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Dirigir reuniones productivas es una habilidad esencial para los directores primerizos, especialmente cuando dirigen un equipo remoto o híbrido. Si se encuentra en esa situación, estas son algunas estrategias a seguir:

• Antes de la reunión, prepare una agenda detallada. Piense en lo que quiere lograr durante la reunión, incluidos el propósito, los resultados que espera y cómo delegar las tareas, entre otras cosas.
• Antes de iniciar la llamada, dedique cinco minutos a comprobar su conexión a Internet, el micrófono y la cámara. También puede iniciar sesión en su teléfono como copia de seguridad en caso de que se produzca un problema técnico.
• Inicie la llamada comprobando cómo están todos o presentándolos a todos. También puede utilizar los primeros minutos para establecer un protocolo claro sobre cómo alzar la voz o compartir ideas. Por ejemplo, anime a la gente a usar el emoji de «levantar la mano», a utilizar la función de chat o a pasarle el micrófono a un colega.
• Mientras habla, asegúrese de que sus puntos de conversación sean procesables y deje que todos se hagan una idea de lo que espera de ellos. Termine la reunión con un resumen conciso de los próximos pasos y de cómo piensa hacer un seguimiento de los resultados o las entregas discutidos en la reunión.
• Después de la reunión, puede compartir cualquier nota que tome durante la llamada, así como un plan de los próximos pasos. También puede aprovechar el momento para reflexionar sobre cómo dirige la reunión y qué puede hacer para mejorar.

••• «Shyamli, lo siento, pero tenemos que pedirle que abandone esta tarea. Los clientes lo encontraron muy duro. Dijeron que no tiene presencia». Este comentario lo compartieron conmigo a través de una llamada telefónica en 2011. Acababa de dirigir una sesión de formación virtual para los empleados de una empresa, la primera vez que moderaba a distancia. Mortificado, pensaba que mi carrera había terminado incluso antes de empezar. Ya me había ganado una buena reputación como moderador de eventos presenciales y había hecho la transición a este nuevo puesto tras un largo y agotador proceso de selección. Escuchar esos comentarios me quebró, pero no me eché atrás. Dejé mi ego a un lado y decidí volver a intentarlo. Observé otras sesiones virtuales, leí sobre cómo mejorar mi comunicación en entornos remotos y practiqué con diligencia lo que aprendí. Ahora, aproximadamente una década después, he dirigido más de 1000 seminarios web, sesiones de formación y reuniones para más de 25 equipos de alta dirección. Cuando pienso en esa primera tarea, todavía me hace sonreír irónicamente. La gestión de reuniones virtuales es una habilidad que requiere tiempo y práctica. En nuestras interacciones cara a cara, es fácil leer el lenguaje corporal: una ceja levantada, un cambio en las expresiones faciales, un brazo cruzado sobre el pecho. Sin embargo, en una videollamada, especialmente cuando las personas pueden o no estar visibles, es mucho más difícil. Combine esto con una menor capacidad de atención y distracciones, y dirigir una reunión virtual productiva puede parecer imposible. Aun así, es más pertinente que nunca. En los últimos dos años, la mayoría de nuestras conversaciones de trabajo se han trasladado a Internet y, aunque las horas de las reuniones han aumentado en[10%,](/2021/10/a-guide-to-the-virtual-meeting) las investigaciones muestran que la mayoría de ellas, de hecho, reducen la productividad de los empleados.[Las investigaciones también muestran](https://www.conference-board.org/blog/postdetail.cfm?post=3971) que la responsabilidad recae más a menudo en los directivos primerizos, que tienden a celebrar demasiadas reuniones y, por lo general, improductivas. Si se encuentra en esta situación, ¿qué medidas puede tomar para mejorar? ¿Cómo hace que sus interacciones virtuales sean más significativas y atractivas? He aquí una lista de verificación que me ha ayudado a lo largo de los años. Pruébelo antes de su próxima reunión. ## Controles previos a la reunión ### Defina la agenda. Antes de cada reunión, tómese un tiempo para pensar en lo que quiere lograr durante la reunión. Piense en algunas de estas preguntas: - ¿Cuál es el propósito de la reunión? - ¿Qué aspecto tendría un resultado exitoso? - ¿Quién tiene que estar en la sala para alcanzar ese resultado? - ¿Qué necesitan los participantes de usted? - ¿Qué necesita de los participantes? - ¿Cuál va a ser su contribución durante la llamada? Responder a estas preguntas le permitirá estructurar sus ideas y preparar una agenda bien definida. Por ejemplo, si va a programar una convocatoria para revisar las metas del próximo año fiscal con su equipo, elabore una agenda que refleje lo que desea tratar. Tal vez desee hablar sobre el desempeño del equipo el año pasado, sus logros y áreas de mejora, compartir los nuevos objetivos y dejar espacio para cualquier pregunta o comentario. En ese caso, su agenda podría tener el siguiente aspecto: - Objetivos del equipo de marketing para el año fiscal 23 - Revise el desempeño de marketing del año fiscal 2022 - Presente nuevas metas para el año fiscal 23 - Preguntas y respuestas y comentarios Cuando esté listo, distribuya la agenda y cualquier trabajo previo, junto con la invitación virtual, con bastante antelación a la fecha de la reunión. ### Compruebe su tecnología. Si bien esto puede parecer un control de higiene, es importante aprender a utilizar la tecnología de manera que se sienta empoderado y seguro para que la reunión funcione sin problemas. Cuanto más fluidas sean las instantáneas tecnológicas por su parte, más preparado, presente y comprometido estará durante la reunión. Normalmente, inicio sesión 10 minutos antes de que comience una llamada para prepararme para ella. Utilice este tiempo para probar el micrófono y la cámara y asegurarse de que todo funciona correctamente. Enmárquese con un fondo despejado o, si piensa utilizar un fondo virtual, configúrelo y previsualícelo antes de que comience la reunión. Por último, compruebe el ancho de banda de Internet. Personalmente, prefiero iniciar sesión desde el ordenador y el teléfono a través de diferentes conexiones de Internet. Mi ordenador está conectado a mi WiFi, mientras que normalmente tengo Internet móvil en mi teléfono. He iniciado sesión en mi teléfono, pero no conecto el audio ni el vídeo, es solo mi respaldo. Con los años, he aprendido que este truco me salva vidas, especialmente cuando trato con clientes externos o durante reuniones importantes (y delicadas) con mi equipo. Incluso si se produce una situación en la que tenga que dejar su dispositivo principal, seguirá disponible en su teléfono para volver a conectarse lo antes posible. ## Durante la reunión ### Muestre su lado humano. Si no todos están familiarizados o su equipo se va a reunir con algún stakeholder por primera vez, utilice los primeros minutos para hacer las presentaciones. Podría decir algo como: «Hagamos una breve introducción. ¿Todos pueden compartir su nombre y su función? Entonces puede pasarle el micrófono a otra persona de la llamada». Si se trata de una reunión de equipo interno más informal, empiece con un simple registro. Puede decir: «Hola a todos, quería empezar la llamada con un registro de una sola palabra. ¿Qué tal le ha ido la semana pasada?» Si la naturaleza de la reunión es más delicada, comience con algo que demuestre a su equipo que se preocupa: «Sé que todos deben tener preguntas sobre el reciente cambio de dirección de la empresa. Quería hacer una ronda rápida de chequeos para ver cómo se encuentra hoy». Como presentador, puede tomar la iniciativa de estas conversaciones y empezar por usted mismo. Esto le infundirá confianza y confianza y sacará a relucir su lado más humano. También marca la pauta para que las personas sean más abiertas y compartan libremente. **Consejo profesional:** Cuando dirija una reunión, es una buena práctica mantener la cámara encendida. Si bien no tiene que hacerlo, puede resultar difícil para otras personas de la llamada establecer una buena relación con la pantalla en blanco. Si es posible, muéstrese ante la cámara. Si es de los que su propia imagen le distrae, puede desactivar la opción «imagen reflejada» de la aplicación. Cuando hable, concéntrese en la cámara web; esto le ayudará a establecer un «contacto visual virtual» con las personas y a interactuar mejor con ellas. ### Establezca un protocolo para todos los ponentes de la reunión. Inicie la convocatoria con una o dos reglas básicas para todos los asistentes, de modo que todos tengan la oportunidad de compartir sus puntos de vista sin interrumpir ni hablar unos por encima de otros. Podría decir: «Usemos el icono de «levantar la mano» si alguien quiere hablar y luego dejar de silenciarnos». O «Compartamos cada uno su opinión en menos de dos minutos y luego pasemos a otra persona de la llamada. Puedo empezar». O «Utilice la función de chat para publicar su opinión». La creación de reglas específicas establecerá expectativas claras para todos, les ayudará a expresar sus ideas y a seguir adelante con el debate sin interrupciones. El objetivo de este ejercicio es permitir un entorno seguro y de colaboración en el que todos puedan participar y compartir sus puntos de vista. **Consejo profesional:** Anime a los asistentes a la reunión a utilizar generosamente la función de chat para hacer preguntas, publicar enlaces y comentar el debate. Esto es especialmente útil para quienes son más callados o prefieren escribir sus ideas. Crear una estrategia que aborde las diversas necesidades de su equipo creará un espacio más abierto y psicológicamente seguro para que todos compartan sus ideas. ### Estructure sus ideas. En las reuniones virtuales, la capacidad de atención es considerable[más corto](https://medschool.vanderbilt.edu/basic-sciences/2020/10/01/are-you-feeling-zoom-ed-out-you-are-not-alone/). ** ** Para lograr un impacto duradero, tiene que estar preparado para que su mensaje llegue. Por ejemplo, si le pido que mire 500 000 durante un segundo y me diga cuál es la cifra, ¿será capaz de hacerlo? ¿Y si sustituyo la cifra por 500 000 o 500 000? Probablemente sea mucho más fácil de recordar. El uso de comas crea una estructura manejable que le ayuda a leer y entender la información con mayor facilidad. Para ofrecer la información de forma más eficaz, también necesita incluir pausas mentales en su discurso o presentación para que los oyentes puedan digerir sus palabras y entender mejor su significado. Digamos que quiere dar una actualización del proyecto. Puede crear una estructura de resultados pasados, presentes y futuros. También puede crear una estructura en la que comience con las necesidades del cliente, la forma en que su proyecto las ha satisfecho y la información que ha obtenido del proyecto. Crear estas comas mentales para espaciar sus principales temas de conversación le ayudará a analizar y organizar sus ideas de manera centrada. Un truco que utilizo es un método que llamo «tuitear seguido de una publicación de Facebook». Por cada idea que quiera compartir, escribo una frase al respecto. Este es mi tuit o una versión comentada de mi idea en pocas palabras. Luego, sigo con una explicación más completa sobre por qué mi idea es importante, cómo afectará al equipo, las metas o la empresa y cómo planeo implementar esta idea. Mientras habla, asegúrese de que sus puntos de conversación sean procesables y deje a todos con una idea clara de lo que espera de ellos. En los dos últimos minutos de la reunión, comparta un resumen conciso de los próximos pasos y de cómo piensa hacer un seguimiento de los resultados o entregas discutidos en la reunión. **Consejo profesional:** Cuando habla, su voz y el ritmo de su discurso pueden crear un[impacto poderoso](/2020/04/how-to-elevate-your-presence-in-a-virtual-meeting) en su audiencia. Reducir la velocidad crea tiempo para que la gente procese lo que se dice y para que la información sea[absorbido](/2020/08/what-deaf-people-can-teach-others-about-virtual-communication) de una manera mejor. De media, cuando habla por ahí[180 palabras por minuto,](https://virtualspeech.com/blog/average-speaking-rate-words-per-minute) es probable que lo entiendan más fácilmente. Una forma de controlar el ritmo es escribir lo que quiere decir y dividirlo en párrafos de 150 a 180 palabras. Entonces practique cronometrar usted mismo. ## Tras la reunión ### Comparta los próximos pasos. Durante la reunión, usted o un colega deberían haber tomado notas o haber anotado las ideas o comentarios más importantes, incluidos los «próximos pasos» o cualquier tarea que haya decidido delegar en el grupo. Cuando termine la reunión, dedique unos minutos a organizar sus notas y envíelas a su equipo por correo electrónico o Slack para que se documenten sus próximos pasos. ### Practique la autorreflexión. Para su propia introspección, reflexione sobre el desarrollo de la reunión. Pregúntese: - ¿Qué ha ido bien? - ¿Qué es lo que no ha ido bien? - ¿Cuál fue la lección clave para mí como anfitrión de una reunión? - ¿Qué me gustaría hacer diferente la próxima vez? Esto le ayudará a mejorar, a ser un presentador más productivo y a dar más dirección y claridad a todos los presentes en las reuniones que dirija. Dirigir una reunión puede parecer una parte pequeña y, a menudo, insignificante de su trabajo como director. Sin embargo, cuando dirige las reuniones con la intención correcta, pueden suponer un cambio significativo para usted y para todos los miembros de su equipo.