The Joy of Work

Descubre algunas ideas fáciles de poner en práctica para mejorar la productividad en el trabajo.

Hay días en los que pasar el día en el trabajo puede parecer una lucha épica. Te enfrentas a una fecha límite que se aproxima rápidamente mientras tus compañeros de trabajo parecen estar alineados en tu mesa compitiendo por tu atención, y el número de correos electrónicos sin leer en tu bandeja de entrada alcanza nuevas cotas asombrosas. Parece más de lo que una sola persona puede gestionar.

Por suerte, hay algunas medidas sencillas que puedes tomar para recuperar la tranquilidad y, de paso, aumentar la productividad. ¡Aunque encontrar formas de trabajar sin ser molestado puede ser parte de la solución, como aclara el autor Bruce Daisley, hay una parte menos intuitiva de la productividad: el aspecto social.

Sí!

Sí, necesitamos bloquear las distracciones mientras trabajamos, pero hay límites en cuanto al tiempo que debemos pasar trabajando antes de que aparezcan los efectos nocivos del agotamiento. Además, lo que hacemos cuando nos tomamos nuestros tan necesarios descansos también puede tener un tremendo impacto en nuestro bienestar y eficiencia general.

En este resumen encontrarás

• cómo empezar un día productivo antes de las 11 de la mañana;
• por qué te conviene celebrar tu próxima reunión al aire libre;y
• por qué es importante reír, incluso cuando las cosas van mal.
• Si has trabajado en una oficina, puede que hayas tenido jefes o ejecutivos de empresa que se quedaban escondidos en su despacho durante horas y horas. Puede que incluso pensaras mal de ellos por ser tan distantes y poco sociables. Sin embargo, si analizamos las razones que subyacen a los buenos hábitos de trabajo, puede que aquellos jefes distantes tuvieran algo de razón.
• Para empezar, mantener tu espacio de trabajo libre de distracciones es un componente clave para trabajar eficazmente.
• En 2011, el investigador danés en gestión empresarial J.H. Pejtersen realizó un estudio que reveló que las personas que trabajan en oficinas diáfanas tienden a coger más días de baja por enfermedad que los trabajadores que tienen despachos privados. El estudio también demostró que las personas que trabajan en oficinas abiertas tienden a interrumpir su trabajo una media de una vez cada tres minutos.
• Estas interrupciones de la concentración no sólo se deben a compañeros que se acercan a preguntarte algo, sino también a conversaciones que distraen y que proceden de mesas y cubículos vecinos. Lo que hace que estas interrupciones sean tan perjudiciales para tu eficacia es que, una vez que pierdes la concentración, tardas mucho tiempo en volver al mismo nivel de concentración.
• Esto es lo mismo que la falta de concentración.
• Ésta es la misma razón por la que no deberías intentar hacer malabarismos con demasiadas tareas al mismo tiempo. En su libro Gestión de software de calidad, el informático Gerald Weinberg descubrió que los gerentes de software que intentaban saltar entre cinco proyectos diferentes durante el mismo día sólo conseguían trabajar con una cuarta parte de la eficiencia que habrían logrado si se hubieran ceñido a un solo proyecto cada vez.
• Una forma excelente de reducir las distracciones es practicar el Modo Monje Matutino, que consiste en bloquear todas las llamadas entrantes y las visitas hasta las 11:00 a.m.
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• Al principio, puede que a tus compañeros de oficina no les guste esta barricada de distracciones, pero si les explicas que no se trata de ser antisocial, sino más bien de un intento de pasar unas horas de trabajo ininterrumpido antes de dedicarse a las llamadas telefónicas y las reuniones, es probable que lo entiendan.
• Si el Mañana Modo Monje te parece bien, ponte en contacto con ellos.
• Si el Modo Monje Matutino te parece atractivo pero no tienes una puerta en la oficina para imponerlo, puedes probar a utilizar auriculares hasta las 11 de la mañana para crear tu propio espacio.
• Si te sientes atascado con una tarea creativa, especialmente una con un plazo de entrega que se acerca rápidamente, puede que no te apetezca alejarte de tu trabajo para dar un paseo. Sin embargo, como dice J.K. Rowling, autora de los mundialmente famosos libros de Harry Potter: "No hay nada como un paseo nocturno para darte ideas"
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• Resulta que la afirmación de Rowling sobre los beneficios creativos de dar un paseo está respaldada por la ciencia.
• En un estudio realizado en 2014 por dos psicólogos de Stanford, Marily Oppezzo y Daniel Schwartz, se pidió a los participantes que dieran respuestas creativas a determinadas situaciones. Por ejemplo, que se les ocurrieran usos para una llave con forma de ojo.
• Algunas respuestas se consideraron poco creativas, como utilizar la llave como un ojo artificial. Una respuesta muy creativa fue que una víctima de asesinato utilizara la llave para grabar el nombre de su asesino en el suelo.
• Después de evaluar a los participantes que permanecían sentados o se levantaban, daban un paseo y volvían a sentarse, el 81% de los que dieron un paseo fueron más creativos en sus respuestas. Según los investigadores, el acto de caminar revitalizó el pensamiento de los participantes y dio lugar a mejores ideas. Oppezzo y Schwartz también descubrieron que ayudaba volver a sentarse después y concentrarse para que las ideas florecieran.
• Una forma de encajar en tu rutina paseos más productivos es dar un paseo mientras diriges una reunión.
• El experto en productividad y coach Chris Barez-Brown anima a sus clientes a dar paseos con otra persona. Durante este tiempo, una de las personas puede hablar de un tema urgente sin interrupciones durante un máximo de 30 minutos. Después, las dos personas cambian los papeles y, durante el resto del paseo, le toca hablar a la otra persona.
• La otra persona puede hablar sin interrupciones.
• Caminando con este propósito, ambos dinamizaréis vuestros pensamientos permitiéndoos decir lo que se os ocurra sin censuraros ni corregiros mutuamente. Barez-Brown ha visto que esto hace maravillas con sus clientes, que a menudo vuelven de sus paseos con más claridad e ideas interesantes.
• Es habitual sentir que tienes prisa o que estás bajo presión para hacer las cosas, pero ¿sabías que tener un nivel persistente de estrés puede afectar a tu comportamiento?
• Piensa en esas veces que has estado esperando el ascensor y sientes la necesidad de seguir pulsando el botón de llamada una y otra vez, aunque sabes que eso no hará que el ascensor llegue más rápido. Este es un ejemplo típico de lo que se conoce como ansiedad por las prisas.
• Esencialmente, la ansiedad por prisa se caracteriza por un estrés constante de bajo grado debido a la sensación de que nunca serás capaz de terminar todo lo que quieres conseguir. La ansiedad por las prisas es especialmente común hoy en día gracias al nivel de conectividad y abundancia de información que proporciona la era de Internet.
• Por ejemplo, según un estudio de 2015 del Grupo Radicati, que analizó los hábitos diarios de 2.800 millones de trabajadores de todo el mundo, la persona media responde a 130 correos electrónicos durante un día normal. Y estos correos son sólo la punta del iceberg!
• En su libro de 2011, La mente organizada, el científico social Daniel Levitin reveló que el trabajador americano medio procesaba unas 100.000 palabras de información al día, lo que supone cinco veces más de lo que procesaban los trabajadores en 1986. Dadas todas las tareas que esperamos realizar y la información que necesitamos procesar, ¿es de extrañar que nos sintamos constantemente abrumados?
• Bueno, afortunadamente para nosotros, hay medidas que puedes tomar para reducir esos niveles de ansiedad.
• Una de las cosas importantes que hay que tener en cuenta es que estar constantemente ocupado no es lo mismo que ser productivo. De hecho, en lugar de esforzarte por estar ocupado, puedes ser más productivo reservando tiempo en tu agenda diaria para no hacer nada.
• Según la Dra. Sandi Mann, que trabaja en la Facultad de Psicología de la Universidad de Central Lancashire, resolvemos mejor los problemas e ideamos soluciones innovadoras cuando interactuamos con la red por defecto de nuestro cerebro. Ésta es la parte del cerebro que incluye el subconsciente. Cuando estamos en reposo y no hacemos absolutamente nada, es cuando realmente podemos aprovechar esta fuente de creatividad.
• Así que, asegúrate de que no se te olvida nada.
• Así que, asegúrate de incluir un tiempo libre durante el día en el que puedas descansar de todos esos mensajes y correos electrónicos entrantes. Y en lugar de estresarte por cada correo electrónico, céntrate en responder a los pocos que sean realmente urgentes.
• En una entrevista de 2013, el campeón de tenis británico Andy Murray explicó lo agotador que puede ser un partido de tenis. Según explicó, el agotamiento físico es sólo una parte. Un partido de tenis también conlleva un gran agotamiento mental, debido a tener que tomar tantas decisiones tácticas en fracciones de segundo.
• Como sugieren los comentarios de Murray, sólo somos capaces de tomar un número limitado de decisiones antes de sentirnos agotados, y por eso hay un límite a la cantidad de trabajo que podemos hacer antes de que nuestra productividad empiece a resentirse. En última instancia, cuantas más decisiones se nos pidan, más agotados estaremos y más gravitaremos hacia tareas poco exigentes.
• En un estudio de 2008, la psicóloga Kathleen Vohs hizo que los participantes tomaran una serie de decisiones, como qué película, sabor de helado o detergente para la ropa era su favorito, o cómo resolver distintos problemas, la mayoría de los cuales eran irresolubles a propósito.
• Entre una decisión y otra, los participantes tenían que tomar una decisión.
• Entre una decisión y otra, se pedía a los participantes que eligieran qué actividades preferían realizar: una actividad desafiante, como la escritura creativa o el estudio de una nueva asignatura, o algo fácil, como ver la televisión o jugar a un simple videojuego.
• Entre una decisión y otra, se pedía a los participantes que eligieran qué actividades preferían realizar.
• Como descubrió Vohs, los participantes no sólo mostraron signos de agotamiento mental al principio, sino que a medida que aumentaba el nivel de agotamiento, también lo hacía su preferencia por actividades menos desafiantes.
• Así que, la próxima vez que llegues a casa del trabajo y sólo puedas reunir la energía para desplomarte en el sofá y ver lo primero que veas en Netflix, es probable que sea un signo de cansancio mental decisorio.
• Este agotamiento no sólo puede afectar a la salud mental de las personas, sino también a la de los demás.
• Este agotamiento también puede tener repercusiones en el trabajo, sobre todo cuando la gente ignora estos signos de fatiga y sigue trabajando.
• Scott Maxwell solía trabajar para la consultora McKinsey, que era el tipo de lugar de trabajo en el que la gente dormía debajo de sus mesas para poder trabajar el mayor número de horas posible. Con el tiempo, Maxwell se dio cuenta de que este comportamiento no aumentaba la productividad. De hecho, después de lanzar su propia empresa de capital riesgo y estudiar los datos, descubrió que la productividad de un empleado disminuía de forma rutinaria si trabajaba más de 40 horas a la semana.
• Por lo tanto, sólo por el hecho de que trabajes más de 40 horas a la semana, ya no tienes que preocuparte.
• Así pues, el hecho de que te obligues a trabajar más horas no significa necesariamente que estés haciendo un mejor trabajo. A largo plazo, si trabajas menos de 40 horas semanales, serás más productivo.
• ¿Has soñado alguna vez con tener un ojo que todo lo ve y controlar a todos los trabajadores de tu empresa para ver cómo emplean realmente su tiempo? Si la respuesta es sí, entonces tu sueño puede ser ya una realidad gracias a la nueva tecnología que hay detrás de las insignias sociométricas.
• Desarrolladas por Alex Pentland, profesor de informática del Instituto Tecnológico de Massachusetts, las insignias sociométricas combinan las insignias de identificación tradicionales con la tecnología de los teléfonos inteligentes, y permiten controlar la dinámica del lugar de trabajo. Ahora, todos los datos que hay detrás de los movimientos e interacciones de un empleado pueden registrarse y analizarse para revelar información valiosa sobre el comportamiento individual, como cuánto tiempo pasa un empleado en conversaciones cara a cara, así como sobre el comportamiento en grupo.
• Cuando se combina con los datos registrados en los registros de actividad laboral diaria, la información captada por las insignias sociométricas puede revelar patrones que pueden estar relacionados con un aumento de la productividad.
• Por ejemplo, cuando el profesor Pentland examinó sus propios datos y registros de actividad, pudo comprobar que sus ideas innovadoras solían ir acompañadas de un aumento del tiempo dedicado a hablar con sus compañeros. En otras palabras, descubrió que cuantas más conversaciones mantenía, más productivo era.
• Pentland también descubrió que las conversaciones más productivas solían tener lugar en entornos informales, como una charla improvisada en el pasillo o en la sala de descanso. En estos lugares, los empleados podían hablar de forma informal y cómoda, dando libertad para que surgieran nuevas ideas.
• En sus estudios, Pentland analizó los datos de empleados de centros de llamadas y bancos, y descubrió que hasta el 40 por ciento de su productividad podía atribuirse a ideas surgidas durante esas conversaciones informales.
• En consecuencia, Pentland también llegó a la conclusión de que las ideas de los empleados podían surgir en conversaciones informales.
• Así que Pentland también ideó formas para que las empresas fomentaran mejor esas interacciones. Sugirió alargar las mesas de los almuerzos para que pudiera sentarse más gente junta y aumentara la familiaridad entre los compañeros de trabajo. Además, si querías aumentar la comunicación entre dos equipos de trabajo, Pentland descubrió que era muy eficaz colocar estratégicamente una máquina de café o una tetera entre los dos grupos.
• Encontrar los datos adecuados para controlar la productividad puede variar de un trabajo a otro. Pero en un centro de llamadas, la información es bastante sencilla: en él, podemos ver fácilmente el número de llamadas que se realizan y la tasa de éxito de esas llamadas. Y como estas cifras son tan evidentes, los empleados de los centros de atención telefónica se sienten muy presionados para dedicar más tiempo a hacer más llamadas para aumentar esas cifras.
• Sin embargo, esta forma de controlar la productividad no es la mejor.
• Sin embargo, este enfoque no es muy eficaz. Puede sonar contradictorio, pero una forma mejor de aumentar la productividad en un centro de atención telefónica es dar a la gente más descansos sociales.
• En 2014, Bank of America contrató a la empresa Humanyze para que le ayudara a encontrar formas de mejorar el flujo de trabajo y la eficiencia. Ben Waber, director general de Humanyze, se dio cuenta de que los empleados del centro de llamadas del banco solían hacer pausas individuales y solitarias, por lo que sugirió que los empleados hicieran sus pausas en parejas.
• Dado que las insignias sociométricas también monitorizaban información biométrica, como los niveles de estrés de los empleados, se reveló que el cambio a las pausas sociales redujo los niveles de estrés en un 19 por ciento, al tiempo que aumentó la productividad en un 23 por ciento.
• La razón por la que este cambio supuso una diferencia tan grande es que las interacciones sociales pueden servir para equilibrar los retos del trabajo. Al fin y al cabo, el trabajo suele ser aislante además de estresante. Por ejemplo, en un centro de atención telefónica, los empleados están solos al tener que tratar con clientes que a menudo están enfadados, son groseros o despectivos. Decir que puede ser un trabajo desalentador es quedarse corto.
• Por tanto, poder compartir sus problemas y hablar de sus dificultades puede proporcionar un alivio instantáneo a un empleado de un centro de llamadas. ¿Y quién mejor para confiar en ello que un compañero que está pasando por el mismo calvario?
• Estas conversaciones de descanso social también facilitan el trabajo. Un colega que lleva años atendiendo llamadas puede proporcionar a un recién llegado una estrategia probada sobre cómo calmar a los clientes difíciles, o conseguir que los clientes escépticos permanezcan en la línea.
• Por tanto, hay que asegurarse de que el personal que atiende a los recién llegados se sienta cómodo con ellos.
• Así que, si te aseguras de que tus compañeros de trabajo hacen pausas y las aprovechan para hablar entre ellos, no sólo mejorarás la productividad, sino también su bienestar.
• Hay un grupo de personas que no deberían quedar al margen de los beneficios productivos de la interacción social en el lugar de trabajo: los empleados que trabajan a distancia. Aunque trabajar desde casa puede hacer que sea más fácil entrar en Modo Monje y bloquear las distracciones, no ayuda a la hora de hacer pausas sociales.
• Los empleados que trabajan a distancia son los más productivos.
• Aunque no anunciaron el motivo, es probable que la falta de comunicación entre compañeros sea la razón por la que Yahoo lanzó recientemente una política que prohibía el trabajo a distancia. Yahoo y otras empresas saben que, cuando los empleados pasan demasiado tiempo fuera de la sede de la empresa, esto puede perjudicar a la productividad.
• Según Ben Waber, director general de Humanyze, los trabajadores a distancia sólo intercambian una media semanal de 7,8 comunicaciones informales con sus compañeros, mientras que los empleados en la oficina tenían una media de 38 por semana.
• Como hemos comentado en el resumen anterior, esta comunicación es crucial tanto para la productividad como para el bienestar de los empleados. Por tanto, hay una buena razón para tener a tus empleados bajo el mismo techo. Pero a veces, para conseguir que la gente se abra y se sienta cómoda compartiendo ideas, los empleados necesitan un empujón social en forma de reunión de empresa.
• Cuando la directora general Margaret Heffernan se trasladó del Reino Unido a Estados Unidos, se dio cuenta de que los empleados no eran tan abiertos entre sí. Era evidente que en su nueva oficina no había el mismo murmullo animado y de fondo de las conversaciones entre las personas.
• Una gran diferencia que percibió fue que sus compañeros de EE.UU. no se reunían después del trabajo en el pub como hacían sus homólogos del Reino Unido. El pub era un lugar informal donde podían esperar a que pasara la hora punta y conocerse unos a otros.
• Como resultado, Heffernan puso en marcha una reunión social semanal en la oficina, todos los viernes a partir de las 16.30 h. Empezó de forma un poco incómoda, pero al final todos empezaron a relajarse y se creó un vínculo. De hecho, gracias a las reuniones semanales, cada uno de los empleados se convirtió en un colaborador de equipo mucho mejor.
• Para que los equipos funcionen y sean productivos, es necesario que sus miembros confíen y se aprecien mutuamente y, para ello, necesitan establecer vínculos sociales. Así pues, las reuniones informales de trabajo son un lugar ideal para que esto ocurra y, por tanto, deben considerarse una valiosa fuente de productividad.
• Es muy probable que de niño te rieras mucho más que ahora. Los niños pueden ser tan risueños que incluso ponen de los nervios a los adultos más serios. Pero lo cierto es que a todos los adultos les vendría bien reírse más.
• Como hemos descubierto, la risa es una forma eficaz y valiosa de afrontar los retos de la vida, incluso si estás sufriendo el estrés de la guerra.
• La risa es una forma eficaz y valiosa de afrontar los retos de la vida, incluso si estás sufriendo el estrés de la guerra.
• En 2011, el etnógrafo Mark de Rond pasó semanas con el personal de un hospital del ejército estadounidense en Camp Bastion, Afganistán. Sorprendentemente, de Rond descubrió que, a pesar de que el personal se veía obligado a lidiar con cientos de bajas y numerosas muertes cada semana, siempre se apresuraban a reír y compartir un chiste. Ciertamente, el humor en el hospital tendía a ser más morboso que en un lugar de trabajo normal, pero servía como valioso contrapeso a la muerte y el sufrimiento que les rodeaban a diario.
• Según De Rond y otros científicos, la risa es una estrategia de afrontamiento eficaz para equilibrar las emociones y situaciones intensas a las que nos enfrentamos. Por tanto, es lógico que pueda ser una práctica valiosa para afrontar el estrés en el lugar de trabajo.
• Además, se ha demostrado que la risa estimula la creatividad.
• En un estudio reciente de la Universidad de Drexel, se pidió a los participantes que resolvieran varios enigmas. Antes de resolverlos, a algunos participantes se les mostraron chistes del monólogo del cómico Robin Williams, mientras que otros abordaron los rompecabezas sin reírse. Al final, los que vieron a Robin Williams mostraron un 20% más de creatividad al resolver los rompecabezas que los que no lo hicieron.
• Añadir más risas a tu día a día requiere el desarrollo de una cultura en el lugar de trabajo en la que se fomente la risa. Esto no significa que todo el mundo tenga que gastar bromas todo el tiempo, sino que se trata de abordar el trabajo con una actitud abierta a compartir la risa con los que te rodean, si surge la oportunidad.
• Una cultura que fomenta la risa es una cultura que fomenta la risa.
• Una cultura que fomenta la risa es aquella en la que los empleados tienen una perspectiva alegre de su vida laboral y están dispuestos a compartir una carcajada al respecto de vez en cuando. Recuerda, sean cuales sean las circunstancias de tu trabajo, siempre hay oportunidades para hacerlo más agradable.
• El mensaje clave de estas Conclusiones:
• Necesitamos desarrollar una cultura de trabajo diferente. Una en la que tengamos tiempo y espacio por las mañanas para trabajar sin distracciones, para dar paseos inspiradores y mantener conversaciones informales pero productivas con los compañeros de trabajo. Tenemos que hacer más hincapié en los aspectos sociales del trabajo, animando a los empleados a hacer pausas sociales con sus compañeros, en las que se sientan libres para abrirse y estrechar lazos entre ellos. Trabajando sin distracciones y siendo más sociales en las pausas necesarias que hacemos en el trabajo, seremos más felices y productivos.
• Consejos Accionables:
• Consejos Accionables:
• Consejos Accionables:
• Consejos Accionables.
• Duerme mucho.
• Dormir es probablemente la forma más fácil de aumentar tu rendimiento laboral, y requiere poco esfuerzo. Todo lo que tienes que hacer es descansar.
• La ciencia ha demostrado que dormir lo suficiente, normalmente 8 horas por noche, no sólo mejora la concentración y el rendimiento al día siguiente, sino que también te hace menos propenso a ceder a los antojos de café o dulces. Además, te hace más feliz. Según los científicos, dormir bien reduce la cantidad de pensamientos negativos que flotan en tu cabeza.
• ¡Así que empieza esta noche! Apaga el ordenador y abstente de hacer nada demasiado estimulante después de las 9 de la noche. En lugar de eso, relájate y participa en actividades relajantes hasta que estés lo bastante cansado como para tumbarte a dormir. Lo más probable es que consigas un sueño reparador.
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• Qué leer a continuación: Reinventar las organizaciones, de Frederic Laloux
• La Alegría de Trabajar ofrece muchas ideas sobre lo que hace que un lugar de trabajo sea productivo. Si estas ideas te hacen pensar seriamente en cambiar las cosas en el trabajo, querrás echar un vistazo al resumen sobre Reinventar las organizaciones de Frederic Laloux.
• Aprenderás las apasionantes transformaciones que se están llevando a cabo en la estructura organizativa de algunas de las empresas con más visión de futuro. Muchas de las empresas prósperas de hoy en día se están deshaciendo de los jefes y jerarquías tradicionales en favor de un modelo más adecuado para el cambiante mercado actual. Aprende lo que puedes hacer para mantenerte a la vanguardia.

Conclusiones

La risa anima a los empleados de los hospitales militares, así que también merece la pena dar una oportunidad a la risa en las oficinas.

Si la comunicación no fluye en tu empresa, merece la pena organizar reuniones sociales de empresa.

Una pausa social da un impulso inesperado a la productividad, ya que la interacción social equilibra los retos del trabajo.

La nueva tecnología permite observar la dinámica del lugar de trabajo y ver lo importantes que son las interacciones sociales para la productividad.

Hay un límite a la cantidad de trabajo que se puede hacer, así que lo mejor es trabajar menos de 40 horas a la semana.

"Así que la próxima vez que estés en un ascensor, pulsa el botón y luego espera. Esos pocos segundos de más pueden ser el camino hacia una nueva idea brillante."

Demasiada conexión e información puede provocar ansiedad por las prisas, pero hay formas de calmar el ritmo.

Caminar estimula el pensamiento creativo, por lo que las reuniones a pie pueden ser una gran herramienta de productividad.

Las distracciones son perjudiciales para la eficacia en el trabajo y un Modo Monje Matutino puede ayudar a contrarrestar este problema.