El arte del correo electrónico irresistible

Virginia estaba lista para arrancarse el pelo. ¿Por qué nadie respondió a su correo electrónico?

Como directora de formación de una firma global de servicios profesionales, recientemente envió una nota en la que explicaba los cambios importantes en el calendario de formación de verano y pedía a los directores de oficina que respondieran con sus ubicaciones preferidas. Pero solo unos pocos lo habían hecho. La formación era una de las principales prioridades de su empresa, ¿por qué ignoraron su solicitud?

Los empleados corporativos reciben y envían más de 100 correos electrónicos al día de media, según sitios de seguimiento como Pingdom y Radicati. La competencia por la atención es feroz. Así que, no importa su cargo o departamento, necesita dominar la mensajería electrónica para hacer su trabajo.

Por suerte, crear correos electrónicos de forma que anime a la gente a leerlos y a actuar en consecuencia es relativamente fácil. Solo tiene que aplicar algunas técnicas antiguas de persuasión.

Antes de empezar a escribir, tenga en cuenta:

El objetivo.¿Qué quiere conseguir con este correo electrónico? ¿Su propósito es informar? ¿Solicitar información? ¿Pedir ayuda?

Qué, quién y cuándo. Su objetivo será informar del mensaje, incluyendo qué escribir, quién debe recibirlo y cuándo enviarlo. Piense también si debe venir de usted o de alguien con más antigüedad.

Lógica visual. Una estructura y una señalización tipográfica claras aumentarán las probabilidades de que el lector reciba su mensaje rápidamente y responda de manera que cumpla su objetivo.

Veamos el correo electrónico original no correspondido de Virginia.

Para: Directores de oficina de Blue Corp
De: Virginia Brown, directora de formación
Fecha: viernes 30 de mayo de 2013
Hora: 17 h.
Asunto: Formación para nuevos empleados

Estimados colegas:

Le escribo para informarle de los cambios importantes en nuestro programa de formación para nuevos empleados. En lugar de impartir los entrenamientos del 15 al 20 de agosto en nuestra sucursal de Nueva York, organizaremos cursos regionales en Nueva York, San Francisco y Cincinnati en tres fechas diferentes. Y llevaremos nuestras mejores zapatillas a todos los lugares. Para los directores de oficina con nuevas contrataciones, nos gustaría saber qué centro de formación prefiere y cuántos nuevos empleados va a enviar. Si por alguna razón el horario, que será del 10 al 14 de agosto en Nueva York, del 15 al 19 en San Francisco y del 20 al 24 en Cincinnati, no funciona, póngase en contacto con mi asistente, Francine Nordell, al x2345, y comprobaremos si hay suficiente demanda para una sesión de maquillaje. Tenemos que preparar el calendario de los entrenamientos antes del 30 de junio, así que póngase en contacto conmigo antes del 15 de junio. Creo que estará satisfecho con nuestro nuevo enfoque y sus nuevos empleados se beneficiarán enormemente de conocer a un grupo más pequeño de compañeros a medida que participen en la formación.

Lo mejor,
Virginia

El mensaje de Virginia no es largo, pero es un lío de señales confusas. Su primera línea parece que su objetivo es informar a los directores de oficina sobre un nuevo enfoque de la formación. Pero en realidad está solicitando información: lugares de entrenamiento preferidos. Eso es difícil de reconocer rápidamente y la urgencia no está clara.

Hay varias cosas que puede hacer para telegrafiar mejor sus intenciones y, así, obtener una mejor respuesta:

1. Ponga la línea de asunto a trabajar. La mayoría de nosotros ya utilizamos nuestra línea de asunto para predecir el «qué», por ejemplo» Acerca de las finanzas mensuales.» Pero también es el lugar para construir un puente personal:» Con respecto a las finanzas mensuales, a petición de Peter», y para indicar la urgencia:» Acerca de las finanzas mensuales, a petición de Peter. Necesito comentarios antes del martes.”
2. Resalte visualmente el mensaje clave. Estructure su correo electrónico de forma que la solicitud o información más importante aparezca en la parte superior y póngalo en negrita. Esto puede parecer un «duh», pero la gente suele «enterrar el lede», como les gusta decir a los periodistas, varios párrafos más abajo. Si envía a varios lectores, ponga también en negrita los nombres de las personas a las que se dirija directamente para que conecten inmediatamente con el contenido que les interesa. Si hace varios puntos, utilice hendiduras y números o viñetas.
3. Utilice los enlaces para profundizar; los botones de votación para obtener respuestas. Si quiere que alguien actúe con su correo electrónico, hágalo conciso y sin jerga. Utilice los enlaces para que los lectores puedan profundizar o acceder a los formularios y botones de votación para que la gente se registre.
4. Programe la entrega para lograr el máximo impacto. No envíe nunca un correo electrónico al final del día o al principio de un fin de semana. Asegúrese de que la gente lo abra cuando esté en sus escritorios y tenga tiempo de leerlo.
5. Añada influencia haciendo que un cofirme superior. Puede que estemos pasando a un mundo laboral menos jerárquico, pero el nombre del jefe sigue llamando la atención. Si necesita ayuda, pídala.
6. Deje la pelota en el campo del lector. Si quiere que la gente se ponga en contacto con usted o tome medidas, asegúrese de poner la solicitud también en negrita. Deje claro lo que necesita de ellos.

Apliquemos esto al correo electrónico de Virginia.

Para: Directores de oficina de Blue Corp
De: Gordon Boss, vicepresidente sénior de Recursos Humanos, y Virginia Brown, directora de formación
Fecha: jueves 29 de mayo de 2013
Hora: 9 a.m.
Asunto: Necesita registrarse en el sitio para recibir formación para nuevos empleados antes del 15 de junio

Estimados colegas:

Vamos a pasar de sitios nacionales a regionales para nuestra formación para nuevos empleados y ofrecemos tres fechas. Necesitamos que inscriba a sus alumnos en prácticas en una sede antes del 15 de junio para dar cabida a todos. Haga clic en uno de los siguientes sitios para registrarse e introducir el número de becarios.

Nueva York: 10 y 14 de agosto
San Francisco: 15 y 19 de agosto
Cincinnati: del 20 al 24 de agosto

Si la hora no funciona, póngase en contacto con mi asistente, Francine Nordell en x2345, que evaluará la demanda de una sesión de maquillaje.

Enviaremos nuestras mejores zapatillas a todos los lugares. Prevemos que conocer a un grupo más pequeño de colegas fortalecerá las relaciones e impulsará la colaboración.
Gracias de antemano por registrarse.

Lo mejor,
Virginia

¿Cuáles son sus desafíos en la comunicación por correo electrónico? ¿Y qué tácticas le han parecido irresistibles?