramente, esta es mi parte reacia al riesgo. La forma en que lo pienso, supongamos que responde a un correo electrónico apresuradamente y comete un error, el daño recae en ese destinatario porque la configuración predeterminada es responder a una persona en lugar de responder a todas. Es una configuración estándar en los clientes de correo más populares y normalmente la encontrará en la sección de configuración general. Consejo número ocho de etiqueta de correo electrónico: cambie la opción «deshacer envío» a 30 segundos. Puede que no lo sepa, pero la ley de Murphy en lo que respecta al correo electrónico en el lugar de trabajo es que siempre detectará sus errores 10 segundos después de que se haya enviado el correo electrónico. Dejando de lado las bromas, seguro que todos hemos estado ahí. Enviamos un correo electrónico, entramos en la carpeta de correos enviados para leerlo desde la perspectiva de la otra persona y nos damos cuenta de que algo va mal. De nuevo, esta es una configuración estándar con la que puede jugar en todas las aplicaciones de correo electrónico. En lugar de los cinco segundos predeterminados para deshacer el envío, por ejemplo, actualice a 30 segundos por si acaso.