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Muchas empresas están optando por la tecnología híbrida, ¡y eso significa más reuniones virtuales! Como gerente, puede aprovechar las tecnologías emergentes para crear formas más eficaces de que su gente colabore y se conecte.

• Reconsidere las estructuras de las reuniones: cree y comparta su agenda de reuniones un par de días antes. Cree una cronología que incluya los temas clave que abordará y cuándo. Esto dará a las personas una idea del terreno, sabrán qué esperar y les ayudará a prepararse para contribuir o sugerir temas adicionales.
• Canalice al presentador de noticias que lleva dentro: La razón por la que nos gusta ver a los usuarios de Twitch interactuar con la transmisión del juego o a los meteorólogos interactuar con los mapas es porque nada permanece estático durante demasiado tiempo en la pantalla. En lugar de indicar claramente un punto de datos o utilizar una diapositiva con mucho texto, comparta un gráfico o una imagen (¡incluso gifs!) y señale la información en la que quiere hacer hincapié.
• Haga que las reuniones sean más inclusivas: incluso si todos están en la oficina, pida a la gente que se una desde su escritorio para igualar el campo de juego para todo tipo de personalidades: las que levantarían la mano y hablarían y las que preferirían charlar en sus comentarios.
• Adopte las grabaciones de vídeo asincrónicas: piense si el tema del que está hablando o el problema que está intentando resolver se puede abordar mediante mensajes de vídeo grabados asincrónicos y compartidos por correo electrónico o mensajería instantánea. Una estrategia como esta puede resultar especialmente útil para los equipos globales ubicados en varias zonas horarias.

••• El aumento de los casos de Omicron en muchas partes del mundo nos ha demostrado que la Covid va a ir y venir durante un tiempo.[Más de siete de cada 10 empleadores estadounidenses](https://www.prnewswire.com/news-releases/most-employers-plan-to-offer-hybrid-work-after-the-covid-19-pandemic-according-to-xperthrs-latest-survey-301395043.html) y[El 97% de las organizaciones del Reino Unido](https://hrnews.co.uk/despite-employee-reluctance-uk-companies-are-committing-to-hybrid/) dicen que tienen la intención de ofrecer trabajo híbrido en el futuro, y la mayoría espera que los empleados pasen dos días in situ y tres días totalmente remotos. ¿Qué significa esto para usted y para mí? ¡Más reuniones virtuales! En la actualidad, la gente gasta una media de[10 horas a la semana en reuniones virtuales](https://www.polly.ai/hubfs/DLC%20Assets/The%20State%20of%20Virtual%20Meetings.pdf) — y la mayoría de ellos no están muy comprometidos. Sin señales de lenguaje corporal presenciales, a muchos les resulta difícil contribuir y temen interrumpir al orador. Esto puede resultar aún más difícil para los introvertidos, [que suelen preferir las conversaciones en persona](https://www.wsj.com/articles/zoom-fatigue-the-differing-impact-on-introverts-and-extroverts-11615291202) donde las pausas son más fáciles de leer y les dan más tiempo para contemplar sus ideas. Cuando los empleados sienten que no necesitan o no pueden contribuir a una conversación, naturalmente pierden la concentración. De hecho, el 90% de los participantes en un[encuesta reciente](https://www.polly.ai/hubfs/DLC%20Assets/The%20State%20of%20Virtual%20Meetings.pdf) admitió hacer múltiples tareas durante las reuniones virtuales y el 33% dijo que lo hacía «con mucha frecuencia».  ¿Cómo pueden los directivos resolver este problema cuando la mitad de sus equipos son remotos? El objetivo de la mayoría de las reuniones es recibir información y hacer algo juntos. Para que esa unión se manifieste, todos los participantes deben entender el contenido que se está discutiendo y contribuir. Y lo que es más importante, la participación debe ser bidireccional: las declaraciones y las preguntas deben ir acompañadas de respuestas igual de reflexivas. Estas idas y venidas son clave para una comunicación eficaz, y la comunicación es clave para organizar una buena reunión híbrida. Tanto si es nuevo en la gestión como en el trabajo híbrido o en ambos, estos son algunos consejos para que su próxima reunión virtual sea más atractiva. ## Reconsidere la estructura de sus reuniones. ¿Qué es lo primero que hace antes de emitir una nueva serie en Netflix? Muchos de nosotros consultaremos la guía de episodios o veremos un tráiler antes de decidir hacer clic en el botón de reproducción. Aprendemos qué esperar sin descubrir toda la trama y entramos en la narración con ganas de aprender más. Puede atraer a los asistentes a la reunión con una estrategia similar. Cree y comparta la agenda de sus reuniones un par de días antes. Ordénelo como una cronología que incluya los temas clave que abordará y cuándo. Los miembros de su equipo, en la oficina y a distancia, tendrán un panorama más claro y podrán preparar debidamente las contribuciones y sugerir temas de debate adicionales. También da a las personas que tal vez no tengan la oportunidad de alzar la voz o que no puedan asistir, la oportunidad de enviarle sus opiniones con antelación. Otra forma de entusiasmar a los participantes es enviar la agenda de la reunión con antelación mediante un mensaje de vídeo. Mediante un vídeo asincrónico y pregrabado, puede transmitir el mensaje y el tono con mayor precisión que en un mensaje de correo electrónico o de Slack. También puede ahorrar tiempo explicando cada punto del orden del día con un poco más de detalle para ayudar a su equipo a asimilar el contenido, prepararse y venir a la reunión preparado para contribuir. Durante la propia reunión, tendrá más tiempo para centrarse en los temas que requieren una conversación bidireccional. ## Canalice al presentador de noticias que lleva dentro. Piense en los profesores que interactúan con las pizarras blancas, en los meteorólogos que interactúan con los mapas y, por supuesto, en los usuarios de Twitch que interactúan con la transmisión del juego. ¿Por qué su contenido y estilo son atractivos? La respuesta es sencilla: el presentador interactúa con su contenido y nada permanece estático en la pantalla durante demasiado tiempo. En las reuniones virtuales, los gifs y los gráficos también pueden ser muy útiles. En lugar de indicar claramente un punto de datos durante la presentación, por ejemplo, comparta un gráfico o una imagen y señale la información que quiere enfatizar. La mayoría de las aplicaciones de videollamadas le permiten compartir la pantalla y hacer presentaciones como ponente al mismo tiempo. Puede ajustar el diseño para que su imagen esté visible junto a los datos que presenta. El uso de las imágenes de esta manera hará que el público se sumerja más en la experiencia.  [Una encuesta de 2019](https://www.forbes.com/sites/bryancollinseurope/2020/04/22/tips-for-video-conference-newbies/?sh=129994e542e9) reveló que el 85% de los participantes en la videoconferencia participaban más cuando estaban visibles tanto el contenido de la presentación como el orador. Sin embargo, no espere que el público lea y escuche su voz al mismo tiempo. El lenguaje, escrito y hablado, lo procesa una parte de nuestro cerebro llamada[bucle fonológico](https://www.sciencedirect.com/topics/psychology/phonological-loop), pero no puede procesar ambas cosas simultáneamente. Cuando presentamos una diapositiva con muchos datos o texto y hablamos (todos a la vez), nuestro público sufre una sobrecarga cognitiva, no retiene tanta información y, por lo tanto, se siente desconectado. Por suerte, las herramientas de presentación en vídeo ahora permiten a los participantes de la reunión responder al orador con texto o imágenes en pantalla, lo que facilita evitar las interrupciones verbales, interactuar en tiempo real y animar a los demás participantes a hacer lo mismo. ## Haga que las reuniones sean más inclusivas. Ya sabemos que los beneficios de los entornos de trabajo inclusivos[son enormes](https://www.nature.com/articles/s41587-021-01176-z). Las reuniones híbridas o virtuales son intrínsecamente más inclusivas que las presenciales, ya que permiten la participación de todo tipo de personalidades: las que levantan la mano y hablan y las que prefieren charlar en sus comentarios. Incluso si hay gente en la oficina, pídales que inicien sesión en sus reuniones desde sus escritorios para igualar las condiciones para los que se unan de forma remota. Si es el líder, evite hacer preguntas dirigidas a «la sala», ya que es probable que reciba opiniones de un grupo selecto de colaboradores extrovertidos o de personas que ya están familiarizadas con el tema. En su lugar, diríjase a compañeros de equipo específicos cuando haga una pregunta y anime a las personas a «pasar el micrófono» a los demás asistentes de la misma manera. Esta práctica puede fomentar las respuestas de las voces menos escuchadas, incluidos los compañeros de equipo de otros departamentos u oficinas remotas que pueden dudar en ofrecer su valiosa opinión. Al final, será en el que todos ganen. Cuantas más perspectivas diversas pueda perfeccionar, más información recopilará. ## Adopte las grabaciones de vídeo asincrónicas. A veces queremos ver la televisión en directo y otras veces, es increíblemente valioso grabar nuestro contenido bajo demanda. Lo mismo ocurre con las reuniones de equipo. Si quiere experimentar con un enfoque más radical, deje que su equipo decida si es necesaria una videoconferencia en directo. Quizás el tema del que habla o el problema que intenta resolver se puedan abordar mediante mensajes de vídeo grabados asincrónicos compartidos por correo electrónico o mensajería instantánea. Una estrategia como esta puede resultar especialmente útil para los equipos globales ubicados en varias zonas horarias. Cuando sus equipos entiendan que solo se programan videoconferencias cuando es completamente necesario mantener una conversación en directo, no cabe duda de que se tomarán ese momento más en serio. Las personas tendrán más probabilidades y estarán dispuestas a participar en las reuniones que requieran su asistencia. El trabajo en línea pronto será más importante que el trabajo presencial. Esperamos que el vídeo siga siendo el centro de la colaboración en la experiencia digital de los empleados. Como gerente, puede aprovechar las tecnologías emergentes utilizándolas para crear formas más eficaces de que su gente colabore y se conecte. Utilice los consejos anteriores para empezar y convertir sus reuniones híbridas en espacios virtuales en los que las personas puedan (y realmente quieran) contribuir.