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Una nueva investigación muestra que el 70% de las reuniones impiden que los empleados realicen un trabajo productivo. Si bien la duración media de las reuniones disminuyó un 20% durante la pandemia, el número de reuniones a las que asistió un trabajador aumentó de media un 13,5%. Además, los directores recién ascendidos celebran casi un tercio más de reuniones que sus homólogos experimentados. Para reducir el número de reuniones de su equipo:
- Empiece a reducir la cantidad siendo muy selectivo en cuanto a las reuniones que va a celebrar. Piense en qué reuniones han sido más eficaces. Lo más probable es que los que necesitaron un diálogo bidireccional en tiempo real fueran productivos y eficientes. Como regla general, organice reuniones cuando quiera revisar el trabajo, aclarar o validar algo, o cuando distribuya el trabajo entre su equipo.
- Transfiera sus reuniones de estado diarias a Slack o a su equipo. Todos los días de la semana, programe un mensaje para que se publique a las 9:00 de la mañana pidiéndoles a todos que envíen sus actualizaciones, explicando en qué están trabajando, cualquier actualización importante del proyecto, contratiempos, etc. A continuación, escanee las respuestas y haga un seguimiento privado de las actualizaciones que puedan necesitar más contexto.
- Utilice herramientas digitales para el trabajo asíncrono. Se pueden utilizar herramientas como Mural para reuniones asincrónicas de lluvia de ideas. Entonces puede programar una reunión de seguimiento para revisarlas juntos, lo que probablemente reduzca el tiempo de reunión a la mitad.
••• Las reuniones tienen diferentes propósitos, desde reuniones sociales informales hasta sesiones formales de intercambio de ideas. A menudo aparecen en nuestros calendarios como eventos recurrentes (¡sin fecha de finalización a la vista!). Una nueva investigación muestra que acerca de[El 70% de todas las reuniones](https://otter.ai/blog/meeting-statistics) impedir que los empleados trabajen y completen todas sus tareas. Si bien la duración media de las reuniones disminuyó un 20% durante la pandemia, el número de reuniones a las que asistió un trabajador aumentó de media un 13,5%. Las reuniones ineficaces que nos hacen perder el tiempo pueden[impacto negativo](https://www.calendar.com/blog/the-psychological-price-of-meetings/) bienestar psicológico, físico y mental. Nuestro reciente[investigación encontrada](https://www.sciencedirect.com/science/article/abs/pii/S0148296322000364?via%3Dihub) que los directivos recién ascendidos pueden estar contribuyendo al problema. Los nuevos directores celebran casi un tercio (un 29%) más de reuniones que sus homólogos experimentados. Cuando nos propusimos entender los costes ocultos de las prácticas de trabajo flexibles, descubrimos que las reuniones tienen[aumento constante de la frecuencia](https://www.theverge.com/2020/4/28/21240434/google-meet-three-million-users-per-day-pichai-earnings) y duración desde que las empresas hicieron la transición al lugar de trabajo remoto. Los posibles motivos incluyen: - Sin la posibilidad de conectarse con los miembros de su equipo en persona, a menudo en los nuevos lugares de trabajo híbridos, las personas que acaban de ascender a puestos directivos sienten una presión adicional por establecer conexiones digitales. Los impulsa el deseo de ser más visibles y conseguir la aceptación de sus equipos. - Es más fácil que nunca apilar nuestros días con reuniones consecutivas. Cuando trabajamos de forma remota, no tenemos que viajar de una sala de reuniones privada. Prácticamente podemos salir de una reunión e iniciar sesión en otra un minuto después. ¿Cuál es el impacto? Nuestro [investigaciones muestran](https://www.sciencedirect.com/science/article/abs/pii/S0148296322000364?via%3Dihub) que el 92% de los empleados consideran que las reuniones son costosas e improductivas. Innumerables interacciones en línea suelen llevar a»[Fatiga por el zoom](https://www.psychiatrictimes.com/view/psychological-exploration-zoom-fatigue) «— una afección que, según los neuropsicólogos, contribuye en gran medida a[tecnoestrés](https://www.tandfonline.com/doi/full/10.1080/1097198X.2021.1914500). En resumen, más reuniones no ayudan _cualquiera_ alcanzar sus objetivos. Para investigar más a fondo y tener en cuenta las implicaciones para los nuevos directivos, encuestamos a 76 empresas que han reducido el número de reuniones en los últimos 14 meses. Descubrimos que, aunque generar confianza y lograr la cohesión dependen de la frecuencia y la calidad de las interacciones del equipo, las reuniones ya no son la mejor manera para que los directivos recién ascendidos logren esas cosas. De hecho, hay formas mucho más eficaces de desarrollar vínculos en ausencia de reuniones cara a cara, como tener _menos_ reuniones en total. ## Las ventajas de tener menos reuniones En las 76 empresas que encuestamos, descubrimos que la productividad de los empleados aumentaba un 71% cuando las reuniones se reducían un 40%. Esto se debe en gran medida a que los empleados se sentían más empoderados y autónomos. En lugar de que la agenda mande, eran dueños de sus listas de tareas pendientes y se hacían responsables, lo que, en consecuencia, aumentaba su satisfacción un 52%.  [Ver más gráficos de HBR en Datos y imágenes](https://www.hbr.org/data-visuals) Eliminar el 60% de las reuniones aumentó la cooperación un 55%. Los trabajadores encontraron mejores formas de conectarse uno a uno a un ritmo adecuado para ellos, y a menudo utilizaban herramientas de gestión de proyectos, como Slack o Teams, para facilitar la comunicación específica de cada proyecto. De este modo, el riesgo de estrés se redujo un 57%, lo que mejoró el bienestar general de los empleados. Cuando las reuniones se redujeron un 80%, descubrimos que la percepción que tenían los empleados de que estaban siendo microgestionados disminuyó un 74%. Las personas se sintieron valoradas, confiables y más comprometidas (44%) y, posteriormente, se esforzaron más por su empresa. La comunicación era un 65% más clara y considerablemente más eficaz. La razón es que hubo muchos menos malentendidos. Para revisar una tarea o solicitud, la gente consultaba rápidamente una conversación anterior en Slack o el resumen de un proyecto. Las frases que se utilizan con frecuencia «Pensé que me había dicho...» o «No tenía la impresión» se utilizaban con poca frecuencia. ** ** ## Cómo reducir las reuniones Si es un nuevo entrenador que intenta establecer una buena relación con su equipo, tenemos algunos consejos que le ayudarán a replantearse su enfoque. Siguiendo las sugerencias que aparecen a continuación, casi la mitad (el 47%) de las empresas que investigamos redujeron las reuniones un 40% en un período de tres meses. El treinta y cinco por ciento no reunía tres días a la semana y el 11% cuatro. ### Ser _muy_ selectivo. Piense en las reuniones que ha dirigido o en las que ha participado recientemente. ¿Cuáles han sido las más útiles? Probablemente esté pensando en el lanzamiento de un nuevo proyecto o en una lluvia de ideas que requiera un diálogo bidireccional en tiempo real. Como regla general, le recomendamos celebrar reuniones solo cuando sea «absolutamente» necesario. Eso normalmente incluye: - Para revisar el trabajo realizado (qué funcionó o no y por qué) - Para aclarar y validar algo (políticas, objetivos del equipo, etc.) - Para distribuir el trabajo de manera adecuada entre su equipo Incluso en los casos anteriores, debería editar cuidadosamente su lista de invitados. Es _todos_ ¿realmente lo necesita? ¿O puede hacer que la reunión sea opcional para algunas personas? Cuanto menos importante sea el tema para su trabajo, menos se comprometerán los miembros de su equipo. En ese sentido, anime a su equipo a marcar o cancelar las reuniones si no son la mejor manera de utilizar su tiempo. Deje claro que, como su entrenador, lo alienta y no lo juzgará ni castigará. Ser juicioso en cuanto a qué reuniones añaden valor y cuáles no ayudará a liberar las agendas de las personas. Hacerlo también obliga a los directivos a replantearse los compromisos informales «ad hoc» que salpican las agendas de todo el mundo. Curiosamente, descubrimos que esta estrategia fomenta la lealtad hacia los directivos. Conceder la autonomía permite a las personas crear trabajo, lo que, según estudios anteriores, les ayuda a encontrar[significado](https://sloanreview.mit.edu/article/how-job-crafting-can-make-work-more-satisfying/) en su obra. ### **Transfiera sus reuniones de estado diarias a Slack o a su equipo.** Las reuniones diarias son las reuniones que se celebran con más frecuencia y, a menudo, son las más difíciles de abandonar. Como nuevo entrenador, puede que piense que es importante que su equipo conozca el trabajo de los demás para alcanzar sus objetivos como grupo. Estas reuniones pueden parecer el mejor momento para hacerlo. Tenemos otra sugerencia: cree un canal de Slack o Teams específicamente para este propósito. Todos los días de la semana, programe un mensaje para que salga a las 9:00 de la mañana: «@here ¿Qué hay en su plato hoy»? Pida a los miembros de su equipo que respondan en menos de una hora y expliquen en qué están trabajando, cualquier actualización importante del proyecto, contratiempos, etc. Los gerentes (y los miembros de su equipo) pueden entonces escanear las respuestas y hacer un seguimiento privado de las actualizaciones que puedan necesitar más contexto. Nuestra investigación reveló que el 83% de los empleados preferían utilizar estos puntos de contacto del chat en lugar de las tradicionales reuniones individuales porque les ahorraba tiempo. Si los miembros de su equipo tienen alguna pregunta, pueden enviarle un mensaje en lugar de tener que buscar un bloque de 30 minutos en su calendario. ### **Utilice herramientas digitales para el trabajo asíncrono.** La próxima vez que tenga una reunión de intercambio de ideas, pregunte: ¿Se puede hacer algo de forma asíncrona? La respuesta probablemente sea sí. Por ejemplo, se pueden utilizar herramientas como Mural y Google Forms para que las personas envíen sus ideas con antelación. Entonces puede programar una reunión de seguimiento para revisarlas juntos, lo que probablemente reduzca el tiempo de reunión a la mitad. El ochenta y tres por ciento de los empleados de nuestra encuesta prefirieron este enfoque a los métodos tradicionales, ya que les ayuda a contribuir en su tiempo libre y a refinar aún más las ideas en persona. Además, las actividades que dependen de las reuniones, como comprobar el progreso de los proyectos, se pueden rastrear de forma asincrónica en un panel de control de forma transparente para todos. Descubrimos que este enfoque puede ayudar a reducir los calendarios, dejando más espacio para el valioso tiempo «sin reuniones» y para centrarse en el trabajo. Si bien nuestros datos destacan la importancia de celebrar menos reuniones, queremos hacer hincapié en que los nuevos directivos necesitan entender lo que funciona en sus contextos únicos para maximizar todos los beneficios de estas estrategias. Por ejemplo, descubrimos que las ventajas de no tener períodos de reunión comienzan a estabilizarse después de reducir las reuniones en un 60% y, de hecho, van disminuyendo más allá de eso. La satisfacción, la productividad, el compromiso y la empresa disminuyen cuando las reuniones se reducen por completo, en lugar de reservar al menos un día para las reuniones. Creemos que si se reservan dos días de la semana para las reuniones, puede resultar beneficioso. Aun así, dado que las reuniones tradicionales generan poco retorno de la inversión de tiempo, el coste de oportunidad es demasiado alto como para no actuar ahora. Sus equipos están llenos de personas con talento y capaces que hacen lo que mejor saben hacer, pero necesitan espacio para hacerlo. Entendiendo mejor cómo _hormiga_ para trabajar juntos, cómo encajan las reuniones en eso y dónde las reuniones añaden o no valor, minimizará la necesidad de reuniones inútiles.
