Algunas empresas prohíben el correo electrónico y hacen más cosas

PERSONAL DE HBR

Tenemos una relación de amor y odio con el correo electrónico. Por un lado, enviamos más de 108 000 millones de mensajes de correo electrónico todos los días. Por otro lado, la mayoría de nosotros odiamos revisar nuestra bandeja de entrada. El correo electrónico ocupa 23 por ciento de la jornada laboral promedio de un empleado, y ese empleado promedio envía o recibe 112 correos electrónicos al día.

Si observa estas estadísticas, empieza a ver el correo electrónico como una nueva forma de contaminación del conocimiento. De hecho, Thierry Breton, CEO de la empresa de servicios de tecnología de la información Atos Origin, con sede en Francia, llegó hace varios años. Breton se dio cuenta de que sus empleados parecían distraídos constantemente por el flujo de correos electrónicos que recibían cada día. Así que tomó medidas para eliminar lo que creía que eran efectos negativos en la productividad de la empresa.

En febrero de 2011, Breton anunció que prohibía el correo electrónico. Dentro de tres años, quería que Atos fuera una empresa «sin correo electrónico». «Estamos produciendo datos a gran escala que contaminan rápidamente nuestros entornos de trabajo y también invaden nuestra vida personal», dijo Breton en una declaración pública publicada en el sitio web de Atos. «Estamos tomando medidas ahora para invertir esta tendencia, del mismo modo que las organizaciones tomaron medidas para reducir la contaminación ambiental tras la revolución industrial».

Esa declaración parece sorprendente si viene del CEO de una empresa de tecnología que emplea a más de 70 000 personas en más de cuarenta oficinas de todo el mundo. Pero quizás no debería sorprender tanto. Como escribo en mi nuevo libro, Bajo una nueva dirección, un número cada vez mayor de líderes empresariales prohíben o, al menos, restringen el correo electrónico. Y como resultado, están haciendo más.

El propio Breton utilizaba una filosofía de cero correo electrónico mucho antes de que lo anunciara, llevó a Atos a prohibirla. Había dejado de usar el correo interno casi cinco años antes porque descubrió que eso dificultaba su productividad. A pesar de su visión aparentemente radical sobre el correo electrónico, Breton no es exactamente el modelo del fundador de una empresa emergente deshonesta que prueba nuevas formas de trabajar. Es un exministro de Finanzas de Francia de mediana edad y exprofesor en la Escuela de Negocios de Harvard.

El enorme tamaño de Atos parece impedir la prohibición del correo electrónico, pero en realidad fue el tamaño de la empresa lo que Breton vio como la razón del cuello de botella en la comunicación. Por supuesto, Atos no prohibió rotundamente la comunicación electrónica. En cambio, la empresa creó una red social para toda la empresa. Organizaron la red en torno a 7 500 comunidades abiertas que representaban los distintos proyectos que requerían colaboración. Sin embargo, las conversaciones no interrumpen automáticamente a los empleados al hacer ping a su bandeja de entrada. En su lugar, los empleados pueden optar por entrar en el debate según sus condiciones y su horario.

Si bien Atos aún no ha alcanzado el 0% de correo electrónico, las iniciativas de reducción están funcionando. La empresa ha reducido el correo electrónico total en un 60 por ciento, pasando de una media de 100 mensajes de correo electrónico por semana por empleado a menos de 40. El margen operativo de Atos aumentó del 6,5 por ciento al 7,5 por ciento en 2013, el beneficio por acción aumentó más del 50 por ciento y los costes administrativos disminuyeron del 13 por ciento al 10 por ciento. Obviamente, no todas estas mejoras se debieron a la prohibición del correo electrónico, pero la correlación es ciertamente fuerte. También lo es un creciente número de investigaciones sobre los efectos del correo electrónico.

La investigación sugiere que prohibir o poner restricciones al correo electrónico puede aumentar drásticamente la productividad individual y reducir el estrés. Investigadores de la Universidad de California en Irvine y del Ejército de los Estados Unidos redujeron el uso del correo electrónico para trece trabajadores de oficina civiles y midió los efectos en la productividad y el estrés. Los investigadores primero guiaron a los participantes durante un período de referencia de tres días, en el que fueron entrevistados y observados tanto visualmente como con un software de monitoreo de ordenador (para ver qué programas utilizaban, con qué frecuencia y cuánto se interrumpía su trabajo). Incluso midieron la frecuencia cardíaca de los participantes (como indicador de los niveles de estrés). Luego, desconectaron el correo electrónico e instalaron un filtro en el programa de correo electrónico de los participantes, que archivaba todos los mensajes entrantes para leerlos más tarde y eliminaba todas las notificaciones.

Continuaron con la condición de «no enviar correo electrónico» durante cinco días, siguieron observando a los participantes, haciendo un seguimiento del uso del ordenador y midiendo su frecuencia cardíaca. Los participantes empezaron a comunicarse cara a cara y por teléfono con más frecuencia. La mayoría de los participantes también dedicaban mucho más tiempo a cada programa de ordenador que utilizaban, lo que sugiere que estaban mucho menos distraídos. A juzgar por la frecuencia cardíaca, los participantes también experimentaron un estrés significativamente menor cuando se les bloqueó el correo electrónico. Los participantes incluso notaron este efecto ellos mismos. Siempre dijeron que se sentían más relajados y concentrados, además de más productivos, con el correo electrónico apagado que en condiciones de trabajo normales.

Otros estudios sugieren que limitar la revisión del correo electrónico a un número determinado de veces al día o revisar solo la bandeja de entrada en momentos determinados puede tener un efecto casi igual de dramático.

En conjunto, la experiencia de Atos y los resultados de estos estudios sugieren que necesitamos mantener una conversación sobre cuándo y cómo enviamos correos electrónicos. Limpiar la bandeja de entrada del correo electrónico puede hacer que sienta que es muy productivo, pero a menos que la descripción de su puesto sea únicamente para borrar correos electrónicos, es probable que se esté engañando a sí mismo.