Las listas de tareas pendientes no funcionan

Deje de hacer listas de tareas pendientes. Simplemente lo están preparando para el fracaso y la frustración. Tenga en cuenta las listas de tareas pendientes que gestiona actualmente: ¿cuántos artículos han estado languideciendo desde que Michelle Bachman lideraba la nominación republicana? ¿Con qué frecuencia escanea su lista para poder elegir las que puede terminar en dos minutos? ¿Cuántas cosas no son realmente tareas pendientes, sino proyectos serios que requieren una planificación significativa?

Hay cinco problemas fundamentales con las listas de tareas pendientes que las hacen ineficaces.

La paradoja de la elección. Barry Schwartz y Sheena Iyengar exploró los problemas que se creaban al tener demasiadas opciones. Schwartz señala que aumentar el número de opciones que tenemos, ¿de una o dos capas? ¿Acolchado o plano? ¿Con infusión de aloe o extrasuave? — en realidad aumenta nuestras emociones negativas [PDF] porque nuestro sentido del coste de la oportunidad aumenta. En complementario investigación, Iyengar ha demostrado que nuestro cerebro solo puede gestionar unas siete opciones antes de que nos veamos abrumados. Nos resulta más fácil tomar decisiones y actuar cuando hay menos opciones entre las que elegir. Ver las 58 cosas de su lista de tareas pendientes lo paralizará o lo enviará al modo predeterminado: revisar el correo electrónico durante una hora en lugar de hacer un trabajo de verdad.

Complejidad heterogénea. Cuando su lista contenga algunas tareas que duren tres minutos y otras que duren 33 minutos, siempre se centrará en la más corta, para obtener el payoff psicológico y la liberación de dopamina que se obtiene al tachar un elemento de la lista. Eso significa que algunas de esas tareas (revisar las 135 páginas del nuevo manual de prestaciones para empleados) esperarán mucho, mucho tiempo.

Prioridad heterogénea. Cuando su lista incluye elementos de diferentes prioridades, tiende a cuidar las prioridades «A» y deja que las prioridades «C» permanezcan en barbecho… hasta que se convierte en una prioridad «A» en sí misma. Pero, ¿preferiría ocuparse del mantenimiento de su coche cuando tiene una prioridad «C» o cuando es una prioridad «A»: cuando su coche se avería a las 3 de la mañana en las afueras del desierto de Mojave, a 175 millas de su casa?
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Falta de contexto.** Las listas de tareas pendientes no proporcionan un contexto suficiente para las tareas como para ayudarle a determinar en qué debe trabajar. Todas las tareas tienen el mismo aspecto en el papel: tres o cuatro palabras en una línea. Pero no captura ni muestra la información vital que necesita: ¿cuánto durará cada tarea? Y el corolario: ¿cuánto tiempo tiene disponible? Si no puede responder a estas preguntas, no puede decidir de forma inteligente en qué debe trabajar.
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Falta de dispositivos de compromiso.** Las listas de tareas pendientes no le impiden elegir las tareas más agradables en lugar de las más importantes (y a menudo las más difíciles) porque carecen de» dispositivos de compromiso» que lo obligan a tomar un curso de acción que de otro modo no elegiría. El general chino Han Xin utilizó la geografía como un recurso de compromiso: posicionó a sus soldados de espaldas a un río para que no pudieran huir del enemigo. Y mucho menos dramáticamente, el software que desactiva el acceso a Internet durante un período de tiempo predeterminado actúa como un dispositivo de compromiso.

La alternativa a la irresponsable lista de tareas pendientes es lo que yo llamo «seguir su calendario». Eso significa quitar sus tareas de la lista de tareas pendientes, estimar el tiempo que consumirá cada una de ellas y transferirlas a su calendario. (No olvide dejar tiempo para procesar su correo electrónico. Y deje un espacio vacío (una o dos horas) cada día para hacer frente a las inevitables crisis que surjan.) En esencia, está elaborando un plan de producción para su obra.

Decidir qué artículo gestionar y a qué hora supera la paradoja de la elección, compensa la heterogeneidad intrínseca de su trabajo, proporciona el contexto de los plazos y otros compromisos y proporciona un dispositivo de compromiso (flexible) que le ayuda a hacer lo correcto en el momento adecuado.

Es un ejercicio revelador: probablemente descubra que es difícil —si no imposible— encontrar un lugar para todo. Pero esta es la realidad de su vida. Simplemente ha utilizado el calendario para pintar una imagen real de los compromisos de tiempo que tiene pendientes. Y haga visibles estos compromisos o no, están ahí. Al fin y al cabo, si lo va a atropellar un camión, es mejor que le dé su matrícula.

Incluir su trabajo en el calendario le permite determinar mejor si puede (o debe) decir que sí a un nuevo proyecto. Y si dice que sí, podrá determinar mejor cuándo, siendo realistas, podría hacerlo.

Podría pensar: «No hay manera de que pueda decirle a mi jefe que no puedo hacer esto antes de mediados de febrero». Pero yo diría que usted tener decir que no. La CFO dice que no cuando la presidenta quiere mudarse a un nuevo edificio o contratar nuevas personas y la empresa no puede permitírselo; es parte de su responsabilidad fiduciaria. Usted tiene el mismo tipo de responsabilidad: fijar expectativas sobre lo que se puede lograr con el tiempo de producción del que dispone.

Hágase un favor: abandone las listas de tareas pendientes y empiece a quedarse en su calendario hoy mismo.