Detenga la sobrecarga de trabajo estableciendo estos límites

¿Por qué es que cuando sus amigos, su pareja y especialmente su madre le dicen: ¡Tiene que dejar de trabajar tanto! — ¿duda? Por un lado, sabe que tienen razón. Es insostenible trabajar de 12 a 14 horas al día de forma constante, y se siente agotado y de mal humor. Pero cuando se trata de establecer límites, se detiene y se dice a sí mismo y a los demás: «Es solo una época ajetreada. Mejorará pronto…»

Pero no es así. Y se encuentra atrapado entre el hecho de que parece que no puede hacerlo todo y la sensación de que tal vez el problema no es la situación, es usted. Se siente culpable porque todos los demás parecen completarlo todo, pero no puede. Le preocupa que si pide ayuda o dice: «No» a cualquier cosa, todos descubran que es un impostor que no añade suficiente valor.

Aunque esos temores son comprensibles, no son necesariamente válidos. Como entrenador de tiempo, he descubierto que una de las principales claves para lograr el equilibrio es empezar a evaluar objetivamente los aspectos de su agenda basados en hechos, en lugar de dejar que una vaga sensación de miedo guíe sus decisiones. No importa lo valioso que sea un miembro del equipo, nadie puede incluir 100 horas de trabajo en 40 horas a la semana, ni siquiera en 60 horas. Puede empezar a hacer cambios una vez que tenga la confianza de que las expectativas de sí mismo y de los demás realmente son irrazonable y que puede establecer límites de una manera respetuosa y constructiva.

Estos son cinco pasos para ganarse esa confianza, que puede aplicar a nivel individual o grupal si es responsable de gestionar las expectativas de su equipo:

Paso 1: Elaborar un presupuesto de tiempo

Las personas que administran bien sus finanzas siguen algunos principios consistentes. Por un lado, solo gastan lo que tienen, por lo que evitan deudas innecesarias y el estrés y los costes correspondientes. También se aseguran de asignar su dinero correctamente para tener fondos suficientes para todo lo que necesitan comprar. Por último, reducen los costes siempre que pueden, sin un impacto negativo significativo, y se aseguran de invertir dinero en inversiones en las que tienen buenas probabilidades de rentabilidad. Los mismos principios se aplican a la inversión efectiva de tiempo. Para tener una idea clara de lo que puede gestionar de forma razonable, debería empezar por calcular el número de horas que tiene que «dedicar» cada semana. Si tiende a sobreasignar el tiempo al trabajo, puede hacer los cálculos a la inversa. Por ejemplo:

Horas por día de trabajo = 24- (número de horas de sueño) - (Viaje al trabajo) - (Compromisos personales) - (Ejercicio) - (Cuidado personal)

Por «compromisos personales», me refiero a los puntos de su agenda que son una parte esencial de su sensación de realización. Estos varían de una persona a otra, pero pueden incluir el tiempo en familia, las responsabilidades de los voluntarios, las actividades sociales o las pasiones personales, como tocar el piano. Además, comer, ducharse y prepararse se incluyen en «cuidado personal». Una vez que tenga una idea de su presupuesto de tiempo diario, puede calcularlo sumando los totales de cada día. Para algunas personas, cada día tendrá un aspecto similar. Para otros, sus compromisos personales crean grandes variaciones en su presupuesto diario.

Una vez que comprenda el tamaño de su presupuesto de tiempo, podrá evaluar los diferentes costes de tiempo durante su jornada laboral. Por ejemplo, tiene actividades de «mantenimiento», como responder al correo electrónico o planificar, actividades de «ejecución», como asistir a reuniones o completar un informe, y actividades de «desarrollo», como establecer contactos o hacer marketing. Le recomiendo hacer una lista de todos los diferentes elementos de su jornada laboral y, a continuación, anotar una estimación inicial o un porcentaje para cada uno de ellos. Por ejemplo, el 20% de mi jornada laboral consiste en responder correos electrónicos, el 50% en trabajos de proyectos y el 30% en actividades de desarrollo. Asegúrese de tener en cuenta no solo el coste de un artículo en particular, sino también los costes asociados. Por ejemplo, una reunión de una hora podría incluir los gastos correspondientes a 15 minutos de viaje por trayecto, 30 minutos de preparación y 15 minutos de seguimiento. Eso significa que el gasto total asciende a 2,25 horas. Así que si trabaja 9 horas al día y no quiere dedicar más del 50% de su tiempo a las reuniones, eso lo limita a una media de dos reuniones por día y diez reuniones por semana.

Paso 2: Haga cortes donde pueda

Después de elaborar un presupuesto de tiempo, normalmente descubrirá que esperaba más de sí mismo de lo que podría caber en las horas de un día. Pero eso no significa que sea hora de ir a correr con su gerente todavía. En cambio, primero tiene que analizar con mucho cuidado la forma en que dedica su tiempo y reducir siempre que pueda.

Una de las lectoras de mi libro se tomó muy en serio este consejo cuando se enfrentó a una gran crisis de tiempo en el trabajo. En lugar de intentar luchar contra la realidad de su presupuesto de tiempo, tomó esta medida:

«Me enfrentaba (una vez más) a demasiados proyectos que competían con el mismo plazo y, luego, intentaba hacer malabares con otros proyectos en curso y a largo plazo, lo que me causaba mucho estrés. Así que pensé en lo que estaba causando el estrés e intenté abordar las cosas que tenía el control sin tener que trabajar muchas horas extras por defecto. Por ejemplo, me puse en contacto con uno de los directores de proyecto del proyecto a largo plazo para ver si era posible «pausar» mis esfuerzos en su proyecto durante un período de dos semanas, y él estuvo de acuerdo con algunas negociaciones. Así que se ahorraron unas 24 horas en las dos semanas. Luego abordé algunos otros aspectos del problema contratando más ayuda a tiempo parcial en otro departamento, ajustando el alcance de un proyecto, consiguiendo una prórroga para otro proyecto, etc., etc. En lugar de sentirme abrumado y víctima de las circunstancias, ¡me sentí TAN poderosa!»

Puede que tenga que tomar medidas extremas en tiempos de crisis laboral, o puede tomar medidas más sutiles, como ausentarse de reuniones no esenciales, pedir a sus colegas que revisen los temas con usted durante las reuniones individuales en lugar de enviarle 50 correos electrónicos a lo largo de la semana, dejar un comité, apagar las ventanas emergentes de correo electrónico o dedicar menos tiempo a temas en los que dedicar más tiempo a hacerlos perfectos no añade valor. Ponga a prueba sus suposiciones sobre lo que debe hacer y cuánto tiempo debe dedicar a las diferentes actividades. Si es posible, comprométase a incluir las tareas en su lista de tareas semanales únicamente si tiene espacio para incluirlas en su agenda.

Paso 3: Comparar lo esperado con lo real

Una vez que haya empezado a aceptar el hecho de que el tiempo es limitado y haya aprovechado las ganancias rápidas, tendrá que afinar aún más sus estimaciones para comparar las asignaciones de tiempo esperadas con las reales. Por ejemplo, tal vez piense que ese correo electrónico solo debería ocupar una hora de su día. Pero si mira el tiempo que dedica, descubre que siempre se necesitan dos. (Cualquier tipo de seguimiento servirá, pero si quiere ser preciso, herramientas como Hora de rescate puede ayudarlo a saber exactamente cómo pasa el tiempo en su ordenador.) Ante la realidad de la situación, tendrá que comprobar si puede tomar medidas para reducir el tiempo, como escribir respuestas más sucintas, utilizar herramientas como Escriba IT4ME o pedir diferentes estrategias de correo electrónico en el trabajo. Si nada de eso reduce la asignación de tiempo, en lugar de luchar contra la realidad, tendrá que aumentar su presupuesto en esa área.

Uso del Regla 80/20 también puede ayudarlo a hacer que todo se ajuste a su presupuesto de tiempo. Pero esto requerirá que comprenda más plenamente los hechos de que no puede hacerlo todo y no puede complacer a todo el mundo. Por ejemplo, a medida que empiece a analizar el valor de las diferentes actividades, puede que descubra que la gente reduce las reuniones que la gente tendría como que asista, pero eso le impida realizar sus tareas de máxima prioridad, es la respuesta correcta. O puede que descubra que necesita dedicar menos tiempo del que pensaba para lograr el impacto correcto. Por ejemplo, presentarse entre 30 y 45 minutos en la happy hour de la empresa puede tener casi tanto impacto como quedarse dos horas. Si se adelanta, tendrá tiempo para invertir una hora en hacer ejercicio o en terminar una propuesta, lo que tendrá un enorme retorno de la inversión de tiempo. Aunque algunas de estas opciones pueden hacer que la gente se sienta incómoda, especialmente usted, la incomodidad a corto plazo que provoca el cambio de su respuesta natural predeterminada tendrá un gran payoff a largo plazo.

Paso 4: Pedir dirección

Si ha seguido los tres pasos anteriores y todavía no puede lograr todo lo que tiene que hacer, es hora de que se anime y pida ayuda. Puede hacerlo de una manera clara y objetiva, como se describe a continuación. Pero antes de hacerlo, refuerce su confianza analizando una vez más los datos de su presupuesto de tiempo y recordando que no tiene motivos para sentirse culpable o un fracaso. Nadie puede hacer lo imposible, así que el hecho de que esté por encima de su presupuesto de tiempo no es un juicio sobre usted, sino una señal de que necesita ajustar su entorno general.

A continuación, le indicamos cómo abordar las negociaciones sobre el presupuesto de tiempo con su gerente y/o las personas que traten de incluir más cosas en su agenda:

• Recopile sus datos: Tenga una lista concisa de proyectos y una estimación aproximada del tiempo que le llevará realizar las distintas tareas. (Si ha seguido los tres pasos anteriores, ya debería tenerlos a mano.)
• Desarrolle una imagen: Esto podría parecer tan simple como imprimir su calendario semanal después de haber rellenado las reuniones y los horarios para las tareas, o tan complejo como mostrar un plan de proyecto a gran escala. El formulario importa menos que el objetivo de mostrar la incongruencia entre el tiempo disponible y las actividades solicitadas.
• Presente la información: En lugar de ver esto como una batalla entre usted y las personas que desean trabajar con usted, aborde estas negociaciones de expectativas como sesiones estratégicas en las que trabajan juntos para maximizar el valor que puede aportar. Tal vez una tarea pueda degradarse de prioridad, delegarse o simplificarse para que pueda tener más tiempo para centrarse en las tareas de mayor prioridad. Cuando se hace de esta manera, pedir instrucciones para fijar prioridades no tiene por qué parecer una falta de respeto o una insubordinación, sino un esfuerzo conjunto para trabajar dentro de la realidad de sus limitaciones de tiempo.

Paso 5: Seguir reequilibrando

Debido a la naturaleza dinámica de la vida y el trabajo, no puede simplemente fijar su horario y dejarlo para los próximos 10 años. Por lo general, de forma diaria o semanal (o como mínimo una vez al mes), tendrá que equilibrar y reequilibrar su agenda. Esto significa que si ha dedicado menos tiempo a una actividad en concreto una semana, como procesar el correo electrónico, tendrá que dedicarle más tiempo la semana siguiente. O tal vez una semana tenga que centrarse por completo en la preparación de la presentación, para que la semana siguiente se ponga al día con las reuniones. El objetivo realista es que la asignación correcta del tiempo dentro de la semana laboral (y entre el tiempo laboral y el no laboral) se promedie correctamente.

Como última palabra de aliento (y advertencia), practicar lo que he descrito no solo lo dejará más sano y feliz, sino también más humilde. Cuando empiece a aceptar sus límites, tendrá que admitir que no es perfecto y que no puede hacerlo todo, especialmente de una vez. Si siempre ha sido el perfeccionista de referencia del equipo, este cambio en su comportamiento podría hacer que se sienta un poco perdido en términos de identidad. Tendrá que redefinir quién es, como «la persona que mantiene la calma y ofrece un trabajo puntual y de calidad» en lugar de «el miembro del equipo estresado que cumple plazos ridículamente cortos y nunca dice: No». Esta transición llevará tiempo, pero en última instancia le permitirá disfrutar del viaje y hacer la vida más agradable también para quienes lo rodean.