Sitios externos virtuales que funcionan

Es imposible replicar la experiencia de una persona fuera de las instalaciones en un entorno en línea. Pero con la preparación adecuada, centrarse en las buenas prácticas de reunión, utilizar con cuidado las diversas herramientas, ensayar un poco y ganas de experimentar en equipo, no solo es factible sino que es relativamente fácil llevar a cabo actividades virtuales fuera de las instalaciones que le permitan a usted y a su equipo abordar de forma productiva incluso los temas más difíciles.

••• ¿Los «fuera de las instalaciones» están fuera de servicio en un futuro próximo? En medio de la pandemia actual, las recomendaciones de distanciamiento social y las restricciones de viaje han dificultado, si no imposible, que las organizaciones reúnan equipos de cualquier tamaño en sus oficinas, y mucho menos en las sesiones fuera de ellas. No es sorprendente que la reacción inicial de la mayoría haya sido posponer o cancelar esos eventos, por la preocupación de que trabajar juntos por teléfono o videoconferencia no sea tan útil o productivo como lo habría sido la reunión presencial. Pero algunos de los tipos de temas carnosos y controvertidos que a menudo se reservan para la enrarecida atmósfera de una reunión externa tienen que ocurrir ahora más que nunca. Así que tenemos que aprender a hacerlos de forma virtual, igual que hacemos con cualquier otro proceso de trabajo vital. La base de una organización virtual externa eficaz sigue siendo la gestión básica de las reuniones: objetivos claros, una agenda bien elaborada, lecturas previas concisas, un grupo de asistentes bien elegido, decisiones documentadas y próximos pasos específicos, etc. Muchas veces se han abordado consideraciones especiales para reuniones fuera de las instalaciones frente a otras reuniones, incluso en el artículo de HBR de nuestra empresa»[Fuera de las instalaciones que funcionan](/2006/06/off-sites-that-work).» También introdujimos algunas prácticas recomendadas para organizar reuniones virtuales en [esta publicación](/2020/03/what-it-takes-to-run-a-great-virtual-meeting). Pero las oficinas virtuales externas eran, hasta hace unas semanas, una rara excepción. En consecuencia, muchos ejecutivos que convocan o diseñan estas sesiones se encuentran ahora en aguas inexploradas. Basándonos en nuestras décadas de experiencia gestionando tanto presenciales como virtuales fuera de las instalaciones, hemos resumido algunas prácticas, además de las básicas, que puede emplear para que la suya sea eficaz. **Prepárese para su virtual fuera de las instalaciones** Como ocurre con cualquier actividad externa —en cierto modo más aún con una virtual—, el éxito depende de lo que suceda antes de que comience. Estas son cinco medidas que debe tomar con antelación: 1. **Proporcione a los asistentes las herramientas que necesitarán.** Ya sea que se detalle en la lectura previa o en una breve sesión previa a la reunión, enseñe a todos exactamente cómo instalar y configurar el software y la tecnología de vídeo necesarios para participar. Un cliente incluso proporcionó una cámara web de alta definición y un monitor adicional a cada asistente, lo que les permitió ver a los participantes en una pantalla y el documento compartido en la otra. 2. **Asegúrese de que todos sepan cómo utilizar la tecnología.** Ofrezca oportunidades para practicar el uso de todas las funciones que se utilizan fuera de las instalaciones. En Zoom, por ejemplo, puede configurar un «lobby» de prueba para que los asistentes se familiaricen con la forma de «levantar la mano» o utilizar la función de chat. 3. **Diseñe cuidadosamente el flujo externo y realice un simulacro.** Para cada sección de la reunión, comience con lo que quiere lograr, esboce cada ejercicio inicialmente con independencia de la tecnología y, a continuación, considere lo que es posible con el software. Asegúrese de que las actividades sean lo suficientemente sencillas para los asistentes menos avanzados desde el punto de vista tecnológico. Los organizadores y facilitadores de la reunión deberían practicar cada módulo de la reunión exactamente como se ha previsto. Dadas las limitaciones de la tecnología, en un entorno virtual puede resultar más difícil cambiar y rediseñar una reunión «sobre la marcha», así que asegúrese de tener los planes B y C si es necesario. 4. **Asigne funciones claras**. Como una producción cinematográfica, las personas que dirigen fuera de la sede tienen que tener claro quién debe hacer qué. ¿Quién facilita cada conversación? ¿Quién se encarga de la tecnología, como compartir la pantalla, monitorear el chat y llamar a los asistentes que «levantan la mano»? ¿Con quién deben ponerse en contacto los asistentes si tienen dificultades técnicas? ¿Quién interviene en el lugar del facilitador si se enfrenta a desafíos técnicos? 5. **En caso de duda, limite el tamaño del grupo.** Un error común que se comete fuera de las instalaciones es invitar a demasiados participantes. En un entorno virtual, sin restricciones físicas ni de costes, es aún más fácil enviar un enlace para ampliar la lista de invitados y, antes de que se dé cuenta, tendrá una reunión municipal en lugar de una conversación cuidadosamente diseñada. Utilice el alcance y los objetivos como guía para determinar quién debe asistir. **Lleve a cabo su virtual fuera de las instalaciones** El éxito fuera de las instalaciones requiere la plena participación y participación activa de todos, lo que resulta aún más difícil en un entorno virtual. Los líderes externos deberían tener en cuenta lo siguiente: 1. **Mostrar una pantalla de bienvenida cuando las personas se unan a la reunión.** Cuando los asistentes se registren, dé la bienvenida con instrucciones o recordatorios específicos en la pantalla para garantizar que están preparados para la sesión. Por ejemplo, en un reciente uso de Zoom fuera de las instalaciones, los asistentes recibieron el siguiente mensaje: ¡Bienvenido! Salga de la pantalla completa (pero maximice la ventana de visualización), abra la ventana de chat (haciendo clic en «charlar» en la barra de herramientas) y levante la mano (haciendo clic en «levantar la mano» en la barra de herramientas). 2. **Hágalo interactivo desde el principio.** Recomendamos una actividad o un rompehielos al principio para conectar a los participantes y hacer que se sientan cómodos con el entorno virtual. Un cliente pidió a cada persona que dedicara un minuto a compartir lo que había estado sucediendo en sus vidas profesional y personalmente. Ella fue la primera y modeló el tono y la franqueza del ejercicio, explicando que un ser querido estaba enfermo y describiendo cómo le había afectado. Otros siguieron su ejemplo e inmediatamente el grupo se sintió más conectado y cómodo el uno con el otro. 3. **Establezca reglas básicas claras.** Como cualquier otro sitio, necesita reglas básicas. Los típicos que utilizamos para las visitas presenciales fuera de las instalaciones siguen siendo válidos: regrese de los descansos a tiempo, sea sincero y honesto, titule sus comentarios, utilice trucos para[aislar a la gente](/2016/04/the-right-way-to-cut-people-off-in-meetings), etc. Otras se centrarán en las reuniones virtuales: «levantar la mano» en lugar de entrar, permanecer en vídeo durante todo el tiempo, silenciar siempre que sea posible (pero no es necesario disculparse por los ocasionales ladridos de un perro o un bebé que llora). 4. **Tómese descansos más frecuentes**. Como los participantes permanecen sentados frente a una pantalla durante todo el tiempo, nos damos cuenta de que los descansos de 15 minutos cada 90 minutos dan tiempo a los usuarios para restablecerse, gestionar otras necesidades empresariales y solucionar los problemas en casa. Un cliente hace que el grupo haga una «parada en boxes» de 60 segundos cada hora para estirarse, hacer saltos de tijera o dar un paseo por la sala de estar. 5. **Minimice las presentaciones, maximice la discusión.** Ya lo hemos dicho antes, pero las presentaciones largas realmente pueden destruir el impulso de una reunión. La información de antecedentes, siempre que sea posible, debe editarse bien y proporcionarse con antelación. Si necesita una presentación breve o una actualización, utilice la pantalla compartida para mostrar el material y que todos puedan seguirlo. 6. **Utilice la tecnología para maximizar la participación, el compromiso y la interactividad**. Recopilar información de forma constante durante una sesión virtual fuera de las instalaciones es fundamental, sobre todo porque las señales visuales son más difíciles de leer. Las funciones incluidas en el software de videoconferencias y otras herramientas de encuesta y colaboración de fácil acceso ofrecen numerosas técnicas fáciles de usar para medir la temperatura de todos y captar las ideas de los asistentes a la reunión, que van más allá de ver las caras e interpretar el lenguaje corporal. Y si se usan correctamente, permiten a todos los asistentes poner sus opiniones «sobre la mesa» más fácilmente. Estas son algunas técnicas que hemos empleado prácticamente fuera de las instalaciones: - _ **Fugas**._ Aunque no está disponible en todos los sistemas, agrupar a los asistentes en pequeños grupos virtuales ayuda a dividir el día y proporciona un entorno más íntimo para resolver los problemas. Un cliente se sorprendió cuando, con solo pulsar un botón, 20 asistentes a la reunión se vieron de repente transportados a una de las cuatro videoconferencias de cinco personas, en las que nuestros facilitadores entraban y salían de sus conversaciones. Después de 20 minutos redactando su enfoque de un problema y escribiéndolo en una diapositiva de PowerPoint, volvieron al grupo más grande. Si bien las reuniones deben planificarse bien (nos parece que rellenar una plantilla común es una gran adición), pueden formar parte tanto de una virtual fuera de las instalaciones como de una tradicional. - _ **Votación.** _ Encueste a la gente pronto y con frecuencia. La tecnología integrada en la mayoría de los sistemas de videoconferencia o herramientas telefónicas, como Poll Everywhere, permite a los participantes responder de forma anónima a las preguntas en tiempo real. Recuerde, no se limite a hacer preguntas de sí o no. Las preguntas en las que se pide a los asistentes que indiquen hasta qué punto están de acuerdo con una declaración, a menudo en una escala del 1 (no estoy totalmente de acuerdo) al 5 (totalmente de acuerdo), van más allá a la hora de dar a conocer opiniones de forma virtual. - _ **Estampación.** _ Al igual que colocar puntos en un gráfico mural en una sesión presencial fuera de las instalaciones, permitir a los participantes anotar o «sellar» una pantalla compartida es una forma eficaz de que todos los asistentes den su opinión, indiquen sus preferencias o identifiquen si tienen preguntas. Recientemente, un cliente compartió una diapositiva con 20 posibles productos y pidió a cada asistente que pusiera un sello (una estrella en este caso) en los cinco que la organización debería perseguir en los próximos 12 meses. Muy rápido, se hizo evidente dónde estaba alineado el grupo y dónde las opiniones diferían. - _ **Charla.** _ La mayoría de las tecnologías de videoconferencia ofrecen una función de chat. Si bien es posible que necesite algunas reglas básicas para evitar que la conversación se vuelva rebelde, el chat ofrece un foro adicional para que los asistentes den su opinión a todo el grupo o directamente a los facilitadores de la reunión. Por ejemplo, como parte de un ejercicio, pedimos a los asistentes que presentaran nuevas ideas de crecimiento a todo el grupo a través del chat, lo que nos permitió elaborar de forma más eficaz una lista consolidada para revisarla con el grupo. 7. **Recopile los comentarios de la sesión.** Solicite los comentarios de los asistentes mientras tengan la experiencia fresca en sus mentes. Pregunte: Volviendo al principio de esta reunión, desde el momento en que recibió la invitación hasta la encuesta previa a la reunión, la lectura previa, la agenda, la tecnología, el debate, ¿qué podría mejorarse? Si pudiéramos «revisar la cinta», ¿qué sería diferente? Entonces pregunte: ¿Qué ha ido bien? ¿Qué hay que repetir? ¿Qué le gustó? Es imposible replicar la experiencia de una persona fuera de las instalaciones en un entorno en línea. Pero con la preparación adecuada, centrarse en las buenas prácticas de reunión, utilizar con cuidado las diversas herramientas, ensayar un poco y ganas de experimentar en equipo, no solo es factible sino que es relativamente fácil llevar a cabo actividades virtuales fuera de las instalaciones que le permitan a usted y a su equipo abordar de forma productiva incluso los temas más difíciles. Y es probable que tenga que hacer precisamente eso durante bastante tiempo.