Las dos cosas que matan su capacidad de concentración

Solía despertarme, tropezar con mi teléfono e inmediatamente me perdía en una oleada de notificaciones inútiles. Esta neblina digital continuó durante todo el día y me impidió realizar tareas importantes. Estaba distraído, ansioso e ineficaz como líder. Sabía que tenía que cambiar, pero no podía liberarme de los comportamientos que me mantenían atrapado en el mismo ciclo.

Este problema no es inusual. Los ejecutivos de todo el mundo tropiezan cada día prácticamente de la misma manera. Dos desafíos principales están destruyendo nuestra capacidad de concentración.

En primer lugar, cada vez nos abruman más las distracciones que nos llegan desde varios dispositivos conectados. El uso de teléfonos inteligentes y tabletas se está disparando, y ahora utilizamos los medios digitales durante una media de más de 12 horas al día. Este estado hiperconectado no nos permite procesar, recargar y volver a centrarnos.

En segundo lugar, nos basamos excesivamente en las reuniones como forma predeterminada de interacción con otras personas en el trabajo. Los estudios indican que pasamos entre el 35 y el 55% de nuestro tiempo, y, a veces, mucho más, en las reuniones. Si queremos centrarnos en una actividad realmente significativa, algo tiene que cambiar.

Usted y su negocio se beneficiará enormemente si puede abordar estas cuestiones. Usted y todos los miembros de su equipo disfrutarán más y lograrán más. Los datos se hacen eco de lo que nos dice nuestro sentido común: tenemos que dedicarnos más tiempo si queremos mantenernos concentrados y eficaces en el trabajo. Estos cinco entrenamientos diarios le ayudarán.

Practique la atención plena. El mayor error que comete la mayoría de nosotros es en la forma en que empezamos el día. ¿Se da la vuelta inmediatamente y empieza a revisar el correo electrónico de su teléfono? Mala idea, según el psicólogo de Stanford Emma Seppäla, autor de La pista de la felicidad. Como dijo en una entrevista por correo electrónico: «Al activar constantemente nuestra respuesta al estrés [cuando revisamos nuestros teléfonos], irónicamente estamos perjudicando las mismas capacidades cognitivas, como la memoria y la atención, que tanto necesitamos».

Entonces, ¿qué debe hacer? Empiece a practicar una sencilla práctica de atención plena cuando se despierte, que puede consistir en cualquier cosa, desde respirar hondo en voz baja hasta meditar durante 20 o 30 minutos. La Dra. Seppälä explica por qué es tan importante: «La meditación es una forma de entrenar el sistema nervioso para que se calme a pesar del estrés de nuestra vida diaria. Cuando está más tranquilo, es más inteligente emocionalmente y toma mejores decisiones». No es una mala forma de empezar el día.

Organice las tareas. Otro error común es dejar que otras personas rellenen su agenda, especialmente por la mañana. Debe asegurarse de dejar tiempo suficiente para realizar tareas complejas y creativas. Como describió Paul Graham, empresario, inversor y cofundador de Y Combinator en «El horario del creador, el horario del gerente», su ahora famoso post de 2009, «una sola reunión puede arruinar [un día entero] al dividirla en dos partes, cada una demasiado pequeña para hacer algo difícil». Las tareas creativas requieren tiempo dedicado cuando está fresco, no unos minutos de distracción entre reuniones. A todos nos encanta pensar que podemos realizar múltiples tareas de forma eficaz, pero la investigación muestra de manera concluyente que se nos da muy mal.

En lugar de esforzarse por lograr lo que importa, puede aprovechar los ritmos naturales de su cuerpo. Concéntrese en las tareas complejas y creativas de la mañana; estas cosas suelen ser las que realice de forma individual o con 2 o 3 personas más. Aplaza todas las demás reuniones para la tarde. Estas reuniones más sencillas y centradas en la ejecución con grupos más grandes son más fáciles de gestionar.

Limpiar. ¿Su escritorio es un desastre? ¿Qué hay del escritorio de su ordenador? ¿La pantalla de inicio de su smartphone? Estas áreas pueden parecer insignificantes en el gran esquema de las cosas, pero su entorno afecta a su productividad y a la calidad del trabajo de alguna manera acabamos de empezar a entender. Poner en orden tiene un gran impacto, como lo indica el enorme éxito del libro de Marie Kondo La magia de ordenar que le cambia la vida. Y no es solo para civiles. Cuando (ahora retirado) el almirante William McRaven de los Navy SEAL dio un discurso de graduación en la Universidad de Texas en Austin en 2014, su consejo más importante fue hacer la cama.

Mantener un entorno de trabajo limpio, tanto físico como digital, es esencial para mantener la concentración. En el trabajo, ponga todo en un cajón. Cree carpetas en su escritorio para eliminar todos los archivos aleatorios y mantenga solo las 8 o 12 aplicaciones más importantes en la pantalla de inicio. Desactivar todas las notificaciones innecesarias (estos son algunos consejos) para teléfonos Android y para teléfonos Apple). No se deje distraer por todo el desorden, se mantendrá concentrado durante mucho más tiempo.

Reuniones de psiquiatras.¿Cuántas personas estuvieron en su última reunión? Más importante aún, ¿cuántos de ellos participaron realmente en la creación o el cumplimiento de los resultados de esa reunión? Esta pregunta puede parecer una forma extraña de mantener la concentración, pero innumerables estudios, empezando por esta investigación de HBR de 2015, han demostrado las ventajas de los equipos más pequeños. La concentración y la responsabilidad son más difíciles con demasiadas personas, por lo que se termina con la gente mirando fijamente sus ordenadores portátiles en silencio durante toda una reunión.

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Para mantenerse concentrado, mantenga a su equipo concentrado. Limite el número de personas en cualquier reunión a ocho o menos, a menos que se trate de una reunión meramente informativa. Asegúrese de que cada reunión tenga como resultado acciones, un cronograma para cada una de las acciones y una persona que sea responsable de garantizar que se lleve a cabo. Esa persona es la persona directamente responsable, una técnica poderosa que Apple utiliza para gestionar eficazmente su enorme fuerza laboral.

Conservar los búferes. Una de las razones por las que a muchas personas les cuesta concentrarse es la falta de margen. No puede estar al día si corre de una reunión a otra. Cambiar de tarea y contexto es difícil para el cerebro humano en cualquier momento y esa capacidad se degrada a lo largo del día. Para los ejecutivos ocupados, esto significa hasta un 70% de su tiempo en el trabajo lo desperdician.

Si quiere evitar perder tiempo y agotarse, añada tiempo de amortiguación entre cada reunión. Por cada 45 a 60 minutos que dedique a una reunión, asegúrese de dedicar 15 minutos o más a procesar, reflexionar y priorizar. Esto evitará que pierda el tiempo. También evitará la sensación de agotamiento que muchos de nosotros tenemos al final de cada largo día. Y debería ser fácil de vender a sus otros directivos: solo se beneficiarán si adoptan también esta táctica de programación.

Mantener la concentración en el trabajo no es fácil, pero es factible. Estas cinco técnicas prácticas le ayudarán a concentrarse en la tarea, a lograr lo que importa y a disfrutar más a lo largo del día.