Un estudio de miles de proyectos de Dropbox revela cómo colaboran los equipos exitosos

Los investigadores anonimizaron los datos de Dropbox de 500 000 proyectos en los que participaban 400 000 usuarios en 1000 universidades y compararon la dinámica de colaboración que observaron con el rendimiento de esas instituciones en materia de investigación. Descubrieron cinco mejores prácticas para un trabajo en equipo eficaz en las plataformas de intercambio de archivos: utilizar equipos pequeños, no apresurar los proyectos, aumentar las colaboraciones en el mismo equipo, compartir el trabajo en partes iguales e incluir a colaboradores con experiencia.

••• El uso de plataformas virtuales para compartir archivos como Dropbox, Google Docs y otras se ha convertido en[ubicuo](https://www.computerworld.com/article/2991924/public-cloud/some-scary-for-some-statistics-around-file-sharing-usage.html) en entornos empresariales, académicos y otros. Pero, ¿su equipo utiliza esas plataformas colaborativas con la mayor eficacia posible? Ya sea que trabajen en curas para el cáncer o en los últimos productos de tecnología de consumo, la forma en que los equipos colaboran afecta a su rendimiento y éxito. Sabemos mucho sobre cómo los equipos colaboran cara a cara, en lo que respecta al liderazgo, la comunicación, la resolución de conflictos y otras áreas. Pero se sabe menos sobre cómo los grupos trabajan juntos de forma virtual. A medida que se produce más y más colaboración en los entornos digitales, es fundamental entender las mejores prácticas para trabajar en esos espacios. Para responder a esta pregunta, estudiamos las interacciones virtuales de los equipos de investigación de las universidades de todo el mundo en[Dropbox](http://www.dropbox.com), analizó la relación de la dinámica de colaboración con el rendimiento y elaboró una lista de las mejores prácticas que las organizaciones pueden utilizar en cualquier plataforma de intercambio de archivos para mejorar el rendimiento del equipo. Dropbox nos dio acceso a los datos relacionados con las carpetas de proyectos, que Dropbox había agregado y anonimizado, de todos los científicos que utilizaron su plataforma durante el período comprendido entre mayo de 2015 y mayo de 2017, un grupo que representaba a 1000 departamentos universitarios (de las 100 mejores universidades y sus colaboradores de Dropbox de otras universidades anónimas de cualquier rango). Esto incluía información sobre el número total de carpetas compartidas, la estructura de las carpetas y el acceso a las carpetas compartidas del usuario, pero nosotros y los empleados de Dropbox no podíamos ver ningún dato de identificación personal. Lo que sí vimos fueron datos anónimos de todas las carpetas compartidas de Dropbox asociadas a un investigador determinado, junto con las personas con las que habían compartido la carpeta, la frecuencia con la que accedía a la carpeta cualquier persona asociada a ella, la duración de la colaboración en un proyecto y la forma en que los usuarios dividían su tiempo entre los diferentes proyectos representados por las carpetas (una amplia variedad de puntos de contacto específicos). [Actualización: no era necesario conocer la información personal de ninguna manera para llevar a cabo la investigación y los datos agregados y la técnica de anonimización aseguraron que los investigadores no pudieran recuperar los nombres o identificadores originales de las personas, las carpetas, el contenido de las carpetas o los archivos.] También teníamos datos fiables sobre los niveles de antigüedad de los usuarios, por ejemplo, si eran profesores de último o tercer año.  En total, los datos contenían aproximadamente 400 000 usuarios únicos que trabajaban en unos 500 000 proyectos distintos. Para investigar el impacto en el rendimiento, comparamos la dinámica de colaboración observada entre las universidades del 10% más rico y el 10% más pobre y las que rondan el rendimiento medio de la investigación, tal como se define mediante dos medidas tomadas del[Web of Science](https://clarivate.com/products/web-of-science/): (1) _impacto anterior_, o cuánto citan otros trabajos publicados por un científico, y (2) _productividad_, o número total de publicaciones.  Esto nos dio datos anónimos de unos 16 000 investigadores, que utilizamos para realizar este análisis. A partir de ahí, descubrimos cinco prácticas recomendadas para la colaboración virtual. Es decir, los equipos de las organizaciones con mejor desempeño según nuestros indicadores tendían a participar más en ellas que los de las instituciones con menor rendimiento. 1. _Vaya a pequeña escala:_ Los proyectos en las instituciones con mejor desempeño tendían a implicar a menos colaboradores. El número promedio de personas en un proyecto en una de las mejores universidades del 10% era de 2,3; en una institución del 10% inferior, era de 3,0. Eso sugiere que la presencia de demasiados «cocineros» virtuales podría estropear el «caldo» de la investigación. 2. _Tómese su tiempo:_ Los equipos de las mejores universidades solían trabajar en proyectos durante períodos más largos que los de otras: 172 días de media en las instituciones del 10% más alto, frente a 130 días en el -10% más pobre. De hecho, una comparación de investigadores individuales sugiere que los que tienen más impacto (frecuencia con la que se citan sus obras) tienden a tener proyectos más duraderos, tal vez, un indicador de colaboraciones más reflexivas. 3. _Aumente las colaboraciones en el mismo equipo:_ Los equipos de investigación del 10 por ciento de las mejores universidades tenían más probabilidades de trabajar juntos en más proyectos (una media de casi cinco carpetas con colaboradores habituales) que los equipos de las instituciones con un rendimiento inferior (3,5 carpetas). Es probable que las colaboraciones más frecuentes se traduzcan en una transmisión positiva de la información, los conocimientos y la dinámica de los equipos de un proyecto a otro. 4. _Objetivo de igualdad:_ Las personas de las universidades con mejor desempeño parecían compartir el trabajo de manera más equitativa, según la frecuencia con la que los colaboradores accedían a las carpetas de proyectos. Los equipos de las instituciones con bajo rendimiento tenían más probabilidades de que una persona o un número reducido de personas hicieran más del «trabajo pesado». La asociación puede estar relacionada con la capacidad de las personas para hacer su mejor trabajo cuando no está muy disperso, y con la percepción de equidad en la distribución del trabajo. 5. _Disfrute de la experiencia:_ En las instituciones con mejor desempeño, los miembros sénior del equipo contribuían con una mayor proporción del trabajo de los proyectos en general: el 63% del trabajo en las mejores universidades, frente al 58% en las de nivel inferior. Creemos que es probable que los científicos sénior tengan más experiencia en la definición de una visión de investigación, la formulación de los problemas y los objetivos, la delegación del trabajo y el desarrollo de normas y reglas básicas para una interacción eficaz, lo que permita a sus equipos empezar con más fuerza y mantener un progreso más constante. El aumento del porcentaje del trabajo de los proyectos realizado por los colaboradores sénior no está reñido con nuestro punto de igualdad de trabajo anterior, ya que estos miembros del equipo solían hacerlo de forma integral _todos_ proyectos y las instituciones con mayor rendimiento tenían equipos más pequeños de media (por lo que cada miembro realizaba una mayor proporción de trabajo), como se indicó anteriormente. Si bien estudiamos Dropbox específicamente, lo que descubrimos probablemente se aplique a otras plataformas de colaboración virtual, como Google Docs y Drive, Microsoft Sharepoint y otras. De hecho, es probable que las universidades, las empresas y otras organizaciones que utilizan una de esas plataformas utilicen otras, lo que permite la transferencia de las mejores prácticas a través de estas herramientas de colaboración. Por ejemplo, Dropbox informa que casi la mitad de los clientes la utilizan con otra aplicación. En términos más generales, un[encuesta reciente](https://www.bettercloud.com/monitor/state-of-the-saas-powered-workplace-report/) muestra que las empresas actuales utilizan 16 aplicaciones de software como servicio (SaaS) de media, un 33% más que en 2017, y el 73% de las organizaciones afirma que casi todas sus aplicaciones serán SaaS en 2020. Del mismo modo, los equipos empresariales, académicos y otros entornos trabajan cada vez más en plataformas de desarrollo de software de código abierto, como GitHub. Las mejores prácticas que hemos descubierto también deberían ser útiles en este contexto. En resumen, a medida que aumenta la colaboración a través de las plataformas digitales de intercambio de archivos, las organizaciones deben buscar las mejores prácticas para utilizarlas. Ya sea que busque grupos de proyectos más pequeños o una distribución más equitativa del trabajo, estas ideas le ayudarán a sacar más provecho de sus equipos virtuales. _Nota del editor: Hemos aclarado este artículo para decir que Dropbox anonimizó y agrupó los datos antes de proporcionarlos para este análisis. Hemos añadido más información de los autores en el cuarto párrafo para explicar que no era necesario conocer ningún dato personal para llevar a cabo la investigación. Además, b_ _Antes Al anonimizar los datos, Dropbox vinculó sus datos a los datos de publicaciones de los investigadores en la Web of Science mediante su nombre publicado, afiliación y direcciones universitarias, lo que dio como resultado un conjunto de datos final de unos 16 000 investigadores. Ver Los niveles minoritarios de los usuarios, por ejemplo, si eran profesores de último o tercer año, eran en función de que su número de publicaciones esté por encima o por debajo de la mediana del número de publicaciones de los datos. _ _También hemos corregido este artículo para reflejar que estuvieron representados 1000 departamentos universitarios, no 1000 universidades. Hemos actualizado el lenguaje para que diga que «los datos contenían aproximadamente 400 000 usuarios únicos» en lugar de «analizamos unos 400 000 usuarios únicos». Y corregimos una cifra en el punto número cinco para mostrar que el 58%, no el 48%, de los miembros sénior del equipo contribuyen con una mayor parte del trabajo de proyectos en los centros de nivel inferior._ _Este artículo está basado en un artículo científico de la autora principal Julia Poncela-Casasnovas. Si quiere un ejemplar, envíe un correo electrónico a los autores:[Brian Uzzi](mailto:uzzi@kellogg.northwestern.edu), [Adam Pah](mailto:a-pah@kellogg.northwestern.edu), y [Julia Poncela-Casasnovas](mailto:julia.poncela@northwestern.edu). _