Para persuadir a la gente, cambie PowerPoint por papel maché

Alguien me dijo una vez que la mayoría de las presentaciones de PowerPoint no tienen ni poder ni sentido. No puedo recordar, en 30 años de trabajo, una sola presentación de PowerPoint que haya visto o hecho que haya alterado el curso de algo. Sin embargo, en reuniones tras reuniones en todo el mundo, PowerPoint es el medio preferido. De hecho, según Microsoft, hay más 30 millones de PowerPoint presentaciones que se dan todos los días.

Cuando alguien decide utilizar PowerPoint o cualquier otro programa de presentación de diapositivas, la elección tiene consecuencias. Establece una estructura de poder que es menos relevante en el mundo interconectado actual, en el que el experto en la materia habla al frente de la sala y el público recibe información de forma pasiva. Mantiene a los equipos en casa, en habitaciones cerradas, sentados durante períodos prolongados, lo que, como Clínica Mayo informa, aumenta el riesgo de enfermedades cardiovasculares y acorta la esperanza de vida. Y lo más lamentable es que PowerPoint coloca la tecnología en el centro de la sala con un fuerte peso hacia el texto, los gráficos, los fragmentos de sonido y las viñetas.

Cuando ayudé a crear una organización de innovación social llamada Civil, en colaboración con Adam y Lena Selzer, nos pusimos una restricción operativa: no habría PowerPoint. Ninguna.

Pero decir no a algo es fácil. Averiguar qué ocupa su lugar es más difícil.

Recordamos estar de pie frente a una pizarra blanca cuando empezamos a pensar en cómo podríamos comunicar información muy compleja. Hace poco analizamos cuatro meses el sistema de prestaciones públicas de Michigan, que distribuye más de 18 000 millones de dólares en asistencia de Medicaid, alimentos y cuidado de niños a más de un millón de residentes al año. Un trabajo importante, pero exigía que las personas cumplimentaran un formulario de aptitud de 40 páginas, el más largo de su tipo en los Estados Unidos. El gobierno de Michigan nos pidió que imagináramos una nueva forma de ofrecer prestaciones que fuera más humana y eficiente, así que nos pusimos manos a la obra y utilizamos un enfoque llamado diseño centrado en las personas para encontrar un método mejor tanto para los trabajadores sociales como para los residentes. Pensamos que habíamos encontrado uno, pero ¿cómo podríamos comunicarlo sin el programa de presentación de diapositivas favorito de todo el mundo?

Sabíamos que teníamos que captar las mentes y los corazones de los líderes del estado si queríamos ser persuasivos. Necesitábamos dar vida a nuestros conocimientos, datos, ideas e historias. Con PowerPoint listo, pasamos a un conjunto diferente de herramientas: núcleo de espuma, cinta adhesiva, hilo de pescar, fotografías, cuerda, cordel y papel maché. Usamos estas herramientas para construir una gran instalación que activaba varios sentidos humanos y ofrecía nuestros resultados de una manera interactiva y significativa.

Al dar vida a nuestra presentación, nos basamos en tres métodos que pueden beneficiar a cualquier equipo que decida decir no a PowerPoint.

Sumerja a la audiencia

PowerPoint pide a su audiencia que aprenda escuchando. Queríamos que nuestro público aprendiera haciendo. Lo sabíamos de investigación que el aprendizaje experiencial supera a la enseñanza pasiva, así que convertimos nuestro pasillo en una oficina de beneficio público que simulaba el entorno que los trabajadores sociales y los residentes viven todos los días. Hicimos que nuestra audiencia, los líderes de Michigan, conocieran la realidad de los residentes y los trabajadores sociales haciendo que se sentaran en esa «oficina» y completaran el formulario de 40 páginas. Incluso pusimos ruido de fondo grabado en la oficina de personas hablando, escribiendo y barajando papeles mientras trabajaban. Cuando terminó la simulación, recuerdo que un líder dijo: «No tenía ni idea de la complejidad hasta que la rellené yo mismo».

Aproveche el poder de la escala

Con PowerPoint, el tamaño de la presentación está limitado por la tecnología o el tamaño de la pantalla. Sin esas restricciones, decidimos utilizar la escala como una herramienta clave para entregar nuestro contenido y lo hicimos a lo grande.

Para dejar al público sin lugar a dudas sobre a quién servía el proyecto, creamos retratos de residentes y trabajadores sociales para orientar la conversación.

Para dar vida a la idea de que los residentes sentían que no había un camino claro para ellos cuando ingresaron al sistema de prestaciones públicas, produjimos una fotografía de 10 pies de altura de un laberinto aparentemente infinito.

Y en lugar de una sola diapositiva del viaje etnográfico para los residentes y los trabajadores sociales, creamos un mapa de viaje que se convirtió en un guion gráfico ambulante.

Mientras hacíamos que los líderes superaran estos objetos dramáticamente sobredimensionados, los oímos decir cosas como «Nunca me he dado cuenta…» y «Veo el problema de una manera nueva…». Estas nuevas ideas y diálogos fueron el resultado directo de nuestra elección de irrumpir en la escala de PowerPoint.

Utilice el simbolismo

PowerPoint anima a los presentadores a confiar en el contenido literal de la diapositiva en lugar de en la abstracción o el simbolismo, que suelen ser más memorables y provocan reflexión y fomentan la empatía. Queríamos comunicar la abrumadora proporción de clientes por trabajador social. Los trabajadores sociales con los que hablamos lo sienten muy profundamente, ya que navegaban por tantas páginas para tantos clientes. El alto volumen hace mella en el corazón y el alma de la trabajadora social. Quieren ayudar a los residentes, pero se sienten muy agotados. Usamos papel maché para crear una serie de corazones que se encogían y los colgamos en secuencia. Hemos dado vida a los pesados casos con 750 cuerdas colgantes, cada una de las cuales simboliza a un cliente. Nuestros visitantes tuvieron que atravesar y separar el laberinto de cuerdas de 10 pies de largo para disfrutar de una experiencia inmersiva.

También utilizamos el formulario de prestaciones de 40 páginas, eliminamos todos los despidos, tachamos todas las líneas del texto legal y mostramos lo que quedaba para que el público pudiera dar un paso atrás, contemplar y usar su imaginación.

Al final de la visita, un líder estatal dijo que había sido la reunión más poderosa a la que había asistido en 32 años. Con herramientas sencillas, creatividad y esfuerzo, hicimos que nuestro contenido cobrara vida. Cuando abandonamos PowerPoint, creamos algo que podía hablar tanto con la cabeza como con el corazón. Impulsamos a nuestra audiencia a cambiar la forma en que se accede y se entrega a las prestaciones públicas en Michigan mediante la puesta a prueba de un nuevo formulario que es un 80% más corto.

El acto físico de guiar a alguien por su trabajo es poderoso. Piense en: estar de pie y pasear en lugar de estar sentado. Interacción contra observación pasiva. Materiales táctiles contra píxeles. Historia contra hoja de cálculo. Símbolos contra puntos de datos. Historias basadas en las personas contra las estadísticas. Son cambios que llevan al público a la acción, que involucran la mente y el corazón para lograr cambios.