Smart Teams

Aprende a trabajar juntos para superar los obstáculos diarios a la productividad.

Todos sabemos que la productividad personal es importante, pero la capacidad de hacer las cosas es mucho más que nuestro propio estilo de trabajo individual. Independientemente de lo bien que trabajemos por nuestra cuenta, nuestro entorno y nuestras interacciones con otras personas pueden hundirnos o ayudar a que nuestra productividad se dispare.

Y lo mismo ocurre con la productividad personal.

Y lo mismo ocurre con las empresas. Si queremos mejorar la productividad a nivel de una organización, tenemos que pensar más allá del individuo. Y esto significa fijarnos en cómo trabajamos juntos, prestando mucha atención a la cultura de nuestra organización, a los estilos de comunicación que utilizamos y a la forma en que gestionamos los proyectos y los ejemplos que mostramos cuando dirigimos.

En el siguiente resumen conocerás las estrategias prácticas que necesitas para mejorar la calidad de tus interacciones con los demás y evitar las trampas de la productividad.

En el siguiente resumen conocerás las estrategias prácticas que necesitas para mejorar la calidad de tus interacciones con los demás y evitar las trampas de la productividad.

También descubrirás

• por qué reaccionar ante la urgencia es una mala idea;
• qué es la productividad
  • cómo es un principio de productividad útil;
  • y
  • cómo una pizza puede ayudarte a decidir a quién invitas a una reunión.
  • Cómo una pizza puede ayudarte a decidir a quién invitas a una reunión.
• ¿Te encuentras pasando la mayor parte de tu jornada laboral lidiando con interrupciones inesperadas o perdiendo el tiempo en reuniones desenfocadas? ¿Tu bandeja de entrada está repleta de correos electrónicos sin leer? ¿. La fricción es la pérdida de productividad que se produce entre las personas, como cuando tus planes del día se ven interrumpidos por tener que recoger los pedazos del plazo incumplido de otra persona.
• La fricción es la pérdida de productividad que se produce entre las personas, como cuando tus planes del día se ven interrumpidos por tener que recoger los pedazos del plazo incumplido de otra persona.
• Es un hecho que las emergencias pueden ocurrir, y es natural que tu productividad se vea afectada por ello. Pero muchas veces el bajón en tu productividad se debe a una acumulación de pequeñas cosas que ni siquiera notas hasta que te das cuenta de lo poco que has hecho. Cosas como que las reuniones lleguen siempre tarde y que lleguen demasiados correos electrónicos irrelevantes a tu bandeja de entrada día tras día son una clara señal de que hay demasiada fricción en tu vida laboral.
• La mayor parte de las veces, la productividad disminuye por la acumulación de pequeñas cosas que ni siquiera notas hasta que te das cuenta de lo poco que has hecho.
• Por suerte, la mayoría de la gente tiene buenas intenciones y no se propone deliberadamente trabajar de forma que perturbe a los demás. Pero si las malas prácticas están muy extendidas en una empresa, pueden ir realmente en contra de esas buenas intenciones.
• Por ejemplo, puede que tus compañeros te inviten a sus reuniones porque valoran tu opinión, sin darse cuenta de que puedes tener otras prioridades. Pero si la cultura de tu empresa te presiona para que digas que sí a todas las invitaciones, esto puede impedir que seas todo lo productivo que podrías ser. En lugar de centrarte en el verdadero objetivo de tu función, pasarás demasiado tiempo escuchando a medias discusiones irrelevantes.
• Esto significa que, para ser productivo, tienes que tener en cuenta la opinión de los demás.
• Esto significa que, para aumentar realmente la productividad, debemos prestar atención a cómo nuestras acciones podrían estar dificultando inadvertidamente la vida de los demás. Se trata de echar un vistazo a nuestra vida laboral y señalar los comportamientos que crean fricción. Puede tratarse de algo muy concreto: tal vez sea norma en tu empresa no molestarse en poner un asunto claro a los correos electrónicos, lo que dificulta priorizar tu bandeja de entrada. O puede ser algo más general, como una falta de empatía y respeto por el tiempo de los demás.
• Una vez que sabemos cuáles son las prácticas problemáticas, podemos empezar a cambiarlas.
• Si alguna vez has practicado un deporte o un juego de cualquier tipo, habrás aprendido la importancia de tener buenos jugadores de equipo. Profundiza un poco más y verás que lo que realmente une al equipo es la concentración en un objetivo común, como ganar el partido.
• Lo mismo ocurre cuando se trata de hacer un buen trabajo en equipo.
• Lo mismo ocurre con la cultura de trabajo. Y la única forma de garantizar que tu equipo trabaje para conseguir un objetivo común es que tenga propósitos y mirada.
• Tener un propósito significa que tienes una idea clara de tus objetivos y prioridades, y que puedes trabajar en lo que es verdaderamente importante, en lugar de distraerte con el trabajo administrativo.
• Pero no se trata sólo de tener un propósito.
• Pero no se trata sólo de ti. No puedes trabajar en un objetivo compartido sin pensar en cómo afecta tu trabajo a los demás. Si trabajas con atención plena, eres consciente de ello. Intentas ayudar a tus compañeros a alcanzar sus objetivos en lugar de distraerlos. Por ejemplo, vigilas la calidad de tu propio trabajo para que los demás no tengan que lidiar con los descuidos y errores que se producen cuando tienes prisa. De este modo, tienes un equipo que trabaja con empuje y armonía para conseguir un gran resultado.
• Otro elemento crucial para trabajar en equipo es la confianza. Probablemente sepas por experiencia que es muy difícil trabajar con alguien si no puedes confiar en él. ¿Pero de qué se compone la confianza, profesionalmente hablando? Bueno, los dos ingredientes principales son puntualidad y fiabilidad.
• Puede que pienses que ser puntual en el trabajo es evidente. Pero no se trata sólo de acudir puntualmente a las citas. Ser puntual también significa respetar los plazos y responder a las peticiones a tiempo. Y requiere que seas proactivo en la gestión de tu propio tiempo, por ejemplo, planificando el tiempo suficiente para completar las tareas y asegurándote de ponerte recordatorios.
• La fiabilidad, por otra parte, significa que la gente puede esperar que hagas lo que dices. Requiere que asumas la responsabilidad de tus actos y te hagas responsable de ellos. En realidad, es tan sencillo como cumplir tus promesas, de modo que la gente no tenga que perseguirte o recordártelo continuamente.
• Así que ya has aprendido lo importantes que son la determinación y la atención plena para un equipo motivado. Pero una cosa es trabajar en tus propios niveles de determinación y atención plena, y otra es cómo fomentarlos en tu equipo.
• Aquí es donde entran en juego los principios de productividad. Los principios de productividad guían el comportamiento combinando una cualidad deseable que quieres fomentar y una situación en la que se aplica. Una vez que desarrolles un conjunto sólido de principios junto con tu equipo, estarás en el buen camino hacia un estilo de trabajo más productivo.
• Digamos que quieres fomentar la calidad de la atención plena en tu equipo. Un aspecto que reconoces como un problema persistente es que todos envían demasiados correos electrónicos. Algunos buenos principios en este caso serían enviar cc sólo cuando sea realmente necesario y escribir líneas de asunto claras para facilitar las cosas al lector.
• Tus principios de productividad deberían ser los siguientes
• Tus principios de productividad deben ser claros y específicos, para que sea fácil saber si se están siguiendo. Al fin y al cabo, es mucho más fácil saber si un correo electrónico está escrito de forma clara que emitir un juicio abstracto sobre lo atento que es alguien. Y eso facilita que los miembros de tu equipo reconozcan qué comportamientos tienen que cambiar, y que se hagan responsables. Por ejemplo, tu colega podría empezar a escribir algo más útil en los asuntos de sus correos electrónicos que simplemente "una pregunta".
• Pero los correos electrónicos no son el final. Tendrás que desarrollar todo un conjunto de principios de productividad para los retos específicos a los que te enfrentas. Cada situación y cada empresa son diferentes, así que une tus fuerzas a las de tu equipo para idear los principios que os resulten más útiles.
• Un buen punto de partida es hacer una lluvia de ideas sobre lo que actualmente os causa fricción o problemas de productividad. A continuación, puedes tomar los problemas y convertirlos en principios de productividad. Para ello, pregúntate: ¿qué comportamiento impediría que esto ocurriera?
• Por ejemplo, puede que tengas el problema de que las reuniones siempre se alargan y acaban tarde. Una forma de evitarlo sería empezar a terminar diez minutos antes del final. Es algo específico que puede hacer cualquiera que dirija una reunión, y es fácil juzgar si funciona. Así que es un buen principio a seguir.
• La mayoría de nosotros enviamos innumerables mensajes en piloto automático cada día, y como resultado, las bandejas de entrada de todo el mundo están constantemente desbordadas.
• Pero esto no es así.
• Pero no tiene por qué ser así. Podemos tomar medidas para aumentar la calidad de nuestra comunicación, de modo que nuestros mensajes no arrastren permanentemente a la baja la productividad de los demás.
• ¿Cómo funciona esto? Para empezar, cada vez que pienses en ponerte en contacto con alguien, pregúntate: ¿Por qué estoy enviando esta comunicación?
• Hacerte esta pregunta es importante porque si tienes claro el objetivo que hay detrás de tu mensaje, podrás planificar la mejor forma de conseguirlo. Digamos que envías un correo electrónico a tu jefe superocupado para que tome una decisión rápida. Un correo de una línea, directo al grano, sería lo más adecuado. Por otra parte, si te pones en contacto con un cliente al que no conoces muy bien, sería mejor que te esforzaras en establecer una buena relación. Así que un mensaje más largo con un poco de charla tendría sentido.
• Una vez que hayas determinado tu plan de acción, puedes hacerte más preguntas para averiguar la mejor forma de ponerlo en práctica. La siguiente pregunta que debes hacerte es: ¿Qué necesito comunicar?
• Aquí es importante recordar que el contenido de un mensaje no es sólo la información que transmite. También es cómo se transmite. Tienes que facilitar que el lector capte lo que quieres decir. Así te asegurarás de captar su atención entre los otros cientos de mensajes competidores que probablemente esté tratando de leer. Ten en cuenta que una petición fácil de entender es más fácil de llevar a la práctica, y es más probable que se haga.
• Y eso es lo que hace que una petición sea fácil de entender.
• Y ahí es donde entra en juego una redacción bien estructurada, clara y concisa.
• ¿Cómo conseguirlo?
• ¿Cómo conseguirlo? Un truco consiste en decir por adelantado lo que quieres del lector. ¿Es una acción, una respuesta, una decisión, o simplemente estás compartiendo información? Incluir palabras clave como éstas en el asunto de cada correo electrónico es el sistema que utiliza el ejército estadounidense para que la comunicación sea más eficaz. Para ellos, un mensaje claro puede ser literalmente una cuestión de vida o muerte.
• Cuando se trata de mensajes más largos, otro consejo útil es incluir un resumen al principio. De este modo, el lector sabrá desde el principio por qué se ponen en contacto con él y qué debe hacer.
• Bien, ahora que ya tienes el por qué y el qué, puedes pensar en la pregunta final: quién. ¿Quién debe saber exactamente lo que estás comunicando? No informes a todo tu departamento por si acaso, selecciona sólo a los directamente afectados. De este modo, evitarás a tu equipo distracciones innecesarias y la cultura de tu empresa funcionará mejor.
• ¿Recuerdas todas esas reuniones de proyecto a las que has asistido y que se han alargado más de la cuenta, sin saber cuáles debían ser los siguientes pasos? Por suerte, hay cosas concretas que puedes hacer para evitar este despilfarro y hacer que tus reuniones sean más productivas.
• Lo primero que hay que hacer es simplemente disminuir el número y la duración de las reuniones que se celebran. Considera si realmente necesitas una reunión o si se puede conseguir el mismo objetivo de otra forma. ¿?
• El siguiente paso es decidir a quién se invita a las reuniones. Como norma general, cuantos menos participantes, mejor. Incluso puedes probar el principio de la pizza, inventado por Jeff Bezos, director general de Amazon: sólo invita a una reunión al número de personas que puedan alimentarse cómodamente con dos pizzas.
• Si no confías en la pizza, quizá la ciencia te convenza. De hecho, la investigación nos dice que el número máximo de personas en una reunión productiva es aproximadamente siete. Si son más, la toma de decisiones se desvía por demasiadas opiniones contradictorias y discusiones irrelevantes. Un estudio de la consultora de alta dirección Bain & Company demostró que por cada asistente de más de siete, la eficacia se reduce en un 10 por ciento.
• Para ser más selectivo sobre quién debe asistir realmente a tu reunión, puedes hacer una lista de los participantes y sus motivos para asistir como parte de tu orden del día. Este proceso también garantizará que todos los que reciban la invitación a la reunión sepan por qué tienen que estar allí y qué obtendrán de ella.
• El último paso hacia unas reuniones más útiles es examinar lo que realmente ocurre en ellas. ¿Cómo puedes utilizar tu tiempo de la forma más eficaz?
• Un truco para esto es crear siempre una declaración del propósito de la reunión para cada reunión que organices. Se trata simplemente de una breve explicación de por qué se celebra la reunión. Puede ser tan simple como esto "El objetivo de esta reunión es decidir la lista de invitados para la cena con el cliente y acordar la redacción del correo electrónico de invitación". Con el objetivo claro, todo el mundo puede mantenerse centrado y trabajar para conseguirlo.
• Aunque las palabras "gerente de proyectos" no figuren en el título de tu trabajo, lo más probable es que pases la mayor parte de tu vida profesional gestionando proyectos. Un proyecto no tiene por qué ser algo enorme: cualquier trabajo que requiera unos cuantos pasos para completarse cuenta, desde redactar un informe hasta organizar la fiesta de Navidad de la empresa.
• Y el éxito de un proyecto depende en gran medida de su éxito.
• Y el éxito de la mayoría de los proyectos depende de lo bien que trabajen juntas las personas implicadas. Incluso una tarea aparentemente solitaria, como redactar un informe, suele implicar la necesidad de cooperar con los compañeros para obtener sus aportaciones a tiempo y en un formato que tenga sentido. Así que, para lograr tus objetivos, es esencial una mejor colaboración. Pero, ¿cómo puedes garantizar el éxito de la cooperación en los proyectos? Hay tres ingredientes principales a tener en cuenta.
• El primero es la alineación, que significa tener una comprensión compartida de los objetivos y la finalidad del proyecto. Esto es importante porque, de lo contrario, todo el mundo podría trabajar con prioridades diferentes y aspirar a resultados distintos. Imagina que un equipo de fútbol no compartiera el objetivo de hacer que el balón atravesara los postes de la portería contraria. Sería un caos en el campo. Lo mismo ocurre en la oficina. Lo que necesitas saber es cuál es tu objetivo para poder alcanzarlo.
• Una vez que estéis alineados sobre el objetivo de vuestro proyecto, el siguiente ingrediente crucial es el acuerdo. Acuerdo significa un proceso compartido para alcanzar los objetivos del proyecto. Es algo más que planificar los pasos necesarios para completar el proyecto. También necesitarás una estrategia para que todos trabajen juntos de forma que se reduzcan al mínimo las fricciones.
• Esto significa que tendréis que poneros de acuerdo sobre detalles concretos como la forma en que os comunicaréis, cómo señalaréis los problemas o cómo os pondréis al día unos a otros. Para ello, es útil establecer algunas reglas básicas claras. Por ejemplo, podríais acordar reducir al mínimo el correo electrónico y mantener conversaciones en su lugar. Otra idea es celebrar una reunión de quince minutos dos veces por semana para hablar de los progresos. Esto hará que vuestras interacciones sean más fluidas, para que todos podáis centraros en vuestro trabajo real.
• Por supuesto, tendrás que hacer un seguimiento de cómo va todo y ajustarlo cuando sea necesario. Aquí es donde entra en juego la conciencia. Con la concienciación, tú y tu equipo podéis aseguraros de que todo el mundo trabaja para aumentar la productividad de los demás y resolver rápidamente cualquier fricción que aparezca.
• Para construir la concienciación, es necesario que todos los miembros de tu equipo estén concienciados.
• Para crear conciencia, ayuda dedicarle un tiempo específico en las reuniones. Tómate un momento para hacer al equipo algunas preguntas sencillas sobre el proceso de trabajo. Por ejemplo, ¿consideran que las reuniones son eficaces? ¿Están abrumados con los correos electrónicos? ¿Tienen una buena sensación de progreso? Sus respuestas te ayudarán a seguir dirigiendo el proyecto hacia el éxito.
• ¿Tus clientes o jefes esperan que lo dejes todo y reacciones inmediatamente cada vez que se ponen en contacto contigo? Si es así, como la mayoría de la gente, vives en un mundo regido por la urgencia.
• Cuando la urgencia está a la orden del día, pierdes constantemente la concentración y te apartas de las prioridades que habías planificado. Como resultado, la productividad tiende a hundirse. Pero la buena noticia es que no tiene por qué ser así. De hecho, la mayor parte de la urgencia es completamente innecesaria.
• Sin duda, todos los lugares de trabajo tienen sus propias urgencias reales de vez en cuando. Pero a menos que trabajes para los bomberos o en un hospital, en la inmensa mayoría de los casos, una respuesta instantánea es una expectativa poco realista. La sensación de urgencia simplemente no refleja la realidad.
• Y aunque la urgencia sea real, a menudo no es razonable. Las cosas se vuelven urgentes como resultado de la mala planificación de alguien, como dejar las tareas para el último minuto. Y de repente, tu colega necesita ese complicado cálculo presupuestario justo en este momento. No porque se trate de una crisis inesperada, sino simplemente porque nadie ha pensado con antelación qué es exactamente lo que va a necesitar para esa presentación al cliente.
• Para evitar este tipo de situaciones y el inevitable golpe a tu productividad, necesitas reducir la urgencia. La forma de hacerlo es adoptar un enfoque más activo en la gestión de todas esas solicitudes. Y esto se reduce a responder en lugar de reaccionar.
• Entonces, ¿cuál es exactamente la diferencia?
• Bueno, reaccionar significa que te desvías constantemente para hacer frente a todas las interrupciones que te llegan. Es una forma de trabajar que no se detiene a comprobar si la urgencia proyectada es realmente algo que requiere una acción inmediata. Responder, en cambio, es cuestión de tomarse el tiempo necesario para pensar en el contexto de lo que se pide. De ese modo, podrás evaluar su verdadera urgencia y razonabilidad.
• ¿Cómo pasar de la urgencia a la razonabilidad?
• ¿Cómo pasar de reaccionar a responder? La respuesta es adoptar un enfoque a más largo plazo en tu forma de trabajar. Se trata de planificar proactivamente tus propias tareas y aprender a anticiparte al futuro. Si planificas cuidadosamente, sabrás dónde deben estar tus prioridades en cada momento. Entonces podrás responder con más reflexión a la urgencia. Y cuando te centres en lo que realmente importa, tu productividad se disparará.
• Puede que pienses que si no eres el director general, o al menos un gerente de muy alto nivel, no tienes ninguna posibilidad de marcar una diferencia real en la cultura de productividad de tu organización.
• Pero el cambio no es fácil.
• Pero el cambio no tiene por qué venir de arriba. De hecho, a menudo es mucho más eficaz empezar a nivel local, introduciendo nuevas formas de trabajar en tu propio equipo. Si te centras en la cultura de tu equipo inmediato, podrás establecer objetivos alcanzables y cosechar los frutos más rápidamente.
• Además, las mejoras locales que consigas repercutirán en la cultura de la empresa en general.
• ¿Cómo funciona esto? Bien, con tu nueva microcultura productiva en marcha, tu equipo podría convertirse en aquel con el que todos los demás quieren trabajar, y tomar como modelo. Dando ejemplo e impresionándoles con tus principios productivos en acción, puedes inspirar a los demás para que cambien sus propios comportamientos subóptimos.
• Pero, ¿cómo puedes mejorar tu microcultura productiva?
• ¿Pero cómo puedes, como líder, formar este equipo de ensueño en primer lugar? Pues hace falta mucho más que ser el jefe. Se trata de la capacidad de influir.
• Antes de sumergirte en la influencia, asegúrate de interiorizar la primera regla del liderazgo: no hacer daño. Con demasiada frecuencia, los líderes van en contra de su equipo al perturbar su productividad con peticiones de última hora o reuniones innecesarias. Dejar que la gente se centre en lo que mejor sabe hacer te llevará mucho más lejos y creará un ambiente más tranquilo.
• La clave para ser una persona influyente es mantenerte tú mismo a la vanguardia de la productividad y asegurarte de que sea visible. Cuando los demás te vean adoptar hábitos productivos y comprometerte al 100%, estarán deseando trabajar contigo y respaldar tus ideas. Así que haz lo que dijiste que harías, aparece cuando te necesiten y no tengas miedo de cambiar tu propio comportamiento cuando algo no funcione.
• Así que haz lo que dijiste que harías, aparece cuando te necesiten y no tengas miedo de cambiar tu propio comportamiento cuando algo no funcione.
• Y recuerda que todo lo que hagas debe mostrar el tipo de comportamiento productivo que quieres promover. Todo envía un mensaje sobre lo que es importante. Después de todo, si eres tú quien llega constantemente tarde a las reuniones, nadie te tomará en serio cuando hables de puntualidad. ¿Y quién quiere seguir a un líder en el que no puede confiar?
• El mensaje clave de estos resúmenes:
• La productividad no consiste sólo en cuánto puedes conseguir por ti mismo, sino que tiene mucho que ver con la cultura en la que trabajas y cómo interactúas con los demás. Tanto si eres un líder, un gerente o un profesional en activo, puedes tomar medidas concretas para mejorar la productividad de tu equipo y de tu empresa en general. Puedes hacerlo mejorando las formas en que te comunicas, poniendo fin a los comportamientos perturbadores y desarrollando un enfoque más activo ante las emergencias y las crisis.
• Consejos para la acción.
• Consejos Accionables:
• Consejos Accionables:
• Consejos Accionables:
• Consejos Accionables.
• Ten una conversación.
• La próxima vez que te encuentres escribiendo un largo correo electrónico a alguien que está sentado al otro lado de la oficina, levántate y ve hacia allí. Habla en persona. Puede que descubras que bastan dos minutos de conversación para resolver un problema que, de otro modo, se habría prolongado durante 15 correos electrónicos. Y puede que descubras que te gustan tus compañeros.
• ¿Tienes algún comentario?
• ¡Nos encantaría conocer tu opinión sobre nuestros contenidos! Envíanos un correo electrónico a libros@pathmba.com con el título de este libro como asunto y comparte tus opiniones.
• Qué leer a continuación: El poder de un equipo positivo, de Jon Gordon
• Ahora que sabes lo que se necesita para trabajar juntos de forma productiva, estás preparado para empezar a crear tu propio equipo perfecto. Quizá te preguntes qué puedes hacer para fomentar la positividad y el optimismo entre los miembros de tu equipo. O quizá te gustaría saber cómo convertirte en el tipo de líder inspirador que atrae a colegas con talento.
• En el resumen de El Poder de un Equipo Positivo, descubrirás las cualidades de un equipo ideal y los pasos que pueden dar los líderes para cultivarlas y estimularlas. Así que si quieres eliminar la negatividad de la cultura de tu equipo, fomentar la atención y el compromiso, y conseguir cosas increíbles juntos, dirígete a nuestro resumen sobre El Poder de un Equipo Positivo.

Conclusiones

Las personas que trabajan a todos los niveles pueden tomar la iniciativa en la creación de una cultura más productiva.

"La urgencia improductiva es un mal que hay que erradicar"

Sé más productivo respondiendo activamente en lugar de reaccionar pasivamente ante la urgencia.

La colaboración fructífera en los proyectos es crucial para trabajar juntos de forma productiva.

Un enfoque más reflexivo de las reuniones aumentará la productividad.

Haz que tu comunicación sea más productiva aclarando el por qué, el qué y el quién que hay detrás de los mensajes que envías.

Para cambiar los comportamientos disruptivos y crear una nueva cultura, reúnete con tu equipo y proponed principios de productividad específicos.

Un miembro productivo de un equipo es resuelto, atento, puntual y fiable.

"Nuestro reto es la fricción improductiva que creamos para los demás cuando cooperamos y, por supuesto, la fricción que ellos crean para nosotros.

La cultura empresarial adecuada es clave para crear equipos más productivos.