Deje de llamar «reunión» a cada conversación

Acabo de volver de dar una charla en un evento con 500 asistentes en la costa oeste. La empresa la denominó reunión anual. Hoy tengo programada una conversación con dos personas de una pequeña empresa de tecnología sobre la colaboración en un proyecto. También van a convocar una reunión. Es extraño, porque lo único que tienen en común estas dos «reuniones» es ese apodo.

Discutir sobre la semántica puede parecer absurdo, pero no lo es. Las organizaciones son ahogándose en reuniones improductivas, y parte del problema es el hecho de que nos referimos a todos de la misma manera. Un lenguaje vago e impreciso oculta el verdadero propósito de estas reuniones y dificulta saber cómo optimizar su éxito. También hace que sea más difícil distinguir los que valen la pena de los que no valen nada.

Para tener menos reuniones y con más propósito, necesitamos un vocabulario más sólido para describirlas. Cambiemos un poco el nombre, empezando por tres «reuniones» comunes que pronto se dará cuenta de que en realidad no son reuniones en absoluto.

Las reuniones con solo dos personas no son reuniones. Son conversaciones. Mientras que las reuniones con listas de asistentes amplias necesitan una agenda, suficiente preparación y un propósito claro y articulable, no necesitamos ser tan rigurosos con las discusiones individuales. No son armas de interrupción masiva y a los humanos se les dan bien por naturaleza. Así que mantenga las conversaciones informales y manténgalas tantas veces como quiera.

Otro tipo de reunión al que tenemos que cambiar el nombre es aquella en la que realmente se hace el trabajo. El experto en gestión Peter Drucker señaló que esto era imposible: «O se reúne o se trabaja. No se pueden hacer las dos cosas al mismo tiempo». Y, en su mayor parte, tiene razón. La mayoría de las reuniones implican planificar y coordinar el trabajo, no ejecutarlo. Pero a veces las personas —escritores, programadores, matemáticos— se apiñan alrededor de un portátil o una pizarra blanca para generar un producto de trabajo real juntos. Vamos a llamarlos sesiones de trabajo en grupo y asegúrese de desinvitar a los burócratas.

Luego hay reuniones en las que el objetivo principal es generar ideas. Si quiere que la gente sea de verdad imaginativa y se exprese, no se atreva a llamarlo lluvia de ideas reunión. Llámalo simplemente lluvia de ideas. Ya que estas sesiones están diseñadas para maximizar la creatividad, jugar un juego de calentamiento, hacer que la gente esté de pie y activa, dar permiso a la gente para que se divierta, sin juicios ni críticas. Si alguien pasa por la sala de conferencias y piensa que tiene una «reunión», probablemente no lo esté haciendo bien.

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Ahora abordemos algunos tipos de reuniones que son difíciles de justificar si las nombra correctamente.

Tomemos, por ejemplo, las que se llaman principalmente porque los gerentes tienen información que difundir. En lugar de escribirlo en una nota o mantener varias conversaciones individuales, deciden ahorrar tiempo haciendo perder el tiempo a sus colegas, interrumpiendo el trabajo y acorralando al equipo en una habitación. Estos son reuniones de conveniencia y casi siempre es una mala idea. Por lo general, son prácticos para la persona e inconvenientes para todos los demás.

Reuniones convocadas por tradición o costumbre — reuniones formales — también debe estar prohibido. Estas reuniones solían tener un propósito en algún momento, pero ese propósito se ha perdido desde entonces. Entonces, en lugar de considerar un tema y preguntarse: «¿Es una reunión la mejor manera de abordarlo? », tratamos la reunión como un hecho y preguntamos: «¿Qué temas debemos abordar en esta reunión?» Esto garantiza que siempre encontremos cosas de las que hablar, por triviales que sean.

Algunas reuniones se convocan con el pretexto de colaboración o alineación, pero lo que realmente buscamos es la conexión. Podemos llamarlos reuniones sociales. La conexión es un objetivo loable, pero las reuniones son una forma bastante mala de fomentarla. En su lugar, invite a la gente a una actividad de formación de equipos, un retiro o una fiesta. Pero haga que sea opcional. Si bien a los extrovertidos del equipo les encanta tener la oportunidad de socializar, los introvertidos pueden querer quedarse en casa y hacer algo de trabajo.

Por último, llegamos a la reunión de toma de decisiones, un nombre totalmente inapropiado, ya que implica que la propia reunión es la que toma la decisión. Pero las reuniones no toman decisiones, las toman los líderes. Los debates grupales pueden ayudar a apoyar ese proceso, por supuesto, así que llamémoslos reuniones de apoyo a la toma de decisiones para recordar a la líder que es su trabajo, y solo suyo, asegurarse de que se tomen medidas. También es útil distinguir entre apuestas altas, apuestas bajas y sin apuestas reuniones de apoyo a la toma de decisiones**.**  En el primer tipo, quiere facilitar un debate realmente honesto. Las investigaciones muestran que los conflictos de tareas moderados conducen a decisiones más precisas, por lo que exija franqueza a los asistentes y anímelos a estar en desacuerdo. Poner en juego estas altas apuestas le recordará que debe dejar que prevalezca la mejor decisión, aunque no sea la suya.

Cuando las decisiones que hay que tomar tienen menos consecuencias, el objetivo no es reducir la velocidad, sino acelerar. Proponga un plan para seguir adelante y céntrese en generar la aceptación. Por supuesto, debe permitir el desacuerdo y estar preparado para revisar su plan por buenas razones. Pero trate de lograr una resolución rápida para poder dedicar la mayor parte del tiempo a coordinar la implementación. En cuanto a las reuniones convocadas para apoyar decisiones intrascendentes y sin juego, obviamente no deberían salir nunca a la luz.

Imagínese una cultura en la que la gente hable habitualmente de las reuniones con este tipo de lenguaje preciso. Imagínese a alguien rechazando una invitación a una reunión llamándola reunión formalista. Imagínese al líder de una reunión de apoyo a la toma de decisiones preguntándose si la suya califica como mucho o poco en juego. Piense en que alguien cancele una próxima reunión de personal y, en su lugar, solicite algunas conversaciones. Un idioma mejor no es el único paso que debe dar para transformar su cultura de reuniones, pero es un buen comienzo.