Qué se necesita para organizar una gran reunión virtual

No poder trabajar juntos en la misma habitación con sus compañeros puede convertirse en un gran desafío debido al brote de coronavirus. Para que las reuniones virtuales funcionen, puede que tenga que ajustar la forma en que las lleva a cabo su equipo. Prioriza el vídeo, pero ofrece una opción de acceso telefónico. Pruebe la tecnología con antelación y asegúrese de que se pueden ver las caras. Siga las mejores prácticas de las reuniones generales, como tener un objetivo claro y distribuir una agenda. Minimice la duración de la presentación, utilice un rompehielos para que todos hablen, asigne un facilitador, llame a los participantes y recopile los comentarios en tiempo real a través de los sistemas de votación para asegurarse de que se escuchan todas las voces. No tenga miedo de abordar temas difíciles. Y recuerde hacer una carrera de práctica mientras estén juntos. Una pequeña inversión en preparación ahora podría tener un enorme impacto si llega ese momento.

••• Mientras las empresas se esfuerzan por proteger a los empleados de la propagación del coronavirus con restricciones de viaje y acuerdos de trabajo remoto, existe una clara posibilidad de que las reuniones presenciales con los equipos, los clientes o los proveedores se cancelen durante días, o incluso semanas. En el mejor de los casos, tan pronto como uno o dos asistentes «llaman» a una reunión, la productividad empieza a verse afectada. Hay una larga lista de razones. Los asistentes suelen interpretar las reuniones virtuales como una licencia para realizar múltiples tareas. Los organizadores de las reuniones suelen ser menos cuidadosos con el propósito y el diseño de la conversación. Y no es raro que uno o dos asistentes dominen el debate mientras que otros se sientan y «se desconectan». Pero no tiene por qué ser así. Las reuniones virtuales, incluso las improvisadas provocadas por el miedo a un contagio, se pueden organizar de forma más eficaz, utilizando las mejores prácticas básicas para las reuniones y una tecnología económica y fácil de usar. Estas son 12 medidas que puede seguir para que eso suceda: **1. Utilizar vídeo**. Para que las personas sientan que están todas en la «misma» reunión, utilice la videoconferencia en lugar de las llamadas tradicionales de las conferencias. La tecnología (como Zoom, Skype y GoToMeeting) ayuda a personalizar la conversación y a mantener la participación de los participantes. **2. Dicho esto, siempre ofrecen una opción de entrada de audio**. La videoconferencia puede funcionar muy bien, pero depende de una conexión a Internet potente que puede que no siempre esté disponible. La gente necesita la posibilidad de participar mediante audio, pero deje claro que la nueva norma es dar prioridad al vídeo. **3. Pruebe la tecnología con antelación**. Nada mata el impulso al principio de una reunión como un retraso de 15 minutos porque la gente necesita descargar el software, no puede hacer que el vídeo funcione, etc. Antes de una reunión virtual, todos los participantes deben probar la tecnología y asegurarse de que se sienten cómodos con las funciones principales. Y recuerde que las conversaciones con los proveedores o los clientes pueden requerir que su equipo se familiarice con los diferentes paquetes de software. **4. Asegúrese de que las caras estén visibles**. Las videoconferencias son más eficaces cuando las personas pueden ver las expresiones faciales y el lenguaje corporal de los demás. Pida a las personas que se sienten cerca de su cámara web para ayudar a recrear la intimidad de una reunión presencial. **5. Cíñete a lo básico de las reuniones.** Antes de la conversación, fije objetivos claros y envíe una lectura previa si procede. Durante la sesión, utilice una agenda, fije las reglas básicas de la reunión, tómese descansos y describa claramente los próximos pasos (incluidos los plazos y las responsabilidades) después de cada sección y al final de la reunión. **6. Minimizar la duración de la presentación**. Lo único peor que una presentación larga en persona es una presentación larga durante una reunión virtual. Las reuniones deberían ser debates. La información de antecedentes debe proporcionarse de antemano. Si alguien necesita hacer una presentación, utilice la pantalla compartida para guiar la conversación, de modo que los asistentes puedan literalmente «estar en la misma página». Pero priorice la conversación para maximizar el tiempo que las personas se miran. **7. Utilice un rompehielos**. Aunque no nos gustan mucho, es importante utilizar todas las herramientas para reforzar las relaciones interpersonales cuando las personas se sienten aisladas. Además, es importante saber si un participante puede tener un amigo cercano o un familiar que esté luchando contra el virus, por lo que es necesario algún tipo de «registro». **8. Asignar un facilitador**. Por lo general, es más difícil gestionar una discusión virtual que una en persona. Puede resultar útil asignar a una persona para que guíe la conversación, de modo que los demás participantes se centren en el contenido. El facilitador también puede utilizar un sistema de votación para «tomar el pulso» del grupo sobre determinadas preguntas y garantizar que se escuchen todas las voces. El facilitador también debería poder resolver las preguntas básicas sobre la tecnología que se utiliza. **9. Llame a la gente**. Lograr que todos participen sin hablar unos de otros es uno de los aspectos más difíciles de organizar una reunión virtual. Para evitarlo, le recomendamos que llame periódicamente a las personas para que hablen, incluso prácticamente «dando una vuelta a la mesa» antes de que se tome una decisión. Algunos paquetes de software incluso permiten a los asistentes «levantar la mano» si quieren. Esto puede ayudar al facilitador a cerrar sin correr el riesgo de excluir las opiniones de un participante introvertido. **10. Capture comentarios en tiempo real**. Recopilar y procesar información de alta calidad durante una reunión virtual puede resultar difícil, sobre todo porque las señales visuales son más difíciles de leer. Utilice una herramienta de encuestas telefónica, como Poll Everywhere, para recopilar comentarios de los asistentes sobre temas específicos a pedido en tiempo real. Mantenga la votación abierta, separada de la videoconferencia para no interrumpir la conversación. Los participantes necesitarán instrucciones claras sobre cómo utilizar el sistema y las prácticas, pero los grupos lo aprenden muy rápido y vale la pena el esfuerzo. **11. No tenga miedo de abordar temas difíciles**. Reunirse virtualmente es un comportamiento que se aprende y se sorprenderá de lo mucho que puede sacar de ello una vez que usted y su equipo comiencen a sentirse cómodos trabajando de esta manera. Puede parecer natural esperar para hablar de temas difíciles hasta que todos estén en persona, pero puede que esa no sea una opción. Así que no rehuya los temas controvertidos. **12. Practique una o dos veces mientras estén juntos**. Celebre su próxima reunión de personal de forma virtual, con cada ejecutivo sentado en su oficina y esperando la reunión sin ayuda. Cuando termine la reunión, reúna e informe sobre la experiencia. ¿Qué salió bien y qué no? ¿Cómo puede hacer evolucionar sus reuniones virtuales para que sean tan productivas como cuando se reúne en persona? No poder trabajar juntos en la misma habitación con sus compañeros puede convertirse en un gran desafío en las próximas semanas. Para que las reuniones virtuales funcionen, puede que tenga que ajustar la forma en que las lleva a cabo su equipo. Pero una pequeña inversión en preparación ahora podría tener un enorme impacto si llega ese momento.