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Cuando asumimos nuestras primeras funciones directivas, nadie nos enseña cómo dirigir una gran reunión, una habilidad fundamental para la dirección. Nadie hace hincapié en el paso más importante: usted debe preparar. Lamentablemente, todo el mundo siente esta falta de preparación. Si es un nuevo líder, puede ayudar a cambiar esta tendencia. Prepárese para el éxito aprendiendo a dominar la reunión previa: los pasos que debe seguir antes de una reunión más formal para prepararse para ella.
- Sepa por qué celebra una reunión. Céntrese en los objetivos o el propósito que desee para su próxima reunión. Por lo general, una reunión solo vale la pena para la gente, si su propósito es tomar una decisión, identificar soluciones creativas o coordinar acciones, o compartir información unidireccional. Si su reunión no cabe en ninguna de estas categorías, debería evaluar si vale la pena celebrarla.
- Elabore una agenda clara. Primero, utilice su propósito para crear un resumen de lo que quiere tratar durante la reunión. Ahora, determine la cantidad de tiempo que necesita dedicar a cada uno de estos artículos. Este proceso también le ayudará a determinar la duración total de la reunión. Una vez que haya concretado los puntos del orden del día, determine quién debe asistir a la reunión y por qué. ¿Qué papel desempeñarán en su reunión? Muchos líderes invitan demasiado a los participantes a ser inclusivos, pero esto puede provocar una disminución de la productividad y fatiga en las reuniones.
- Prepare sus temas de conversación. Infórmese sobre el tema de la reunión y céntrese en la forma en que se ha discutido en su organización en el pasado (si corresponde). Este es un paso crucial, ya que puede que esté abordando un tema que los equipos anteriores hayan discutido o intentado tratar. Revise toda la documentación que tenga a su disposición: presentaciones de diapositivas y actas de reuniones que se hayan centrado anteriormente en este tema.
- Ayude a sus participantes a prepararse también. En su investigación previa a la reunión, puede encontrar presentaciones o documentos anteriores que ayudarían a los participantes de la reunión a ponerse al día y a hacer que su tiempo juntos fuera más eficaz. Si quiere que los participantes en la reunión hagan una lectura previa, se recomienda distribuir los documentos al menos dos o tres días hábiles antes de la reunión.
••• Ya sea que esté haciendo una presentación, haciendo una entrevista para un trabajo o intentando dirigir un[reunión efectiva](https://www.mckinsey.com/capabilities/people-and-organizational-performance/our-insights/want-a-better-decision-plan-a-better-meeting), el resultado rara vez depende del azar. En casi todo lo que hacemos, hay una fuerte correlación entre la preparación y la probabilidad de éxito. Aun así, cuando asumimos nuestras primeras funciones directivas, nadie nos enseña cómo dirigir una gran reunión. Nadie hace hincapié en el paso más importante: _usted debe_ _preparar_. Lamentablemente, todo el mundo siente esta falta de preparación. Uno [encuesta](/2017/07/stop-the-meeting-madness) descubrió que el 71% de los altos directivos creen que las reuniones son ineficientes. Otra encuesta reveló que[casi el 40% de los empleados](https://www.zippia.com/advice/meeting-statistics/#:~:text=opinions%20on%20meetings.-,Here%20are%20some%20insights%20our%20research%20uncovered%3A,of%20their%20time%20in%20meetings.) consideran que las reuniones improductivas son el coste más alto para sus organizaciones. Esto se alinea con los hallazgos de las investigaciones que sugieren que solo la mitad[de todas las reuniones son eficaces, se utilizan bien y son atractivas](https://sloanreview.mit.edu/article/the-surprising-science-behind-successful-remote-meetings/). Esos números [caer aún más](https://sloanreview.mit.edu/article/the-surprising-science-behind-successful-remote-meetings/) cuando se trata de reuniones remotas. Si es un nuevo líder, puede ayudar a cambiar esta tendencia. Prepárese para el éxito aprendiendo a dominar la reunión previa: los pasos que debe seguir antes de una reunión más formal para prepararse para ella. ## Paso 1: Sepa por qué celebra una reunión. El primer paso que debe dar es preguntarse: ¿Por qué celebro esta reunión (la reunión más formal) en primer lugar? Céntrese en los objetivos o el propósito que desee para su próxima reunión. Por lo general, una reunión es solo[vale la pena el tiempo de la gente](https://magazine.wharton.upenn.edu/digital/the-three-reasons-to-hold-a-meeting/) si su propósito entra en una de las siguientes categorías, según McKinsey[investigación](https://www.mckinsey.com/capabilities/people-and-organizational-performance/our-insights/if-were-all-so-busy-why-isnt-anything-getting-done): 1. Toma de decisiones: ¿Esta reunión nos va a ayudar a dar una dirección? Puede tener el aspecto de una reunión para hablar sobre el rendimiento trimestral, las nuevas políticas de la empresa, la fijación de un presupuesto o las estrategias futuras. 2. Identificar soluciones creativas y coordinar las acciones: ¿Esta reunión va a dar a las personas la oportunidad de compartir sus ideas y puntos de vista? Los ejemplos incluyen los hackatones, la planificación periódica y las reuniones de inicio de nuevos proyectos. 3. Intercambio de información unidireccional: ¿Esta reunión ayudará a aclarar los problemas o a formar equipos? Las reuniones, como los «ayuntamientos» en toda la empresa, las sesiones informativas o los seminarios web y las reuniones de información empresarial entran en esta categoría. **Consejo profesional:** Si su reunión no cabe en ninguna de estas categorías, debería[evaluar](/2015/03/do-you-really-need-to-hold-that-meeting) si vale la pena tenerlo. Quizá pueda utilizar un método de comunicación alternativo que sea más eficiente. Por ejemplo, para recopilar comentarios u opiniones, una encuesta suele ser mejor que una reunión presencial, ya que las personas pueden completarlas cuando les convenga con tiempo suficiente para elaborar sus respuestas. Del mismo modo, para comunicar una breve actualización, considere la posibilidad de grabar un vídeo de dos o tres minutos que se pueda distribuir por correo electrónico, Slack o la intranet de la empresa. ## Paso 2: Elaborar una agenda clara Si ha confirmado que vale la pena celebrar su reunión, es hora de empezar a trabajar en la agenda. Esto incluye dos pasos más pequeños: determinar los puntos de la agenda y asignarlos a un «propietario». ### **Identificar los puntos de su agenda**** ** Utilice su propósito para crear un resumen de lo que quiere tratar durante la reunión. Puede resultar útil elaborar una lista de preguntas a las que le gustaría que respondieran. Por ejemplo, supongamos que se está preparando para una reunión para hablar sobre el inicio de un nuevo proyecto. Su objetivo principal es coordinar las acciones, establecer canales de comunicación claros y garantizar la total alineación con el alcance, los plazos, las funciones, las responsabilidades y el resultado exitoso del proyecto. Esta es una lista de preguntas que quizás quiera abordar: - ¿Cuáles son los objetivos clave de esta reunión (es decir, establecer las normas del equipo, las formas de trabajar, la cadencia de comunicación, etc.)? - ¿Cuáles son las principales entregas e hitos del proyecto? ¿Cuáles son las decisiones o los puntos de inflexión específicos? - ¿Cuáles son los posibles riesgos y desafíos a los que nos podemos enfrentar? - ¿Qué medidas de seguimiento y próximos pasos deberían discutirse y asignarse al final de la reunión? - ¿Hay alguna experiencia de un proyecto anterior similar que pueda ser útil? Ahora, determine la cantidad de tiempo que necesita dedicar a cada una de estas preguntas, teniendo en cuenta que solemos[subestimar](/2022/01/this-is-why-you-keep-missing-deadlines) cuánto tiempo tardaremos en hacer las cosas. Este proceso también le ayudará a determinar la duración total de la reunión. Algunos sostienen que[30 minutos](/2016/02/the-magic-of-30-minute-meetings) es la duración ideal para una reunión productiva, pero en última instancia dependerá de la complejidad del tema, del número de puntos del orden del día que se estén discutiendo y del nivel de familiaridad del participante con el tema. (Como se ha mencionado anteriormente, si estima que una reunión solo durará 15 minutos, probablemente solo sea una[correo electrónico](/2021/03/stop-does-that-message-really-need-to-be-an-email).). Si tiene una agenda sólida de la que hablar, considere la posibilidad de tener 45 minutos o en el [máximo absoluto](/2014/06/yes-you-can-make-meetings-more-productive) 60 minutos. Como la gente a veces se encuentra consecutiva en las reuniones, es buena idea terminar antes de que acabe la hora si es posible. Si cruza la marca de una hora, corre el riesgo de perder muchos asistentes, ya que se verán obligados a decidir si deben permanecer en su reunión o unirse a una segunda discusión. ### **Asignar un «propietario» a los puntos de su agenda** Una vez que haya concretado los puntos del orden del día, determine quién debe asistir a la reunión y por qué. ¿Qué papel desempeñarán en su reunión? Muchos líderes invitan en exceso[participantes](/2017/07/stop-the-meeting-madness) ser inclusivo, pero esto en realidad puede llevar a[disminución de la productividad y fatiga en las reuniones](/2022/03/dear-manager-youre-holding-too-many-meetings). A la hora de decidir quién debe asistir, pregúntese: - ¿Quiénes son las principales partes interesadas que hay que incluir? Pueden ser representantes de un grupo que se verá directamente afectado (es decir, un usuario final, un grupo de partes interesadas minoritarias) o aquellos que tienen el poder de vetar una decisión que se tome (es decir, legal, financiera o de TI). - Si el objetivo de la reunión es tomar una decisión, ¿quiénes son los que toman las decisiones? ¿Va a invitar a las personas que tienen la última palabra y la autoridad en el tema? Es importante conocer con antelación la opinión de las personas que no toman decisiones, pero invitar a demasiados de ellos a la reunión puede impedir que la reunión avance según lo previsto. - ¿Todos los de mi lista necesitan ayuda para intercambiar ideas sobre una solución o coordinar las acciones? Hacer esta pregunta le ayudará a identificar a los participantes que deben participar en cada fase de la reunión, o quiénes deberían «ser dueños» de qué punto del orden del día para garantizar que se ejecuta correctamente. He aquí un ejemplo de agenda detallada para una reunión de inicio de un nuevo proyecto.  [Ver más gráficos de HBR en Datos y imágenes](https://www.hbr.org/data-visuals) _Título de la tabla: plantilla para una agenda detallada de la reunión._ _Fuente: Autores._ **Consejo profesional:** Solicite comentarios sobre su esquema, especialmente si es nuevo en la dirección de reuniones. Puede pedir a otras personas su opinión sobre quién debería estar presente en su reunión, revisar el[funciones de cada participante en la reunión](https://www.mckinsey.com/capabilities/people-and-organizational-performance/our-insights/want-a-better-decision-plan-a-better-meeting) para garantizar que todos los «propietarios» estén preparados, recopilar la información básica relevante sobre el tema y decidir sobre [modalidad de reunión](/2021/07/when-do-we-actually-need-to-meet-in-person) (virtual o presencial). ## Paso 3: Prepare sus puntos de conversación Una vez que haya fijado la agenda y haya solicitado la opinión de sus compañeros, el siguiente paso es informarse sobre el tema de la reunión y centrarse en la forma en que se ha discutido en su organización en el pasado (si corresponde). Este es un paso crucial, ya que puede que esté abordando un tema que los equipos anteriores hayan discutido o intentado tratar. Entonces, puede que tenga compañeros de equipo que ya hayan trabajado en un objetivo de proyecto similar, así que tiene que entender por qué puede que no haya avanzado o por qué ha fracasado. Lo preparará si recibe el rechazo de socios multifuncionales y le hacen la proverbial pregunta: «¿Por qué debería funcionar ahora cuando antes no funcionaba?» Si se prepara de forma proactiva de esta manera, se forjará una reputación como gerente eficaz y bien preparado y también se capacitará para gestionar situaciones difíciles. Revise toda la documentación que tenga a su disposición: presentaciones de diapositivas y actas de reuniones que se hayan centrado anteriormente en este tema. También debería consultar con sus compañeros que conozcan el tema para asegurarse de que trabaja con la información más actualizada disponible y garantizar que su reunión no solo sea productiva, sino que también se posicione como un líder bien informado. Utilice la información que recopile para preparar sus puntos de conversación. Pregúntese: ¿Qué ideas son esenciales para transmitir en esta reunión? ¿Qué se ha discutido antes y hay que reiterar? ¿Qué no es necesario reiterar? ¿Cómo puedo transmitir mis puntos de vista de forma clara y concisa? ¿Qué preguntas puede plantear el grupo que pueda anticipar y responder? No prepare un guion completo. Tendrá la tentación de leerlo textualmente, lo que podría hacer que su entrega fuera obsoleta y desenganchada. En su lugar, enumere algunas viñetas, señales o frases cortas asociadas a cada punto de la agenda para mantenerse al día. Escríbalas para que las vea durante la reunión. Por ejemplo, para una reunión virtual, puede utilizar notas adhesivas y colocarlas en la pantalla del ordenador. Para las reuniones presenciales, puede llevar tarjetas de notas o una libreta pequeña como referencia. **Consejo profesional:** Piense bien en cómo presentará cada punto de la agenda a sus colegas: ¿Este grupo está acostumbrado a las ayudas visuales, como una presentación de diapositivas? ¿Sería útil una pizarra blanca para trazar una idea o un plan, o quizás una pizarra de Google Doc o Mural si la reunión es virtual? ## Paso 4: Ayude a sus participantes a prepararse también El exCEO de Amazon, Jeff Bezos, necesitó reuniones a nivel ejecutivo para[comience con la lectura de memorandos de varias páginas](https://www.cnbc.com/2018/04/23/what-jeff-bezos-learned-from-requiring-6-page-memos-at-amazon.html) para garantizar que todos tuvieran el contexto necesario para una discusión productiva. En muchas organizaciones, es común que las personas revisen la información general antes de una reunión para maximizar el tiempo de conversación con sus colegas. Es fundamental que los participantes de la reunión tengan un nivel básico de conocimiento sobre el tema para que no dedique tiempo a ponerse al día. En su investigación previa a la reunión, puede encontrar presentaciones o documentos anteriores que ayudarían a los participantes de la reunión a ponerse al día y a hacer que su tiempo juntos fuera más eficaz. Si quiere que los participantes en la reunión hagan una lectura previa, se recomienda distribuir los documentos al menos dos o tres días hábiles antes de la reunión. **Consejo profesional:** Si no es factible (es decir, no es una norma de cultura organizacional) asignar «trabajo previo» a las reuniones, considere[asignar la hora de reunión](/2022/10/how-to-effectively-build-pre-work-into-meetings) para que los participantes lean el material de referencia y preparen sus ideas iniciales en paralelo para que todos estén en sintonía. ### . . . Si bien estos pasos pueden parecer lentos, como nuevo director, usted (y sus colegas) sin duda se beneficiarán de sus esfuerzos de planificación y preparación de las reuniones. Dirigir una reunión eficaz es una oportunidad para aumentar su influencia, acelerar el impulso de los proyectos e iniciativas clave y fomentar la colaboración entre los miembros del equipo, respetando el tiempo de todos.
