Rompa el atasco de papel en los pagos B2B

Muchas empresas todavía pasan por alto las virtudes de la factura electrónica y los sistemas de pago: alrededor del 70% de las transacciones entre empresas en EE. UU. implican facturas y cheques en papel, y gestionarlos cuesta unos 116 000 millones de dólares al año. Los sistemas electrónicos pueden ayudar a reducir los gastos generales de las cuentas a pagar en más del 50%, pero los proveedores deben convertirse rápidamente.

••• Los sistemas de pago y facturación electrónica han tardado en ponerse al día, a pesar de que ofrecen una enorme promesa de ahorro de costes, rapidez y transparencia en las transacciones de empresa a empresa. La tecnología tiene mucho que ofrecer: cada vez es más sólida y las grandes empresas de servicios financieros, incluidas American Express y JPMorgan Chase, se asocian con desarrolladores de software de pago para alojar los sistemas. Pero el papel sigue siendo la regla. Alrededor del 70% de las transacciones de empresa a empresa en EE. UU. implican facturas y cheques en papel. El coste anual de gestionar esa bolsa asciende a unos 116 000 millones de dólares, según una estimación de Bain & Company. ¿Qué se necesita para romper el atasco de papel? En primer lugar, las empresas deben comprender completamente las ventajas de la EIPP (presentación y pago electrónicos de facturas), que permite a los proveedores enviar facturas electrónicas a los compradores y permite a los compradores conciliar facturas con órdenes de compra y autorizar el pago a través de la plataforma en línea de un proveedor de servicios financieros. El EIPP puede ayudar a reducir los gastos generales de las cuentas a pagar en más del 50%, según nuestro análisis. Además, las facturas se pueden gestionar con más rapidez y un procesamiento más prompt permite a los compradores negociar descuentos para el pago puntual. En segundo lugar, las empresas de compras deben ser inteligentes a la hora de conseguir que los proveedores firmen. Nuestros estudios muestran que, por lo general, todas las ventajas del PEPI no se materializan hasta que más de la mitad de las facturas de los compradores se procesan en línea, por lo que es importante convertir los proveedores rápidamente. Para algunas empresas eso significa todo de un solo golpe; para otras significa una conversión rápida por fases. Kennametal, un proveedor mundial de componentes de ingeniería y herramientas y materiales avanzados con sede en Pensilvania, es una de las cuentas más importantes para la mayoría de sus 18 000 proveedores. Debido a esa influencia, fue capaz de convertirlos todos a la vez. El equipo que gestionó la conversión mostró a los proveedores, con el apoyo del proveedor de EIPP de la empresa, cómo minimizar las interrupciones. Una vez que el sistema funcionó, los gastos generales de pago de Kennametal se redujeron en dos tercios y los costes de procesamiento se desplomaron un 90%, a solo nueve céntimos por factura. El Memorial Sloan-Kettering Cancer Center, de Nueva York, compra a los grandes vendedores de suministros médicos para los que no hay sustitutos listos y a una amplia variedad de otros proveedores de servicios altamente especializados. Ganar a sus vendedores requería un toque hábil y la coordinación de una campaña militar. Sloan-Kettering dividió la conversión en tres fases, a partir de 2003. En busca de un éxito inicial rápido, llevó a cabo una campaña relámpago de 90 días para convertir a 50 proveedores que proporcionan materiales y suministros críticos para la misión. En la segunda fase, se ocupó de los proveedores cuyas transacciones de gran volumen y uso intensivo de papel se traducirían en los mayores ahorros. En la fase final, el equipo de conversión se centró en los proveedores cuyos servicios médicos técnicos a menudo se adaptan a las circunstancias específicas del paciente. Sloan-Kettering acortó el ciclo de pago para todos sus proveedores, pero también estipuló que la conversión a EIPP sería un requisito para la renovación del contrato. Hoy en día procesa 877.000 pagos al año, casi el doble que antes de que se adoptara el PEPI, sin personal adicional. A medida que más empresas empiecen a utilizar el EIPP, la interdependencia proveedor-comprador que ha ralentizado la adopción de la tecnología puede proporcionar su mayor impulso, cumpliendo por fin la promesa de Internet de un comercio sin fricciones.