Deje de dejar que el correo electrónico controle su jornada laboral

Juan Díaz-Faes para HBR

Una de las primeras clases que doy cada año a los nuevos estudiantes de MBA trata sobre la gestión del tiempo. Cuando llegan a mi clase, ya han pasado dos días del trimestre de otoño y ya me doy cuenta de que algunos de ellos apenas mantienen la cabeza fuera del agua.

Veo esta conferencia como una prueba de la realidad y un soplo de aire fresco. Nunca lo harán todo, pero puede hacer las cosas importantes. El simple hecho de darles permiso para que tomen el control de sus prioridades (centrarse en la parte de «gestión» de la gestión del tiempo) parece aliviar parte de la tensión en la sala.

El correo electrónico, en particular, contribuye en gran medida a que los empleados perciban que se sienten estresados o abrumados, según un Estudio de 2011. En su investigación, los autores llegaron a la conclusión de que la propia bandeja de entrada del correo electrónico se ha convertido en un símbolo de estrés y sobrecarga. Combine eso con un 2012 Informe McKinsey que descubrió que los empleados pasan aproximadamente un 28% de su tiempo en la oficina respondiendo, leyendo o redactando correos electrónicos. La persona media revisa su correo electrónico más de setenta veces al día y, en la gama alta, esa cifra se acerca 350 veces! Las empresas deben prestar atención. Empleados que sienten más control sobre sus días están generalmente más satisfechos en el trabajo. Y no debería sorprender que los altos niveles de estrés, percibido o no, correlacionar con un menor rendimiento.

Está claro que tenemos que aprender a hacer que el correo electrónico funcione para nosotros y reformularlo como una herramienta para ejecutar nuestras prioridades. Pero el primer paso es tener prioridades claras.

¿Cuáles son sus prioridades?

Lo primero que debe hacer es hacer un inventario de todas las tareas que componen su día, desde responder a las llamadas de teléfono hasta abordar ese enorme proyecto. Divida los objetos grandes en otros más pequeños. Por ejemplo, si tiene que escribir un informe para su jefe sobre cómo contratar más mujeres para el consejo de administración corporativo, podría empezar por dividirlo en segmentos más pequeños: podría empezar por investigar el número de mujeres que ocupan actualmente los consejos de administración corporativos, las reclutadoras que se especializan en encontrar a las mejores mujeres para los puestos en los consejos de administración y las mujeres más importantes de su sector. Entonces podría empezar a escribir un informe o una presentación con la información que ha encontrado y perfeccionarla antes de la próxima reunión con su jefe.

Cuando tenga este inventario, podrá empezar a clasificarlo. La matriz de gestión del tiempo de Covey es una buena herramienta para ello. Covey divide las tareas en cuatro cuadrantes:

• Cuadrante I: tareas urgentes e importantes. Estas tareas incluirían responder a crisis o plazos estrictos.
• Cuadrante II: tareas que son importantes pero no urgentes. Piense en la construcción, la planificación y la preparación de relaciones.
• Cuadrante III: tareas urgentes pero no importantes. Aquí es donde caen muchos de nuestros correos electrónicos, así como las interrupciones y algunas reuniones.
• Cuadrante IV: tareas que no son ni urgentes ni importantes. Esto se explica por sí mismo.

Gran parte de nuestro tiempo lo dedicamos a los cuadrantes I y III (la zona de correo electrónico). Si pasa demasiado tiempo en el cuadrante IV, tiene un problema grave. Elimine tantas de estas tareas como sea posible. Sin embargo, el Cuadrante II no recibe suficiente atención. Estas son las tareas que exigen que se tome su tiempo, quizás para pensar con calma y planificar sus próximos pasos. Además de las ventajas obvias de simplemente estar mejor preparado, hay una beneficio real a alejarse y sumergirse en una tarea que suponga un desafío mental o con visión de futuro.

Refinar sus prioridades

La ventaja de hacer este inventario y categorización es que lo prepara para hacer listas de tareas significativas y responde mejor a la pregunta: «¿Cuál es la mejor manera de aprovechar mi tiempo en este momento?»

También hace que las conversaciones con los colegas sobre la carga de trabajo sean mucho más productivas. Una vez que sepa cuáles son sus prioridades, puede utilizar las opiniones de otras personas para afinarlas. Si bien decir simplemente «ahora mismo no tengo tiempo» puede parecer desdeñoso, al encuadrar las respuestas a las solicitudes en términos de prioridades se inicia una conversación. Si se enfrenta a emprender otro proyecto, su equipo será más eficaz si todos sepan cuáles son las prioridades de los demás compañeros de equipo. Los proyectos multifuncionales y basados en equipos son cada vez más comunes, por lo que este tipo de debate franco puede generar menos problemas en el futuro.

Entender sus prioridades también puede ayudar en las conversaciones sobre su desempeño. Si usted y su supervisor no están de acuerdo en sus prioridades, es mejor abordar ese problema con franqueza y frecuencia. No espere a su revisión anual. Esta conversación puede tener lugar en forma de correo electrónico semanal, simplemente en el que se describa en qué está trabajando y cómo desglosa su tiempo. Lo que devuelve esta discusión al correo electrónico.

Tener una estrategia de comunicación para ejecutar sus prioridades

Con sus prioridades y objetivos claros, su lista de tareas pendientes refinada y su calendario parecido un poco más al suyo, es hora de pasar a la bandeja de entrada. Antes de entrar en cómo hacer que el correo electrónico funcione para usted, hay algunas obviedades sobre el correo electrónico que le servirán de base para sus próximos pasos.

La mayor parte del poder de una conversación por correo electrónico es con el remitente. Un correo electrónico no enviado no requiere respuesta y un correo electrónico enviado inicia una serie de acciones o inacciones (podría decirse que es una decisión igual de activa) por parte del destinatario. Está claro que tenemos que reformular el correo electrónico: no es realmente como una conversación cara a cara, por ejemplo, dada la naturaleza asincrónica de la interacción. Tampoco es un tipo de comunicación larga, sino más bien un sistema de entrega de información. Y, por último, no cabe duda de que no es la mejor opción para todas sus comunicaciones diarias, aunque la mayoría de nosotros la tratamos como tal. Más que cualquier otra cosa, es una herramienta de comunicación que se utiliza en la ejecución de la estrategia. Y la comunicación estratégica es esencial para ejecutar puntos estratégicos más amplios.

Considere este escenario: quiero ponerme en contacto con mi hija de 30 años para hacerle una pregunta. ¿Voy a enviarle una nota por correo electrónico con viñetas y preguntas numeradas al final? No si quiero algún tipo de respuesta. Lo mejor que puedo hacer es enviar un mensaje de texto rápido (¡o quizás un chat instantáneo!) y posiblemente hacer un seguimiento con una llamada telefónica si no recibo respuesta.

Cuando envíe un correo electrónico relacionado con el trabajo, debería seguir un proceso de pensamiento similar y pensar en términos de estrategia de comunicación: ¿quién es mi público, qué mensaje debo transmitir, qué respuesta quiero y qué canal es mejor para llegar a este público? Todos estos son temas discretos a tener en cuenta, pero cada uno informa al otro. Es poco probable que el mensaje correcto enviado por el canal incorrecto le dé la respuesta que necesita, y un mensaje incorrecto a la persona adecuada es simplemente una pérdida de tiempo. Hablemos de cada uno de ellos (audiencia, mensaje, respuesta y canal) y de cómo cambiar nuestros hábitos de correo electrónico en relación con cada uno de ellos puede mejorar nuestra gestión del tiempo.

Audiencia. Antes de pensar en cualquier otra cosa, piense con quién intenta comunicarse. Sea preciso al elaborar esta lista y sea cuidadoso. ¿Está transmitiendo información que estas personas deben conocer o está seguro de que va a la persona adecuada para su pregunta?

Con la idea de enviar menos correos electrónicos para recibir menos correos electrónicos, tenga especial cuidado con a quién copian. Crear normas dentro de su organización con respecto a las líneas «para» y «cc» es una conversación que vale la pena mantener. Indique explícitamente que las personas que aparecen en el campo cc se incluyen únicamente con fines informativos y no se espera —de hecho, se desalienta— que participen en un debate posterior. Esto reduce al mismo tiempo la entrada de correos electrónicos y reduce la presión de los que están en la línea de cc para que respondan.

Mensaje. Hay una regla de oro para los correos electrónicos: escriba los correos electrónicos de la manera en que le gustaría leerlos. Nadie responde bien a un bloque de texto enorme. Al igual que con su público, sea preciso con el mensaje y, especialmente, con el asunto. Piénselo bien en el diseño de los documentos: ponga los mensajes y preguntas importantes al principio, de forma que se asegure de que al menos los hojearán.

Canal. Hubo un tiempo en que los correos electrónicos eran interesantes. Era un mundo nuevo y una nueva forma de comunicarse. La bandeja de entrada era novedosa, la frase «tiene correo» emocionaba y encantaba.

Ya no. Cuando esté pensando en qué poner en un correo electrónico y a quién se debe enviar, tenga en cuenta también lo siguiente: ¿debería enviar el correo electrónico? Uno de los problemas del correo electrónico es que la satisfacción que se obtiene al pulsar «enviar» es unilateral. El remitente queda absuelto de cualquier culpa relacionada con tener una tarea pendiente y puede pasar libremente a las tareas del cuadrante II, pero el destinatario es interrumpido repentinamente con una tarea del cuadrante I o III. Como he mencionado anteriormente, esta falta de control por parte del destinatario puede provocar la percepción de falta de control y, por lo tanto, de estrés.

¿No sería más eficiente enviar un mensaje de texto, hacer una llamada rápida o incluso caminar por el pasillo para responder a una pregunta en persona? Recuerde que este debate no tiene que ver con mejorar sus correos electrónicos, sino con gestionar su tiempo y sus prioridades. Si comunicarse a través de un canal diferente significa que es más eficiente, puede que sea el momento de replantearse hacer clic en enviar.

Respuesta. Por último, sea preciso en lo que espera como respuesta. Sabiendo lo que hace con su público y el mensaje que quiere enviar, ¿cómo quiere que responda cada destinatario?

Teniendo en cuenta lo anterior, especialmente como gerente, tenga en cuenta las preocupaciones y prioridades de sus subordinados directos. Si bien puede enviar un correo electrónico rápido un sábado por la mañana y usarlo más como recordatorio para el lunes, su empleado puede verlo y pensar que debe abordarse de inmediato. Puede que, sin darse cuenta, les haya arruinado el fin de semana, trajo resentimiento a la relación y ya comenzó mal la semana siguiente, todo porque pensó en alguna cosa por hacer antes del café del sábado por la mañana.

Y aquí es donde volvemos a la audiencia y, luego, al mensaje, el canal y la respuesta. Pensar estratégicamente en su comunicación le ayudará a controlar su tiempo y sus prioridades. Tras tener en cuenta todo esto, he aquí algunas conclusiones clave.

• Sea considerado. Mientras gestiona sus prioridades, también lo hacen sus colegas. Piénselo antes de enviar un correo electrónico a todo volumen a las 6 de la tarde de un viernes.
• Sea deliberado. Establezca sus prioridades y considere cómo sus acciones se alinean con su realización.
• Sea protector. Dese cuenta de sus puntos de estrés y distracción y haga todo lo que pueda para protegerse de ellos. Desactive su programa de correo electrónico cuando esté metido en su trabajo. Comuníquese con su equipo para avisarles de cuándo no revisará el correo electrónico y respételo.

Como profesionales, muchos de nosotros facturamos el tiempo por horas. Nos pagan por nuestra experiencia, nuestra capacidad de identificar problemas y formular soluciones. Sin embargo, cuando nos enfrentamos al problema básico de cómo gestionar nuestros días, nos quedamos perplejos.

En una era de oficinas aceleradas, gratificación instantánea y acceso constante, una de las cosas más importantes que podemos hacer a nivel personal y profesional es dar un paso atrás. Tomarnos el tiempo para reflexionar sobre nuestras acciones y respuestas puede, en última instancia, dejarnos más tiempo y más ancho de banda para hacer bien nuestro trabajo y ser más felices también fuera del trabajo.