Talk Lean
Aprende a conseguir lo que quieres de una reunión.
Tenemos tantas reuniones. ¿Por qué tantas nos parecen una pérdida de tiempo?
Ya sea una reunión de equipo, un cara a cara con tu jefe, colega o empleado, o incluso la conversación en la que a un chico le gusta una chica y no sabe qué decirle, a todos nos cuesta decir lo que queremos decir.
Ahí es donde está la clave para conseguir lo que queremos decir.
Ahí es donde entra en juego este resumen sobre charlas lean. Hablar claro significa decir algo claro, directo y al grano, de forma educada, tranquila y cortés. Es la mejor manera de dejar de hacer perder el tiempo a todo el mundo y sacar el máximo partido de las reuniones
En este resumen, descubrirás
- cuándo empezar una frase con "Tú" frente a "Yo"
- .
- por qué las preguntas retóricas pueden acabar con una reunión;
- y
- cómo asegurarte de que lo que dices llega a buen puerto.
Comienza cada reunión expresando educadamente lo que piensas.
¿Cuántas veces has tenido una reunión improductiva sólo porque tenías miedo de expresar lo que realmente pensabas?
Pues bien, tú puedes hacerlo.
Pues bien, puedes cambiar eso anunciando tus intenciones desde el primer minuto de la reunión. Es importante que dejes claro tu propósito desde el principio; cuanto más tiempo pase sin que quede claro, más probable será que la otra persona o personas empiecen a preguntarse o a sospechar que hay algo que no estás diciendo.
Expresa tu propósito en un lenguaje sencillo y directo, sin ser brutal ni grosero. De ese modo, estarás sentando un precedente educado y cortés para el resto de la conversación.
Por ejemplo, imagina que una gerente tiene un empleado con talento pero habitualmente impuntual. Ella no deja de recordarle que debe llegar a tiempo, pero como su tono es agresivo, él se marcha recordando que su jefa fue grosera, en lugar de acordarse de lo que ella quería decir.
Qué no decir: "¿Por qué demonios te empeñas en llegar tan tarde día tras día?"
Algo mejor: "John, ¿qué puedo hacer para garantizar tu puntualidad en el futuro, de modo que podamos evitar futuras confrontaciones sobre este asunto?"
De la segunda forma, Juan tiene que reflexionar sobre sus acciones y proponer un plan de mejora, que probablemente conduzca a un resultado positivo.
Preparación: "Juan, ¿qué puedo hacer para garantizar tu puntualidad en el futuro?
La preparación es importante si quieres que tus reuniones sigan una trayectoria similar. Piensa en lo que quieres de la otra persona y, a continuación, trabaja para encontrar la mejor forma de conseguirlo. Entonces, podrás dirigir la conversación de forma que invites a la otra persona a dar respuestas deseables.
En otras palabras, pregúntate: "¿Qué espero que ocurra al final de la reunión?". Utiliza la respuesta para estructurar tus comentarios iniciales. De este modo, podrás comunicar exactamente lo que piensas y asegurarte de que la otra persona sigue tu mensaje desde el principio.
Para que la reunión sea productiva, crea un ambiente de apertura y escucha con atención.
Ahora que ya sabes cómo abrir con éxito una reunión, te explicamos cómo proceder.
Para que la reunión sea productiva, crea un ambiente de apertura y escucha con atención.
A menudo vamos a una reunión con pensamientos y sentimientos que no tenemos el valor de expresar. En lugar de decir lo que tenemos en mente, cometemos errores o comunicamos inadvertidamente esas ideas no dichas a través de gestos, expresiones faciales o lenguaje corporal.
En otros casos, no nos atrevemos a decir lo que pensamos.
En otros casos, inhibimos a otras personas, impidiéndoles compartir sus propias perspectivas sobre el asunto. La ironía y las preguntas retóricas pueden tener a menudo el efecto de permitirnos imponer un punto de vista de superioridad, disminuyendo el interés de los demás por contribuir.
Por eso es tan importante que los demás compartan sus ideas.
Por eso, el mejor enfoque para cualquier reunión o conversación es hablar desde tu propio punto de vista. Para ello, empieza las frases con el pronombre personal yo, no tú. Por ejemplo, en lugar de decir: "Estás equivocado", podrías decir: "No estoy de acuerdo contigo"
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También es útil escucharse atentamente a uno mismo y a los demás. No se trata sólo de escuchar con los oídos: presta atención al lenguaje que emplean los demás y déjate guiar por tu intuición.
Puedes decir: "No estoy de acuerdo contigo".
Es más fácil decirlo que hacerlo, porque la mayoría de nosotros tendemos a recordar mejor la información que tiene un impacto emocional. Toma notas y apunta las palabras y frases exactas que dicen los demás, en lugar de parafrasearlas o ponerlas en tus propias palabras. Tener las palabras de los demás en tus notas te permitirá construir más tarde un relato preciso de la reunión, así como responder adecuadamente en el momento. Y si te das cuenta de que no entiendes del todo algo que ha dicho la otra persona, ¡pregúntale!
Por supuesto, como hemos mencionado antes, también es importante que te escuches a ti mismo. Mientras anotas las palabras de tus compañeros, pregúntate cómo te sientes tú. Y si notas alguna duda o falta de claridad en ti, puedes sacarla a relucir y hablar de ello.
Responde adecuadamente.
"Tranquilízate, escúchate y luego piensa en voz alta"
Como acabamos de aprender, escuchar atentamente es una parte importante para tener una reunión productiva. Pero eso no es todo: responder adecuadamente a lo que dice la otra persona es crucial, para elevar la conversación a un nivel superior.
Después de todo, no quieres que tu respuesta bloquee el debate posterior. Esto ocurre a menudo cuando la gente responde de forma negativa, diciendo cosas equivalentes a "¡Eso es una mierda!". Ese tipo de respuestas dejan poco espacio para que la otra persona amplíe sus afirmaciones o siga negociando.
Esencialmente, tienes que encontrar el equilibrio adecuado entre hacer que los demás se sientan más cómodos y dejar claras tus propias necesidades. Para ello, es útil que prestes atención a la estructura de tus frases.
Por ejemplo, si no entiendes algo que ha dicho la otra persona, es buena idea utilizar el pasado y el pronombre tú: "¿Qué querías decir con lo que acabas de decir?" o "¿Qué te ha llevado a quedar conmigo hoy?"
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En cambio, si quieres proyectar cierta contundencia, expresa tu opinión utilizando el presente y los pronombres yo o me, con frases como "necesito", "me gusta" y "quiero"
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También, si estás resolviendo un problema, es probable que la otra persona tenga una buena solución.
Quieres que tu lenguaje cree una invitación para que la otra persona adopte una postura, haga una propuesta o desbloquee una situación. De cualquier forma, puede hacerse con elegancia para que la reunión avance.
En esta línea, si quieres identificar una solución juntos, lo mejor es utilizar el tiempo futuro y los pronombres, nosotros o nosotros. Por ejemplo: "¿Qué hacemos a partir de aquí?" o "Si yo [rellena el espacio en blanco], ¿qué harás tú para [rellena el espacio en blanco]?"
En definitiva, siempre que elijas tus palabras con cuidado y respondas adecuadamente, al final podrás resolver los problemas o tareas que tengas entre manos.
Sé inteligente con el lenguaje corporal y termina cada reunión con un control de calidad.
"Por mucho que desees conscientemente controlar tu comunicación no verbal, nunca serás capaz de controlarla toda"
¿Te preguntas por qué tu interlocutor se ha pasado todo el rato mirando al techo mientras tú hacías tus comentarios iniciales?
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¿Por qué?
Todos nos esforzamos por interpretar los gestos humanos, pero incluso después de años de estudio y práctica, el lenguaje corporal no tiene una ciencia exacta.
Por lo tanto, no tienes por qué interpretar el lenguaje corporal.
Por lo tanto, nunca podrás adivinar lo que piensa alguien basándote en su lenguaje corporal. Así que, ¡pregunta!
Al fin y al cabo, si te muestras abierto y curioso sobre lo que ocurre a tu alrededor, ganarás más respeto y confianza de los demás asistentes a la reunión. Esa claridad favorece la productividad.
Del mismo modo, los demás también captan nuestro lenguaje corporal. Tus gestos y expresiones faciales revelarán tus verdaderos pensamientos por mucho que intentes ocultarlos. Por eso, cuando expresamos una idea en la que realmente creemos, nuestro mensaje tiene un impacto tremendo en los demás.
Por otra parte, intentar ocultar tus verdaderos pensamientos con gestos que no coinciden con tus ideas pondrá de manifiesto tu falta de convicción. Eso desvirtuará tu mensaje y hará que los demás desconfíen.
Como hemos visto, la comunicación no verbal puede crear confusión, por eso es útil realizar un control de calidad al final de tus reuniones, para comprobar el impacto de las ideas y soluciones debatidas. Asegúrate de que tus ideas se han entendido bien y de que todo el mundo está contento con el desarrollo de la reunión.
Realizar un control de calidad es fácil. Haz estas sencillas preguntas:
- ¿Qué os parece lo que he dicho aquí?
- ¿Qué os ha parecido lo que he dicho aquí?
- ¿Qué te ha parecido la reunión?
- En una discusión más personal, puedes preguntar: ¿Qué piensas de mí?
Conclusiones
El mensaje clave de este libro:
Las reuniones productivas surgen de tener el valor de decir abiertamente lo que quieres de ellas. Intenta escuchar también con atención lo que dicen los demás, y evita responder negativamente, ya que esto sólo bloqueará la continuación del debate. Presta también atención a las señales que pueda enviar tu lenguaje corporal.
Consejos Accionables:
Define tu propio lenguaje.
Define el objetivo de tu reunión.
La próxima vez que tengas prevista una reunión, dedica unos minutos a pensar qué es exactamente lo que quieres conseguir con las personas allí presentes. A continuación, encuentra una forma constructiva de expresar este objetivo y hazlo nada más empezar la reunión.
Lecturas recomendadas: Crucial Conversaciones de Kerry Patterson, Joseph Grenny, Ron McMillan y Al Switzler
Todos nos hemos encontrado en situaciones en las que las conversaciones racionales se nos van rápidamente de las manos, y Crucial Conversaciones investiga las causas profundas de este problema. Aprenderás técnicas para manejar esas conversaciones y darles forma para que se vuelvan positivas y orientadas a las soluciones, al tiempo que evitas que tus conversaciones de alto riesgo se conviertan en peleas a gritos.
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