La formación en gestión del tiempo no funciona

Nicholas Blechman para HBR

Hoy en día, los trabajadores del conocimiento utilizan dispositivos y plataformas con los que no habríamos soñado hace 15 años, en espacios de trabajo que probablemente tampoco veíamos venir (adiós, oficinas privadas; hola, teletrabajo).

Pero si bien el trabajo ha cambiado, la formación que recibimos sobre cómo gestionar nuestro tiempo tiene prácticamente el mismo aspecto de siempre. La gestión tradicional del tiempo nos enseña a «empezar cada mañana a hacer una lista de las cosas que hacer ese día». Pero una vez que compruebe su correo electrónico, esa lista ya está muy anticuada. La gestión del tiempo enseña «Prioriza A, B, C» Pero hoy en día, todo parece urgente y compite por la máxima prioridad. La gestión del tiempo nos enseña a «cerrar la puerta» para hacer un trabajo importante, pero no aborda nuestros sesos giratorios y el atractivo de Internet al alcance de la mano (y mucho menos el hecho de que ya no tenemos una puerta). Sea cual sea el «horario» que se nos ocurra, normalmente sale por la ventana a las 8:01 de la mañana.

El problema no es solo que nos distraigamos del trabajo, sino que nos distraemos de un trabajo importante por otro trabajo. ¿Cuántas veces se ha sentado a realizar tareas más reflexivas y exhaustivas, solo para dejarse llevar por los correos electrónicos entrantes de clientes o colegas? Los trabajadores del conocimiento están tan abrumados por la información entrante que dedican gran parte del tiempo a «jugar a la defensa» y a operar sin tener una idea clara de todas sus responsabilidades. El trabajo les llega desde media docena de sitios a la vez, por lo que se sienten abrumados rápidamente al intentar recordarlo todo. El ritmo es frenético, con una nueva interrupción cada pocos minutos, por lo que parece que no hay tiempo para parar y organizarlo todo. Las técnicas de «gestión del tiempo» que aprendieron en el pasado les están fallando: hay demasiadas notas adhesivas, las listas de papel son demasiado largas y siempre hay más que añadir, y los correos electrónicos marcados pasan rápidamente por debajo del pergamino y quedan enterrados.

En mi experiencia trabajando con cientos de empresas y miles de empleados, he descubierto que la mayoría de los trabajadores del conocimiento pasan sus días en un estado de distracción y cambio de tareas constantes. Los resultados son un estrés continuo y estar ocupado en lugar de ser productivo. Más de una cuarta parte de las veces alguien cambia de tarea, pasan dos horas o más antes de que reanude lo que estaba haciendo.

Toda esta distracción afecta a la calidad del trabajo. Los empleados que gestionan mal su atención están constantemente en modo reactivo. Eso les deja tiempo para reflexionar y aplicar cuidadosamente sus conocimientos y experiencia para ofrecerle una ventaja en su negocio, las mismas razones por las que los contrató en primer lugar.

La verdad es que ahora tenemos que trabajar de otra manera. Y necesitamos un nuevo tipo de formación para que sea realmente eficaz. Las empresas deben ofrecer formación sobre habilidades de productividad que permitan a los empleados superar estos nuevos desafíos. Esta formación debe tener tres componentes:

1. Claridad en torno a las prioridades de las funciones más que a las prioridades de las tareas específicas.
2. Habilidades de gestión de la atención en lugar de habilidades de «gestión del tiempo».
3. Un sistema integral de gestión del flujo de trabajo.

Dado que las solicitudes vienen de todos los niveles dentro y fuera de la organización, es fácil que los empleados se vean atrapados en la reacción todo el día. Pero cuando tienen claras las partes más importantes de su trabajo y la dirección de la empresa, tienen claridad sobre qué priorizar. Los líderes deben tener claro cómo los comportamientos diarios se alinean con las distintas funciones laborales y cómo cada función se relaciona con la misión de la empresa. Cuando se enseña a los empleados a centrarse en sus funciones laborales más importantes, es más fácil filtrar el ruido irrelevante y tomar medidas eficaces. La capacidad de identificar y centrarse en el panorama general (la misión de la empresa y la forma en que su trabajo la cumple) proporciona un faro para los empleados que ilumina lo importante por encima de lo (aparentemente) urgente. Por ejemplo, como líder, ¿con qué frecuencia piensa que dedica demasiado tiempo a trabajar? en el negocio en lugar de trabajar en ¿el negocio? Este es un lamento común que escucho de mis clientes. Centrarse más en el papel de los líderes puede reducir la tentación de dedicar demasiado tiempo al correo electrónico y a otras minucias del día a día.

El entrenamiento sobre el manejo de la atención enseña la habilidad de controlar las distracciones, realizar una sola tarea para obtener resultados de mayor calidad y prestar una atención sostenida (centrada) cuando es necesario, algo que debería formar parte de casi todos los días. La educación y la sensibilización son una parte importante de esta formación. Por ejemplo, enseñe a sus empleados que, si bien puede parecer que la multitarea nos ayuda a hacer más, las investigaciones muestran lo contrario. Y llamar la atención sobre los comportamientos improductivos, como ser reactivos constantemente en lugar de ser proactivos y reflexivos, ayuda a los empleados a reconocer cuándo los practican. Un entorno que esté configurado para apoyar la concentración y el valor de la tarea única también impide que estos hábitos se arraiguen. Estos factores, especialmente los que siguen el modelo de los líderes, protegen a la empresa y a sus empleados contra una cultura corporativa malsana y distraída.

Por último, las habilidades de gestión del flujo de trabajo no se enseñan en la escuela y, como resultado, a menudo se deja a los trabajadores solos (notas adhesivas, banderas en el correo electrónico, redacción y revisión de listas de papel, etc.), con resultados dispares. Esto deja la productividad de la empresa al azar. El hecho lamentable es que las probabilidades de que las personas encuentren las soluciones más eficaces por sí mismas son escasas. Hacer citas en el calendario consigo mismo para terminar sus proyectos más importantes y llevar listas de papel con las prioridades «A, B, C» puede haber sido suficiente en el pasado, pero esas tácticas no están a la altura de las exigencias del lugar de trabajo moderno.

La complejidad del trabajo con el conocimiento actual requiere una metodología de flujo de trabajo que nos permita ser intencionales, proactivos y reflexivos. La base de una metodología útil de gestión del flujo de trabajo es la capacidad de facilitar la organización, el seguimiento y la ejecución de las tareas y responsabilidades. La mayoría de los empleados tienen una parte o la totalidad de su carga de trabajo en la cabeza. Pero los empleados solo pueden gestionar realmente lo que pueden ver y solo pueden ver lo que está fuera de su cabeza, donde se hace tangible, centralizado, procesable y rastreable. Una metodología de flujo de trabajo permite a las personas recuperar el control, sentirse menos dispersas y sufrir menos estrés. Además de las ventajas individuales de productividad, cuando el personal utiliza un sistema integral de gestión del flujo de trabajo, ofrece las siguientes ventajas a la organización:

• Facilidad para cuantificar las cargas de trabajo, lo que ayuda a asignar los recursos humanos.
• La asignación adecuada de los recursos proporciona información sobre los problemas de rotación.
• Reseñas objetivas de los empleados y recompensas por méritos.
• Descripciones de puestos precisas, lo que lleva a una mejor contratación.
• Conocimientos institucionales e historia empresarial documentados.
• Cronogramas de proyectos precisos.
• Capacidad de hacer un seguimiento claro del progreso, lo que mantiene la motivación.

Ser el más productivo y eficaz en este lugar de trabajo rico en información y en constante cambio no es instintivo. Pero se puede aprender si se dejan de lado conceptos anticuados, como la gestión del tiempo, en favor de ideas más modernas sobre la productividad que incorporen la gestión de la atención y ayuden a los empleados a recuperar el control. Los estudios muestran que el control nos hace felices y las personas felices son empleados más productivos.