Una guía para gestionar sus (recién) trabajadores remotos

Con la epidemia de la COVID-19, muchos empleados (y sus directivos) se encuentran trabajando fuera de la oficina y separados unos de otros por primera vez. Afortunadamente, hay medidas específicas basadas en investigaciones que los directivos pueden tomar sin grandes esfuerzos para mejorar la participación y la productividad de los empleados remotos, incluso cuando hay poco tiempo para prepararse. En primer lugar, es importante entender los desafíos más comunes, desde el aislamiento hasta las distracciones y la falta de supervisión cara a cara. Entonces, los gerentes pueden apoyar a los trabajadores remotos con 1) controles regulares y estructurados; 2) múltiples opciones de comunicación (y normas establecidas para cada una de ellas); 3) oportunidades de interacción social; y 4) estímulo y apoyo emocional continuos.

••• En respuesta a las incertidumbres que presenta la COVID-19, muchas empresas y universidades han pedido a sus empleados que trabajen de forma remota. Mientras[cerca de una cuarta parte de la fuerza laboral estadounidense ya trabaja desde casa](https://www.bls.gov/news.release/atus.t06.htm) al menos una parte del tiempo, las nuevas políticas dejan a muchos empleados (y a sus gerentes) trabajando fuera de la oficina y separados unos de otros por primera vez. Aunque siempre es preferible establecer políticas claras de trabajo remoto y formación con antelación, en tiempos de crisis u otras circunstancias que cambien rápidamente, este nivel de preparación puede no ser factible. Afortunadamente, hay datos específicos,[medidas basadas en la investigación que los directivos pueden tomar](https://journals.aom.org/doi/abs/10.5465/amp.2014.0120) sin un gran esfuerzo por mejorar la participación y la productividad de los empleados remotos, incluso cuando hay poco tiempo para prepararse. ### **Desafíos comunes del trabajo remoto** Para empezar, los directivos tienen que entender los factores que pueden hacer que el trabajo remoto sea especialmente exigente. De lo contrario, los empleados con alto rendimiento podrían experimentar una disminución en su rendimiento laboral y en su compromiso cuando comiencen a trabajar de forma remota, especialmente si no tienen preparación ni formación. Los desafíos inherentes al trabajo remoto incluyen: **Falta de supervisión presencial:** Tanto los directivos como sus empleados suelen expresar su preocupación por la falta de interacción cara a cara. A los supervisores les preocupa que los empleados no trabajen tan duro o tan eficientemente (aunque[investigación](https://www.hbs.edu/faculty/Publication%20Files/19-054_2ecb5287-d0bd-4aa0-b3d8-36fb44b757b4.pdf) indica lo contrario, al menos para algunos tipos de trabajos). Muchos empleados, por otro lado, tienen dificultades con la reducción del acceso al apoyo y la comunicación de la dirección. En algunos casos, los empleados[cree que los gestores remotos no están al tanto de sus necesidades](https://onlinelibrary.wiley.com/doi/abs/10.1002/job.369) y, por lo tanto, no los apoyan ni ayudan a hacer su trabajo. **Falta de acceso a la información:** Los nuevos trabajadores remotos suelen sorprenderse por el tiempo y el esfuerzo adicionales que se necesitan para localizar la información de sus compañeros de trabajo. Incluso obtener respuestas a lo que parecen preguntas sencillas puede parecer un gran obstáculo para un trabajador que trabaja desde casa. Este fenómeno va más allá del trabajo relacionado con las tareas para[desafíos interpersonales](/2015/11/resolve-a-fight-with-a-remote-colleague) que puede surgir entre los compañeros de trabajo remotos.[Investigación](https://pubsonline.informs.org/doi/abs/10.1287/orsc.12.3.346.10098) ha descubierto que la falta de «conocimiento mutuo» entre los trabajadores remotos se traduce en una menor disposición a dar a sus compañeros de trabajo el beneficio de la duda en situaciones difíciles. Por ejemplo, si sabe que su compañero de oficina está teniendo un mal día, verá un correo brusco de él como un producto natural de su estrés. Sin embargo, si recibe este correo electrónico de un compañero de trabajo remoto, sin entender sus circunstancias actuales, es más probable que se ofenda o, como mínimo, que piense mal de la profesionalidad de su compañero de trabajo. **Aislamiento social:**  [Soledad](/2018/11/helping-remote-workers-avoid-loneliness-and-burnout) es una de las quejas más comunes sobre el trabajo remoto, ya que los empleados se pierden la interacción social informal de un entorno de oficina. Se cree que los extrovertidos[puede sufrir más aislamiento](https://www.aabri.com/manuscripts/162492.pdf) a corto plazo, sobre todo si[no tengo oportunidades de conectarse](http://www.na-businesspress.com/JMPP/ClarkLA_Web13_3_.pdf) con otras personas en su entorno de trabajo remoto. Sin embargo, durante un período de tiempo más largo, el aislamiento puede[hacer que cualquier empleado sienta menos «pertenencia»](https://pubsonline.informs.org/doi/abs/10.1287/orsc.1110.0661) a su organización, e incluso puede resultar en[aumento de la intención de marcharse](https://psycnet.apa.org/fulltext/2008-16251-016.html) la empresa. **Distracciones en casa:** A menudo vemos fotos que representan el trabajo remoto en las que aparece un padre abrazando a un niño y escribiendo en un ordenador portátil, a menudo sentado en el sofá o en el suelo de la sala de estar. De hecho, esta es una pésima representación de una obra virtual eficaz. Por lo general, animamos a las empresas a garantizar que sus trabajadores remotos tengan un espacio de trabajo dedicado y una guardería adecuada antes de permitirles trabajar de forma remota. Sin embargo, en el caso de una transición repentina al trabajo virtual, hay muchas más probabilidades de que los empleados se enfrenten a espacios de trabajo subóptimos y (en el caso de[cierre de escuelas y guarderías](/2020/03/how-working-parents-can-prepare-for-coronavirus-closures)) responsabilidades parentales inesperadas. Incluso en circunstancias normales, las exigencias de la familia y el hogar [puede afectar al trabajo remoto](https://www.sciencedirect.com/science/article/abs/pii/S0001879105000898); los gerentes deberían esperar que estas distracciones aumenten durante esta transición no planificada al trabajo desde casa. ### **Cómo los gerentes pueden ayudar a los empleados remotos** Por mucho que el trabajo remoto pueda estar plagado de desafíos, también hay cosas relativamente rápidas y económicas que los gerentes pueden hacer para facilitar la transición. Las medidas que puede tomar hoy incluyen: **Establezca registros diarios estructurados:** Muchos gestores remotos exitosos establecen una llamada diaria con sus empleados remotos. Esto podría adoptar la forma de una serie de llamadas individuales, si sus empleados trabajan de forma más independiente unos de otros, o de una llamada de equipo, si su trabajo es muy colaborativo. La característica importante es que las llamadas sean regulares y predecibles, y que sean un foro en el que los empleados sepan que pueden consultar con usted y que se escucharán sus inquietudes y preguntas. **Ofrecen varias opciones de tecnología de comunicación diferentes:** El correo electrónico por sí solo no es suficiente. Los trabajadores remotos se benefician de tener una tecnología «más rica», como la videoconferencia, que ofrece a los participantes muchas de las señales visuales que tendrían si estuvieran cara a cara. La videoconferencia tiene muchas ventajas, especialmente para grupos más pequeños: las señales visuales permiten aumentar el «conocimiento mutuo» sobre los compañeros de trabajo y también ayudan a reducir la sensación de aislamiento entre los equipos. El vídeo también es especialmente útil para conversaciones complejas o delicadas, ya que parece más personal que la comunicación escrita o solo por audio. Hay otras circunstancias en las que la colaboración rápida es más importante que los detalles visuales. Para estas situaciones, proporcione una función de mensajería individual compatible con dispositivos móviles (como Slack, Zoom, Microsoft Teams, etc.) que se pueda utilizar para conversaciones más sencillas y menos formales, así como para comunicaciones urgentes. Si su empresa aún no cuenta con herramientas tecnológicas, hay formas económicas de conseguir versiones sencillas de estas herramientas para su equipo, como solución a corto plazo. Consulte con el departamento de TI de su organización para asegurarse de que hay un nivel adecuado de[seguridad de los datos](/2020/03/will-coronavirus-lead-to-more-cyber-attacks) antes de utilizar cualquiera de estas herramientas. **Y luego establecer las «reglas de combate»:** El trabajo remoto se hace más eficiente y satisfactorio cuando los directivos establecen expectativas en cuanto a la frecuencia, los medios y el momento ideal de comunicación para sus equipos. Por ejemplo: «Usamos la videoconferencia para las reuniones diarias de registro, pero utilizamos el mensaje instantáneo cuando algo es urgente». Además, si puede, dígales a sus empleados cuál es la mejor forma y hora de ponerse en contacto con usted durante la jornada laboral (por ejemplo, «suelo estar más disponible a última hora del día para conversaciones telefónicas o por vídeo ad hoc, pero si hay alguna emergencia más temprano en el día, envíeme un mensaje de texto»). Por último, vigile la comunicación entre los miembros del equipo (en la medida en que proceda) para asegurarse de que comparten la información necesaria. Recomendamos que los gerentes establezcan estas «reglas de contratación» con los empleados lo antes posible, idealmente durante la primera reunión de registro en línea. Si bien algunas opciones sobre expectativas específicas pueden ser mejores que otras, el factor más importante es que todos los empleados compartan las mismas expectativas de comunicación. **Ofrezca oportunidades de interacción social remota:** Una de las medidas más esenciales que puede tomar un gerente es estructurar las formas en que los empleados puedan interactuar socialmente (es decir, mantener conversaciones informales sobre temas no laborales) mientras trabajan de forma remota. Esto es cierto para todos los trabajadores remotos, pero especialmente para los trabajadores a los que se les ha hecho la transición abrupta de la oficina. La manera más fácil de establecer una interacción social básica es dejar algo de tiempo al principio de las llamadas de equipo solo para cosas que no sean de trabajo (por ejemplo, «Vamos a dedicar los primeros minutos a ponernos al día. ¿Qué tal su fin de semana?»). Otras opciones incluyen fiestas de pizza virtuales (en las que se entrega pizza a todos los miembros del equipo en el momento de una videoconferencia) o fiestas virtuales en la oficina (en las que se pueden enviar «paquetes de comida» para fiestas con antelación para abrirlos y disfrutarlos simultáneamente). Si bien este tipo de eventos pueden parecer artificiales o forzados, los gerentes experimentados de trabajadores remotos (y los propios trabajadores) afirman que los eventos virtuales ayudan a reducir la sensación de aislamiento y promueven el sentido de pertenencia. **Ofrezca aliento y apoyo emocional:** Especialmente en el contexto de un cambio abrupto hacia el trabajo remoto, es importante que los gerentes reconozcan el estrés,[escuche las ansiedades e inquietudes de los empleados](/2020/03/how-to-reassure-your-team-when-the-news-is-scary), y empatizar con sus dificultades. Si es evidente que un empleado que acaba de trabajar a distancia tiene dificultades, pero no comunica el estrés o la ansiedad, pregúntele cómo le va. Incluso una pregunta general como «¿Cómo le está funcionando la situación del trabajo remoto hasta ahora?» puede obtener información importante que de otro modo no conocería. Una vez que haga la pregunta, asegúrese de escuchar atentamente la respuesta y volver a hacérsela brevemente al empleado para asegurarse de que la ha entendido correctamente. Deje que el estrés o las preocupaciones del empleado (y no las suyas propias) sean el centro de esta conversación. [Investigación](https://journals.sagepub.com/doi/abs/10.2307/3094912) sobre inteligencia emocional y[contagio emocional](/2020/03/anxiety-is-contagious-heres-how-to-contain-it) nos dice que[los empleados acuden a sus gerentes en busca de señales](/2001/12/primal-leadership-the-hidden-driver-of-great-performance) sobre cómo reaccionar ante cambios repentinos o situaciones de crisis. Si un gerente comunica estrés e impotencia, tendrá lo que Daniel Goleman llama un[efecto «goteo»](/2004/01/what-makes-a-leader) sobre los empleados. Los líderes eficaces adoptan un enfoque doble: reconocen el estrés y la ansiedad que los empleados pueden sentir en circunstancias difíciles, pero también afirman su confianza en sus equipos, mediante frases como «lo tenemos» o «es difícil, pero sé que podemos manejarlo» o «busquemos formas de utilizar nuestros puntos fuertes en este momento». Con este apoyo, es más probable que los empleados asuman el desafío con un sentido de propósito y concentración. Vamos a añadir nuestra propia nota de aliento a los directivos que se enfrentan al trabajo remoto por primera vez: lo tiene. Háganos saber en los comentarios sus propios consejos para gestionar sus empleados remotos.