The 80/20 Principle
Aprende a utilizar tu tiempo de la forma más eficaz posible.
En el mundo actual, de ritmo frenético, muchos de nosotros tenemos que hacer frente cada día a listas de tareas imposiblemente largas. Puede que lleguemos al trabajo decididos a terminar rápidamente la primera tarea de la lista, sólo para darnos cuenta de que, mientras tanto, han aparecido dos tareas nuevas.
Por lo tanto, no podemos dejar de trabajar.
Del mismo modo, las empresas se encuentran inundadas de complejidad, tratando de servir a varios mercados con inmensas multitudes de productos diferentes, haciendo malabarismos con todos ellos como un payaso en un circo.
En este entorno caótico, las empresas se ven obligadas a hacer malabarismos con sus productos.
En este entorno caótico, es más importante que nunca saber qué es lo verdaderamente esencial.
Por eso es crucial comprender el engañosamente simple, pero inmensamente poderoso Principio 80/20. Este desequilibrio aparentemente universal entre esfuerzo y recompensa te ayudará a utilizar tu tiempo en el trabajo de forma más eficiente.
Además, se ha demostrado que el principio ayuda a las empresas a tener éxito por medios contraintuitivos: no haciendo más, sino haciendo menos.
Por último, incluso puedes aplicar el principio a tu vida personal para aumentar tu felicidad y satisfacción en tus relaciones con los demás. Sólo tienes que adoptar la mentalidad 80/20 adecuada y este resumen te mostrará cómo hacerlo.
Por lo general, la mayor parte de los resultados (output) se produce con sólo una pequeña parte del trabajo (input).
¿Alguna vez has echado la vista atrás en un proyecto en el que has trabajado y te has dado cuenta de que la mayor parte del trabajo se hizo justo antes del plazo final? Quizás en los pocos días en los que casi no te quedaba tiempo conseguiste más que en todas las semanas anteriores juntas.
De hecho, se pueden observar desequilibrios similares entre el esfuerzo y la recompensa en una gran variedad de entornos diferentes.
Por ejemplo, muchas empresas han descubierto que el 20 por ciento de su gama de productos representa en realidad el 80 por ciento de sus beneficios.
De forma similar, el 20% de los conductores provocan el 80% de los accidentes. La mayoría de los automovilistas conducen con cuidado, mientras que una pequeña minoría es descuidada y causa la mayoría de los accidentes.
Este fenómeno es más conocido como el principio 80/20: aproximadamente el 80 por ciento de los resultados del trabajo -o rendimiento- se producen con el 20 por ciento del esfuerzo del trabajo, o insumo.
¿Por qué esta proporción es tan importante?
¿Por qué esta proporción no está más equilibrada? Porque no todas las causas tienen el mismo impacto en los resultados. De hecho, las causas pueden dividirse a grandes rasgos en dos categorías: una minoría que tiene un gran impacto en los resultados y una mayoría que sólo tiene un pequeño impacto. Esto da lugar a una división 80/20.
No obstante, hay que tener en cuenta que el principio 80/20 es una simplificación, y que en realidad la proporción tiende a diferir; por ejemplo, podría ser 70/30 o 99,9/0,01.
Por supuesto, los números tampoco siempre suman cien. Por ejemplo, un estudio de 1997 demostró que de 300 películas, sólo cuatro (el 1,3%) generaron el 80% de las ventas de entradas.
Como puedes ver, se pueden encontrar manifestaciones del principio 80/20 en una gran variedad de entornos y, como descubrirás, se trata de un conocimiento valioso.
Pensar con el principio 80/20 no es algo natural para las personas, porque esperamos equilibrio y justicia.
Las personas tendemos a esperar que el mundo esté equilibrado.
Pero, de hecho, el principio 80/20 no es algo natural para las personas, porque esperamos equilibrio y justicia.
Pero, de hecho, el equilibrio no es el estado natural del mundo, sino el desequilibrio.
Pero, de hecho, el equilibrio no es el estado natural del mundo, sino el desequilibrio.
Por ejemplo, pensemos en la lingüística: Sir Isaac Pitman descubrió que unas 700 palabras comunes constituyen dos tercios de la conversación cotidiana. Si incluimos sus derivados, esta cifra se eleva al 80 por ciento: menos del uno por ciento de las palabras de la lengua inglesa constituyen más del 80 por ciento de lo que decimos.
Pero, ¿dónde se encuentran estos desequilibrios?
¿Pero de dónde vienen estos desequilibrios?
De retroalimentación bucle que multiplica y refuerza incluso las pequeñas diferencias.
Por ejemplo, si tienes varios peces de colores de aproximadamente el mismo tamaño viviendo en el mismo estanque, crecerán hasta convertirse en peces de tamaños muy diferentes.
¿Por qué?
¿Por qué?
Porque algunos de los peces son ligeramente más grandes que otros, por lo que tienen una pequeña ventaja. Esto significa que consiguen capturar más comida y, por tanto, crecen más deprisa que los peces más pequeños. Esto aumenta su ventaja, lo que les permite capturar aún más comida. Así, el ciclo se amplifica con cada bucle, produciendo finalmente diferencias sustanciales de tamaño.
Pero aunque estos desequilibrios son naturales, muchas personas los consideran injustos. Un ejemplo es la distribución desigual de la renta y la riqueza: Cuando el 20% de la población posee el 80% de toda la riqueza, lo llamamos injusticia social.
Esta injusticia percibida surge del hecho de que la gente asume que el trabajo y la recompensa deberían tener el mismo significado en una proporción 1:1.
Pero como demuestra claramente el principio 80/20, no todo el trabajo produce la misma recompensa.
El principio 80/20 puede ayudarte a mejorar tu proceso de trabajo para obtener mejores resultados.
A estas alturas probablemente estés pensando que todo esto está muy bien, pero ¿cómo puede relacionarse el principio 80/20 contigo y con tu vida cotidiana?
Examinemos primero tu vida profesional, ya que la forma en que trabajas actualmente probablemente dista mucho de ser eficiente. Piénsalo: si consigues el 80 por ciento de los resultados con sólo el 20 por ciento del esfuerzo que dedicas, significa que el 80 por ciento de tu trabajo es tremendamente ineficaz.
Imagínate: si pudieras suprimir este tiempo malgastado y sustituirlo por las cosas que haces durante el 20 por ciento eficiente, estarías multiplicando los resultados de tu trabajo.
Por ejemplo, imagina que pudieras reproducir la eficiencia de última hora que tienes cuando se acerca la fecha límite de un proyecto, y mantenerla durante todo el proyecto.
De hecho, el uso creativo del principio 80/20 puede ayudarte a aumentar tu eficiencia, porque redirigirás tus esfuerzos lejos de las tareas que sólo tienen un pequeño impacto en tus resultados.
Podrías empezar por reducir el tiempo que dedicas a las tareas más importantes.
Podrías empezar por examinar y analizar tus procesos de trabajo para averiguar qué partes de ellos son ineficaces. Podrías descubrir que, por ejemplo, en las primeras fases de un proyecto, pierdes el tiempo dándole vueltas y vueltas a todos los posibles errores que podrías cometer. Date cuenta de ello y podrás intentar conscientemente dejar de rumiar posibles fracasos.
Sea cual sea el motivo, al identificarlo y reorganizar tu proceso para evitarlo, puedes aumentar enormemente tu eficiencia.
Para aumentar los beneficios en los negocios, utiliza el principio 80/20.
Ahora ya sabes cómo aplicar el principio 80/20 a tu propia productividad, pero probablemente te preguntes cómo puedes aplicarlo en un negocio.
Para aumentar los beneficios en los negocios, utiliza el principio 80/20.
Ahora ya sabes cómo aplicar el principio 80/20 a tu propia productividad, pero probablemente te preguntes cómo puedes aplicarlo en un negocio.
De hecho, hay múltiples formas de hacerlo, pero quizá la más importante sea optimizar la gama de productos de tu negocio.
Para ello, primero debes analizar cuáles de tus grupos de productos generan más beneficios. Simplemente clasifica todos tus productos según las cifras de beneficios y ventas, y probablemente descubrirás que, aunque los productos principales sólo representan el 20 por ciento de las ventas, generan el 80 por ciento de los beneficios.
Por ejemplo, el autor realizó un estudio en una empresa de productos electrónicos y descubrió que los tres productos principales representaban el 19,9% de las ventas totales, pero generaban la friolera del 52,6% de los beneficios totales.
Una vez que hayas identificado la división 80/20 en tu empresa, el segundo paso es aprovechar y amplificar el potencial de ese rentable 20 por ciento. Prioriza estos productos y concentra tus recursos en vender más de ellos.
En la empresa de electrónica, el autor animó a los directivos a aumentar las ventas de sus principales productos diciendo a los vendedores que su único objetivo era duplicar las ventas de esos tres productos, ignorando todo lo demás.
Simplifica y reduce la complejidad en tu empresa para tener éxito.
Como todo el mundo sabe, las grandes empresas suelen ser muy complejas. Esto significa que los gerentes deben ser expertos en la gestión de la complejidad, y a menudo incluso disfrutan con el reto y la estimulación intelectual que ésta les proporciona.
Simplifica y reduce la complejidad en tu empresa.
Pero, ¿aceptar o incluso invitar a la complejidad es realmente la mejor forma de convertirse en una empresa de éxito?
La mayoría de la gente cree que el tamaño y una amplia cartera de productos son ventajosos para una empresa, porque cuantos más productos venda una empresa, más beneficios se supone que generará.
Pero, en realidad, la complejidad es un factor de éxito.
Pero, de hecho, la complejidad interna tiene enormes costes ocultos. Una amplia gama de productos requiere, entre otras cosas, una logística más complicada, más formación para los vendedores y mucho más trabajo administrativo que una gama reducida. Estos factores aumentan el coste global para la empresa, posiblemente incluso más dinero del que aportan los productos adicionales.
Por otro lado, simplificar tu negocio reduce los costes. Si reduces y centras tu gama de productos, todos los miembros de la empresa podrán dedicar toda su atención a los pocos productos que se venden. Esto les permite comprender los pocos productos importantes de una forma más profunda que si tuvieran que hacer malabarismos con docenas de ellos. Esto, a su vez, simplifica el trabajo administrativo, y también aporta economías de escala -beneficios que se obtienen al hacer más de lo mismo- en áreas como la producción y la logística.
El poder de estos beneficios es evidente. Por ejemplo, un estudio de 39 empresas medianas descubrió que las menos complejas eran las que tenían más éxito. Vendían una gama más reducida de productos a menos clientes y también tenían menos proveedores, lo que les reportaba mayores beneficios.
Está claro que, simplificando tu negocio, puedes reducir costes y, por tanto, aumentar tu rentabilidad.
Puedes aplicar el principio 80/20 a cualquier aspecto de tu negocio, desde la negociación hasta la orientación de los esfuerzos de marketing.
Ahora ya sabes cómo puedes aplicar el principio 80/20 para reducir tu gama de productos y aumentar la rentabilidad. Pero, ¿qué hay de las demás áreas de negocio?
Por suerte, el principio 80/20 es tan versátil que puedes utilizarlo en prácticamente cualquier área o función de la empresa para aumentar las probabilidades de éxito.
Por ejemplo, las negociaciones son una parte importante de tu negocio.
Por ejemplo, las negociaciones son una parte importante de cualquier negocio, ya sea con clientes, proveedores o socios.
Típicamente en una negociación, los puntos a tratar suelen estar bien preparados de antemano, pero son demasiados. Un análisis 80/20 probablemente revelaría que sólo unos pocos de los puntos son realmente importantes para tu empresa, por lo que deberías centrarte en ganarlos en lugar de tratar de argumentar para que todos los puntos vayan a tu favor.
Otro ejemplo de aplicación del principio 80/20 es la orientación de tus esfuerzos de marketing. Si un 20% de tus clientes generan el 80% de tu negocio, debes concentrarte en identificarlos y convencerlos de que sigan comprando.
Después de identificar a los clientes, asegúrate su fidelidad proporcionándoles un servicio de atención al cliente escandalosamente bueno. Luego, cuando desarrolles nuevos productos o servicios, dirígete exclusivamente a este 20%. Esto te permitirá aumentar tu cuota de mercado al tiempo que vendes a estos mismos clientes.
Por ejemplo, piensa en Nicholas Barsan, uno de los mejores agentes inmobiliarios de Estados Unidos, que gana más de un millón de dólares en comisiones personales cada año. Más de un tercio de esta cantidad procede de clientes habituales que revenden sus casas, por lo que está claro que centrarse en mantener contentos a sus mejores clientes es una estrategia rentable.
A estas alturas debería estar claro que el principio 80/20 tiene aplicaciones casi universales en cualquier negocio.
Aplica el principio 80/20 a tu vida diaria cambiando tu forma de pensar.
Como has visto en los ejemplos empresariales, el principio 80/20 se aplica normalmente analizando qué 20% de las entradas genera el 80% de las salidas. Pero en tu vida cotidiana, es difícil realizar un análisis así.
Esto significa que necesitas algo más: el pensamiento 80/20.
El pensamiento convencional es lineal y supone que todas las causas y aportaciones tienen la misma importancia. Por ejemplo, cuando somos niños nos enseñan que todos nuestros amigos son igual de valiosos para nosotros.
En este caso, el pensamiento convencional es lineal y asume que todas las causas y aportaciones son igual de importantes.
En este escenario, el pensamiento 80/20 reconocería el hecho de que, en realidad, no todas las relaciones son igual de valiosas. Algunos de nuestros amigos son más importantes que otros, y las relaciones que mantenemos con ellos son más significativas.
Podrías decir que el 20 por ciento de tus amistades producen el 80 por ciento del "valor", es decir, por ejemplo, los sentimientos de alegría y camaradería que obtienes de esas relaciones.
La diferencia clave entre un pensamiento 80/20 y un pensamiento 80/20 es que, en realidad, no todas las relaciones son igual de valiosas.
La diferencia clave entre un análisis 80/20 y el pensamiento 80/20 es que el análisis requeriría que recopilaras datos y los analizaras para averiguar quiénes son el 20 por ciento más importante, mientras que en el pensamiento 80/20 simplemente los calculas.
Aquí, está claro que el valor de tus relaciones no puede medirse realmente en números absolutos, pero siempre puedes preguntarte: "De las personas de mi vida, ¿quiénes son las más importantes para mí? ¿Cuánto tiempo de calidad les dedico cada semana?
Este tipo de pregunta te ayudará a comprender cuáles son tus relaciones más importantes.
El pensamiento 80/20 te recomendaría entonces que apostaras por la calidad, no por la cantidad, y te centraras en profundizar en ese 20% de relaciones más valiosas y significativas.
Este tipo de pensamiento 80/20 te ayudaría a comprender cuáles son tus relaciones más importantes.
Este tipo de pensamiento 80/20 puede aplicarse a muchos ámbitos de la vida sin necesidad de datos sólidos.
Dedica tu tiempo a las tareas más importantes en lugar de centrarte en la gestión del tiempo.
Probablemente no te resulte extraño el concepto de gestión del tiempo, a menudo promovido por los libros de autoayuda. La idea básica es ayudarte a conseguir más en el tiempo de que dispones, y está demostrado que esta técnica funciona: aumenta la productividad entre un 15 y un 25 por ciento.
Pero hay una forma aún mejor de ser eficiente.
En la gestión del tiempo, el objetivo es aumentar la eficacia encajando más tareas en un periodo de tiempo determinado. Está dirigido a ejecutivos que ya tienen una agenda apretada y el primer paso es clasificar las actividades diarias según su prioridad.
Aquí es donde empiezan los problemas: la mayoría de las personas no saben cuáles de sus tareas son las más importantes, y acaban definiendo entre el 60 y el 70 por ciento de su lista de tareas como "de alta prioridad"
¿Qué ocurre?
¿El resultado? Acaban con agendas repletas y jornadas laborales más largas. Evidentemente, forzar aún más tareas en una agenda ya repleta no es una buena solución, ya que puedes sobrecargarte de trabajo con facilidad y, en el peor de los casos, sufrir agotamiento.
Como alternativa, la gestión del tiempo 80/20 o "revolución del tiempo" te ayuda a identificar primero el 20 por ciento de tus tareas que producen el 80 por ciento de los logros, y a concentrarte en ellas.
Por ejemplo, en su trabajo en una empresa de consultoría, el autor descubrió que su empresa tenía más éxito que otras, pero sin ningún esfuerzo adicional.
La mayoría de las empresas de consultoría se dedican a la gestión del tiempo.
Normalmente, los consultores intentan abordar toda una serie de cuestiones para sus clientes, lo que da como resultado un trabajo superficial, en el que el cliente es responsable de la aplicación de cualquier recomendación.
En cambio, los colegas de los autores se centraron en el 20% más importante de los asuntos de los clientes y utilizaron el tiempo que ahorraron para ayudar a los clientes a poner en práctica las recomendaciones. Este enfoque les ayudó a superar a otras consultoras y a aumentar los beneficios de sus clientes.
Este tipo de "revolución del tiempo" te ayuda a liberar tiempo sin degradar el impacto de tu trabajo.
Consigue una mejor calidad de vida general mediante un amplio uso del principio 80/20.
La mayoría de las personas definen su calidad de vida por su felicidad general. Curiosamente, muy pocos de nosotros intentamos cambiar nuestras vidas para ser más felices.
De hecho, la mayoría de la gente pasa mucho tiempo haciendo cosas que la hacen infeliz. Por ejemplo, mucha gente tiene trabajos que le hacen sentirse miserable. La mayoría de los oficinistas se pasan el día sentados en un cubículo, realizando tareas sin sentido y esperando a que acabe el día o la semana.
¿Cómo puedes remediarlo?
Entonces, ¿cómo puedes remediarlo?
Simplemente, deberías intentar identificar la distribución de la felicidad y la infelicidad en tu vida y rastrear sus causas antes de tomar medidas para realizar un cambio.
Pregúntate, ¿qué 20% de tu vida te proporciona el 80% de tu felicidad y viceversa? Una vez que definas el 80 por ciento de tu vida que te genera muy poca felicidad, es hora de pasar a la acción: simplemente disminuye el tiempo que dedicas a hacer esas cosas.
Por ejemplo, si tu vida te proporciona el 80 por ciento de tu felicidad, es hora de pasar a la acción.
Por ejemplo, si tu trabajo te hace infeliz, podrías pensar en formas de cambiarlo. Podrías buscar otros trabajos, intentar redefinir el que ya tienes, reducir tus horas de trabajo, etcétera. Pero hagas lo que hagas, no debes resignarte a trabajar en un empleo que te hace infeliz para el resto de tu vida.
Una vez que hayas conseguido reducir las cosas que te hacen infeliz, descubrirás que tienes más tiempo y energía para dedicarte a cosas que sí te hacen feliz. Por ejemplo, si has decidido pasar menos tiempo en el trabajo, tendrás más tiempo para dedicar a tu familia y amigos.
Piensa qué 20% de las actividades de tu vida producen el 80% de tu felicidad, e intenta encontrar formas de dedicarles más tiempo. Tendrás una vida más feliz si lo haces.
Conclusiones
El mensaje clave de estos resúmenes es:
El principio 80/20 dice que en casi cualquier área, el 20 por ciento de la entrada o esfuerzo produce el 80 por ciento de la salida o recompensa. Esto significa que casi el 80 por ciento de los esfuerzos no se emplean con eficacia, y si los reorientas hacia el 20 por ciento que produce más resultados, verás un tremendo aumento de la eficacia. Este sencillo concepto puede aplicarse a cualquier ámbito de la vida, desde tu negocio hasta tus amigos y tu calidad de vida.
Consejos Accionables a partir de este resumen:
Mejora tu negocio.
Si eres empresario, puedes utilizar el concepto central de este resumen para mejorar tu negocio. Puedes, por ejemplo, analizar tu gama actual de productos y centrar todos tus esfuerzos de venta en el 20% de los productos más rentables.
