Reduzca la velocidad y escriba mejores correos electrónicos

Los malentendidos están muy extendidos en los lugares de trabajo actuales. Si bien los malos hábitos de comunicación pueden parecer inevitables con los compañeros, siempre debemos esforzarnos por interactuar con claridad y empatía, especialmente a medida que confiamos más en el trabajo remoto y la comunicación digital. ¿Cuál es un buen primer paso para mejorar nuestros hábitos? Volver a aprender lo que significa leer con atención y escribir con claridad.

No hace mucho, compartíamos información con nuestros colegas del otro lado de una mesa, escuchábamos las ideas de la gente y respondíamos en consecuencia. Hoy en día, muchos de esos intercambios se realizan por escrito (o mecanografiado) (piense en el correo electrónico, el texto o la mensajería instantánea), lo que significa que escuchar en su sentido tradicional ha sido reemplazado por leer el texto en una pantalla. El problema con esto, según el La lingüista Naomi Baron, es que comprendemos menos cuando leemos en una pantalla que cuando leemos en papel; dedicamos menos tiempo a leer algo completo y tendemos a hojear y buscar las conclusiones clave. Y cuando nos toca responder a un mensaje, nos agobia tanto el volumen de correos electrónicos que tenemos que escribir que acabamos enviando respuestas descuidadas, concisas o confusas.

Dado lo importante que es la comprensión lectora y escrita en nuestra vida virtual, es hora de recordar lo que es una buena comunicación. Como describo en mi libro, Lenguaje corporal digital, leer con atención es la nueva escucha y escribir con claridad es la nueva empatía. Así que antes de enviar el siguiente correo electrónico, haga una pausa y hágase estas tres preguntas:

1. ¿Mi correo electrónico es demasiado breve?

Una de las razones más obvias por las que nuestras habilidades de lectura disminuyen en el trabajo es que a menudo nos movemos a la velocidad del rayo, lo que facilita pasar por alto los detalles. La cosa es que muchos de nosotros no estamos tan ocupados como nos gustaría pensar. Y nos cuesta: nuestra velocidad y la ansiedad que la rodea erosionan nuestro compromiso con la precisión, la claridad y el respeto.

Así que, vaya más despacio y consulte siempre los detalles de sus comunicaciones. Si alguien le envía un informe más largo por correo electrónico sobre una reunión virtual, responda a componentes específicos del correo electrónico en lugar de enviar una respuesta general. Demuestra que dedica tiempo a leer realmente el tiempo y las ideas de la otra persona.

La brevedad de las altas esferas del poder no es infrecuente. Textos y correos electrónicos más descuidados, frases malas, mala gramática, ortografía atroz: el mensaje es: «¡No tenemos tiempo de que preocuparnos!» En un banco de inversiones, había un chiste corriente que decía que cuanto más sénior fuera, menos caracteres necesitaría para expresar su gratitud en un mensaje de texto o correo electrónico. Empezó su carrera con un «¡Muchas gracias!» y después de uno o dos ascensos, lo redujeron a «Gracias».

La brevedad puede hacer que una persona parezca importante, pero también puede perjudicar a su equipo y a su empresa. Recibir un correo electrónico torpe significa que el destinatario tiene que dedicar tiempo a descifrar lo que significa, lo que provoca retrasos y, potencialmente, provocar errores costosos. Y, según Danielle Gunraj, profesor de psicología en la Universidad de Binghamton, cuando utilizamos la puntuación que más asociamos con la brevedad (el temido punto final de la oración), nos parece poco sinceros.

Un ejecutivo al que llamaré Tom era conocido en nuestra oficina tanto por su descuido como por su brevedad. Una vez, cuando un subordinado directo le envió un correo electrónico preguntándole: «Tom, ¿quiere que sigamos adelante con este plan o deberíamos recopilar más información?» Tom respondió: «Sí». Gracias, Tom, avanzaremos con uno, con los dos o con ninguno de los dos. Imagínese cuánto tiempo perdió su equipo debatiendo cuánto tiempo tuvieron que esperar antes de que alguien le señalara que no había respondido a la pregunta.

Experto en liderazgo La Dra. Jaclyn Kostner tiene esto que decir a los ejecutivos sobre el descuido: «Tiene que encontrar tiempo; de lo contrario, no es apto para el trabajo y alguien más debería hacerlo. O tal vez tenga que delegar algunas responsabilidades, porque no hay excusa para enviar correos electrónicos crípticos a la gente». Los líderes no tienen que responder a todos los mensajes, pero cuando se necesitan importantes directrices de trabajo, sus comunicaciones deben ser al menos claras.

Considere también la posibilidad de revisar sus correos electrónicos antes de enviarlos. Muchas veces, la mala interpretación se reduce a una palabra olvidada o a una puntuación engañosa. Pues aproveche el corrector ortográfico y otros programas de corrección de textos. La corrección de textos es a la vez un hábito y una habilidad: hacer que sea motivo de orgullo enviar textos limpios e inequívocos ayudará a la gente a tomarse más en serio lo que escribe.

2. ¿Qué tono proyecto?

El tono (la actitud o el carácter general de un mensaje) es otro componente clave de una sólida habilidad de lectura y escritura. Quizás más que cualquier otra cosa, es la mejor herramienta para comunicar la empatía. Así que pregúntese: ¿Quién es el destinatario? ¿Quién es el público?

Una cosa que les digo a mis clientes que tienen dificultades con la comunicación digital es que se aseguren de tener en cuenta el impacto visual de su mensaje. Se lo explicaré.

Ethan, un joven entrenador al que entreno, me habló una vez de una interacción que tuvo con un líder sénior que lo hizo sentir poco apreciado y menospreciado. Según lo solicitado, envió a este alto directivo un plan detallado para aumentar la productividad de sus equipos. El plan establecía una forma de trabajar diferente que Ethan estaba seguro de que podría ayudar a los equipos a evitar la duplicación de esfuerzos y a crear nuevos niveles de transparencia. Ethan estaba entusiasmado con el plan e incluso incluyó preguntas específicas para la próxima reunión del equipo. Esperando una respuesta positiva, quizás incluso unas cuantas preguntas de seguimiento, lo que recibió del ejecutivo fue lo siguiente: «k».

Lo siento, ¿qué? ¿K-qué? ¿K-pop? Ethan se sintió confundido e insultado. El impacto visual de la «k» fue que la propuesta clara y completa de Ethan apenas merecía una respuesta. ¿El ejecutivo estaba pensando siquiera en el plan de Ethan o lo estaban desestimando rotundamente? ¿La «k» significaba que le estaban dando luz verde para continuar, o era una orden sutil para dejar su tonta idea en un segundo plano? Era imposible saberlo. Además, ¿el líder sénior pensó tan poco en Ethan que no se molestó en escribir más de una carta? Incluso algo peatonal, como «está bien, me pondré en contacto con usted», habría transmitido más respeto y atención que esa «k».

Las deficiencias de tono, como la que demostró el jefe de Ethan, pueden perjudicar la moral y generar confusión. No sorprende que responder al arduo trabajo de alguien con una respuesta de una palabra (o una letra) comunique una falta de empatía por la persona que la recibe. No responda por el simple hecho de responder si no tiene algo importante que ofrecer. Si tiene uno de esos días en los que no puede prestar mucha atención a un correo electrónico, envíe una respuesta rápida confirmando que lo ha recibido y dígales que piensa responderle con mayor extensión lo antes posible.

3. ¿Ayudaría hablar en su lugar?

Con tantas plataformas escritas a nuestra disposición, también podemos quedarnos atrapados haciendo demasiadas preguntas pequeñas en los correos electrónicos o los chats grupales. Las reuniones por teléfono, vídeo o en directo pueden obligarnos a hacer las preguntas correctas en lugar de hacer una pregunta pequeña tras otra. También puede ahorrar mucho tiempo y, al mismo tiempo, generar buena voluntad.

Un cliente alemán me dijo una vez: «Tenía un correo electrónico interminable de ida y vuelta con un colega francés e indio que mantenían un diálogo circular por escrito, cubriendo el mismo tema una y otra vez sin entenderse. Conseguí que los dos se pusieran al teléfono conmigo, les hice algunas preguntas de diferentes maneras y llegamos al fondo del tema».

Si acaba de recibir un mensaje de texto o correo electrónico impreciso o confuso, no dude en pedir una conversación telefónica o, si es posible, una reunión por vídeo o en persona. Si se trata de un diálogo delicado, solicitar una llamada rápida demuestra que está siendo reflexivo. En lugar de hacer que parezca indeciso, esperar unos instantes antes de responder a las preguntas demuestra a la otra persona que usted escucha y se toma su trabajo en serio.

La falta de señales como el contacto visual, el tono de voz o el lenguaje corporal que aclaren lo que quiere decir otra persona hace que la comunicación digital sea un desafío. En lugar del lenguaje corporal tradicional, tener las habilidades de leer y escribir con cuidado es fundamental para las organizaciones que quieren asegurarse de que sus equipos están en sintonía y destacan en nuestro mundo virtual.