La guía resumida para organizar reuniones

Nos encanta odiar las reuniones. Y con razón: nos obstruyen los días y dificultan trabajar en los huecos, y muchos parecen una pérdida de tiempo. Hay hay muchos consejos por ahí sobre cómo dejar de dedicar tanto tiempo a las reuniones o aprovechar mejor el tiempo, pero ¿se mantiene en la realidad? ¿De verdad puede hacer que las reuniones sean más eficaces y recuperar el control de su calendario?

Paul Axtell, que ha trabajado durante 35 años como consultor de eficacia personal y escribió Las reuniones importan: 8 estrategias poderosas para conversaciones notables, dice que este es un gran problema para casi todos los directivos con los que trabaja. «La gente está absolutamente resignada. Han renunciado a la esperanza de que pudiera ser diferente. La gente busca tácticas, consejos e ideas ingeniosas y no siempre funcionan», afirma. Pregunté a Axtell y a Francesca Gino, profesora de la Escuela de Negocios de Harvard y autora de Desviado: Por qué nuestras decisiones se descarrilan y cómo podemos seguir con el plan si gran parte de la sabiduría convencional es cierta.

1. «Haga que la reunión sea lo más pequeña posible. No más de siete personas».

Por supuesto, no existe un número mágico. Aunque las investigaciones no apuntan a un número preciso, «hay pruebas que sugieren que mantener la reunión pequeña es beneficioso», afirma Gino. Por un lado, es más capaz de captar el lenguaje corporal. «En un grupo de 20 personas o más, no puede hacer un seguimiento de las sutiles señales que necesita captar», dice Axtell. Y si quiere que la gente tenga la oportunidad de contribuir, tiene que limitar la asistencia. Axtell dice que, según su experiencia, limitarlo a cuatro o cinco personas es la única manera de garantizar que todos tengan la oportunidad de hablar en una reunión de 60 minutos.

El desafío de las reuniones grandes no es solo que no todo el mundo tenga la oportunidad de hablar, sino que muchas de ellas no sientan la necesidad de hacerlo. «Cuando hay muchas manos disponibles, la gente trabaja menos de lo que debería», explica Gino. «Las investigaciones en psicología social han demostrado que cuando las personas realizan tareas grupales (como hacer una lluvia de ideas o discutir información en una reunión), muestran una disminución considerable en el esfuerzo individual que cuando actúan solas». Esto se conoce como» holgazanería social» y tiende a empeorar a medida que aumenta el tamaño del grupo.

Esto no quiere decir que su reunión de 20 personas esté condenada al fracaso. Solo tiene que planificar con mucho más cuidado. «El grado de facilitación tiene que aumentar», dice Axtell. Tiene que tener más cuidado a la hora de recibir las opiniones del grupo y leer a la gente de la sala. «Necesita a alguien que sea magistral en la gestión de la conversación».

2. «Prohibir los dispositivos».

Ambos expertos están de acuerdo en que es una buena idea, por dos razones. En primer lugar, los dispositivos nos distraen. Gino señala que mucha gente piensa que puede realizar múltiples tareas: terminar un correo electrónico o leer su cuenta de Twitter mientras escucha a alguien en una reunión. Pero las investigaciones muestran que realmente no podemos. “ Investigaciones neurocientíficas recientes deja muy claro el punto sobre este tema. La multitarea es simplemente una actividad mítica. Podemos realizar tareas sencillas, como caminar y hablar al mismo tiempo, pero el cerebro no puede soportar la multitarea», afirma Gino. «De hecho, los estudios muestran que una persona que intenta realizar múltiples tareas tarda un 50% más en completar una tarea y comete hasta un 50% más de errores».

Y para empeorar las cosas, quienes cogen sus dispositivos durante las reuniones pueden ser los peores que realizan múltiples tareas. «La investigación revela que cuanto más tiempo pasen las personas a utilizar varios medios de comunicación simultáneamente, es menos probable que obtengan buenos resultados en una prueba estandarizada de capacidad multitarea», explica Gino.

La segunda razón para prohibir los dispositivos es porque distraen otros . Hace poco, Gino realizó una sencilla encuesta para evaluar si la gente pensaba que coger un teléfono, publicar un estado en Facebook o escribir un tuit durante una reunión distraía o era socialmente inapropiado. Los sujetos «encontraron que la misma acción era mucho más problemática si su amiga o colega la participaba, pero no la encontraron muy problemática cuando eran ellos los que (podría decirse) estaban siendo groseros», afirma. Estos resultados sugieren que nos molesta cuando otras personas utilizan sus dispositivos durante una reunión. «Sin embargo, no nos damos cuenta de que nuestras acciones tendrán el mismo efecto en los demás cuando seamos nosotros quienes las llevemos a cabo», afirma. Esto es lo que Axtell ve en la práctica: que las personas se sienten heridas o insultadas cuando alguien coge su teléfono, especialmente si esa persona es un alto dirigente. «Si presenta o habla de una idea y ve a un alto directivo en su teléfono, duele», dice.

Aun así, hay algunas buenas razones para utilizar la tecnología en una reunión, afirma Axtell. Puede que quiera tomar notas o recuperar material de referencia. «Tal vez tengan que estar disponibles porque algo importante está sucediendo en sus vidas», dice. Pero si no está haciendo ninguna de esas cosas, apague su teléfono o tableta y preste atención.

3. «Que sea lo más breve posible, no más de una hora».

Las investigaciones muestran que hacerlo más corto tiene ventajas. Por un lado, la gente se concentra más. «Los estudios clásicos han descubierto que los grupos ajustan tanto su ritmo de trabajo como su estilo de interacción en respuesta a los plazos y a las limitaciones de tiempo», dice Gino. Por ejemplo, un estudio mostró que «los grupos que resolvían problemas se comunicaban a un ritmo más rápido y utilizaban procesos de toma de decisiones más autocráticos con mucha presión temporal que cuando la presión temporal era baja».

«Una vez que la gente se da cuenta de que tiene poco tiempo, dejan de hacer preguntas o de hablar y se centran en hacer su trabajo», afirma Axtell.

Esto no significa que deba intentar agrupar cada reunión en 30 minutos. Axtell advierte que hay conversaciones que requieren más tiempo y que no debe apresurarse con los temas. «Si el propósito de su reunión es hablar sobre algo, tiene que dar a las personas tiempo suficiente para que expresen sus opiniones, se basen en las ideas de los demás y lleguen a una conclusión», afirma. La presión de tiempo hará que sea más eficiente, pero no querrá que el tiempo sea tan corto como para truncar las conversaciones importantes.

4. «Las reuniones de pie son más productivas».

Si bien algunos pueden pensar que se trata de un truco, Gino señala que hay datos empíricos que demuestran que las reuniones de pie funcionan. En este estudio (que se hizo en 1999 antes de que las reuniones de pie fueran algo básico en la mayoría de las oficinas), Allen Bluedorn, de la Universidad de Missouri, y sus colegas llegaron a la conclusión de que eran aproximadamente un 34% más cortas que las reuniones sentadas, pero produjeron las mismas soluciones.

Axtell considera alentador este tipo de soluciones. «Me gusta que la gente intente hacer algo audaz para cambiar las reuniones: salir a pasear, ponerse de pie», dice. Pero, advierte, no deje que el formato lo distraiga de lo que realmente importa: organizar una reunión eficaz. «Preferiría que la gente tuviera el valor de decir: ‘Voy a organizar bien esta reunión’. Planifique con antelación, prohíba las distracciones, etc.»

5. «Asegúrese de que todos participen y llame en frío a los que no lo hagan».

Puede que algunas personas quieran alzar la voz, pero no creen que puedan a menos que se les pregunte, dice Axtell. Esto puede deberse a «motivos culturales, barreras lingüísticas o disposición general». Las personas que se detienen suelen tener la mejor perspectiva de la conversación y definitivamente necesitan que se les estire.

Que todos contribuyan no solo es bueno para el resultado final de la reunión, sino también para los propios participantes. A la gente le gusta saber que sus opiniones son escuchadas y consideradas, dice Gino. Y: «Con solo pedir su opinión a los asistentes a la reunión, aumentará su compromiso con los temas que se están discutiendo».

Para las personas que se sienten demasiado presionadas, puede hablar con ellas con antelación y decirles que espera que contribuyan. De esa manera, tendrán tiempo de planificar lo que dirán. Luego, en la reunión, puede que todavía tenga que preguntarles su punto de vista, pero ellos estarán preparados para hacerlo.

6. “ Nunca celebre una reunión solo para poner al día a la gente».

«Si ya se está reuniendo para tratar temas que valgan la pena, puede hacer una actualización rápida», dice Axtell. Podría decir que al final,¿Hay algo que el grupo deba saber antes de que nos vayamos? ¿Está pasando algo en su departamento que los demás tengan que saber? «Pero si solo se reúne para transferir información, reconsidere su enfoque. ¿Por qué dedica un tiempo valioso a decir algo que puede enviar por correo electrónico?» dice Axtell.

Y las reuniones de actualización no solo son una pérdida de tiempo. Gino lo explica investigación de Roy Baumeister, Kathleen Vohs y sus colegas sugiere que tenemos una cantidad limitada de lo que ellos llaman recursos «ejecutivos». «Una vez que se agotan, tomamos malas decisiones o elecciones», dice Gino. «Las reuniones de negocios requieren que las personas se comprometan, se concentren y tomen decisiones, prestando poca o ninguna atención al agotamiento de los limitados recursos cognitivos de los participantes, especialmente si las reuniones son largas o demasiado frecuentes», afirma Gino. Ella encuentra algo similar en su propia investigación: que «el agotamiento de nuestros recursos ejecutivos puede incluso llevar a una falta de juicio y a un comportamiento poco ético». Así que si puede evitar programar otra reunión, debería hacerlo.

7. «Establezca siempre un orden del día con antelación y deje claro el propósito de la reunión».

Es difícil imaginar consejos más sólidos sobre las reuniones. Axtell y Gino están de acuerdo en que diseñar la reunión y fijar una agenda con antelación es crítico. «Debería explicar lo que va a pasar para que los participantes sepan lo que van a hacer», dice Axtell. En su libro, Desviado, Gino habla de que la falta de un plan de acción claro suele ser la razón por la que los grupos se descarrilan en la toma de decisiones. «Tener un plan nos da la oportunidad de aclarar nuestras intenciones y pensar detenidamente en las fuerzas que podrían dificultarnos el logro de nuestros objetivos», afirma.

Hay un montón de datos disponibles que muestran cuánto tiempo desperdiciamos todos en las reuniones. Pero no necesita investigar para demostrar lo que sabe intuitivamente. La próxima vez que necesite unir a un grupo, haga todo lo que pueda para aprovechar bien el tiempo de todos, incluido el suyo.