Tus correos electrónicos nocturnos están perjudicando a tu equipo

Resumen.

Estar «siempre encendido» duele los resultados. Cuando los empleados monitorean constantemente su correo electrónico después de las horas de trabajo, porque tienen miedo de perderte algo, o porque son adictos a sus dispositivos, se están perdiendo el tiempo de inactividad esencial que necesitan los cerebros. La desconexión de sus dispositivos permite a los empleados recargar su creatividad y motivación, por lo que los líderes de la empresa deben establecer expectativas claras y saludables sobre la comunicación fuera del horario laboral. Una política de empresa podría, por ejemplo, desalentar el correo electrónico después de las 22:00 horas y los fines de semana. Los líderes también deben examinar sus actitudes hacia un entorno de trabajo siempre activo y evitar hacer la suposición (incorrecta) de que más trabajo equivale a más éxito. Las largas horas de trabajo realmente disminuyen la productividad y el compromiso. En lugar de mantener a los empleados ocupados y distraídos con correos electrónicos constantes, los líderes deben limitar la comunicación fuera del horario de trabajo y enfatizar la importancia de la presencia y la atención en el trabajo guardando dispositivos durante las conversaciones y reuniones.

Alrededor de las 11 p.m. de una noche, te das cuenta de que hay un paso clave que tu equipo necesita dar en un proyecto actual. Por lo tanto, saldrás de un correo electrónico a los miembros del equipo mientras estás pensando en ello.

No hay tiempo como el presente, ¿verdad?

Mal. Como entrenador de productividad especializado en gestión de la atención, he visto en la última década cómo los correos electrónicos fuera de horas aceleran las culturas corporativas, y eso, a su vez, desactiva la creatividad, la innovación y la verdadera productividad.

Si este es un comportamiento común para usted, está perdiendo la oportunidad de obtener cierta distancia del trabajo, distancia que es fundamental para la nueva perspectiva que necesita como líder. Y, cuando el jefe está trabajando, el equipo siente que deberían estar trabajando.

Piensa en el mensaje que como para enviar. ¿Tiene intención de que su personal le responda inmediatamente? ¿O simplemente estás enviando el correo electrónico porque estás pensando en ello en este momento, y quieres hacerlo antes de que lo olvides? Si es el primero, está encadenando intencionalmente a sus empleados a la oficina las 24 horas del día, los 7 días de la semana. Si es el último, involuntariamente encadenando a sus empleados a la oficina 24/7. Y esto no es bueno para usted, sus empleados, o la cultura de su empresa. Estar conectado en horas fuera de horas durante las horas más ocupadas es la señal de un profesional de alto rendimiento. Nunca desconectar es un signo de adicto al trabajo. Y hay una diferencia.

Independientemente de su intención, he descubierto a través de mi experiencia con cientos de empresas que hay dos razones por las que los hábitos de correo electrónico de la noche se propagan desde el jefe a su equipo:

1. Ambición. Si el jefe está enviando un correo electrónico tarde en la noche o los fines de semana, la mayoría de los empleados piensan que es necesaria una respuesta nocturna, o que te impresionarán si responden inmediatamente. Incluso si solo un par de sus empleados comparten esta creencia, podría extenderse a través de todo su equipo. Una mención casual en una reunión, «Cuando estábamos enviando un correo electrónico anoche...» es todo lo que se necesita. Después de todo, todo el mundo está buscando una ventaja en su carrera.
2. Atención. Hay muchas personas que no tienen intención de «trabajar» cuando no están en el trabajo. Pero tienen malas habilidades de gestión de la atención. Están tan acostumbrados a la multitarea, y tan acostumbrados a distracciones constantes, que independientemente de qué más están haciendo, encuentran sus dedos tocando sin mente los iconos de sus teléfonos inteligentes que los conectan a sus correos electrónicos, textos y redes sociales. Tu comunicación nocturna alimenta ese mal hábito.

Estar «siempre encendido» duele los resultados. Cuando los empleados monitorizan constantemente su correo electrónico después de las horas de trabajo, ya sea por miedo a perder algo de usted o porque son adictos a sus dispositivos, se están perdiendo el tiempo de inactividad esencial que necesitan los cerebros. Los experimentos han demostrado que para ofrecer lo mejor en el trabajo, requieren tiempo de inactividad. Time away produce nuevas ideas y nuevas ideas. Pero tus empleados nunca podrán desconectarse cuando siempre están buscando sus dispositivos para ver si has enviado un correo electrónico. La creatividad, la inspiración y la motivación son su ventaja competitiva, pero también son recursos agotables que necesitan recargarse. Por cierto, esto también es cierto para usted, por lo que vale la pena examinar sus propios hábitos de comunicación.

Los líderes de la empresa pueden ayudar a que las suposiciones poco saludables sobre el correo electrónico y otras comunicaciones se arraigen.

Sea claro acerca de las expectativas para el correo electrónico y otras comunicaciones, y configure políticas para respaldar una cultura saludable que reconozca y valore la tarea única, el enfoque y el tiempo de inactividad. Vynamic, una exitosa consultora sanitaria en Filadelfia, creó una política que llama «zmail», donde el correo electrónico se desaconseja entre las 10 pm y las 7 de la mañana durante la semana, y todo el día los fines de semana. La política no impide el trabajo durante estos tiempos, ni prohíbe la comunicación. Si un mensaje fuera de horario parece necesario, el personal se ve obligado a evaluar si es lo suficientemente importante como para requerir una llamada telefónica. Si los empleados eligen trabajar fuera de horario, zmail los desalienta de poner sus hábitos en otros enviando correos electrónicos durante este tiempo; simplemente guardan los mensajes como borradores para enviarlos manualmente más tarde, o programan a su cliente de correo electrónico para enviar automáticamente los mensajes durante las horas de trabajo. Esta política crea una alineación entre la creencia declarada de que el tiempo de inactividad es importante y los comportamientos del personal que contribuyen a la cultura.

Además, eche un vistazo a las actitudes de los líderes con respecto a un entorno de trabajo siempre activo. La creencia (a menudo inconsciente) de que más trabajo equivale a más éxito es difícil de superar, pero la verdad es que esto no es beneficioso ni sostenible. Largas horas de trabajo en realidad disminución tanto la productividad como el compromiso. He visto que a menudo, los líderes creen teóricamente en el tiempo de inactividad, pero también quieren mantener los objetivos de la empresa avanzando, lo que parece como si requiera una comunicación constante.

Un entorno frenético que incluye responder correos electrónicos a todas horas no hace que su personal sea más productivo. Sólo los hace ocupados y distraídos. Usted basa sus decisiones de contratación de personal en sus conocimientos, experiencia y talentos únicos, no en cuántas tareas aparentemente pueden hacer a la vez, o cuántos correos electrónicos pueden responder en un día.

Por lo tanto, demuestre y fomente un entorno donde los empleados realmente puedan aplicar ese poder cerebral de una manera significativa:

• Deshazte de la frase «gestión del tiempo» para la «gestión de la atención» más relevante y haz que la capacitación sobre esta habilidad crucial sea parte de tu plan de desarrollo de personal.
• Abstenerse de la comunicación fuera del horario.
• Modelar y discutir los beneficios de presencia, guardando sus dispositivos al hablar con su personal e implementar una política de «no dispositivo» en las reuniones para promover la tarea única y el compromiso total.
• Desaliente un entorno de distracción siempre activo que inhibe el flujo creativo al enfatizar la importancia del enfoque, equilibrar un plano de planta abierta con un montón de espacios tranquilos y crear opciones de trabajo remoto a tiempo parcial para roles, tareas y proyectos de alta concentración.

Estos comportamientos contribuirán a una producción de mayor calidad de usted y de su personal, y a una cultura corporativa más productiva.

— Escrito por Maura Thomas