Una presentación no siempre es la manera correcta de comunicarse

Rara vez pensamos en si las presentaciones son el mejor manera de expresar nuestras ideas; simplemente creamos y entregamos ciegamente. Según algunas estimaciones, 350 presentaciones, en promedio, se entregan cada segundo de cada día.

Desafortunadamente, las presentaciones no pueden ser el cuchillo de comunicación del ejército suizo. Aunque son una de las herramientas más poderosas que tenemos para mover a un público, incluso las charlas más cuidadosamente elaboradas no serán efectivas si no se entregan en el contexto adecuado. A veces, una conversación es mucho más apropiada y efectiva.

¿Cómo sabes cuándo es el caso? Pregúntate qué quieres sacar del tiempo que tienes con el grupo. ¿Necesita informar, entretener y persuadir simultáneamente a su audiencia para que adopte una línea de pensamiento o para que tome medidas? ¿O necesita reunir más información, tener una discusión o conducir al grupo hacia el consenso para llegar a su siguiente paso deseado? En general, si su idea sería mejor servida por una mayor interacción con su público, probablemente debería tener una conversación en lugar de entregar una presentación.

Las mejores conversaciones ocurrirán cuando hayas informado a todos antes de tiempo sobre la información que vas a discutir. (De lo contrario, usted pierde valioso tiempo de reunión jugando a ponerse al día en lugar de trabajar hacia su objetivo). Para que todo el mundo se ponga al día, cree un documento visual en el software de presentación, lo que yo llamo slidedoc — y distribuirlo antes de la reunión.

Por supuesto, es práctica común distribuir tablas de diapositivas antes de las reuniones, pero a menudo son demasiado opacas para ser entendidas sin la guía de un presentador, o están tan llenas de Texto «teleprompter» que la gente tiene dificultades para digerirlos. Pedir a todo el mundo que descodifique sus balas crípticas o que aren una gran cantidad de verborrea antes de conocerse es preparándose para la decepción. Nadie tiene tiempo, y sus ideas podrían perderse en la traducción. Así que dale a la gente un documento que está destinado a ser leído, no presentado. Uno que agarrarán rápida y fácilmente por su cuenta.

Puede crear un documento de diapositivas refragmentando su mensaje en puntos clave e ilustrándolos con imágenes o diagramas, siguiendo estas líneas:

Los estudios demuestran que esta combinación —texto conciso emparejado con elementos visuales— ayuda a las personas a comprender y retener conceptos con mayor facilidad. Como psicólogo clínico y autor Haig Kouyoumdjian señala: «Nuestro cerebro es principalmente un procesador de imágenes (gran parte de nuestra corteza sensorial está dedicada a la visión), no un procesador de textos. De hecho, la parte del cerebro utilizada para procesar palabras es bastante pequeña en comparación con la parte que procesa imágenes visuales». Por lo tanto, reduce la redacción, pero deja suficiente contexto para permitir que tu mazo viva por sí solo sin tu voz en off.

Slidedocs puede servir no sólo como prereading para conversaciones, sino también como emisarios y material de seguimiento. Por ejemplo, cuando las personas en posiciones de influencia dicen, «Envíame tus diapositivas», antes de reservar una reunión con usted, puede enviarles un documento de diapositivas por correo electrónico con toda la información relevante. Slidedocs también puede describir lo que la gente puede hacer para dar a su idea tracción después de que las haya vendido sobre su valor en una presentación.

Pero, ¿por qué utilizar software de presentación para este tipo de comunicación? Porque le permite crear contenido modular que es fácil de compartir, y es mucho más fácil para el profano de usar al combinar objetos visuales y prosa que, por ejemplo, software de diseño profesional. Por ambas razones, ampliará el alcance de sus ideas, que es, después de todo, el punto.

— Nancy Duarte Via HBR.org