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Como herramienta empresarial, el correo electrónico es a la vez esencial e increíblemente molesto. Si bien no podemos prescindir de él, muchos de nosotros no lo utilizamos de la manera correcta y cada vez más enviamos más correos electrónicos de los que deberíamos, lo que provoca distracciones innecesarias que nos cuestan unos 27 minutos de tiempo productivo.

• Cada vez que enviamos un correo electrónico, asumimos que el destinatario interpretará nuestras palabras, nuestro tono y nuestras intenciones correctamente. Nos olvidamos de que las personas leen la información de manera diferente y podemos acabar causando averías y confusiones innecesarias.
• Para entender qué debe ser un correo electrónico y cuándo debemos utilizar otros medios de comunicación, primero sepa que los correos electrónicos funcionan mejor cuando tenemos un mensaje claro e inequívoco.
• Antes de decidir si su mensaje justifica un correo electrónico u otro modo de comunicación, hágase algunas preguntas, como: ¿Necesita que le respondan en los próximos 30 minutos? ¿Confirma las expectativas de su equipo tras una conversación cara a cara? ¿Tiene alguna pregunta rápida (no crítica) a la que alguien del equipo pueda responder?

••• ¿Alguna vez ha esperado todo el día para recibir una respuesta por correo electrónico de su gerente? Entonces, justo cuando está a punto de quebrar y enviar un mensaje de seguimiento, se encuentra con ella en el pasillo —o estos días, en Zoom— y le dice: «Lo siento. Recibo demasiados correos electrónicos. Slack es la mejor manera de obtener una respuesta inmediata de mi parte». Como herramienta empresarial, el correo electrónico es a la vez esencial e increíblemente molesto. Si bien no podemos prescindir de él, muchos de nosotros no lo utilizamos de la manera correcta y aún más de nosotros enviamos muchos más correos electrónicos de los que deberíamos. De media, nosotros[compruebe nuestras bandejas de entrada](https://www.forbes.com/sites/annabelacton/2017/07/13/innovators-challenge-how-to-stop-wasting-time-on-emails/#9a894c597886) 15 veces al día, lo que provoca distracciones innecesarias y alrededor[27 minutos desperdiciados](/2019/01/how-to-spend-way-less-time-on-email-every-day). La ironía es que el correo electrónico no es la mejor manera de comunicarse sobre... bueno, la mayoría de las cosas. Cada vez que enviamos un correo electrónico, asumimos que el destinatario interpretará nuestras palabras, nuestro tono y nuestras intenciones correctamente. Olvidamos que las personas leen la información de manera diferente y, a menudo, terminan causando más cosas innecesarias[averías y confusión](https://www.researchgate.net/publication/7378566_Egocentrism_over_e-mail_Can_we_communicate_as_well_as_we_think) que las alineaciones, cuando en realidad hay muchas otras formas en las que podríamos conectarnos. Por ejemplo: si queremos hacer un argumento convincente, las reuniones presenciales o en vídeo son la mejor opción. Los mensajeros instantáneos como Slack o Hipchat son de lo más intuitivos para hacer el registro rápido. Y cuando se trata de aclarar las conversaciones, normalmente es más fácil hacer una llamada. En pocas palabras, los correos electrónicos no sirven para todos los propósitos y, si se usan incorrectamente, nos ralentizan. ## Entonces, ¿por qué el correo electrónico se ha convertido en nuestro predeterminado? En mis 30 años de experiencia como empleado y como consultor de empresas, he observado que el correo electrónico es el medio de comunicación preferido en la mayoría de las empresas. ¿Por qué? Esta es mi teoría: en algún momento, entre la invención de Internet, el auge de los populares proveedores de servicios en los años 90 (AOL, Microsoft Outlook, Delphi) y el lanzamiento del clásico de comedia romántica de Tom y Meg[_Tiene a Mai_ l](https://www.youtube.com/watch?v=bjP4s7UUnK8), las organizaciones empezaron a utilizar el correo electrónico para compartir información. Se convirtió en un estándar y nunca miramos hacia atrás. A pesar de la disponibilidad de tecnologías más nuevas y avanzadas, parece que nos hemos quedado atrapados en un ciclo de imitación: si mis compañeros envían muchos correos electrónicos, yo también lo haré. Tiene sentido. Copiar es un comportamiento humano natural y, a medida que cada nueva generación entra en el lugar de trabajo, existe una presión tácita para seguir las «mejores prácticas» establecidas por sus personas mayores. En[un artículo de HBR](/2004/06/the-perils-of-the-imitation-age), el autor Eric Bonabeau explica por qué: 1. Seguridad: Seguimos lo que hacen los demás para no destacar. (No querrá ser la única persona que haga otra cosa.) 2. Conformidad: la seguridad no basta. También queremos que nos acepten, así que adoptamos prácticas que son como las que nos rodean, especialmente en relación con la cultura. Todos lo hemos visto. El jefe envía un correo electrónico a 10 personas y copia a otras 20 personas. Esas personas responden a todas, en lugar de pensar en las personas que realmente necesitan ver su respuesta. Del mismo modo, si es nuevo en un equipo y ve a sus compañeros de equipo utilizando el correo electrónico para enviar información sencilla que podría enviarse a través de un mensaje de Slack ( _No estaba seguro de si íbamos a optar por asientos tipo teatro para el evento. ¿Alguien puede confirmarlo?_ ), probablemente siga su ejemplo porque querrá ser «coherente» con lo que parecen las mejores prácticas. ## ¿Para qué se debe utilizar realmente el correo electrónico? En lo que respecta a la comunicación, se requieren muchos enfoques para garantizar que diferentes personas, con diferentes intereses, entiendan un mensaje con claridad y sepan qué medidas, si las hay, deben tomarse en respuesta. Entonces, ¿cuándo es más eficaz el correo electrónico y cómo debería hacerlo? _en serio_ ¿usarlo? Según mi experiencia, le recomiendo utilizar el correo electrónico para cuatro cosas: - Para comunicar formalmente las decisiones - Para confirmar o programar citas - Para documentar conversaciones importantes - Para enviar anuncios a toda la empresa en los que se requiera que todo el personal reciba el mismo mensaje al mismo tiempo En otras palabras, el correo electrónico es una excelente manera de dar a una persona toda la información que necesita en un solo lugar, especialmente si esa información se va a compartir entre un grupo de personas. Si se adopta este enfoque, se elimina la posibilidad de confusión y se garantiza que todos reciban el mismo mensaje, solo una vez, sin necesidad de más aclaraciones. Los correos electrónicos funcionan mejor cuando tiene un mensaje claro e inequívoco. Por ejemplo, no envíe un recordatorio importante a alguien en Slack que pueda pasarse por alto o pasarlo por alto fácilmente: “ _Solo un recordatorio de que necesito el informe mensual antes de las 17.00 horas de hoy. ¡Avíseme si necesita ayuda!»_ Utilice el correo electrónico cuando quiera aclarar lo que espera y cómo. En formato de correo electrónico, ese mismo mensaje de Slack tendría el siguiente aspecto: _«¿Podría darme el informe mensual antes de las 17.00 horas del jueves? Cada sección no debe contener más de un párrafo corto (de 4 a 5 líneas) que articule claramente las medidas que vamos a tomar en cada área. Si necesita ayuda, no dude en llamarme»._ De ahora en adelante, antes de decidir si su mensaje merece un correo electrónico u otro modo de comunicación, hágase algunas preguntas: | **Situación** | **Qué hacer** | | ¿Necesito hacerlo en los próximos 30 minutos? | Coja el teléfono | | ¿Necesito compartir una idea sobre una tarea que ya está en marcha? | Slack/mensajería instantánea | | ¿Necesito transmitir un mensaje que he recibido de la alta dirección a varias personas del equipo? | Correo electrónico | | ¿Mi respuesta requiere un montón de explicaciones? | Coja el teléfono | | ¿Necesito unir al equipo para fijar las expectativas para la semana y entender lo que puede interponerse en su camino? | Reunirse cara a cara | | ¿Necesito confirmar las expectativas de mi equipo tras una conversación cara a cara? | Correo electrónico | | ¿Tengo alguna pregunta rápida (no crítica) a la que alguien del equipo pueda responder? | Slack/mensajería instantánea | | ¿Estarán involucradas las emociones? ¿El mensaje transmite sentimientos sobre un tema o situación que otras personas podrían malinterpretar? | Reunirse cara a cara | | ¿Tengo que enviar a mi equipo «información adicional» tras una reunión de lanzamiento del proyecto (o algo similar)? | Slack/mensajería instantánea | | ¿Se trata de una conversación sobre problemas de rendimiento o comportamiento? | Reunirse cara a cara | | ¿Comparto información confidencial, documentos formales o apruebo un plan? | Correo electrónico | | ¿Voy a compartir un documento o un enlace en el que otros miembros del equipo necesiten colaborar? | Slack/mensajería instantánea | | ¿Estoy describiendo las medidas que debe seguir un miembro del equipo tras una situación de gestión del rendimiento? | Correo electrónico | | ¿Acabará esto en una tediosa ida y vuelta? | Reunirse cara a cara | | | © HBR.org | Ahora que sabe qué tipo de conversaciones merecen un correo electrónico, esfuércese por hacer algunos ajustes sencillos para restablecer el hábito del «correo electrónico por defecto», reducir el ruido de la comunicación y hacer una contribución positiva a la cultura de su lugar de trabajo.