Una oda a la hoja de cálculo poco apreciada
Las hojas de cálculo tienen un trato sin procesar. Dependemos tanto de herramientas como Excel y Hojas de cálculo de Google para gestionar presupuestos y P&L que es fácil caer en la trampa de ver hojas de cálculo solo como aplicaciones para administrar dinero, o al menos, para trabajar con números.
Pero la estructura y las características de las hojas de cálculo las hacen tan útiles para una gama más amplia de propósitos, desde la planificación de proyectos hasta la escritura. Romper la información o el texto en celdas le ayuda a dividir su trabajo en trozos de tamaño de bits para que pueda encontrar diferentes formas de estructurarlo. La capacidad de ordenar y filtrar celdas facilita la búsqueda, clasificación o reorganización de listas o contenido. Y sí, es bueno poder hacer cálculos rápidos cuando son trabajar con números.
Creación de contenido
Las hojas de cálculo pueden ser útiles herramientas de escritura, ya que pueden ayudarle a organizar recursos e ideas. A continuación se muestran algunas formas de utilizar hojas de cálculo en la creación de contenido.
Estructurar un documento. Cuando se está preparando un documento importante, una cubierta de PowerPoint o un libro, lo más difícil suele ser averiguar la estructura. Si ha visto (o ha creado) un documento o una baraja que tiene la estructura que necesita, considere la posibilidad de asignar la estructura en una hoja de cálculo. Una vez redacté una propuesta de libro trazando la estructura de un libro que admiraba, usando la columna A para capturar el título de cada capítulo y la columna B para cada subsección dentro de cada capítulo. Luego escribí mi propuesta en la columna C, reflejando la estructura del libro original.
Cree un archivo de activos. Si hay cierto tipo de información que necesita una y otra vez (como citas que puede utilizar en discursos o ejemplos de presentaciones e informes), una hoja de cálculo puede ser una forma útil de organizar esa información de manera que sea más fácil volver a encontrarla. Por ejemplo, creé una hoja de cálculo de anécdotas de estilo de vida digital, etiquetada por subtipo («dinero», «familia», «negocio», etc.). Debido a que puedo buscar u ordenar por esos subtipos, puedo remitirme fácilmente a esas citas cuando necesito una historia para ilustrar un discurso o una publicación de blog.
Cree un archivo de ideas. Aclarar nuevas ideas de proyecto o historia en un archivo de texto sin formato es mejor que nada, pero hace que sea difícil organizarse y priorizar, y mucho menos seguir esas ideas hasta su finalización. Ahora guardo todas mis ideas de blog e historia en una hoja de Google, con columnas para «sujeto» (el área temática amplia a la que se relaciona cada idea), salida prevista (por ejemplo, HBR) y estado (idea, pitched, asignado, completo). Mientras algunas personas mantienen este tipo de archivo usando una herramienta de gestión de proyectos como Trello, he encontrado que una hoja de cálculo me da más opciones para personalizar mi configuración y organizar mis ideas de diferentes maneras. Como es un dolor abrir mi hoja de cálculo cada vez que tengo una nueva idea, sin embargo, también mantengo un cuaderno de Evernote titulado «ideas de historia»; cuando tengo una idea, me inmediatamente agregarlo a ese cuaderno (una nota para cada idea), y este Si esto entonces esa receta simplemente agrega mi idea a esa hoja de Google como una nueva fila.
Planificación y organización
En un mundo lleno de gestores de tareas específicos y herramientas de productividad, puede ser tentador utilizar una aplicación diferente para cada aspecto de la productividad o la administración de la información. Pero las hojas de cálculo suelen ser más flexibles y potentes que las aplicaciones de productividad específicas, ya que no es necesario instalar una nueva aplicación para cada caso de uso, y puede adaptarlas a sus necesidades personales. Estas son algunas de mis formas favoritas de usarlos:
Planifique un proyecto. No necesita necesariamente una herramienta de administración de proyectos dedicada para planificar un proyecto, realizar un seguimiento de hitos o capturar dependencias. Creo muchos de mis planes de proyecto en una hoja de cálculo, con una columna para las fechas (con una fila para cada semana) y una columna para cada equipo o miembro del equipo. De esa manera puedo trazar lo que cada persona necesita lograr en una semana determinada, y mantener todo el proyecto en marcha. A menudo agrego una columna adicional para estimar mis propias horas en cada paso del camino, así que sé cuánto tiempo bloquear en mi horario para cada semana del proyecto.
Lecturas adicionales
Guía de HBR para conseguir el trabajo correcto Ebook + Herramientas
Liderazgo y Gestión de Personas Kit de herramientas69.95Añadir a la cesta
Fije prioridades. Ya sea que esté mirando hacia el futuro en la semana, el trimestre o el año, encuentro que una hoja de cálculo es la mejor manera de capturar todas mis tareas o proyectos, estimar el tiempo que cada uno requiere y luego priorizar mis tareas pendientes en función del tiempo que realmente tengo disponible. Es más fácil para mí ver el panorama general en una hoja de cálculo que en un administrador de tareas, y una vez que decida lo que voy a priorizar, puedo transferir elementos accionables a un administrador de tareas (sin obstruirlo con todas las cosas que realmente no tendré tiempo de abordar). Puede crear sus propias hojas de cálculo para cada tipo de proceso de priorización, u obtener las hojas de cálculo que uso como parte de la nueva Cómo hacer el trabajo correcto Kit de herramientas.
Cree un directorio. Hoja de aplicaciones es un servicio web que te permite crear aplicaciones móviles a partir de hojas de cálculo, y es una excelente manera de crear un directorio de contactos flexible para tu equipo u organización. Creé una aplicación móvil para la escuela de mis hijos haciendo que los padres rellenen un formulario de contacto que creé con Google Forms; ese formulario rellena la hoja de Google que controla el directorio, por lo que podemos ofrecer una aplicación móvil que no solo permite a los padres buscar una familia específica, sino que también les permite ver una lista de niños por — o incluso un mapa de familias para que podamos planificar los carpools. Puede hacer lo mismo para su organización, o incluso para su propia lista de contactos personal.
Trabajar con datos
¡Sorpresa! Sí, las hojas de cálculo también son útiles para trabajar con datos. Además de lo obvio (organizar y calcular datos y crear gráficos básicos), aquí hay un par de mis formas favoritas de usar hojas de cálculo cuando se trabaja con datos.
Datos interesantes de superficie. Realizo la mayor parte de mis análisis de datos serios en Tableau, pero cuando primero investigo las tablas para resumir los resultados de las encuestas, utilizo una hoja de cálculo para ver qué segmentaciones producen las variaciones más interesantes. Por ejemplo, si tengo una encuesta en la que los resultados se segmentan por edad, sexo, etnia y uso de las redes sociales (mis columnas habituales), quiero ver si alguno de esos segmentos difiere significativamente del promedio general. Así que creo lo que llamo «columnas de Brent», llamado así por Brent Peppiatt, el colega que me mostró cómo configurar el formato condicional para un conjunto de columnas. Si las respuestas para un segmento en particular (por ejemplo, niños de 18 a 25 años) dan una respuesta que es más del 10% superior o inferior a la media, mi formato condicional convierte esa celda en verde. Es una excelente manera de escanear rápidamente cientos de células de respuesta para ver cuáles son las que vale la pena poner a cero. (Excel tiene un botón para hacer esto rápidamente, pero hay un arte para que funcione correctamente, mostrando los rangos correctos en los colores correctos para ayudarle a interpretar los datos.)
Planifique sus infografías. Si está produciendo un conjunto de infografías basadas en datos para su publicación, probablemente No lo haré desea liberar los gráficos que ha creado en una hoja de cálculo. (Normalmente confío en Tableau o Infogr.am para el diseño de infografía). Pero una hoja de cálculo sigue siendo esencial para preparar sus datos para la visualización, especialmente si alguien más va a hacer el diseño gráfico real. Cree una hoja de cálculo independiente para cada gráfico que necesite y coloque los datos que va a visualizar en una tabla simple y clara. A continuación, cree una maqueta aproximada del diseño deseado utilizando las herramientas de creación de gráficos integradas en su hoja de cálculo. Anote la tabla y la maqueta con algunas líneas en la parte superior de cada hoja de cálculo, explicando lo que se pretende mostrar este gráfico y cuál debe ser el punto clave del gráfico. Eso hace que sea mucho más fácil para un diseñador obtener los datos (en lugar de recorrer una enorme hoja de cálculo) y deja claros sus objetivos de comunicación.
Obtener más de sus hojas de cálculo
Una vez que comience a usar hojas de cálculo para algo más que datos financieros, puede que le resulte útil tener varias aplicaciones de hoja de cálculo diferentes en su kit de herramientas. Utilizo Excel para cualquier hoja de cálculo en la que estoy trabajando solo, o si necesito filtrado avanzado, formato condicional u opciones de gráfico. Utilizo Hojas de cálculo de Google cuando necesito compartir una hoja de cálculo con otras personas, cuando quiero conectarla a otros servicios web (como mi archivo de ideas con Evernote), o cuando quiero que otras personas le añadan datos desde un formulario (como mi sistema de solicitud de soporte), o cuando quiero poder acceder a él sobre la marcha.
También hay algunas características de hoja de cálculo que muchas personas pasan por alto o infrautilizan, pero que harán que las hojas de cálculo sean más útiles para usted.
Aprender a usar filtros. Mostrar u ocultar celdas específicas dependiendo de si contienen una palabra o valor específico hace que las hojas de cálculo sean mucho más útiles para ampliar rápidamente información específica (como en un archivo de citas o ejemplos), y puede acelerar el proceso de limpieza de un libro de trabajo para que sea más utilizable (haciendo que sea fácil para mostrar y copiar las filas que le importan).
Formato condicional. Hacer que las celdas cambien de color en función de su contenido o valor puede requerir un poco más de trabajo para eliminar, pero es esencial para cualquiera que trabaje rutinariamente con enormes hojas de cálculo de datos que necesita escanear rápidamente.
Anotación de celda. La mayoría de las aplicaciones de hoja de cálculo le permiten anotar celdas; esto le permite adjuntar comentarios a una celda específica para que pueda explicar lo que significa (o cómo usarla).
Invierta un poco de tiempo en aprender a obtener más de sus hojas de cálculo, y es probable que se encuentre donde estoy ahora: recurriendo a mis aplicaciones de hojas de cálculo como una forma de simplificar y acelerar drásticamente una amplia gama de tareas empresariales.
— Alexandra Samuel Via HBR.org
