Cuanto más alto sea su puesto, más necesitará llevar un diario

Para los líderes que asumen el cargo de CEO por primera vez, tomarse un tiempo para aprender y pensar se traduce en éxitos tempranos. Pero el problema es que hay poco tiempo para hacer ninguna de las dos cosas. La información les llega más rápido, más personas que nunca exigen su tiempo y se les dice que las innumerables decisiones que se les presentan son todas importantes.

Si lo contratan desde fuera, hay una nueva cultura a la que acostumbrarse y no está claro en quién confiar. Incluso cuando asciende desde dentro, el ritmo puede resultar discordante en comparación con dirigir una división en la misma empresa. En ambos casos, cualquier nuevo líder debe gestionar una exposición intensa (ya que se hunde en que los principales líderes tienen pocos lugares a los que escapar) y expectativas poco realistas (tanto de sí mismo como de los demás).

No hay nada que los nuevos líderes puedan hacer para evitar estos problemas por completo. Lo único que pueden controlar es la forma en que reaccionan ante ellos. Porque tendemos a cometer errores cuando las cosas se aceleran, especialmente cuando estamos en un territorio desconocido, puede marcar la diferencia para encontrar formas de ir más despacio.

El filósofo francés Blaise Pascal señaló que «todos los problemas de la humanidad provienen de la incapacidad del hombre para sentarse tranquilamente solo en una habitación». No se refería a sentarse tranquilamente frente a un portátil respondiendo a los correos electrónicos. La mejor forma de pensar viene de una reflexión estructurada, y la mejor manera de hacerlo es llevar un diario personal.

Empecé a llevar un diario cuando me hice cargo de una empresa de investigación, software y consultoría de fabricación. Era muy joven, estábamos en crisis y nos enfrentábamos a un mercado difícil y no estaba seguro de en quién podía confiar. Llevé un diario durante mis 12 años como presidente y CEO y desde entonces se lo he recomendado a las personas que pasan a cualquier puesto de responsabilidad por primera vez.

Hay pruebas contundentes de que reproducir los acontecimientos en nuestro cerebro es esencial para aprender. Mientras el cerebro registra y retiene lo que ocurre en el momento, el aprendizaje de lo que uno ha pasado —es decir, determinar lo que es importante y las lecciones que se deben aprender— ocurre después de los hechos, durante los períodos de reflexión tranquila.

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Además, cuando vamos más despacio y reflexionamos, podemos ser más creativos a la hora de resolver problemas aparentemente inescrutables. Tomemos, por ejemplo, una técnica llamada «método de la segunda solución» que he utilizado en el pasado. Si un grupo tuviera dificultades para encontrar opciones para resolver un problema difícil, hacíamos una lluvia de ideas para identificar una lista de posibles soluciones. Antes de pasar a priorizar, hacer que los artículos fueran específicos, etc., intentamos identificar todas las opciones posibles. Me pareció que el mejor enfoque era decirle al grupo que se tomara un descanso y, cuando volviera a reunirse, preguntar: «¿Qué más se le ocurre?» Inevitablemente, esta sencilla pregunta dio como resultado alrededor de un 50% más de artículos, a menudo de mayor calidad. Al experimentar, descubrí que la pausa que tuvo lugar entre la primera y la segunda ronda era más importante que la pregunta. Un diario es una forma eficaz, eficiente y privada de tomarse un descanso similar.

Las entradas del diario deben proporcionar no solo un registro de lo que pasó, sino también de cómo reaccionamos emocionalmente; anotarlo aporta cierta claridad que pone las cosas en perspectiva. En otros casos, es una forma de ensayo mental para prepararse para temas particularmente delicados en los que no hay nadie con quien hablar excepto usted. Los diarios también pueden ser la mejor manera de analizar las decisiones de las grandes apuestas y poner a prueba la lógica.

Si bien la personalidad, el estilo y la situación provocan diferentes enfoques, algunas directrices han demostrado ser útiles para obtener mejores resultados. Las notas deben tomarse lo antes posible después de un evento del que quiera aprender, idealmente el mismo día. Esperar más de 24 horas parece sacrificar la especificidad sobre los detalles que marcaron la mayor diferencia y por qué ocurrieron.

Una entrada debe empezar por el resultado de las primarias, el titular que mejor refleje el resultado principal. Luego, enumere la razón esencial de ese resultado; una causa fundamental siempre sutil que se hace evidente al preguntar «¿por qué?» cinco veces para retirar cada capa y revelar lo que había antes. (Recuerdo haber revisado mi diario una vez y me di cuenta de que varias decisiones importantes giraban en torno a la pregunta correcta que se hacía en el momento justo de los debates. Afortunadamente, mis notas eran lo suficientemente detalladas como para mostrar que el mismo subordinado hacía la pregunta correcta cada vez. Empecé a escucharlo mucho más de cerca). En tercer lugar, recuerde las emociones que afectaron a la toma de decisiones y por qué estallaron. Por último, identifique lo que puede aprender de toda la experiencia y lo que puede hacer de forma diferente la próxima vez.

Muchos optarán por llevar un diario en su ordenador o iPad. Si bien eso puede ser más eficiente, el objetivo de llevar un diario no es la eficiencia, sino reflexionar y ralentizar las cosas para maximizar el aprendizaje. Con ese propósito, la escritura a mano puede funcionar mejor. El novelista Paul Theroux ha dicho que escribe a mano larga porque: «La velocidad con la que escribo con un bolígrafo parece ser la velocidad con la que mi imaginación encuentra las mejores… palabras». Ha apuntado un 2011 Newsweek artículo Dicho esto, «los escáneres cerebrales muestran que la escritura a mano afecta a más secciones del cerebro que la mecanografía [y] es más fácil recordar algo una vez que lo ha escrito en un papel».

Con tantos beneficios de llevar un diario, ¿por qué lo hacen tan pocos líderes?

• Se necesita tiempo, un bien muy preciado. Como un diario requiere reflexión, es mejor hacerlo durante los períodos de tranquilidad, que son poco frecuentes en cualquier líder.
• A veces, llevar un diario requiere revivir algo que uno olvidaría pronto. A pesar de que es un paso vital en el aprendizaje, es desagradable.
• Como muchos líderes prefieren pasar rápidamente al siguiente desafío, la reflexión no ocupa un lugar destacado en su lista de cosas que les gustan o con las que tienen mucha experiencia.
• Como cualquier herramienta, se necesita tiempo para perfeccionar la mejor forma de usarla. La metodología que se ofrece aquí no se llevó a cabo de inmediato, sino que se produjo después de muchos ensayos y errores.

Son inconvenientes menores en comparación con las ventajas. Ralentizar las cosas conduce a un juicio mejor pensado y más eficaz y a aprender qué hacer más y qué cambiar. Un resultado, tan importante como cualquier otra cosa, es el aumento de la satisfacción que se obtiene al estar al mando. Un diario personal debe formar parte del conjunto de herramientas de cualquier líder.