Scrum

Astraed

04 jul. 2023 — 12 min read

Descubre cómo Scrum cambió la industria tecnológica para siempre.

Los sistemas de gestión de proyectos nunca reciben el crédito que merecen. Siempre son los ingenieros superestrella o los productos bonitos los que roban el protagonismo. Pero, ¿cómo se unen el ingeniero y el producto? ¿Cómo se unen ambos en un bello abrazo tecnológico y avanzan? Para eso están los sistemas de gestión de proyectos.

En Scrum, Jeff Sutherland describe su sistema Scrum, una forma de gestionar proyectos tan eficaz para ahorrar tiempo y dinero que se ha utilizado para aclarar el lío burocrático del FBI. Y ahora, Scrum está cambiando la forma en que la mayoría de las empresas tecnológicas enfocan su trabajo.

Aunque Sutherland ya es conocido como uno de los genios detrás de El Manifiesto Ágil, estos resúmenes explicarán las ideas que le convierten en uno de los pensadores entre bastidores más importantes del mundo.

Después de leer estos resúmenes, aprenderás

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- cómo aprende Scrum de los pilotos de aviones de combate;
- cómo aprende Scrum de los pilotos de aviones de combate
- por qué los líderes deben rendir cuentas a sus equipos, y no al revés;
- y
- cómo empezar tu primer proyecto Scrum hoy mismo.
- cómo empezar tu primer proyecto Scrum hoy mismo.
¿Cuántas veces has planeado completar un proyecto, sólo para encontrarte dolorosamente retrasado a medida que se acercaba la fecha límite?
Desgraciadamente, esto sucede.
Desgraciadamente, esto ocurre a menudo cuando utilizamos procesos de gestión tradicionales, como el método de cascada personificado por los diagramas de Gantt.
Los diagramas de Gantt ilustran los plazos de los proyectos mediante barras paralelas codificadas por colores que indican el tiempo y la duración de las distintas partes del proceso, que pueden ocurrir simultáneamente (el resultado puede parecerse a una cascada estilizada, de ahí su nombre). Aunque se trata de herramientas organizativas populares, a menudo asumen un grado de importancia exagerado, como cuando un proyecto se ha retrasado y los gerentes amontonan más recursos en él para que su trabajo se ajuste a ese calendario, y no al revés. Esto puede conducir a resultados desastrosos.
Por ejemplo, el FBI planificó la implantación de un sistema informático modernizado llamado Virtual Case File (VCF), para compartir mejor la información y evitar otro 11-S.
Utilizando un diagrama de Gantt, la agencia creó un plazo para cada hito importante. Así, la fase de "diseño técnico" debía terminar en una fecha concreta, momento en el que comenzaría la fase de "codificación y pruebas" del proyecto.
Por desgracia, el proyecto se rompió antes de que se escribiera una sola línea de código. En última instancia, el VCP hizo perder a la agencia años de su tiempo y 170 millones de dólares del dinero de los contribuyentes.
Dado que este tipo de fracasos se producen periódicamente con el método en cascada, muchas organizaciones han adoptado en su lugar el sistema de gestión de proyectos scrum.
El scrum es un sistema de gestión de proyectos que se basa en el método scrum.
Scrum se caracteriza por la creación de equipos y la retroalimentación constante. Este enfoque orientado al equipo se refleja en el nombre, que describe el momento de un partido de rugby en el que el equipo trabaja conjuntamente para mover el balón por el campo, todos unidos por el mismo objetivo claro.
Y este proceso funciona.
Y este proceso funciona: Cuando el FBI aplicó Scrum a Sentinel, su siguiente intento de modernización a gran escala, la agencia implantó con éxito el sistema en menos tiempo, con menos personal y a un coste menor.
¿Tienes curiosidad por saber más sobre las ideas centrales de scrum? Sigue leyendo para descubrirlo.
Cuando trabajas en un proyecto, tu mejor oportunidad de éxito reside en lo bien que trabaje tu equipo. Y como gerente, puedes mejorar el rendimiento del equipo introduciendo cuatro cambios.
En primer lugar, deja que los miembros del equipo decidan cómo van a alcanzar los objetivos.
En segundo lugar, deja que los miembros del equipo decidan cómo van a alcanzar los objetivos.
Por ejemplo, el galardonado reportaje de NPR sobre la Primavera Árabe en Egipto sólo fue posible porque el personal responsable de la cobertura tenía autonomía. El equipo tomó todas las decisiones sobre cómo producir sus historias, trabajando juntos para sortear la burocracia egipcia, la traducción, las cuestiones de seguridad, etc.
Ésta es otra forma de mejorar el rendimiento de un equipo: Los equipos logran exponencialmente más de lo que pueden lograr los individuos por sí solos, así que asegúrate de que tu equipo tiene un propósito más amplio. En otras palabras, los equipos son más poderosos que la suma de sus partes, así que amplía las expectativas de tu personal y asegúrate de que todos trabajan por el mismo objetivo común.
Este fue probablemente otro factor que contribuyó al éxito de NPR durante la Primavera Árabe: Este acontecimiento único en la vida fue una gran oportunidad para informar, lo que dio a los periodistas un mayor sentido del propósito.
Y el tercer cambio que puedes hacer para mejorar el trabajo en equipo es pedir a los distintos equipos que compartan periódicamente los resultados y creen nuevos equipos autosuficientes.
Esto es importante porque el trabajo en equipo es una parte importante del éxito de la NPR.
Esto es importante porque los equipos deben ser transfuncionales, y tener todas las habilidades necesarias para completar un proyecto. Dado que se trata del producto final y no sólo de los miembros individuales del equipo, la diversidad de habilidades, pensamiento y experiencia ayudará a conseguir mejores resultados.
Y, por último, ayuda a los equipos a ser más eficaces.
Y por último, ayuda a tus equipos a trabajar mejor reduciendo su tamaño. Para la mayoría de los equipos, lo ideal son siete miembros (más o menos dos personas).
¿Por qué los equipos pequeños?
¿Por qué los equipos pequeños marcan la diferencia? Bueno, aumentar el número de personas que participan en un equipo crea más canales de comunicación, que el cerebro no puede manejar realmente. Cuando tenemos que esforzarnos demasiado para saber lo que hacen los demás, nos ralentizamos.
Como seguramente sabes, a los humanos se nos da fatal estimar cuánto tardarán las cosas, y esto conlleva grandes problemas de gestión de proyectos. Por suerte, Scrum aborda este problema mediante un sistema llamado Huellas, que ayudará a tu equipo con la gestión del tiempo.
Sprints son periodos cortos de trabajo (de una a cuatro semanas es lo óptimo) centrados en una tarea específica. Después de un Sprint, el equipo se reúne para revisar el progreso y afinar los objetivos antes de embarcarse en el siguiente Sprint.
La ventaja definitiva de este proceso es que te permite responder a los problemas con rapidez; si te reúnes periódicamente, puedes recalibrar el objetivo para la siguiente ronda de Sprints. De este modo, nadie se pasa meses trabajando en algo que al final se descarta.
Para utilizar este proceso de forma eficaz, céntrate en una tarea por Sprint. Los periodos de Sprint son tan cortos que podrás concentrarte eficazmente. También ayuda a establecer un ritmo de trabajo consistente: no sigas un Sprint de una semana con un Sprint de tres semanas.
Y otra forma de mejorar la gestión del tiempo: prueba las Reuniones Diarias, que se celebran siempre a la misma hora y en las que se plantean las mismas preguntas: ¿Qué hiciste ayer para ayudar al equipo a terminar el Sprint? ¿Qué harás hoy? ¿A qué obstáculos te enfrentas?
Asegúrate de que todo el mundo se levanta, y procura que toda la reunión no dure más de 15 minutos.
El amigo del autor, Eelco Rustenburg, puso en práctica los Levantamientos Diarios cuando estaba remodelando su casa. El proyecto se completó en sólo seis semanas, ¡según lo previsto! Las breves reuniones diarias reunían a todos los miembros del equipo para hablar de sus progresos.
El éxito del proceso de remodelación de Elco impresionó a sus vecinos, que intentaron repetir los resultados en su propia casa. Contrataron al mismo grupo de contratistas para realizar el mismo trabajo, pero no utilizaron Scrum. Y sin Scrum, ¡el proyecto de seis semanas de Eelco les llevó tres meses!
Hemos llegado a otra idea central de Scrum: evita el desperdicio, es decir, cualquier cosa que te distraiga de completar la tarea que tienes entre manos. He aquí algunas formas de eliminar el despilfarro.
En primer lugar, termina tus proyectos centrándote en una cosa cada vez. La multitarea puede parecer atractiva, pero sólo desperdicia tiempo y energía. ¿Realmente quieres promover el equivalente en gestión de proyectos a enviar mensajes de texto mientras conduces?
También puedes evitar el despilfarro utilizando lo que has creado. Si no utilizas lo que creas, gastas esfuerzo sin ver los frutos de tu esfuerzo, y pierdes tiempo y dinero. General Motors experimentó una gran pérdida cuando empezó a despedir personal en 2012, porque tenía 7.500 millones de dólares en camiones sin vender sin hacer nada.
Otra forma de evitar el despilfarro: Si cometes un error, arréglalo inmediatamente, porque siempre tardarás más si tienes que arreglarlo más tarde.
De hecho, un estudio de Palm, fabricante Americana de smartphones, descubrió que se tarda una media de 24 horas en arreglar un error tres semanas después de que surja. En comparación, se tarda sólo una hora en arreglar el mismo fallo el mismo día en que se observa. ¿A qué se debe esta discrepancia? Pues que recordar todos los factores que causaron el fallo hace perder mucho tiempo.
El exceso de trabajo de tus empleados es otra cosa que debes evitar si quieres eliminar el despilfarro. Porque cuando los empleados con exceso de trabajo se distraen, meten la pata, y a veces cuando meten la pata distraen a otros y crean aún más errores. En este sentido, trabajar menos horas, tomarse vacaciones y almorzar fuera de la oficina hará que todos estén más contentos y mejorará la calidad de su trabajo, lo que, en última instancia, aumentará la productividad.
Para ello, grupos de investigadores demostraron que los jueces israelíes toman decisiones mejor razonadas tras un descanso. Por otra parte, los jueces son más propensos a tomar decisiones poco acertadas justo antes de una pausa, cuando están bajos de energía.
Hemos hablado de varias formas de evitar el despilfarro, pero la pauta más importante para conseguirlo es sencilla: Sé razonable y no malgastes la motivación de tu empleado fijando objetivos imposibles. Al fin y al cabo, una serie de crisis y casi fracasos quemarán a tus empleados.
¿Cómo se relaciona la felicidad con el éxito? Bueno, la gente no es feliz porque tenga éxito, sino que tiene éxito porque es feliz.
Zappos es un gran ejemplo de este principio. Este minorista de gran éxito trabaja para mantener felices a sus empleados centrándose en la conexión a través de varios programas -como un "campo de entrenamiento" introductorio y "aprendizajes" internos- para fomentar el aprendizaje y el crecimiento. Y gracias a estas políticas, Zappos se ha visto recompensada con un crecimiento interanual del 124 por ciento.
Además de la conexión, la visibilidad es otro valor que las empresas pueden apoyar para fomentar la felicidad. La visibilidad es lo contrario del secretismo, y el secretismo es tóxico, porque crea sospechas y desconfianza, que a la larga disminuyen la motivación y perjudican el rendimiento.
Además de evitar el secretismo, la visibilidad es un valor que las empresas pueden apoyar para fomentar la felicidad.
Además de evitar el secretismo, también puedes promover la visibilidad colocando los proyectos en un lugar donde todos puedan verlos.
Puedes hacerlo creando un consejo Scrum en el que aparezca cada proyecto en una de las siguientes columnas: Pendiente, Por hacer, En curso, En revisión y Listo. De esta forma, todo el mundo puede ver qué proyectos están en marcha y cuáles están estancados, lo que, en última instancia, da a los empleados la oportunidad de intervenir y ayudar donde más se les necesita.
Otra forma de mejorar el rendimiento de los proyectos es crear un tablero Scrum.
Otra forma de mejorar la visibilidad es identificar el kaizen -es la palabra japonesa para "mejora"- después de cada Sprint. Puedes hacerlo organizando una Retrospectiva del Sprint después de cada Sprint. Puedes plantear a tu equipo preguntas como:
- En una escala del uno al cinco, ¿qué opinas de tu papel en la empresa?
- ¿Qué opinas de tu papel en la empresa?
- En la misma escala, ¿qué opinas de la empresa en su conjunto?
- ¿Por qué?
- ¿Por qué te sientes así?
- ¿Por qué te sientes así?
- ¿Qué es lo que te haría más feliz en el próximo Sprint?
Presta especial atención a las respuestas a la última pregunta y, si es posible, aplica las mejoras inmediatamente. Hacerlo fomentará la confianza y la felicidad en el equipo, lo que en última instancia conducirá a mejores resultados.
El último valor fundamental de Scrum es saber priorizar. Y éste es exactamente el trabajo del Propietario del Producto: averiguar qué hacer y cuándo.
Pero primero, dando un paso atrás, hay tres roles en el modelo Scrum:
1. El miembro del equipo.
2. El Scrum Master, que ayuda al equipo a descubrir cómo trabajar juntos de forma eficaz.
3. El Propietario del Producto, que ayuda al equipo a descubrir cómo trabajar juntos de forma eficaz.
4. El Propietario del Producto, que es responsable de la visión general del proyecto, gestiona el backlog y marca el rumbo de cada sprint.
5. El Scrum Master, que ayuda al equipo a trabajar juntos de forma eficaz.
Y para realizar su trabajo con eficacia, el Propietario del Producto debe poseer las siguientes características:
El Propietario del Producto.
1. Conocimiento de su mercado concreto.
2. Autoridad para tomar decisiones.
3. Autoridad para tomar decisiones sin interferencias del gerente.
4. Disponibilidad para explicar lo que hay que hacer a los miembros del equipo.
5. Disponibilidad para explicar lo que hay que hacer a los miembros del equipo.
6. Responsabilidad del producto final, o de la cantidad de ingresos que se produzcan.
7. Responsabilidad del producto final, o de la cantidad de ingresos que se produzcan.
Vale la pena señalar que el papel de Propietario de Producto se inspiró en los Ingenieros Jefes de Toyota, que son responsables de sus propias líneas de productos, como el Corolla.
Aunque la Ingeniera Jefe del Corolla crea el equipo del Corolla, en realidad no dependen de ella. Más bien, el papel de la Ingeniera Jefe consiste en guiar el proyecto creando una visión y persuadiendo al equipo de que deben compartirla.
En el marco de Scratch, el equipo de Scratch es el responsable de su propia línea de productos, como el Corolla.
Dentro del sistema scrum, los Propietarios de Producto trabajan con un bucle OODA para tomar decisiones basadas en información en tiempo real. OODA significa Observar (iniciar el proceso viendo dónde estás), Orientar (evaluar cómo crear más posibilidades), Decidir y Actuar. Una vez completados estos cuatro pasos, el Propietario del Producto vuelve a empezar desde el principio, con Observar (evaluar los resultados de la acción anterior).
En realidad, los pilotos de aviones de combate están entrenados para utilizar este proceso de toma de decisiones: Primero evalúan el peligro actual, luego modifican su posición, deciden qué hacer a continuación y, por último, llevan a cabo esa acción, antes de volver a empezar el bucle.
Por último, los pilotos de combate están entrenados para utilizar este proceso de toma de decisiones.
Cuando intentan decidir en qué Sprint embarcarse, los Propietarios de Producto deberían seguir este mismo proceso.
Ahora que has visto cómo Scrum puede ayudarte a completar proyectos, ¿cómo puedes implantar el sistema en tu propio lugar de trabajo? Pues siguiendo unos sencillos pasos:
Elige un Propietario de Producto.
Elige un equipo.
Elige un equipo. Recuerda que sólo debe haber entre cinco y nueve personas por equipo, y que deben abarcar todas las habilidades necesarias para el proyecto.
Elige un Scrum Master: alguien que ya haya leído este resumen. Esta persona se encargará de instruir a todos sobre cómo mantener unas buenas técnicas Scrum.
Crea el Proyecto Backlog - es decir, una lista de tareas que tendrás que completar.
Lleva las tareas de mayor valor y menor riesgo a la parte superior del backlog. Para ello, hazte preguntas como ¿Qué tareas tienen el mayor impacto empresarial? ¿Cuáles son las más importantes para el cliente? ¿Cuáles generarán más beneficios? ¿Cuáles son más fáciles de completar?Por supuesto, también debes prestar atención a lo que puedes conseguir de forma realista y a lo que te apasiona. Pero cuando estés mirando el trabajo pendiente y tomando decisiones sobre por dónde empezar, prioriza por lo que sea más fácil de realizar y más valioso.
Asegúrate de que todo lo que hay en el backlog es realmente realizable en Sprints, es decir, que debería llevar menos de un mes conseguirlo.
Organiza la primera reunión Scrum y planifica el primer Sprint.
Crea un Consejo Scrum para asegurarte de que todo el trabajo es visible.
Realiza tus reuniones diarias de Stand-Up para asegurarte de que el Sprint inicial se desarrolla sin problemas.
Lleva a cabo el Sprint inicial.
Cuando hayas completado el Sprint, organiza una Revisión del Sprint para que el equipo pueda demostrar que ha producido algo utilizable. Mantén esta reunión abierta a todo el que quiera asistir, incluidos los directivos y gerentes de la empresa.
Realiza una Retrospectiva del Sprint, y encuentra mejoras procesables que puedas implementar para apoyar a tu equipo en futuros Sprints.
Y una vez hecho todo esto, ¡pasa a tu siguiente Sprint!
El mensaje clave:
Dado que se basa en principios favorables a los empleados, como la formación de equipos y la transparencia, el sistema Scrum hará que tu empresa sea más feliz y productiva. En última instancia, la idea central de Scrum es crear un proceso de retroalimentación constante. Así que mientras revises y perfecciones tus objetivos de forma constante, irás en la dirección correcta.
Lecturas recomendadas: Menos Hacer, Más Vivir de Ari Meisel
Menos Hacer, Más Vivir esboza algunas herramientas y métodos fundamentales para ser eficiente en todos los ámbitos de la vida, desde dormir hasta trabajar. El objetivo final es que puedas dedicar sólo el 20% de tu tiempo al trabajo, y el 80% restante al ocio y la superación personal.
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Conclusiones

Sigue estos sencillos pasos para lanzar tu primer proyecto Scrum.

La priorización es un componente crucial de la gestión de proyectos.

Aumenta la felicidad de tus empleados para aumentar la productividad.

"El despilfarro es un crimen contra la sociedad más que una pérdida empresarial". - Taiichi Ohno

Evita cualquier cosa que te distraiga del cumplimiento de tus objetivos.

"Cuanto mayor sea la saturación de la comunicación -cuanto más lo sepa todo el mundo-, más rápido será el equipo"

Crea un sistema de retroalimentación regular para mantener tu proyecto en marcha.

"Los equipos pequeños hacen el trabajo más rápido que los equipos grandes"

La gestión eficaz de proyectos consiste en promover un gran trabajo en equipo.

"Scrum se pregunta por qué lleva tanto tiempo y tanto esfuerzo hacer las cosas, y por qué somos tan malos calculando cuánto tiempo y cuánto esfuerzo llevarán las cosas."