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Resumen.

Estamos en medio de una importante transición del trabajo remoto al híbrido. A medida que se está produciendo este cambio, es esencial que los gerentes establezcan normas en torno a la comunicación digital con sus equipos. Tener una guía detallada te ayudará a asegurarte de que todos los miembros de tu equipo estén en sintonía y tengan las mismas expectativas, independientemente de quién trabaje desde dónde. El autor ofrece orientación sobre cómo tener estas conversaciones que establecen normas y cómo asegurarse de que sus normas establecidas se mantengan.

Cuando estábamos en la oficina, todos conocíamos las reglas de comunicación no escritas. Si alguien tenía puestos auriculares grandes, probablemente se concentraba en el trabajo y no quería que lo interrumpieran para chismear sobre el último drama. O si tu equipo estaba a punto de tener una reunión importante con un cliente, rápidamente responderías a las preguntas de última hora antes de entrar en la sala.

Todos aprendimos estas normas de comunicación observando a nuestros colegas. Pero ahora con el rápido cambio hacia el trabajo híbrido es necesario crear nuevas reglas para la comunicación digital. De alguna manera parece que cuantas más plataformas tengamos a nuestra disposición, más complicada se vuelve la comunicación digital.

He publicado un estudio de investigación con Quester este mes llamado» La crisis de la comunicación digital» para comprender los retos a los que todos nos enfrentamos en la comunicación digital en el lugar de trabajo. A través de una encuesta realizada a casi 2.000 empleados de oficina, descubrimos que más del 70% experimentó algún tipo de comunicación poco clara por parte de sus colegas. Esto hace que el empleado promedio pierda cuatro horas a la semana en comunicaciones digitales deficientes o confusas, lo que equivale a una cantidad anual promedio de 188.000 millones de dólares desperdiciados en toda la economía estadounidense.

He aquí un ejemplo de una organización que estaba luchando con este problema. La organización me contrató para evaluar los canales de comunicación digital de un equipo. El líder de la división quería saber por qué había tanta disfunción diaria: plazos incumplidos, correos electrónicos ignorados, informes de conversaciones incómodas en la sala de chat y muchas cosas basadas en compañeros agresividad pasiva.

No tardé mucho en descubrir que el equipo en cuestión utilizaba sus herramientas de colaboración en todos los sentidos menos en el correcto. En manos del equipo, el chat de Microsoft Teams se había convertido en una forma tortuosa para que los miembros evitaran la colaboración en videollamadas. Los miembros también compartían los mismos mensajes y documentos utilizando varias herramientas de colaboración, lo que dificulta que cualquiera sepa a dónde ir y qué. Por último, algunos miembros comentaban las tareas mediante mensajes de mensaje instantáneo de 10 palabras, sin explicar si su mensaje era una opinión o una solicitud de acción.

Con el tiempo, el equipo y yo creamos normas en torno al mejor y más adecuado uso de cada canal de comunicación. Esto es lo que hemos creado:

Establecimiento de normas de canal de colaboración

Usando este gráfico como plantilla, establece pautas para tu propio equipo. Como comento en mi nuevo libro, Lenguaje corporal digital, Recomiendo programar una reunión con el único propósito de tener esta discusión sobre el establecimiento de normas. Para fomentar un diálogo abierto, enmarque la reunión como una lluvia de ideas grupal y una sesión de trabajo. Aquí hay algunas preguntas para iniciar la conversación:

1. ¿Cuál ha sido la experiencia más colaborativa que has tenido en cada uno de estos canales?
   • mensaje instantáneo (Microsoft Teams, Slack, Skype,.)
   • Correo
   • videollamadas
   • Mensajes de texto (si corresponde)
2. Basándonos en estas experiencias positivas, ¿cuáles son las normas que queremos establecer para cada canal? (Consulte la columna de arriba a la derecha para ver ejemplos específicos). A medida que establezca estas pautas, piense en la longitud del mensaje, la complejidad y el tiempo de respuesta.
   • ¿Cuánto tiempo es demasiado para que aparezca un mensaje de mensaje instantáneo?
   • ¿Queremos limitar el número de personas a incluir en un mensaje instantáneo grupal?
   • ¿Cuándo (si es que alguna vez) es apropiado enviar un mensaje de texto a alguien?
   • ¿Cuál es el tiempo de respuesta esperado para los correos electrónicos?
3. Cuando hacemos la transición a una oficina híbrida, ¿cómo mantendremos la inclusión de nuestros empleados remotos y evitar posibles sesgos?
4. Dado que muchos de nosotros trabajamos de forma asíncrona, ¿cómo nos aseguraremos de comunicarnos cuando trabajemos sin dejar de respetar el tiempo personal de todos?

Una vez que hayas establecido las normas de comunicación de tu equipo, lo difícil es asegurarte de que se mantengan: las personas tienen la costumbre de volver a sus viejas costumbres. Consciente de esta tendencia, trabajé con el equipo para identificar a dos o tres promotores de canal cuya función era fomentar las mejores prácticas dentro de cada canal y dar gracias a aquellos que estaban modelando los comportamientos correctos.

También desarrollamos una práctica diseñada para eliminar situaciones en las que las personas duplicaban contenido innecesariamente en varios canales mediante la aplicación del hashtag #killduplication como respuesta cuando se envía un mensaje en el canal equivocado. Si alguien no se adhiere a las últimas normas de colaboración híbrida, se anima a los miembros del equipo a que respondan con «#killduplication» para que aprender el nuevo comportamiento sea menos una llamada y un refuerzo más divertido. La frase #killduplication es ahora un elemento básico en la cultura del equipo, ya que ayuda a eliminar la pérdida de tiempo y garantiza que los compañeros optimicen el uso de cada medio digital.

Estamos en medio de una importante transición del trabajo remoto al híbrido. A medida que se está produciendo este cambio, es esencial que los gerentes establezcan normas en torno a la comunicación digital con sus equipos. Tener una guía detallada te ayudará a asegurarte de que todos los miembros de tu equipo estén en sintonía y tengan las mismas expectativas, independientemente de quién trabaje desde dónde.

— Escrito por Erica Dhawan