Dirigir mejores debates en la sala de juntas

Formo parte de una junta como director no ejecutivo y, a menudo, me incomoda la cantidad de tiempo disponible para plantear preguntas y debatir temas. Además, hace poco trabajé con otra junta directiva sobre cómo añadir más valor al negocio. En este puesto, me encontré aconsejando a uno de los directores que hiciera menos preguntas y hiciera menos comentarios.

¿Cuántos comentarios o preguntas debe plantear un miembro de la junta en una reunión de la junta? Antes de convertirme en director, pregunté a los presidentes de la junta qué cualidades aprecian más en un director no ejecutivo. Uno decía: «Alguien que solo hace un comentario en cada reunión. Pero es una contribución muy importante». ¿Es correcto? ¿Debería una persona no ejecutiva esperar hacer una contribución por reunión, una contribución por tema del orden del día o qué?

El consejo de los gurús del gobierno es que los miembros del consejo de administración deben desafiar a los ejecutivos siempre que estén preocupados y seguir desafiando hasta que estén satisfechos. Por ejemplo, la Guía sobre la eficacia de los consejos de administración publicada por el Consejo de Información Financiera del Reino Unido estados, «Una junta eficaz no tiene por qué ser necesariamente un lugar cómodo. El desafío, así como el trabajo en equipo, son una característica esencial».

Pero puede tener demasiado de algo bueno. Veamos cómo se desarrolla una reunión típica.

Una reunión de la junta suele durar unas cuatro horas y asisten unos 10 directores. Supongamos que 30 de los 240 minutos se pierden en discusiones de calentamiento, pausas y recapitulación. Supongamos además que las presentaciones ocupan la mitad del tiempo restante. Eso deja 105 minutos para el debate, los desafíos y las preguntas importantes.

Si cada pregunta o comentario importante dura una media de cinco minutos de debate (algunas pueden tardar 15 minutos, otras solo dos), hay tiempo para tratar 20 temas. Puede que parezca bastante, pero solo son dos preguntas o comentarios por director. Así que el presidente que me aconsejó hacer un buen comentario en cada reunión no estuvo muy lejos de la realidad.

Por supuesto, si la reunión dura todo el día o si el consejo solo tiene seis directores, se pueden hacer tres o cuatro comentarios por persona. Si las presentaciones ocupan tres cuartos del tiempo o si los comentarios dan lugar a debates de 10 minutos, cada director tendrá tiempo de iniciar un solo debate.

¿Qué implica esto para las discusiones de la junta? Tres ideas:

• Los directores deben ser mucho más disciplinados a la hora de identificar los uno o dos desafíos o comentarios que quieren hacer en cada reunión del consejo de administración y ser más reflexivos a la hora de prolongar las discusiones iniciadas por otros directores
• Los documentos de la junta deben enviarse con al menos cuatro días hábiles de antelación para que los directores tengan tiempo de leer, resumir y priorizar
• Si un director tiene más de dos conversaciones en mente, debe enviar la lista completa al presidente con antelación para que pueda decidir qué dirigirse en la reunión y cuáles dirigirse de otras maneras

El tiempo de debate en la junta directiva es uno de los productos más escasos de los que dispone una empresa, a menudo menos de 10 horas al año. Si bien asegurarse de que el tiempo se utiliza con prudencia es, en última instancia, responsabilidad del presidente, cada director debe maximizar el valor que se crea con este recurso.