«¿Qué quieres decir con que no te gusta mi estilo?»

En las grandes corporaciones de todo el país, la gente juega un juego de pádel, con borradores de letras en lugar de pelotas. Volea tras volea va y viene entre los que firman las cartas y los que realmente las escriben. Es un juego que a nadie le gusta, pero continúa y lo pagamos. La jornada laboral no tiene tiempo extra para semejante improductividad. ¿Qué causa este round robin de revisión?

¿Erratas? ¿Expresiones objetivas? ¿Formato deficiente? No. Estilo lo hace. Pregúntate con qué frecuencia escuchas declaraciones como estas:

• «Los nuevos asistentes tardan aproximadamente un año en aprender mi estilo. Hasta que lo hagan, no tengo más remedio que devolver las cartas para su revisión. No firmaré una carta si no suena como yo».
• «Me resulta difícil, casi imposible, escribir cartas para la firma de mi jefe. El estilo del jefe es diferente al mío».

En las empresas donde los directivos escriben principalmente sus propias cartas, también reina la confusión sobre el estilo. Alguien envía una carta y escucha más tarde que la reacción no fue en absoluto la deseada. Se informa que al lector no le gusta el «tono» del escritor. Un colega mira una copia de la carta y dice: «No es de extrañar que al lector no le guste esta carta. No deberías haber dicho las cosas de la forma en que lo hiciste. Usaste el estilo equivocado para una carta como esta». «¿Estilo?» dice el escritor. «¿Qué le pasa a mi estilo?» «No sé» es la respuesta. «No me gusta la forma en que dices las cosas».

Todo el mundo habla de estilo, pero casi nadie entiende el significado de la palabra en el entorno empresarial. Y esta falta de comprensión perjudica tanto a quienes escriben cartas para la firma de otros como a quienes escriben por sí mismos. Ninguno sabe a dónde acudir en busca de ayuda. El maravilloso libro de Strunk y White Los elementos del estilo dedica solo unas pocas páginas a una discusión sobre el estilo, y eso concierne únicamente al estilo literario.¹ Libros como el Chicago Manual de estilo² parecen definir el estilo como todos los puntos técnicos que cubren, desde abreviaturas y mayúsculas hasta notas al pie de página y bibliografías. Y las definiciones de los diccionarios suelen ser demasiado vagas para ser útiles.

Incluso una definición tan general como esta ofrece escasa ayuda, aunque quizás sea lo más parecido a la forma en que los empresarios usan la palabra:

El estilo es «la forma en que se dice o hace algo, a diferencia de su sustancia».³

Los gerentes que firman borradores escritos por los subordinados, y los propios subordinados, ya saben que tienen problemas para ponerse de acuerdo sobre «la forma en que se deben decir las cosas». ¿Qué significa, por ejemplo, «camino»? Al tratar de encontrar esa manera, tanto los gerentes como los subordinados persiguen un fatuo fatuo. No hay una manera mágica, ni una forma perfecta y universal de escribir las cosas que se alejen de las críticas al estilo. Ahí es ningún estilo de escritura en los negocios que sea apropiado en todas las situaciones y para todos los lectores, aunque los gerentes y subordinados suelen hablar y comportarse como si lo hubiera.

Pero, ¿por qué tanta confusión? ¿No es el estilo la forma en que decimos las cosas? Ciertamente lo es. Entonces, el estilo de escritura debe estar compuesto por las palabras particulares que seleccionamos para expresar nuestras ideas y los tipos de oraciones y párrafos que juntamos para transmitir esas ideas. ¿Qué otra cosa podría ser? La escritura no tiene tono de voz ni gesto corporal que le imparta significados adicionales. En la comunicación escrita, el tono proviene de lo que el lector lee en las palabras y oraciones usadas.

Las palabras expresan más de denotaciones, las definiciones encontradas en los diccionarios. También llevan connotaciones. En los sentimientos e imágenes asociados a cada palabra reside la capacidad que tiene un estilo de escritura para producir una reacción emocional en el lector. Y en esa capacidad reside el tono de un escrito. El estilo es en gran medida una cuestión de tono. El escritor utiliza un estilo; el lector infiere el tono de una comunicación. El tono proviene de lo que un lector lee en las palabras y oraciones que usa un escritor.

En el entorno empresarial, el tono es especialmente importante. La escritura empresarial no es escritura literaria. Los artistas literarios utilizan estilos únicos para «expresarse» ante un público general. Los empresarios escriben a personas particulares en situaciones particulares, no tanto para expresarse como para lograr propósitos particulares, «para hacer un trabajo». Si a un lector no le gusta el tono de un novelista, no le puede pasar nada más que no vender algunos libros. Sin embargo, en la situación empresarial, un estilo ofensivo puede no solo impedir una venta, sino que también puede rechacar a un cliente, ir en contra de un ascenso o incluso costarle un empleo.

Si bien el estilo se puede distinguir de la sustancia, no se puede separar de la sustancia. En la escritura de negocios, el estilo no puede separarse de las circunstancias en las que se escribe algo o de los gustos, disgustos, posición y poder del lector.

Una definición viable de estilo en la escritura empresarial sería algo así:

El estilo es la elección de palabras, oraciones y formato de párrafo que, por ser apropiado a la situación y a las posiciones de poder tanto del escritor como del lector, produce la reacción y el resultado deseados.

¿Qué estilo es el tuyo?

Tomemos un caso y veamos qué podemos aprender de él. Supongamos que es un ejecutivo de una empresa de procesamiento de información muy grande. Recibirás la siguiente carta:

Sr. (Sra.) Leslie J. Efectivo

Corporación XYZ

Calle principal

Anytown, EE. UU.

Querida Leslie:

Como sabes, respeto mucho tu opinión profesional. El consejo que su personal nos ha dado en ABC Corporation al pasar a un sistema de información integral durante los últimos tres años ha sido muy útil. Sin embargo, le escribo ahora, en mi papel de presidente del comité ejecutivo de los fideicomisarios de nuestro hospital. En Community General Hospital hemos decidido establecer un equipo de evaluación de procesamiento de datos voluntario capacitado para evaluar las propuestas para automatizar el flujo de información de nuestro hospital.

He sugerido su nombre a mi comité. Sé que podrías obtener una satisfacción real ayudando a tu comunidad como miembro de este equipo de evaluación. Por favor, di que sí. Espero poder contar con tu consejo. Déjame saber de ti pronto.

Bisturí Frank J.

Presidente

Comité Ejecutivo

Hospital General Comunitario

Anytown, EE. UU.

Si aceptó el nombramiento mencionado en esta carta, tendría un conflicto de intereses. Usted es ejecutivo de XYZ, Inc. Sabe que XYZ presentará una propuesta para instalar un sistema de información integral para el hospital. El Sr. Scalpel es vicepresidente de finanzas de ABC Corp., un muy buen cliente suyo. Lo conoces bien porque has trabajado con él en programas comunitarios así como en el mundo de los negocios.

Puedo pensar en cuatro respuestas típicas a la carta de Scalpel. Cada uno dice esencialmente lo mismo, pero cada uno está escrito con un estilo de negocio diferente:

¿Qué opinas de estas cartas?

Respuesta 1

Sr. Frank J. Scalpel

Presidente del Comité Ejecutivo

Hospital General Comunitario

Anytown, EE. UU.

Estimado Frank,

Como se dará cuenta, esta era litigiosa a menudo obliga a las grandes empresas a tomar medidas estrictas no solo para evitar conflictos de intereses por parte de sus empleados, sino también para impedir incluso la propia sugerencia de conflicto. Y, dado que mi empresa tiene la intención de presentar una propuesta con referencia a la automatización del flujo de información del hospital, no me parece que forme parte de un equipo de evaluación que evalúa las propuestas de los competidores. Incluso si me disculpara de considerar la propuesta XYZ, seguiría siendo vulnerable a los cargos que he dado poca importancia a las ofertas de la competencia.

Si hay alguna otra forma de servir a la comisión que no va a plantear este espectro de conflicto de intereses, sabes que me resultaría agradable ser útil, como siempre.

Sinceramente,

Respuesta 2

Estimado Frank,

Sus comentarios relativos a su respeto por mi opinión profesional son muy apreciados. Además, su invitación a formar parte del equipo de evaluación del procesamiento de datos del hospital es recibida con gratitud, aunque con cierta preocupación.

El equipo de evaluación debe estar compuesto por personas libres de alianza con cualquiera de los proveedores que presenten propuestas. Por esa razón, se considera que mis servicios en el equipo podrían interpretarse como un conflicto de intereses.

Tal vez se pueda dar ayuda de alguna otra manera. Una vez más, tenga la seguridad de que su invitación ha sido apreciada.

Sinceramente,

Respuesta 3

Estimado Frank,

Gracias por sugerirme mi nombre como posible miembro de su equipo de evaluación del procesamiento de datos. Ojalá pudiera servir, pero no puedo.

XYZ pretende, naturalmente, presentar una propuesta para automatizar el flujo de información del hospital. Puedes ver la posición de conflicto en la que estaría si estuviera en el equipo de evaluación.

Avísame de cualquier otra forma en que pueda serte de ayuda. Sabes que estaría más que dispuesta. Gracias de nuevo por la invitación.

Cordialmente,

Respuesta 4

Estimado Frank,

Gracias por las amables palabras y por la invitación. Ojalá pudiera decir que sí. Sin embargo, no puedo.

XYZ tiene la intención de presentar una propuesta segura sobre la automatización de la información del hospital. ¡No debería ser juez y abogado al mismo tiempo!

De cualquier otra forma en que pueda ayudar, Frank, solo pregunta. Gracias de nuevo.

Cordialmente,

Comparemos las reacciones

Ahora que has dado tus reacciones, vamos a compararlas con algunas de las mías.

Respuesta 1 parece frío, impersonal, complejo. Creo que la mayoría de la gente de negocios reaccionaría negativamente a este estilo porque parece alejar al lector del escritor. Su elección de palabras tiene una cualidad cerebral que, aunque halaga la inteligencia del lector, también desfila la del escritor.

Respuesta 2 es bastante genial, bastante impersonal y algo complejo. Las reacciones de los lectores probablemente no serán ni muy positivas ni muy negativas. Este estilo de escritura es «bla» porque es muy pasivo. En lugar de decir «Agradezco sus comentarios», dice «Sus comentarios son muy apreciados»; en lugar de «Creo que mis servicios podrían interpretarse como un conflicto de intereses», dice «Se considera que mis servicios podrían interpretarse». El uso de la voz pasiva subordina modestamente a los escritores al fondo de las oraciones o los hace desaparecer.

Este es el estilo de escritura impersonal y pasivo que muchos con conocimientos de ingeniería, matemáticas o científicos se sienten más cómodos usando. Es inofensivo, pero ciertamente no es colorido, ni contundente ni interesante.

Respuesta 3 ilustra el estilo de escritura que utilizan la mayoría de los ejecutivos de alto nivel. Es sencillo; es personal; hace calor sin ser almibarado; es contundente, como un apretón de manos firme. A casi todo el mundo en los negocios le gusta este estilo, aunque los gerentes de nivel inferior a menudo tienen miedo de escribir tan directamente (y, como resultado, a menudo se encuentran retrocediendo en los estilos de las respuestas 1 y 2, el estilo de 1 para parecer «inteligentes» para los superiores y el estilo de 2 para aparecer. poco mandona y bastante impersonal). Las personas que consideran que la respuesta 2 es agradable pueden sentirse un poco dudosas acerca de la idoneidad de la respuesta 3. (Aunque no tengo forma de probar este juicio, supongo que más lectores en posiciones altas —quizás más dueños-gerentes— desearían la respuesta 3 que los lectores que todavía están en posiciones más bajas).

Respuesta 4 va más allá de ser contundente; es molestamente seguro de sí mismo y ventoso. Es colorido y conversacional hasta el extremo, y es tan intensamente personal y cálido que muchos empresarios se sentirían ofendidos, incluso si conocieran muy de cerca a Frank Scalpel. «Suena como una charla de un publicista», dirían algunos.

La estrategia es parte del estilo

Al comparar tus respuestas con las mías, ¿dijiste: «¿Qué diferencia hay en qué estilo? I como o que más se parece mi estilo habitual? Lo que importa es qué estilo le irá mejor al Sr. Scalpel en esta situación»? Si lo hiciste, vamos a llegar a algún sitio.

Anteriormente, cuando definíamos el estilo de escritura empresarial, algunos habrían querido añadir: «Y ese estilo debería sonar como yo». Esto quedó fuera por una buena razón. Las circunstancias no solo alteran los casos, sino que alteran el «tú» que es prudente que tu estilo proyecte. A veces es prudente ser contundente; otras veces es suicida. A veces es apropiado ser alegre y colorido; otras veces es ridículo. Hay momentos para ser personales y otros para ser impersonales.

No entender esta cuestión de estilo y tono es la razón por la que el gran juego corporativo de pádel entre gerentes y subordinados sigue y sigue. El subordinado intenta imitar el estilo del jefe, pero en realidad, a menos que el jefe sea extremadamente insensible, no tiene un estilo único para todas las circunstancias y para todos los lectores. Lo que suele suceder es que después de varios intentos, el subordinado escribe una carta que firma el jefe. «¡Ajá!» dice el subordinado. «¡Así que eso es lo que quiere el jefe!» Y luego el subordinado intenta usar ese estilo para todas las situaciones y lectores. Más tarde, el superior comienza a rechazar los borradores escritos en el mismo estilo que le gustaba antes. Ambas partes levantan la mano.

Esta volea es absurda y derrochadora. Tanto el superior como el subordinado deben reconocer que en la escritura comercial, el estilo no puede considerarse aparte de la situación dada o de la persona a la que se dirige la escritura. Los escritores expertos seleccionan el estilo que se adapta a un lector en particular y el tipo de situación de escritura a la que se enfrentan. En los negocios, las personas a menudo se enfrentan a las siguientes situaciones de escritura:

Situaciones positivas.

Decir sí o transmitir buenas noticias.

Situaciones en las que se pide algo de acción al lector.

Dar órdenes o persuadir a alguien para que haga lo que se le pide.

Situaciones de transmisión de información.

Dando el precio de diez widgets, por ejemplo.

Situaciones negativas.

Decir no o dar malas noticias.

En cada una de estas situaciones, la elección del estilo es de importancia estratégica.

En situaciones positivas, un escritor puede relajarse en todos los frentes. Los lectores suelen estar tan contentos de escuchar las buenas noticias que prestan poca atención a cualquier otra cosa. Sin embargo, es posible que alguien comunique buenas noticias de una manera tan fría, impersonal, indirecta y casi desagradable que el lector se molesta.

Las situaciones de solicitud de acción implican una forma de negociación. En una situación en la que el escritor tiene todo el poder, puede usar un estilo de mando contundente. Sin embargo, cuando el escritor no tiene poder sobre el lector, hay que pedir acciones y persuadir al lector, no ordenarlo. En tales casos, un estilo contundente no será adecuado en absoluto.

En situaciones de transmisión de información, lo mejor es transmitir el mensaje de manera contundente y directa. Tales situaciones no suelen estar cargadas emocionalmente.

En situaciones negativas, la diplomacia se vuelve muy importante. El estilo correcto depende de las posiciones relativas de la persona que dice que no y de la persona a la que se le dice que no.

Por ejemplo, si fueras Leslie Cash, la persona del ejemplo al principio del artículo a la que Frank Scalpel invitaba a formar parte del equipo de evaluación de un hospital, estarías en una situación de tener que decir que no a un cliente muy importante de tu empresa. También estarías en una situación doblemente sensible porque es poco probable que el Sr. Scalpel no reconozca que te está pidiendo que entres en una situación de conflicto de intereses. Probablemente te esté preguntando igualmente. Por lo tanto, no solo tendrías que decirle que no, sino que tendrías que evitar decirle que te ha pedido que hagas algo que no es ético. En este caso, se enfrentaría a comunicar dos mensajes negativos a la vez o de lo contrario no le daría a Scalpel ninguna razón sensata para negarse a servir.

Se adapta a tu estilo a la situación

Ahora que hemos pensado en las implicaciones estratégicas del estilo, volvamos a ver cada una de las respuestas a la solicitud de Scalpel y preguntémonos cuál es la mejor.

¿Lo hacemos quiero ser personal y cálido? Normalmente sí. ¿Pero en esta situación? ¿Queremos comunicarnos de forma clara, directa y contundente? Normalmente sí. ¿Pero aquí? ¿Queremos parecer como si estuviéramos dejando de lado el conflicto, como hace la tercera respuesta? ¿O queremos abordar este tema con mucho aliento, como en la primera respuesta, o de forma pasiva, como en la segunda? ¿Cuál es el estilo estratégicamente apropiado?

En resumen, no tenemos forma de saber cuál de estas respuestas le irá mejor al Sr. Scalpel. La elección es una cuestión de criterio en una situación concreta. Juzgar la situación con precisión es lo que separa a los comunicadores ejecutivos exitosos de los fallidos.

Mirando la situación con la estrategia en mente, observamos que en la primera respuesta, el escritor se retrae de estar cerca, sabiendo que es necesario rechazar no solo una sino dos de las peticiones del lector. Mediante el uso de fraseología legalista y vocabulario latino, el escritor reduce la naturaleza personal de la comunicación y la transforma en una declaración formal. Da una respuesta abstracta, similar a un libro de texto, que elimina el tono del rechazo personal.

El mero hecho de que la respuesta 1 sea difícil de leer y de que su impacto sea aburrido puede ser un activo estratégico en este tipo de situaciones negativas. Pero si en esta situación un subordinado le presenta la respuesta 1 para su firma, ¿sería apropiado que la rechazara porque no está escrita en el estilo? tú pasar a como lo mejor en abstracto, digamos, ¿el estilo de respuesta 3?

Ahora veamos la respuesta 2. De nuevo, vemos que la falta de calidez personal puede ser muy apropiada para la situación que nos ocupa. Casi de inmediato, la carta vuelve a caer en la impersonalidad. Y al usar la pasiva constantemente, el escritor evita la necesidad de decir «debo decir que no». Además, el término interpretado refuerza la pasiva en el segundo párrafo. Este término es una forma muy débil pero posiblemente una forma estratégica de implicar que algunos personas ( otro personas, no el escritor) podría interpretar la petición de Scalpel como una invitación a participar en una acción indebida. Ahora podemos ver que, en lugar de parecer aburrida y carente de calidez personal como lo hizo en resumen, la respuesta 2 puede ser el tipo de carta que sería prudente enviar, es decir, cuando hemos tomado cuidadosamente en consideración toda la situación y no solo nuestros gustos y aversiones personales.

La tercera respuesta, y en mayor medida la cuarta, tienen estilos estratégicamente inapropiados para esta situación. De hecho, Scalpel bien podría considerar el colorido estilo de la cuarta respuesta como altamente ofensivo. Ambas respuestas señalan directa y contundentemente el obvio conflicto, pero al ser tan directo cada una corre el riesgo de ofenderlo sutilmente. (La tercera respuesta es «puedes ver la posición de conflicto en la que estaría si estuviera en el equipo de evaluación», y la cuarta es «¡No debería ser juzgado y abogado al mismo tiempo!») Podríamos argumentar bastante fuerte que el estilo directo, contundente y franco de la tercera respuesta y el estilo de «publicidad» alegre, cálido, colorido e intensamente personal de la cuarta respuesta pueden resultar ineficaces en una situación delicada y negativa como esta.

¿Qué efecto quieres?

En este punto, los lectores pueden decir: «Muy bien. Estoy convencido. Necesito adaptar mi estilo a lo que sea apropiado en cada situación. Y también necesito dar instrucciones a otros para que sepan cómo ajustar sus estilos. ¡Pero tampoco tengo la más vaga idea de cómo hacerlo!» A continuación, se ofrecen algunas sugerencias para variar tu estilo de escritura. No estoy insinuando que una comunicación deba escribirse de un solo estilo. Por ejemplo, una carta para ser leída en voz alta en la fiesta de jubilación de un colega puede requerir no solo un estilo cálido y personal, sino también colorido. Un informe analítico largo puede requerir un estilo pasivo e impersonal, pero la persuasiva carta de presentación puede requerir recomendaciones que se presenten con un estilo muy contundente.

Para un estilo contundente

Este estilo suele ser apropiado solo en situaciones en las que el escritor tiene el poder, como en las solicitudes de acción en forma de órdenes o cuando se dice que no con firmeza pero cortésmente a un subordinado.

• Usa la voz activa. Haz que tus oraciones hagan algo a las personas y a los objetos, no solo quédese allí haciendo cosas; haz que den órdenes: «Corregir este error inmediatamente» (entendido es el tema) en lugar de «Se debe hacer una corrección» (lo que deja al lector preguntándose, quién lo hace).
• Da un paso adelante y sé contado: «He decidido no recomendarte para la promoción» en lugar de «Desafortunadamente, no habrá una recomendación positiva para tu promoción».
• No te des vueltas por las ramas ni actúes como un político. Si hay que decir algo, díselo directamente.
• Escribe la mayoría de tus oraciones en orden sujeto-verb-objeto. No los debilite poniendo frases namby-pamby antes del tema:

«He decidido financiar tu proyecto» en lugar de «Después de deliberar mucho y sopesar los pros y los contras, he decidido financiar tu proyecto».

• No debilite las oraciones relegando el punto o la acción a una cláusula subordinada:

Si lo que quieres decir es que tu empresa ha ganado un contrato, di «Acme ganó el contrato, aunque la licitación fue intensa y altamente competitiva», no «Aunque Acme ganó el contrato, la licitación fue intensa y altamente competitiva».

• Adopta un tono de confianza y seguridad sobre lo que dices evitando palabras de comadreja como:

«Posiblemente», «tal vez», «quizás».

«Se podría concluir que».

«Algunos podrían concluir eso».

Para un estilo pasivo

Este estilo suele ser apropiado en situaciones negativas y en situaciones en las que el escritor se encuentra en una posición inferior a la del lector.

• Evita lo imperativo, nunca des una orden:

Diga «Antes de nuestra próxima reunión se debe diseñar una presentación de ideas más eficaz y que ahorre tiempo» en lugar de «Presentar mejor sus ideas en nuestra próxima reunión. Respeta mi tiempo y va directo al grano».

• Usa la voz pasiva en gran medida porque subordina al sujeto al final de la oración o entierra al sujeto por completo. La pasiva es especialmente útil cuando estás en una posición de bajo consumo y necesitas transmitir información negativa a un lector que está en una posición más alta (por ejemplo, un cliente importante):

Di «Se están desperdiciando recursos valiosos» en lugar de «Tu empresa está desperdiciando recursos valiosos» o, peor aún, «Estás desperdiciando recursos valiosos».

• Evite asumir la responsabilidad de las declaraciones negativas atribuyéndolas a «otros» impersonales y sin rostro:

Di «Es más que posible que algunos observadores formulen varias objeciones a tus planes propuestos» o «Los hostiles a tus planes podrían plantear varias objeciones» en lugar de «Tengo varias objeciones a tus planes».

• Usa palabras de comadreja, especialmente si el lector está en una posición de alto poder y no le gustará lo que dices.
• Use oraciones largas y párrafos pesados para ralentizar la comprensión del lector de información sensible o negativa.

Para un estilo personal

Este estilo suele ser apropiado en situaciones de buenas noticias y de solicitud de acción persuasiva.

• Usa la voz activa, que te coloca, como escritor, al principio de las frases: «Muchas gracias por tus comentarios» o «Aprecié tus comentarios» en lugar de «Tus comentarios fueron muy apreciados por mí» o el aún más impersonal «Tus comentarios fueron muy apreciados».

• Utilice los nombres de las personas (nombres de pila, cuando corresponda) en lugar de referirse a ellos por título:

«Bill James asistió a la reunión» en lugar de «El director de Acme asistió a la reunión».

• Usa pronombres personales, especialmente «tú» y «yo», cuando digas cosas positivas:

«Aprecio mucho el trabajo que has hecho» en lugar de «El trabajo que has hecho es apreciado».

• Usa frases cortas que capten el ritmo de una conversación ordinaria:

«Hablé de tu propuesta con Frank. ¡Está todo a favor!» en lugar de «Esto es para informarle que su propuesta fue aceptada en la reunión del viernes y que fue considerada a favor».

• Use contracciones («no puedo», «no quiero», «no debería») para sonar informal y conversacional.
• Preguntas directas al lector: «Pregúntate a ti mismo, ¿cómo le gustaría ahorrar a tu empresa?$10,000?”
• Interponga pensamientos personales positivos y referencias que le hagan saber al lector que esta carta es realmente para él o ella y no un tipo de carta modelo enviada a cualquiera.

Para un estilo impersonal

Este estilo suele ser apropiado en situaciones negativas y de transmisión de información. Siempre es apropiado en la redacción técnica y científica y, por lo general, cuando escribes a lectores técnicos.

• Evite usar nombres de personas, especialmente nombres de pila. Consulte a las personas, si es que lo hacen, por título o descripción del puesto:

«Me gustaría saber qué piensas de este plan» en lugar de «¿Qué opinas de esto, Herb?»

«Nuestra vicepresidenta de finanzas» o «el departamento de finanzas», no «Sra. Jones».

• Evite usar pronombres personales, especialmente «tú» y «yo» («nosotros» puede estar bien porque la corporación no tiene rostro e impersonal):

«La logística es difícil y la idea puede no funcionar» en lugar de «Creo que has planeado las cosas para que la logística sea difícil y tu idea no funcione». «Nos preguntamos si la idea funcionará» en lugar de «no creo que la idea funcione».

• Usa la voz pasiva para hacerte desaparecer cómodamente cuando lo desees:

«Se ha cometido un error en los cálculos» en lugar de «Creo que tus cálculos están equivocados».

• Haga que algunas de sus oraciones sean complejas y que algunos párrafos sean largos; evite el estilo de conversación enérgico, directo y simple.

Para un estilo colorido

A veces, un estilo animado es apropiado en situaciones de buenas noticias. Se encuentra más comúnmente en la redacción altamente persuasiva de anuncios y cartas de venta.

• Inserta algunos adjetivos y adverbios:

En lugar de «Esta propuesta ahorrará recursos corporativos», escriba «Esta propuesta (contundente) (que fomenta la productividad) (ahorra dinero) salvará (fácilmente) (seguramente) (rápidamente) (inmediatamente) nuestros recursos corporativos (cada vez más escasos) (cuidadosamente protegidos)».

• Si es apropiado, usa una metáfora (A es B) o un símil (A es como B) para hacer un punto: «Verdaderamente este programa es un milagro de diseño lógico». «Nuestra solución se encuentra en el mismo raíz de los problemas de Acme». «Este programa es como magia en su capacidad de...»

Para un estilo menos colorido

Al evitar adjetivos, adverbios, metáforas y figuras retóricas, puedes hacer que tu estilo sea menos colorido. Este estilo es apropiado para la escritura comercial ordinaria y también resulta de:

• Combinando el estilo impersonal con el estilo pasivo.

• Emplear palabras que eliminen cualquier apariencia de ingenio, vivacidad y vigor de la escritura.

Por favor, ten en cuenta que estos seis estilos no son mutuamente excluyentes. Hay cierta superposición. Un estilo pasivo suele ser mucho más impersonal que personal y tampoco muy colorido. Es probable que un estilo contundente sea más personal que impersonal, y un estilo colorido probablemente sea bastante contundente. Sin embargo, estos estilos son lo suficientemente distintos como para justificar hablar de ellos. Si no hacemos tales distinciones, el estilo se convierte en un término general que no significa nada específico. Aunque no sean precisas, estas distinciones nos permiten hablar de estilo y sus elementos y aprender a escribir de forma adecuada para cada situación.

Discuta primero las necesidades

¿Qué conclusiones podemos extraer de esta discusión? Simplemente que, tanto si escribes tus propias cartas como si tienes que gestionar la escritura de subordinados, para ser un comunicador eficaz, debes darte cuenta de que:

1. Cada estilo tiene un impacto en el lector.

2. El estilo comunica a los lectores casi tanto como el contenido de un mensaje.

3. El estilo no se puede aislar de una situación.

4. Generalizar sobre qué estilo es el mejor en todas las situaciones es imposible.

5. El estilo debe modificarse para adaptarse a las circunstancias.

6. El estilo debe discutirse con sensatez en la situación laboral.

Cosas como el estilo está hecho

A Frank A. Nichols, secretario del Club de Libre Comercio de Concord

Hartford, marzo de 1885

Estimado señor:

Recibo su favor del 24º inst., transmitiendo la gratificante inteligencia de que me han nombrado miembro honorario del Club de Libre Comercio de Concord, Massachusetts, y deseo expresar al Club, a través de usted, mi agradecido sentido del gran cumplido que me ha hecho.

Parece como si Massachusetts estuviera de manera justa para avergonzarme con amabilidad este año. En primer lugar, un juez de Massachusetts acaba de decidir en audiencia pública que un editor de Boston puede vender no solo su propia propiedad de forma libre y sin restricciones, sino que también puede vender libremente propiedades que no le pertenecen a él sino a mí, propiedades que no ha comprado y que yo no he vendido. Bajo este fallo ahora estoy anunciando la casa de ese juez para la venta; y si hago una suma tan buena como espero, voy a vender el resto de su propiedad.

En segundo lugar, un comité de la biblioteca pública de su ciudad ha condenado y excomulgado mi último libro [ Aventuras de Huckleberry Finn], y duplicó su venta. Esta generosa acción suya debe beneficiarme necesariamente de una o dos maneras adicionales. Por ejemplo, disuadirá a otras bibliotecas de comprar el libro y sin duda eres consciente de que un libro en una biblioteca pública impide la venta de diez y un posible centenar de sus compañeros. Y en segundo lugar, hará que los compradores del libro lo lean, por curiosidad, en lugar de simplemente intentar hacerlo siguiendo la forma habitual de los comités mundiales y de bibliotecas; y luego descubrirán, para mi gran ventaja y para su propia decepción indignada, que no hay nada objetable en el libro, después de todo.

Y, por último, el Club de Libre Comercio de Concord se presenta y se suma a la espléndida carga de obligaciones que ya me ha conferido la Mancomunidad de Massachusetts, una membresía honoraria que vale más que todo el resto, ya que me respalda como digna de asociarme con ciertos caballeros a los que incluso el los icebergs morales del comité de bibliotecas de Concord están obligados a respetar.

Que la gran Mancomunidad de Massachusetts perdure para siempre, es la oración sincera de quien, desde hace mucho tiempo receptora de su mera buena voluntad general, se enorgullece de darse cuenta de que finalmente se ha convertido en su mascota...

Su sirviente obligado

S.L. Clemens

A la compañía de gas

Hartford, 1 de febrero de 1891

Estimados señores:

Algún día me pondrás casi al borde de la irritación por tu maldita manera risueña de apagar tu maldito gas sin avisar a tus malditos feligreses. Varias veces te has acertado a asfixiar a la mitad de esta casa en sus camas y volar la otra mitad por esta estúpida costumbre tuya, por no decir criminal. Y ha vuelto a suceder hoy. ¿No tienes teléfono?

Sí

S L Clemens

Estas conclusiones serán de evidente ayuda para los directivos que escriban sus propias cartas. Pero, ¿de qué servirán estas conclusiones para los gerentes que dirigen a los asistentes en la redacción de cartas? En muchos casos, las asignaciones de escritura van directamente a los subordinados para su gestión. A menudo, el gerente y el asistente no tienen oportunidad de discutir juntos la estrategia de estilo. En tales casos, en lugar de simplemente enviar una respuesta para una firma, el subordinado sería prudente añadir una nota: por ejemplo, «Creo que esta es una situación muy delicada. Por lo tanto, volví deliberadamente a un estilo en gran medida impersonal y pasivo». Al menos, el jefe no llegará a la conclusión de que el asistente ha escrito una carta de bajo impacto por accidente.

Cuando dirigen las tareas de escritura a los asistentes, los superiores pueden ahorrar mucho tiempo valioso y evitar la angustia mutua si les dicen a los subordinados qué estilo parece estratégicamente prudente en cada situación. Jugar juegos de adivinanzas también desperdicia dinero.

Y si, como suele ocurrir, ni el superior ni el subordinado tienen una idea clara de qué estilo es el mejor, los dos pueden acordar primero redactar una respuesta en un estilo y, si eso no suena bien, ajustar el estilo apropiadamente.

Quienes escriben sus propias cartas pueden intentar redactar varias respuestas a situaciones difíciles pero importantes, cada una con un estilo diferente. Es aconsejable dormir sobre ellos y luego decidir cuál suena mejor.

Ya sea que escribas para ti o para otra persona, es extremadamente improbable que en situaciones difíciles un primer borrador sea firmado por ti o por otra persona. Solo el aficionado espera escribir a la perfección en el primer intento. Al aprender a controlar tu estilo y a diseñar el tono de tus comunicaciones, puedes hacer que tu escritura sea efectiva.

1. William Strunk, Jr. y E.B. White, Los elementos del estilo (Nueva York: Macmillan, 1979).

2. Un manual de estilo (Chicago: Prensa de la Universidad de Chicago, 1969).

3. Diccionario de la lengua inglesa de la herencia americana (Boston: American Heritage y Houghton Mifflin, 1969).

— Escrito por John S. Fielden