Un mejor enfoque para la edición de grupos

Resumen.

Track Changes y programas de edición grupal similares han revolucionado el proceso de edición, y todos podemos estar agradecidos por estos avances tecnológicos. Sin embargo, estos programas no empiezan a abordar el lado oscuro de las ediciones grupales: rondas y rondas de desacuerdo, niveles competitivos de experiencia y autoridad, y excesivos desacuerdos que dejan a los gerentes de proyecto preparados para aprobar cualquier cosa siempre y cuando el documento quede fuera de revisión con éxito. Entonces, ¿cómo evitas que una revisión editorial masiva se degenere y se convierta en un ataso de ineficiencia y frustración? Este artículo cubre 13 sugerencias para hacer que las ediciones de grupo sean más eficientes y productivas.

Si tu trabajo consiste en escribir, editar, revisar o aprobar documentos, probablemente estés muy familiarizado con el doloroso proceso de edición grupal, cuando un comité grande intenta editar una sola comunicación simultáneamente. Actuando con las más nobles intenciones, los participantes en una edición grupal (escritores, editores, gestores de proyectos, expertos en la materia y ejecutivos) utilizan tradicionalmente la herramienta «Seguimiento de cambios» de Microsoft Word, produciendo a menudo un documento tan ensangrentado de tachadas, críticas y nueva copia que no solo es irreconocible del borrador original, pero prácticamente ilegible.

Como a uno de mis colegas amantes de los gatos le gusta decir: «Todo el mundo tiene que orinar sobre él».

Track Changes y programas similares de edición grupal han revolucionado el proceso de edición, y debemos estar agradecidos por esos avances. Sin embargo, estos programas no empiezan a abordar el lado oscuro de las ediciones grupales: rondas y rondas de desacuerdo, niveles competitivos de experiencia y autoridad, y excesivos desacuerdos que dejan a los gerentes de proyecto preparados para aprobar cualquier cosa siempre y cuando el documento quede fuera de revisión con éxito.

Con tantas partes interesadas en el criadero, ¿qué puede hacer un director de proyecto para evitar que una revisión editorial masiva se degenere y se convierta en un ataso de ineficiencia y frustración? Vea mis 13 sugerencias a continuación para que las ediciones de grupo sean más eficientes y productivas, sin mencionar menos pesadillas.

Ponga a todos en la misma página

La confusión y las ineficiencias son inevitables durante el proceso de revisión a menos que todos los editores entiendan el punto de la comunicación. Hable con quien haya concebido la idea y anote su punto. No solo su tema, sino su punto — lo que esa persona está argumentando, proponiendo o contendiendo. Una vez que ese punto esté claro, compártalo con todos los participantes de la revisión para que conozcan y apoyen el objetivo editorial con sus ediciones.

Si el tema es detallado o especializado, consulte con un experto en la materia el punto y el enfoque generales del documento antes de pedirle que revise un manuscrito completo. Este enfoque preventivo puede ahorrarle muchos problemas en el futuro si alguien no está de acuerdo con los principios, no solo con los párrafos.

Límite de participantes

La simplificación de una revisión editorial comienza por limitar el número de personas que trabajan directamente en el documento, porque los grupos más pequeños actúan de forma más eficiente que los más grandes. Demasiadas voces también pueden ralentizar o detener un proyecto, incluso cuando están de acuerdo.

Intente elegir a los participantes de la revisión teniendo en cuenta la eficiencia y recuerde que la revisión efectiva se refiere a la edición, no a la lluvia de ideas, lo que significa centrarse en las correcciones, no en las reacciones. En una lluvia de ideas, dos cabezas son mejores que una. Pero en un proceso de revisión de documentos, cuantas menos cabezas, mejor.

Dar tiempo suficiente para su revisión

Pocas cosas en un proceso de revisión crean más frustración que sentirse apresurado, así que asegúrate de dar tiempo suficiente a tus revisores y aprobadores para que hagan su trabajo. Mi sugerencia: tres días hábiles para revisar o revisar menos de una página y cinco días hábiles para una revisión más exhaustiva. Puede ser necesario incluso más tiempo que eso si es necesario extraer, actualizar o conciliar los datos duros.

Si las circunstancias impiden proporcionar un cronograma razonable, compártalas con tu equipo de revisión para que sepa por qué se les ha asignado un cronograma comprimido.

Un colega aconsejó sabiamente que le avisé cuándo podría estar llegando una asignación de revisión, incluso si el borrador no está listo entonces y allí, permitiéndole reservar ese tiempo de revisión con anticipación.

Por último, haz que tus plazos sean lo más específicos que puedas, es decir, hora y día. «A principios de la semana que viene» puede significar «por el lunes COB» para algunos y «para el miércoles a la mañana» para otros. Y usa la frase» por [fecha]» no» en [fecha]» para dejar claro que estarías encantado de recibirla antes.

Aclarar roles

Los participantes de edición grupal se dividen principalmente en una de las cuatro categorías, que ayudan a determinar quién hace qué y en qué momento del proceso:

El p Gerente de proyecto tiene la responsabilidad general del proyecto, sugiriendo compromisos y produciendo borradores limpios cuando se aprueban cambios para mantener el proceso en movimiento.

El w escritor se especializa en utilizar el lenguaje correcta y estratégicamente para atraer a la audiencia y supervisar la estructura, el tono, el fraseo y la voz del documento. Otros participantes también pueden ser escritores competentes, pero es importante considerar la capacidad de escritura como una habilidad distinta, como el diseño gráfico y la visualización de datos, para aprovechar eficazmente el talento del escritor.

Revisores son expertos en la materia que revisan el documento para comprobar la exactitud de la información. Pueden representar a otros equipos con participación en el proyecto, en cuyo caso deberían servir como embajadores de esos equipos para evitar múltiples revisores con la misma experiencia en la materia.

Aprobadores son ejecutivos autorizados a dar aprobación teniendo en cuenta sus funciones en la organización y porque su nombre podría estar en el título. Realizarán ediciones finales para obtener precisión y tono y proporcionarán la aprobación definitiva, por lo que su papel debería ser el último en el proceso. Intente no mezclar revisores y aprobadores; se trata de etapas separadas y los aprobadores suelen tener la autoridad para anular a los revisores.

La gente no conocerá sus roles en el proceso muy a menudo, así que depende del jefe de proyecto dejarlo claro con líneas como «Por favor, REVISE esto para obtener precisión» o «Para obtener su APROBACIÓN, consulte el documento adjunto».

Comience con un borrador de línea base limpio

El equipo de revisión inicial también debería ser el más pequeño: un escritor fuerte y un experto en la materia para garantizar que el documento refleje una línea de base de precisión y buena redacción. Empezar sin una línea de base de buena escritura e información precisa puede introducir defectos fatales desde el principio que serán dolorosos y difíciles de corregir más adelante.

Mediante el debate, la edición y el compromiso, este pequeño grupo debería producir una versión limpia (no con cambios rastreados) que se pasará a los revisores. Una versión limpia del documento, lo que a veces llamo «versión Visine» porque «saca el rojo», siempre es más fácil de leer y editar que una versión rebordada de tachados rojos.

Intenta mantener a los revisores en sus carriles

A menudo, los revisores se verán a sí mismos como editores generales además de expertos en la materia. Por supuesto, tome sus sugerencias relacionadas con la exactitud del tema, pero reconozca que el escritor y el aprobador final toman todas las decisiones finales relacionadas con las palabras, el estilo, la voz y la estructura editorial.

Para mantener a los revisores en sus carriles tanto como sea posible, intente mostrarles solo las secciones relacionadas con su revisión experta, no el documento completo. Si, por alguna razón, necesitan volver a revisar el material, siga mostrándoles solo las secciones pertinentes que contienen ese contenido.

Comités formulario

Un tren de revisión grupal se detiene cuando «todo el mundo está revisando todo», así que sigue intentando crear comités más pequeños para trabajar en secciones específicas o para proporcionar ediciones primarias que serán revisadas más adelante por otros más altos de la cadena alimentaria. Los comités se pueden agrupar por experiencia en la materia o por jerarquía; por ejemplo, el primer grupo son directores y el segundo grupo son vicepresidentes. Vale la pena repetirlo: cuanto más pequeño sea el grupo de revisión, más eficiente funcionará.

Donde trabajo, una ejecutiva senior invitada a una edición grupal a menudo le dirá a su equipo: «Todos, por favor trabajen en esto y compartan conmigo solo el borrador final». Este enfoque de proceso es una forma eficaz de evitar la microgestión y los comentarios excesivos, así que siéntase libre de sugerirle ese proceso usted mismo si su comité incluye tanto a ejecutivos superiores como a gerentes de nivel medio.

Permita que el gerente del proyecto arbitre las disputas

Idealmente, los participantes de la revisión no están negociando, mucho menos discutiendo, entre sí. El jefe de proyecto consiste en detectar problemas y recomendar sugerencias y compromisos para solucionarlos. A menudo, diré a un pequeño grupo de revisores: «siéntase libre de enviarme sus ediciones por separado y las reconciliaré en un borrador limpio».

Si bien es posible que haya mucha conversación en los comentarios, el jefe de proyecto tiene la responsabilidad final de abordar los conflictos, comunicar las correcciones a las partes interesadas relevantes y compartir versiones actualizadas y limpias.

Comparte versiones limpias cuando puedas

Es más fácil leer y revisar un documento cuando no está oscurecido por lo que parece ser mil ediciones, así que intenta producir versiones nuevas y limpias tan a menudo como puedas para que el proceso siga avanzando en la dirección correcta.

En lugar de utilizar siempre Seguimiento de cambios para indicar ediciones, considera resaltar los cambios en amarillo o llamarlos en los comentarios. De esta forma, el texto sigue siendo relativamente limpio y legible. Y si un revisor quiere ver una edición anterior, es bastante fácil sacarla de una versión anterior.

Sepa que también puede «resolver» los comentarios, que solo los atenuan, si cree que los comentarios pueden proporcionar información útil al siguiente revisor o aprobador, pero aún desea indicar que se ha abordado la inquietud.

Recuerde: Los documentos limpios avanzan; los documentos con líneas rojas permanecen colocados.

Quienquiera que sea el aprobador final, a menudo la persona que tiene el título, esa persona tiene derecho a una versión impecable para su revisión. Por lo tanto, elimine todas las señales de las batallas y compromisos que produjeron esa versión prístina al presentarla al aprobador final.

Mantener el control de versiones

Si puedes, intenta compartir siempre documentos tal como existen en tus sistemas de archivo basados en la nube, como Apple iCloud, Google Drive, Microsoft OneDrive, Dropbox o Box. El envío de enlaces a archivos basados en la nube mantendrá el control de versiones, hará que las versiones anteriores sean fácilmente accesibles y le permitirá realizar cambios y ajustes a medida que llegan o cuando las detecte sin tener que enviar constantemente nuevos borradores.

Si no tiene un sistema de almacenamiento y uso compartido de archivos basado en la nube (e incluso si lo tiene), construya nombres de documentos que indiquen información clave, especialmente una marca de fecha, que se pueda actualizar fácilmente. Ejemplo: «HRPolicy_Jsedit_7_4_21_3pm»

Participa en una escucha productiva

A medida que llegan las ediciones, emplea tácticas de escucha activa que garantizan que evites errores de comunicación. Esto incluye tomar notas detalladas, reflejar sugerencias a los revisores («Así que tengo claro tu comentario, quieres ver más ejemplos de X, ¿verdad?») y, en general, responder más («Esto es lo que puedo hacer») que reaccionar («No hay forma de que funcione»).

También ayuda a mostrar con frecuencia aprecio por las contribuciones de todos, lo que refuerza la dinámica positiva de respeto mutuo, colaboración y objetivos compartidos, y a menudo puede engrasar las ruedas tanto del compromiso como del progreso.

Explicar el porqué

Como director de proyecto, tu trabajo no consiste en cumplir mandatos sino crear consenso, y no puedes crear consenso con éxito si los demás participantes no entienden tu perspectiva. Por lo tanto, utiliza tus correos electrónicos y los «comentarios» de Seguimiento de cambios para explicar tu justificación de los cambios y compromisos, y anima a otros a que hagan lo mismo.

Si la gente entiende por qué está proponiendo una solución, puede acelerar la aceptación o provocar otras formas de abordar el problema.

Indique sus intenciones con cada versión

En sus comunicaciones con el equipo de revisión, indique siempre su intención, especialmente en las últimas etapas de un proyecto. Este enfoque reducirá la confusión y el trabajo innecesario. Por ejemplo, me gusta escribir «Para revisión» en la línea de asunto de un correo electrónico para indicar que estoy solicitando una opinión. Pero si solo estoy proporcionando una versión por cortesía, escribiré «FYI» en el asunto o «Para sus archivos...» en el cuerpo del correo electrónico.

La transparencia en las comunicaciones también mejora la eficiencia de los procesos. Es apropiado que un gestor de proyectos escriba: «Esto ha pasado por varias rondas de revisión, así que por favor solo llame inquietudes urgentes» o «Dado el plazo del jueves, necesito su revisión final hoy». Incluso he visto a los revisores escribiendo con ayuda: «Estas son mis sugerencias, pero aplazaré para que aceptes cada una», para indicar que sus sugerencias son preferencias, no correcciones urgentes.

¿Esta transparencia impedirá a alguien empeñado en picar? No. Pero la mayoría de los participantes tomarán la pista de que es la «última convocatoria» para ediciones, a la espera de cualquier inquietud urgente.

La simplificación de un proceso complicado aumenta no solo la calidad del trabajo, sino también la moral y el entusiasmo del equipo. Por el contrario, cuanto más rojo, más temor, así que sigue hablando con tus colegas y supervisores sobre formas de hacer que tus procesos de revisión sean más eficientes y productivos.

Y si logras crear un proceso mejor, otros miembros de tu organización querrán saberlo, así que por favor... haz un seguimiento de tus cambios.

— Escrito por Joel Schwartzberg