Consejos para entrenar a alguien de forma remota

Los líderes están dando instrucciones menos explícitas a sus empleados hoy en día y se basan más en el entrenamiento como herramienta de liderazgo, a medida que las organizaciones se vuelven más planas y dependen más del trabajo con conocimientos. Pero muchas personas también dirigen equipos que abarcan ubicaciones y zonas horarias, lo que significa que deben hacer al menos parte de su entrenamiento de forma virtual.

Si bien la mayoría de mis clases con clientes y estudiantes de MBA en Stanford se llevan a cabo presencialmente en el Área de la Bahía, durante la última década he trabajado con personas en los EE. UU. e internacionalmente, desde Brasil hasta Londres y Sudáfrica. Estas son algunas directrices para el entrenamiento virtual que me han parecido útiles.

No dicte el medio. Puede que prefiera el teléfono o el vídeo, o que su organización confíe en uno más que en el otro. Pero para entrenar las conversaciones, es importante que ambas partes elijan lo que es correcto para la situación, en lugar de que usted lo dicte como líder o la cultura organizacional.

Según mi experiencia, tanto el teléfono como el vídeo pueden funcionar bien como entrenador. Uno no es mejor que el otro, pero lo son diferente, y es importante tener una idea del medio que funciona mejor para cada relación (esto puede cambiar de una llamada a otra). El vídeo puede proporcionar un contexto visual útil, pero también puede ser una distracción, sobre todo si hay una mala conexión a Internet. Intente experimentar con el teléfono y el vídeo para ver qué funciona mejor con los diferentes empleados.

El correo electrónico puede desempeñar un papel útil en el entrenamiento virtual, pero le recomiendo usarlo para aumentar las conversaciones telefónicas o de vídeo. A menudo envío correos electrónicos a mis clientes y alumnos con preguntas de seguimiento y enlaces a lecturas y otros recursos, pero es mucho menos útil para el entrenamiento puntual. El texto y el chat dan una sensación de conexión inmediata, pero es difícil usarlos para transmitir algo más complejo que información básica.

La ubicación sigue importando. El entorno físico puede tener un impacto significativo en el éxito de una conversación de entrenamiento. Cuando entreno a clientes y estudiantes en persona, nos reunimos en un lugar que permita la privacidad y minimice las distracciones. Esto puede adoptar muchas formas, desde una sala de conferencias reservada hasta un largo paseo por el tranquilo campus de Stanford.

Como es mucho más difícil captar las señales interpersonales cuando se trabaja de forma virtual, es aún más importante asegurarse de que tanto usted como la otra persona estén en un espacio privado y cómodo donde no los interrumpan.

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Concéntrese, concéntrese. Un entrenamiento eficaz en cualquier entorno requiere centrar la atención en la otra persona. Eso puede ser duro cuando estamos entrenando virtualmente, por la omnipresencia de la multitarea. Una conversación de entrenamiento virtual es un tipo de interacción especial, muy diferente a la típica conferencia telefónica o reunión en línea, en la que a menudo podemos sintonizar parcialmente y aun así entender lo esencial. Cuando estamos entrenando, es fácil pasar por alto los detalles más importantes. Si nos permitimos distraernos, será menos probable que nos demos cuenta de cosas como un cambio sutil en la expresión facial o el tono de voz de una persona, o una frase inusual que pueda significar algo más. También es posible que no controlemos nuestras propias respuestas emocionales e instintos, que son fuentes de datos vitales. Peor aún, otros pueden darse cuenta cuando nuestra atención se desvía, lo que los hace reacios a hablar de temas realmente importantes.

Consiga el equipo adecuado. Invertir en un mejor equipo técnico puede mejorar drásticamente la experiencia de entrenamiento virtual. Uno de los clientes con los que trabajo por vídeo es un CEO que dirige una empresa de servicios financieros virtuales. Casi todos sus empleados están repartidos por todo el país y colaboran la mayor parte de su trabajo en línea. Su oficina central está equipada con cámaras web, monitores y micrófonos de alta calidad que le dan una presencia virtual vívida. Nuestras sesiones de videoentrenamiento no son tan en alta definición como en la vida real, pero están reñidas.

Incluso las pequeñas inversiones en equipo pueden ser de gran ayuda. Trabajé con un CEO que tenía un ligero impedimento del habla que me dificultaba entenderlo por teléfono. No tuvimos problemas para comunicarnos cuando nos conocimos en persona, pero la mayor parte de nuestro trabajo iba a ser virtual, así que me compré el tipo de auriculares inmersivos que utilizan los jugadores de vídeo, lo que me permitió entenderlo perfectamente. También tengo un micrófono y altavoces externos para que cuando trabajo con los clientes a través de vídeo no tenga que depender de los componentes de mi portátil.

Gestione el tiempo. En la mayoría de las reuniones, incluidas las llamadas telefónicas y las videoconferencias, el debate dura hasta el final del tiempo asignado, momento en el que concluimos rápidamente y pasamos a la siguiente reunión. Esta es otra forma en la que las conversaciones de entrenador son diferentes: es parte de su trabajo, como entrenador, hacer un seguimiento del tiempo durante la conversación (normalmente pongo un temporizador para minimizar las distracciones) y detenerse en un punto que haya acordado de antemano.

Es difícil saber dónde van a acabar las conversaciones de entrenador. Suelen ser más amplias que las reuniones típicas, lo que las hace más significativas y valiosas. Pero esto también significa que querrá dejar algo de tiempo entre el final de la sesión y el siguiente evento del calendario. Esto permite que tanto usted como la persona a la que está entrenando reflexionen sobre la conversación y profundicen en el aprendizaje. Entrenar conversaciones también puede provocar emociones fuertes y es esencial dejar tiempo para procesar esas emociones. Incluso unos minutos pueden marcar una diferencia sustancial, ya que tanto usted como la persona a la que está entrenando pueden aprovechar al máximo la experiencia.