Las herramientas sociales pueden mejorar la incorporación de los empleados

Recuerde por un momento las primeras semanas en su trabajo. Lo más probable es que haya tardado un tiempo en meterse en el ritmo de las cosas y en ponerse totalmente cómodo y productivo. Pensando aún más atrás, una vez que aceptó el trabajo y antes de que se presentara el primer día, ¿cuánta comunicación había entre usted y la gente de su nueva empresa? ¿Estaba organizada la empresa? ¿Los procesos fluyeron sin problemas el primer día y, después, la primera semana? ¿Tenía ya la sensación de que iba a hacer amistad rápidamente con la gente del trabajo?

Por qué es importante la incorporación

La incorporación de nuevos empleados es uno de los procesos interfuncionales más críticos de una empresa, en el que participan un director de contratación, recursos humanos, TI, instalaciones, formación, etc. El proceso está plagado de oportunidades de fracaso. En algunas de las empresas con las que he trabajado, he oído historias de personas que no tenían un ordenador ni una dirección de correo electrónico durante dos semanas, que no tenían dónde sentarse el primer día de trabajo, que no hablaban con su gerente durante el primer mes, que no tenían tareas claras durante semanas y, lamentablemente, la lista continúa.

No es de extrañar que, según el Grupo Aberdeen, el 86% de los nuevos empleados decidan quedarse o dejar la empresa durante sus primeros seis meses y que los nuevos empleados tengan un 69% más de probabilidades de quedarse más de tres años si tienen una incorporación bien estructurada. Un estudio informó que el impacto en la productividad de las nuevas contrataciones y los traslados osciló entre el 1 y el 2,5% de los ingresos totales. En su libro «Los primeros 90 días», Michael Watkins afirma que el punto de equilibrio, en el que los nuevos empleados añaden más valor del que han consumido, suele ser de 6,2 meses. Aberdeen también informó de que el 89% de los nuevos empleados afirman no tener el nivel óptimo de conocimientos necesario para hacer su trabajo. Está claro que hay una razón convincente en materia de resultados empresariales para garantizar que la incorporación funcione en su empresa, ya que incluso una pequeña mejora en la eficacia de la incorporación puede generar importantes resultados de productividad.

Las herramientas de las redes sociales, que se utilizan de forma privada en las organizaciones, pueden beneficiar a los nuevos empleados, cuyas experiencias se pueden mejorar enormemente para mejorar el tiempo de productividad. Las herramientas de redes sociales también pueden ayudar al equipo multifuncional que trabaja en conjunto a atraer a esos nuevos empleados.

Las herramientas sociales pueden mejorar la experiencia de incorporación de los empleados

Pregúntele a cualquier estudiante universitario hoy qué hizo para prepararse para presentarse en su dormitorio el primer día de clases y descubrirá que es probable que haya creado una enorme red de Facebook con antelación. No solo conocen a su compañero de cuarto, sino que también se han puesto en contacto con amigos de amigos para conocer a otras personas, descubrir los mejores lugares para pasar el rato y planificar reuniones su primera semana. Compare esto con la experiencia típica de un nuevo empleado que, la mayoría de las veces, acaba de intercambiar algunos correos electrónicos con su futuro gerente o contacto de recursos humanos de su nueva empresa desde el momento en que acepta la oferta hasta la fecha de inicio.

En cambio, imagine poder unirse a una comunidad en línea activa de otros nuevos empleados, los que ya están en la empresa y los que están a punto de unirse también. En esta comunidad privada, los nuevos empleados pueden conectarse, publicar fotos o vídeos, hablar de aficiones, recibir consejos y sugerencias de los recién contratados que ya están en la empresa y establecer conexiones con docenas de personas incluso antes de presentarse el primer día. Tal vez incluso conozcan a su nueva mejor amiga, que Gallup dice hará que tengan un 35% más de probabilidades de declarar su compromiso con la calidad, junto con muchas otras ventajas. Saber qué esperar cuando lleguen nuevos empleados el primer día ayudará a reducir la ansiedad y los preparará para intervenir y aprender de inmediato.

Una vez que los nuevos empleados tengan acceso al sistema, la posibilidad de unirse a las comunidades de práctica en línea, gracias a las herramientas sociales, les dará acceso a personas que trabajan en los mismos tipos de trabajos o que abordan los mismos tipos de problemas, sin importar su ubicación física. La comunidad de práctica puede albergar la inteligencia colectiva de cientos de personas reunidas a lo largo del tiempo, lo que permite a los recién contratados acceder a un rico depósito de conocimientos: wikis de acrónimos, documentos colaborativos, actualizaciones del estado de los proyectos, etc.

Si muchos de sus nuevos empleados son de la generación del milenio (las personas nacidas después de 1977), es probable que ya estén acostumbrados a utilizar las herramientas sociales para gestionar su trabajo. ¿Cuánto más fácil es unirse a una comunidad social comprometida con el mismo conjunto de conocimientos que rastrear correos electrónicos y documentos de hace 6 meses que están en el disco duro de alguien? IDC estima que el trabajador del conocimiento medio dedica entre el 15 y el 30% de su tiempo a buscar información. Haga que sus nuevos empleados encuentren información fácilmente y usted podrá dar un gran primer paso para mejorar su tiempo de productividad.

Las herramientas sociales pueden mejorar el propio proceso de incorporación

Cuanto más multifuncional sea un flujo de trabajo, más se beneficiará de las herramientas sociales. Si hay un lugar en el que todos los participantes en el proceso puedan ver al instante el estado de cada nuevo empleado, es menos probable que se omita un paso por falta de comunicación. En la mayoría de las empresas, el correo electrónico sigue siendo la principal forma de comunicación que se utiliza para transmitir el estado. Basta con que a una persona le falte un correo electrónico para que el nuevo empleado sufra.

Las herramientas sociales corporativas actuales permiten completar y actualizar el estado de tareas de forma simultánea, como:

• El reclutador indica el estado del papeleo
• Recursos Humanos emitir la descripción de los planes de prestaciones al nuevo empleado
• TI que proporciona acceso al sistema, números de teléfono, direcciones de correo electrónico y distribución de portátiles
• Instalaciones que notifican al gerente la asignación de espacio
• Formación: inscribir automáticamente al nuevo empleado en un programa de orientación
• El gerente y el nuevo empleado ven cada uno de ellos en una lista de estados y de «tareas pendientes».

Es fácil entender por qué rastrear todo eso en docenas de correos electrónicos casi garantiza que algo vaya mal.

Todos los días de 2013, 10 000 baby boomers cumplirán 65 años, y sobre El 80% de ellos abandonarán el lugar de trabajo antes de esa edad. Incluso si el crecimiento de los ingresos es modesto, es probable que contrate para reemplazar la rotación o la jubilación. Si quiere permitir que los nuevos empleados marquen la diferencia lo antes posible y se adapten a la cultura de la empresa, vaya a las redes sociales: bríndeles el tipo de herramientas de comunicación que ya utilizan fuera del trabajo.

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