Reimaginando la oficina urbana

Los investigadores sostienen que distribuir a los trabajadores por la ciudad o la región en espacios de trabajo más pequeños y darles la oportunidad de colaborar más con los colegas que viven muy cerca podría generar varios beneficios. Desde la perspectiva de la resiliencia, este modelo ofrece más opciones desde las que las personas pueden trabajar en caso de interrupciones, como un desastre natural, un corte de energía, una infraestructura comprometida o una interrupción importante del tráfico. Desde la perspectiva del desarrollo empresarial, puede acercar las organizaciones a sus clientes o clientes, e incluso ofrece opciones de ubicación compartida con ellos. También puede acercar las empresas a los solicitantes de empleo u otras reservas de talentos. En términos de diseño de oficinas, creen que las opciones tipo coworking son un modelo ejemplar del aspecto que podría tener una red de espacios de trabajo más distribuida.

••• La pandemia de la COVID-19 ha puesto a prueba abruptamente una década de decisiones corporativas de diseño inmobiliario y de lugares de trabajo al poner en tela de juicio el propósito de las grandes oficinas centralizadas. Dado que muchas organizaciones mantienen políticas de trabajo desde casa en un futuro próximo, sostenemos que ahora es el momento óptimo para planificar una estrategia laboral posterior a la pandemia retomando la sabiduría convencional detrás de la oficina centralizada. Creemos que un modelo más distribuido en las ciudades y regiones geográficas apoyaría mejor el rendimiento de los empleados y la resiliencia organizacional, al tiempo que contribuiría a mejorar el paisaje urbano y las comunidades locales. Durante los últimos años, hemos analizado específicamente cómo[los entornos de oficina ayudan a las personas a prosperar en el trabajo](https://www.routledge.com/Organizational-Behaviour-and-the-Physical-Environment/Ayoko-Ashkanasy/p/book/9781138053533). Prosperar se define como la experiencia conjunta de vitalidad y aprendizaje, y es [vinculado](https://positiveorgs.bus.umich.edu/wp-content/uploads/spreitzer-porath-teaching-plan-how-to-be-a-positive-leader.pdf) para mejorar el desempeño laboral, la creatividad, el bienestar e interacciones más positivas entre los colegas. También se ve afectado por el diseño de la oficina. Los espacios de reuniones bien diseñados pueden contribuir a una cultura de aprendizaje e intercambio de conocimientos, mientras que las comodidades, el acceso a la luz natural y otros elementos estéticos promueven una sensación de vitalidad. Por supuesto, prosperar también es situacional, y los últimos meses, independientemente del lugar donde se trabaje, han introducido factores de estrés que, sin duda,[hizo que fuera más difícil que la gente diera lo mejor de sí](https://michiganross.umich.edu/rtia-articles/q-and-finding-ways-thrive-work-during-our-current-challenging-times). En lugar de prosperar en entornos de trabajo optimizados para el desempeño laboral, muchas personas ahora hacen malabares con el trabajo, el cuidado de sus familiares y, para algunos, la educación en casa desde el mismo espacio doméstico. Sin embargo, a pesar de los desafíos asociados con nuestra «nueva normalidad», las personas, las organizaciones y las comunidades también han obtenido beneficios de los que será difícil dar marcha atrás.[El aire en las principales ciudades es más limpio](https://www.sciencedirect.com/science/article/pii/S0048969720333842). La gente no tiene que perder tiempo en ir al trabajo. Las organizaciones están dando a los trabajadores el [la flexibilidad que buscan desde hace tiempo](https://www.shrm.org/resourcesandtools/hr-topics/employee-relations/pages/how-to-create-an-effective-teleworking-program.aspx). Somos optimistas en cuanto a los beneficios a largo plazo que se pueden obtener si se adoptan nuevos principios de planificación y diseño. ** ** ### **¿Va a desaparecer la «oficina»?** La oficina no va a desaparecer, pero necesitará un enfoque nuevo, muy nuevo. Las personas seguirán necesitando lugares donde puedan reunirse, conectarse, entablar relaciones y desarrollar sus carreras. El tamaño, la escala y la apertura de la oficina moderna pueden ir en detrimento de la calidad de esas relaciones. Hace más de 40 años, en sus estudios sobre la naturaleza de la vida pública en las ciudades y los espacios, el sociólogo Richard Sennett[encontró eso](https://wwnorton.com/books/The-Fall-of-Public-Man/) las personas en los entornos laborales necesitan la libertad de distanciarse para mantener la calidad de sus relaciones sociales. Pero por mucho que necesitemos lugares privados a los que ir cuando buscamos la separación, también necesitamos lugares públicos que nos unan.[Otras investigaciones](https://www.ncbi.nlm.nih.gov/pmc/articles/PMC3149601/) sostiene que solo podemos mantener de 100 a 200 relaciones estables antes de que su calidad comience a disminuir. En conjunto, estas conclusiones sugieren que, si queremos mantener nuestras relaciones laborales y rendir al máximo, tenemos que revisar la escala y la estructura de nuestras oficinas para equilibrar mejor los niveles de conectividad y distancia entre nosotros y nuestros colegas. Más allá de la construcción de relaciones, las oficinas son importantes por muchas otras razones. Tanto las personas como las organizaciones utilizan los entornos de trabajo como una forma de expresar sus valores y aspiraciones. El diseño de lugares físicos nos ayuda[expresar nuestra identidad profesional](/2019/04/how-coworking-spaces-affect-employees-professional-identities) . Si bien el omnipresente trabajo virtual funciona (por ahora), muchos de nosotros seguimos funcionando a partir de culturas, normas, relaciones y prácticas que existían antes de la pandemia. Si queremos cambiar o adaptar alguno de esos factores en el futuro, será difícil sin algún grado de presencia física. Como nos dijo un CEO corporativo en un taller reciente: «No se puede cambiar una cultura con Zoom». ### **¿Cómo podemos diseñar una tipología de oficina mejor?** Como investigadores y diseñadores, realizamos un ejercicio de estudio de diseño para imaginarnos cómo sería una organización corporativa típica si una sede convencional se redistribuyera en una serie de nodos en red en una ciudad o región geográfica a diferentes escalas. ¿Qué implicaría este nuevo modelo? ¿Cómo podría mejorar la vida en la ciudad? ¿Y cómo ayudarían esos cambios a las organizaciones? Sostenemos que distribuir a los trabajadores por la ciudad o la región en espacios de trabajo más pequeños y darles la oportunidad de colaborar más con los colegas que viven muy cerca podría generar varios beneficios. Desde la perspectiva de la resiliencia, este modelo ofrece más opciones desde las que las personas pueden trabajar en caso de interrupciones, como un desastre natural, un corte de energía, una infraestructura comprometida o una interrupción importante del tráfico. Desde la perspectiva del desarrollo empresarial, puede acercar las organizaciones a sus clientes o clientes, e incluso ofrece opciones de ubicación compartida con ellos. También puede acercar las empresas a los solicitantes de empleo u otras reservas de talentos. Algunas grandes compañías de servicios financieros con sede en el distrito financiero de Nueva York han abierto recientemente espacios para software y otras operaciones relacionadas con la tecnología más cerca de la comunidad de empresas emergentes de la ciudad como una forma de conectarse con ella. Esta era la estrategia detrás[Capital One Labs](https://www.capitalonelabs.com/) Espacio neoyorquino, que se encuentra lejos de Wall Street, en el corazón del distrito de Flatiron. El espacio les ha ayudado[fomentar las conexiones con la comunidad tecnológica cercana](https://www.slideshare.net/capgemini/digital-leadership-interview-james-patterson-mvp-and-head-of-capital-one-labs?from_action=save) y[atraer talento](http://m.bankingexchange.com/news-feed/item/6070-bringing-business-into-digital-age-at-capital-one). Además, un cambio organizacional generalizado de oficinas que ocupan pisos grandes en un solo edificio a una serie de nodos distribuidos en varias ubicaciones se traduciría en más edificios de oficinas de uso mixto que atienden a un sector más diverso de trabajadores. Sostenemos que esta nueva tipología facilitaría más[conexiones de alta calidad](http://webuser.bus.umich.edu/janedut/High%20Quality%20Connections/Power%20High%20Quality.pdf), esencial para reforzar los equipos existentes y crear nuevas relaciones dentro y entre las organizaciones. ### **¿Qué aspecto tendrían estas oficinas?** Uno de los cambios más importantes que han afectado al sector inmobiliario corporativo en la última década ha sido la aparición y el crecimiento de los espacios de coworking, que ofrecen espacios de oficinas compartidas más pequeños y flexibles con arrendamientos a corto plazo a personas y organizaciones. El número total de espacios de coworking está aumentando, pero sigue representando solo una pequeña fracción de los espacios de trabajo corporativos. (Hay alrededor de[22 000 espacios de coworking en todo el mundo,](http://www.deskmag.com/en/2019-state-of-coworking-spaces-2-million-members-growth-crisis-market-report-survey-study) sirviendo a unos dos millones de trabajadores.) Sostenemos que las opciones tipo coworking son un modelo ejemplar del aspecto que podría tener una red de espacios de trabajo más distribuida. Uno de los desafíos de la oficina centralizada tradicional es que la comunicación interpersonal entre plantas y edificios es rara vez. Solemos[comunicar](/2014/10/workspaces-that-move-people) la mayoría con los que están a menos de seis pies de nosotros. Subdividir los edificios de oficinas urbanos en unidades de trabajo más pequeñas para varios negocios, con servicios compartidos, ayudaría a resolver este problema. Más espacios orientados al público harían que la oficina fuera más acogedora, ya que permitirían a las personas interactuar y entablar relaciones entre las unidades, o retirarse a áreas de trabajo privadas a su antojo. Además, mezclar oficinas de negocios con servicios como espacios para eventos, restaurantes y gimnasios dentro de los edificios comerciales permitiría a estos sectores complementarse en lugar de competir entre sí. Por ejemplo, los bares podrían colocarse a nivel de la azotea para aprovechar las vistas del edificio, mientras que los espacios de acondicionamiento físico podrían estar ubicados en un entresuelo o en un nivel medio para aprovechar las áreas de planta más grandes. Esta idea de distribuir cuidadosamente los espacios y los servicios en una parte del sector inmobiliario se basa en una estrategia que ha utilizado el[industria de la hostelería](https://www.tandfonline.com/doi/abs/10.1080/19368623.2019.1568339) durante la última década. Los hoteles combinan los servicios de destino, como un espacio de trabajo conjunto, con tiendas, cafeterías y restaurantes temáticos para atraer tanto a visitantes como a lugareños. Esto, a su vez, aumenta el atractivo de ciertos barrios para las empresas que ofrecen servicios complementarios. Estas estrategias de reutilización adaptativa pueden cambiar el carácter de los barrios urbanos, como ha sido el caso en lugares como[Centro de Los Ángeles](https://ulidigitalmarketing.blob.core.windows.net/ulidcnc/2013/05/Partnership-for-Building-Reuse-Learning-from-Los-Angeles-2013_opt.pdf), el extremo oeste de Manhattan, y [Centro de Detroit](https://news.umich.edu/first-city-of-detroit-forecast-projects-faster-job-growth-than-state-of-michigan/). En cada una de estas áreas, las vacantes comerciales han disminuido y el número de unidades de vivienda ha aumentado. Imaginamos un futuro urbano en el que estos cambios ofrezcan servicios, viviendas y empleos a personas de todo el espectro de ingresos, de modo que las ciudades, en última instancia, hagan más para apoyar a las personas de manera equitativa.  [Ver más gráficos de HBR en Datos y imágenes](https://www.hbr.org/data-visuals) Los cambios que recomendamos para las torres de oficinas urbanas han empezado a aparecer en algunos sitios suburbanos. Cuando se combina con[estrategias de rezonificación](http://uli.org/wp-content/uploads/ULI-Documents/Shifting-Suburbs.pdf), los sitios suburbanos ofrecen varias opciones posibles de reutilización adaptativa. Si bien los edificios de oficinas urbanos complementan la vida callejera que hay debajo de ellos, los edificios de oficinas suburbanos se pueden reutilizar para crear un destino. Esta estrategia alentaría a las personas a utilizar más edificios individuales para varios fines y reduciría la necesidad de que condujeran entre varios sitios. El[Bell Works](https://bell.works/) el sitio en Holmdel, Nueva Jersey (figura 2) ofrece una plantilla interesante para este modelo. Antiguamente un sitio de dos millones de pies cuadrados que albergaba los Bell Labs de AT&T en una ubicación suburbana relativamente aislada, el sitio se ha remodelado como un centro de uso mixto con lugares de trabajo subdivididos, espacios de trabajo, tiendas, restaurantes y otros servicios orientados a la comunidad. Lo que antes era un edificio para una sola organización ahora alberga más de 100 empresas diferentes en suites individuales. El sitio fomenta las interdependencias entre los grupos de usuarios: trabajadores de oficina que pueden comer en el sitio y compradores que pueden asistir a eventos in situ. El espacio ahora se activa de una manera más equilibrada, más allá del horario principal de 9 a 5 horas. Hasta el punto, aproximadamente el 25% de las personas que utilizan Bell Works a diario no trabajan en el edificio. El sitio[desarrollador](http://www.sdnj.com/) está abriendo un[segunda sucursal en los suburbios de Chicago](https://www.chicagobusiness.com/commercial-real-estate/can-abandoned-suburban-office-park-be-saved), que también incorpora una comunidad residencial a la mezcla de espacios. ### **¿Qué tecnologías requerirán estos espacios?** Incluso con grupos de personas que trabajan juntas en una red de ubicaciones, seguirá existiendo la necesidad de colaborar de forma virtual. La oficina tradicional y centralizada consta de salas de reuniones de varios tamaños y capacidades. En este modelo, alguien que llama prácticamente está en desventaja en comparación con sus colegas reunidos en la misma habitación. El trabajador remoto se presenta como una voz en el teléfono o una ventana de la pantalla. Sin embargo, la pandemia ya ha neutralizado las reuniones virtuales. Todos aparecen igual que una ventana en la pantalla. En el futuro, nos imaginamos organizar las reuniones de manera similar, utilizando tecnología inmersiva para conectar los grupos de participantes ubicados en el mismo lugar de manera más fluida y equitativa con los grupos de sus colegas ubicados en el mismo lugar. Una característica clave de la oficina descentralizada podría ser una sala de conferencias o un centro de radiodifusión híbridos con tecnología de realidad virtual y realidad aumentada. (Figura 3). ### **¿Dónde estarían ubicados estos espacios?** Hoy en día, las personas tienen más opciones disponibles en cuanto a dónde y cuándo hacer su trabajo. Entre la proliferación de espacios de coworking y otros espacios públicos equipados con wifi (cafeterías, bibliotecas, vestíbulos, etc.), hemos sido testigos de cómo las obras se empaquetan y se venden como servicio al consumidor. Una de las ventajas de las experiencias de trabajo consumidas es que pueden seguir a su base de usuarios. Con eso en mente, imaginamos un futuro en el que los espacios de trabajo a menor escala y basados en el vecindario puedan apoyar a las organizaciones cuyos trabajadores puedan vivir muy cerca unos de otros. En grandes áreas metropolitanas como Nueva York, Washington y Boston[donde los tiempos de viaje son largos](https://www.geotab.com/press-release/americas-best-commuter-cities/) pero cuando la copresencia con los colegas siga siendo importante, las oficinas satélite o los grupos de trabajo dentro de los espacios de cotrabajo compartidos podrían incorporarse a los escaparates de las tiendas u otros edificios a escala peatonal. El concepto de «lugar de trabajo como servicio al consumidor» contribuiría a la posible combinación de inquilinos de edificios de pequeña escala junto con servicios auxiliares, como la comida y la venta minorista. Para las organizaciones que deseen tener esto en cuenta como parte de su estrategia inmobiliaria, prevemos que el lugar de trabajo orientado al vecindario funcione como un híbrido cultural de la oficina tradicional y el trabajo desde casa. Trabajar más cerca de casa en la comunidad reforzaría la presencia de una organización en un vecindario mediante la aglomeración de trabajadores en un grupo local y ayudaría a cultivar un sentido de sociabilidad entre esos trabajadores. Creemos que una ventaja importante de esta estrategia es su capacidad de reforzar los objetivos de la organización en torno a la salud y el bienestar, reduciendo los tiempos de viaje y animando a las personas a ir al trabajo a pie o en bicicleta. Además, ofrecería a los trabajadores más flexibilidad, ya que permitiría a los equipos hiperlocales elegir una ubicación en función de sus preferencias compartidas. Por último, los equipos ubicados cerca de sus áreas de residencia heredan la ventaja de crear minicústeres multifuncionales que, de otro modo, no se unirían si las personas trabajaran en una oficina centralizada con áreas de trabajo unifuncionales. Abrir la puerta a los trabajadores para que creen este tipo de conexiones interpersonales cultivaría la colaboración a nivel geográfico local. Cada uno de estos beneficios sociales y espaciales aumenta las probabilidades de que los equipos prosperen. A nivel comunitario, la distribución de las organizaciones en varios lugares puede dar nueva vida a los espacios obsoletos de las ciudades y los suburbios. Uno de los efectos de la pandemia es el cierre de tiendas y pequeñas empresas en todas las comunidades. Si no está marcado, el[aumento de las vacantes en tiendas minoristas y otros escaparates](https://urbanland.uli.org/capital-markets/survey-u-s-commercial-real-estate-sector-expected-to-be-resilient-in-recovery/) dejará un vacío en los barrios. Convertir escaparates, locales comerciales desaparecidos (figura 4) u otros edificios grandes en espacios de oficinas puede ayudar a revitalizar los distritos comerciales en apuros y garantizar su vitalidad. Esta solución se puede encontrar en la escala de peatones de los barrios transitables y también puede funcionar en las ciudades centradas en los coches, ya que reorienta los edificios para permitir una mayor accesibilidad a pie. Un ejemplo de este tipo de transformación es el[reutilización](https://www.latimes.com/business/story/2019-11-02/westside-pavilion-macys-west-end-office-complex) de una tienda departamental desaparecida en una concurrida franja comercial de Los Ángeles a un lugar de trabajo de uso mixto con servicios orientados al público a pie de calle (figuras 5). ### **¿Qué hay de trabajar desde casa?** Una cosa que la pandemia ha demostrado es la viabilidad del trabajo desde casa para una amplia gama de industrias y funciones laborales. Para algunas personas u organizaciones, trabajar desde casa es una opción de último recurso, algo mucho menos de lo deseable dada la naturaleza de las circunstancias personales o profesionales. Para otros, esta experiencia ha aumentado la productividad, ahorrado tiempo, reducido los costes y minimizado el consumo de recursos. De hecho, muchos profesionales individuales reconocen los beneficios a largo plazo del trabajo desde casa. Nuestro estudio reciente sobre una sede corporativa de 700 personas reveló que al 82% de los empleados les gustaría conservar la opción de trabajar desde casa cuando las cosas vuelvan a la normalidad. Los líderes de la empresa también reconocen las posibles ventajas y muchos están de acuerdo en que es probable que cierto grado de trabajo remoto siga formando parte a largo plazo de sus estrategias laborales. Imaginamos un futuro en el que el trabajo desde casa siga siendo una opción permanente para muchas organizaciones y las personas que trabajan en ellas, pero que esté integrada en una red de espacios organizativos. Algunas organizaciones ya ofrecen a los empleados[estipendios](https://www.wired.com/story/silicon-valley-rethinks-home-office-twitter-slack/) para configurar un espacio de oficina en casa, al tiempo que reconocía que esa inversión puede ser[compensado por la reducción de los costes inmobiliarios comerciales a largo plazo](https://theconversation.com/remote-work-employers-are-taking-over-our-living-spaces-and-passing-on-costs-140610). La disrupción de las rutinas de la vida en la oficina ha brindado una oportunidad de aprendizaje para reimaginar la escala y el diseño del lugar de trabajo. Todos reconocemos el deseo de volver a la normalidad. La experiencia de trabajar desde casa ha equipado a una mayor parte de la fuerza laboral con las herramientas necesarias para prosperar en un panorama posterior a la pandemia que podría aportar cambios positivos a nuestras ciudades, comunidades y vidas profesionales.